建設(shè)項目文件整理與歸檔資料

1、建設(shè)項目文件整理與歸檔、建設(shè)項目檔案概念：是指從建設(shè)項目的提出、立項、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè) 計、施工、生產(chǎn)準(zhǔn)備到竣工投產(chǎn)（使用）全過程形成的 經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項目文件。項目文件是指在建設(shè)項目全過程形成的文字、圖表、聲像 等形式的全部文件。內(nèi)容包括：立項審批文件、設(shè)計基 礎(chǔ)材料、設(shè)計材料、工程管理文件、施工文件、監(jiān)理文 件、合同文件、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、設(shè)備文件、財務(wù)文件、 竣工圖、竣工驗收文件等。項目檔案的特點：具有成套性、專業(yè)性、動態(tài)性。、基本術(shù)語文件歸檔：就是將辦理完畢且具有保存價值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理移交檔案部門保存的過程。檔案整理：是指按一定的原則對檔案實體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號

2、和基本編目，使之有序化的過程。 案卷：是指由互有聯(lián)系的若干文件組合成檔案的保管單位。 立卷：是將若干文件按形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷的過程。擋號： 以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排 列順序的一組代碼 。三、項目文件歸檔范圍歸檔范圍：根據(jù)國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案 整理規(guī)范附錄 A 分為：前期文件、設(shè)計基礎(chǔ)文件、設(shè)計文件、項目管理文件、施 工文件、監(jiān)理文件、工藝及設(shè)備文件、項目科研文件、 涉外文件、試生產(chǎn)及生產(chǎn)準(zhǔn)備文件、財務(wù)管理文件、竣 工驗收文件等十二部分。四、編制要求：項目竣工后，項目文件應(yīng)由文件形成單位根據(jù)工程實際情 況，依據(jù)行業(yè)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)以及合同規(guī)定及要求編制竣工 文

3、件。1、竣工文件的分類：竣工文件的分類應(yīng)按 工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則及分類表 分類。2、竣工文件移交份數(shù)：各設(shè)計、施工、調(diào)試、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)國家要求向建設(shè)單 位提交竣工檔案，一般紙質(zhì)文件二份（原件與正本各一 份）；電子備份光盤則按合同規(guī)定移交。3、施工記錄的表式：應(yīng)符合現(xiàn)行（有效版）行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及建設(shè)部等相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。4、編制審核：監(jiān)理單位負(fù)責(zé)對施工單位編制的竣工文件進(jìn)行審核。即對 施工文件、圖紙和設(shè)備文件的準(zhǔn)確性和更改情況進(jìn)行審 核。5、照片、聲像等特殊載體文件 ：各參建單位按各自的歸檔范圍，根據(jù)檔案國家與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) 進(jìn)行收集、整理、移交并歸檔。五、質(zhì)量要求歸檔文件必須字跡清楚，圖樣清晰，圖表

4、整潔，簽字認(rèn)可 手續(xù)完備。打印件字體、字號必須統(tǒng)一，符合字跡的耐久要求。歸檔的施工文件應(yīng)為原件。應(yīng)有責(zé)任人親筆簽名，不能以 蓋章和打印代之，并要注明日期。電子文件的制作應(yīng)使用不可擦除型光盤。竣工檔案案卷的裝訂、制成材料和卷皮規(guī)格必須符合科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求標(biāo)準(zhǔn)要求。六、項目文件的整理項目文件整理， 應(yīng)遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點， 保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系；分類科學(xué)，組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求。原則上由文件形成單位進(jìn)行整理，即誰形成誰整理。施工文件一般以單位工程為單位進(jìn)行整理，按分部或分項 工程次序依次組卷。編制聲像檔案時，應(yīng)附文字說明，對事由、時間、地點、

5、人物、作者等內(nèi)容進(jìn)行著錄。由兩個或兩個以上施工單位承包的單位工程。由分包單位 編制各自承建部分的竣工文件。由建設(shè)單位進(jìn)行匯總或委托 有關(guān)單位匯總編目。同一單位工程內(nèi)的案卷排列既要保持各單位編制竣工檔案的獨立性，又應(yīng)按分部（項）次序排列編目。案卷及卷內(nèi)文件不應(yīng)有重份，不同保管期限的文件為一卷時，期限從長；不同載體文件一般分別組卷。七、項目文件的排列項目前期文件、管理性文件的按問題、時間排列。施工文件按管理、依據(jù)、施工記錄、檢測報告、質(zhì)量評定、 驗收次序排列。設(shè)備文件按依據(jù)性、開箱驗收、設(shè)備圖紙、安裝調(diào)試、運 行維護(hù)順序排列。卷內(nèi)文件一般文字在前, 圖紙在后；譯文在前,原文在后; 批復(fù)在前請示在后

