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文檔簡介
1、people are not afraid of walking in the dark, but they are afraid that there is no sunshine in their hearts.精品模板助您成功?。╳ord文檔/a4打印/可編輯/頁眉可刪)公司財務(wù)檔案的管理規(guī)章制度 公司財務(wù)檔案的管理規(guī)章制度范文一 第一條 為了規(guī)范公司檔案管理工作,保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定本制度。 第二條 檔案管理機構(gòu)及其職責 1、公司檔案工作實行二級管理,一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。 2、
2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理,各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。 3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定,認真細致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。 4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo),每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。 第三條 歸檔制度 1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動,具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。 2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統(tǒng)一管理,任何個人不得擅自留存。 3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門保留的,綜合部保存復(fù)印
3、件。 4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。 5、業(yè)務(wù)活動中涉及金融財稅方面的資料,由財務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料,由人力資源部保存原件;屬于工程建設(shè)方面的,由規(guī)劃建設(shè)部保存原件。以上部門應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報綜合管理部備案。 6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同,應(yīng)保留三份原件,綜合管理部保存一份,財務(wù)部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時,由綜合部保存原件。 7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料,由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制,歸檔范圍外的由各部門自行保管。 第四條 檔案保
4、管制度 1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專門庫房,各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量,設(shè)置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。 2、歸檔資料要進行登記,編制歸檔目錄。 3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法,根據(jù)分類法,編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便于查找。 4、檔案要分類、分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。 5、庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。 6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。 7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況,確定檔案保存期限,每年年終據(jù)此進行整理、剔除。 8、經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及
5、有關(guān)人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。 9、嚴格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。 10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動手續(xù)。 第五條 檔案借閱制度 1、檔案屬于公司機密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準不得借閱。 2、借閱檔案資料,須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。 3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。 4、借出檔案材料的時間不得超過一周,必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。 5、借出檔案時,應(yīng)在
6、借出的檔案位置上,放一代替卡,標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。 6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料,不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損,否則,追究當事人責任。 7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告主管部門及時處理。 8、重要檔案、機密檔案不得借閱,必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意,必須外借的,由總經(jīng)理審批。 第六條 二級檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要,每三年移交一次,必須保留的盡量留復(fù)印件,其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。公司財務(wù)檔案的管理規(guī)章制度范文二 一、目的: 為了加強公司財務(wù)檔案的科學(xué)管理,建立、健全會計檔案的管理
7、制度,完善財務(wù)檔案管理工作,使其規(guī)范化、系統(tǒng)化,特制定本制度。 二、適用范圍 本制度用于財務(wù)部檔案的管理。 三、檔案管理職責 財務(wù)部負責檔案的整理、編號、調(diào)閱、借閱等,對財務(wù)會計檔案的安全、完整、保密負責,對于應(yīng)當入庫保管的資料應(yīng)及時入庫納入管理。 四、財務(wù)檔案定義 會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表以及其他會計核算的資料,它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要歷史資料和證據(jù)。 五、會計檔案范圍 包含會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四個部分。 (一)會計憑證 會計憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù),明確經(jīng)濟責任的書面證明。它包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表
8、、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。 (二)會計賬簿、 會計賬簿是一定格式、相互聯(lián)結(jié)的賬頁組成,以會計憑證為依據(jù),全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的簿籍。它包括按會計科目設(shè)置的總分類賬、各類明細分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助記備查簿等。 (三)會計報表 會計報表是反映企業(yè)財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)性書面文件,有主要財務(wù)反映指標快報,月、季度會計報表、中期會計報表、年度會計報表。包括資產(chǎn)負債表、損益表、現(xiàn)金流量表、會計報表附表、附注、財務(wù)情況說明書等。 (四) 其他會計核算資料 其他會計核算資料屬于經(jīng)濟業(yè)務(wù)范疇,與會計核算、會計監(jiān)督緊密相關(guān)的,由財務(wù)部門負責辦理的有關(guān)數(shù)據(jù)
9、資料。如:經(jīng)濟合同、財務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財務(wù)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。會計電算化存貯在磁盤上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計資料均應(yīng)視同會計檔案管理。 六、會計檔案的裝訂和保管 會計檔案的裝訂:會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。會計憑證的裝訂,一般每月裝訂一次。裝訂好的憑證按年分月妥善保管。 (一)會計憑證裝訂前的準備工作: (1)分類整理,按順序排列,檢查日數(shù)、編號是否齊全; (2)摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書釘、大頭針、回形針),對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開裝訂線,以便翻
10、閱保持數(shù)字完整; (3)整理檢查憑證順序號,如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺,領(lǐng)料單、入庫單、工資、獎金發(fā)放單是否隨附齊全; (二)會計憑證裝訂時的要求: (1)裝訂盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱。 (2)憑證外面要加封面,封面紙用尚好的牛皮紙印制,封面規(guī)格略大于所附記賬憑證; (3)裝訂憑證厚度一般為3厘米,裝訂牢固,美觀大方。 (三)會計憑證裝訂后的注意事項: (1)每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)。 (2)在封面上編好卷號,會計憑證裝訂成冊后,裝入會計憑證檔案盒以便妥善保護。按編號順序入柜,并要在顯露處標明
11、憑證種類編號,以便于調(diào)閱。 (四)會計檔案的保管要求。 (1)會計檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方,并遠離易燃品堆放地,周圍應(yīng)備有防火器材。 (2)會計檔案應(yīng)放在專用的鐵皮檔案柜里,按順序碼放整齊,以便查找。 (3)會計檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生,以防蟲蛀、防鼠咬。 (4)會計檔案室保持通風透光,并有適當?shù)目臻g、通道和查閱的地方,以利查閱,并防止潮濕; (5)設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱記簿,嚴防毀壞損失、散失和泄密; (6) 會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。 (五)檔案保管期限 (1)原始憑證、記賬憑證、匯總憑證 15年 (2)銀行存款余額調(diào)節(jié)表和銀行對賬單 5年 (3
12、)日記賬15年。其中:現(xiàn)金和銀行存款日記賬 25年 (4)明細賬、總賬、輔助賬 15年 (5)固定資產(chǎn)報廢清理后固定資產(chǎn)卡片及清單保管 5年 (6)主要財務(wù)指標報表(包括文字分析) 3年 (7)月、季度會計報表(包括文字分析) 5年 (8)年度會計報表(包括文字分析) 永久 (9)會計檔案保管清冊及銷毀清冊永久 (10)主要財務(wù)會計文件、合同、協(xié)議 永久 七、會計檔案的借閱 (一)會計檔案為本單位所利用,原則上不得借出,有特殊需要須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)負責人員批準。 (二)外部借閱會計檔案時,應(yīng)持有單位正式介紹信,經(jīng)會計主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準后,方可辦理借閱手續(xù);單位內(nèi)部人員借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)認
13、真填寫檔案借閱登記簿,將借閱人姓名、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。 (三)本單位人員需要檔案資料,在登記報批后由檔案管理人員陪同翻閱或者復(fù)印。 (四)借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標記、拆散原卷冊,也不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)制原件(如有特殊情況,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準后方能攜帶外出或復(fù)制原件)。 八、會計檔案的銷毀 (1)會計檔案保管期滿,需要銷毀時由檔案部門提出銷毀意見,會同財務(wù)部門共同鑒定、編造會計檔案銷毀清冊,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審查,報請上級主管單位批準后方可予以銷毀。 (2)會計檔案保管期滿,但其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證,應(yīng)單獨抽出,另行立卷,由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止;建設(shè)單
14、位在建設(shè)期間的會計檔案,不得銷毀。 (3)銷毀檔案前,應(yīng)按會計檔案銷毀清冊所列的項目逐一清查核對;各單位銷毀會計檔案時應(yīng)由檔案部門和財會部門共同派員監(jiān)銷,會計檔案銷毀后經(jīng)辦人在“銷毀清冊”上簽章,注明“已銷毀”字樣和銷毀日期,以示負責,同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告一式兩份,一份報本單位領(lǐng)導(dǎo),一份歸入檔案備查。公司財務(wù)檔案的管理規(guī)章制度范文三 一、 為規(guī)范公司檔案管理,增強公司檔案的實用性和有效性,特制定本制度。 二、 歸檔范圍 公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。 三、 公司
15、的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責。 四、 檔案管理員的職責:保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。 五、 資料的收集與整理 1. 公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。 2. 在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。 3. 凡應(yīng)該及時歸檔的資料,由檔案管理員負責及時歸檔。 4. 各部門專用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。 5. 檔案管理員根據(jù)公司的文書立卷歸檔管理制度實
16、施檔案歸檔整理。 六、 資料的分類與歸檔 1. 公司檔案資料的分類依據(jù)文書立卷歸檔管理制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 2. 公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。 七、 檔案的借閱 1. 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。 2. 因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級檔案時,由部門經(jīng)理辦理借閱檔案申請表送總經(jīng)理辦公室主任核批。 3. 公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別,絕密級檔案禁止調(diào)閱,機密級檔案只能在檔案室閱覽,不準外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱,但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準??偨?jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。 4. 檔案借閱者必須做到: 愛護檔案,保持整潔,嚴禁涂改。 注意安全保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
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