6、；正件在前附件在后如是排列。單獨立卷的 設(shè)計變更、原材料、焊接記錄 文件，按一覽表、 匯總表等說明性文件在前，記錄在后排列。八、案卷編目1、案卷題名的編寫 案卷題名，應(yīng)簡明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名 一般應(yīng)包含以下三要素： “項目（機(jī)組）名稱+單位工程名稱（或分部分項、專業(yè)、 設(shè)備、系統(tǒng)、階段） +文件主要內(nèi)容” 注意：項目名稱應(yīng)與國家項目核準(zhǔn)名稱保持一致，或統(tǒng)一 規(guī)定的簡稱。由兩個或兩個以上施工單位承包的單位工程。 題名中應(yīng)在 “項目（機(jī)組）名稱 +單位工程名稱 +標(biāo)段名稱 + 文件內(nèi) 容”。2、卷內(nèi)目錄的編寫：（ 注意責(zé)任者、頁號）責(zé)任者 ，填寫文件形成單位的名稱，注意要填寫單位全

7、稱 或規(guī)范的簡稱。注意區(qū)分，卷內(nèi)目錄責(zé)任者與案卷封面立卷單位， 卷內(nèi)目 錄責(zé)任者是指該份文件形成部門或主要責(zé)任單位，案卷 封面立卷單位是指負(fù)責(zé)組卷的責(zé)任單位。頁號，案卷裝訂成冊的應(yīng)填寫每份文件首頁上的頁號，最 末份文件必須標(biāo)注首尾頁號。不裝訂的案卷應(yīng)填寫每件 的頁數(shù)。3、卷內(nèi)備考表的編寫：備考表要標(biāo)明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)，不同載體文件的數(shù) 量，以及組卷需要說明的情況?；ヒ娞枒?yīng)填寫反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保存的檔案 的擋號，并注明其載體形式。八、案卷裝訂文字材料可裝訂成冊也可單份文件裝訂，但在同一項目應(yīng) 統(tǒng)一。單份裝訂的文件，應(yīng)在每份文件首頁右上角蓋擋號章。外文資料應(yīng)保持原來的案卷及文件排列

8、順序、文號和裝訂 形式。外文資料應(yīng)將題名譯成中文，以方便管理與查詢。七、竣工圖的編制1、質(zhì)量要求： 竣工圖應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范、修改到 位，真實反映項目竣工驗收時的實際情況，做到圖實相符、 技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備、書寫材料耐久、應(yīng)無覆蓋現(xiàn) 象，符合檔案管理的規(guī)范。2、編制要求： 竣工圖編制單位應(yīng)以施工圖為基礎(chǔ)，依據(jù)由 設(shè)計、施工、監(jiān)理、調(diào)試、建設(shè)單位審核確認(rèn)的“設(shè)計變更單”、工程聯(lián)系單”等與設(shè)計更改有關(guān)的文件以及現(xiàn)場驗收記錄、 調(diào)試記錄編制竣工圖，以保證竣工圖的準(zhǔn)確性。3、出圖范圍與深度： 設(shè)計單位根據(jù)電力工程竣工圖文件 編制規(guī)定或合同規(guī)定，編制竣工圖?？⒐D編制修改方法修改步驟： 應(yīng)

9、根據(jù)經(jīng)監(jiān)理和專業(yè)人員確認(rèn)后的設(shè)計變更單為變 更修改依據(jù)，即對設(shè)計院提供的設(shè)計變更單確認(rèn)已執(zhí)行的與 未執(zhí)行部分。 調(diào)出涉及變更的施工圖，依據(jù)變更單進(jìn)行修改。修改方法： 文字、數(shù)字更改一般用杠改法 線條更改一般是劃改 局部圖形更改可圈出更改部位，在原圖空白處重新繪 制，復(fù)雜的可把變更單復(fù)印附在圖后。 變更依據(jù)應(yīng)用引線在空白處標(biāo)注 有修改內(nèi)容的每冊竣工圖應(yīng)編制說明，方便檢索。修改要求：凡是結(jié)構(gòu)形式改變、工藝改變、平面布置改變以及其 他重大修改的，圖幅超過 35，應(yīng)重新出圖修改時必須注意：字：采用仿宋字，線：用專用繪圖 工具，嚴(yán)禁徒手圖畫。墨水：嚴(yán)禁用鉛筆、圓珠筆和純蘭墨 水，應(yīng)用黑墨水筆書寫。 制作

10、竣工圖應(yīng)使用新圖，以適應(yīng)圖紙掃描制成電子版 的需求，以及保證質(zhì)量。4、引進(jìn)項目、國外設(shè)備的竣工圖： 外商提供的竣工圖（最終版施工圖），按規(guī)定應(yīng)由外方簽字確認(rèn)?？赏夥焦ご?，或出具委托函委托有關(guān)單位簽字 確認(rèn)。外商提供的竣工圖白圖，應(yīng)圖樣清晰，應(yīng)是用工程專用紙 張打印的，不得使用復(fù)印圖歸檔。5、審核要求： 按國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范6.2.1 規(guī)定：行業(yè)主管部門規(guī)定設(shè)計單位編制竣工圖的， 應(yīng)明確規(guī)定施工單位和監(jiān)理單位的審核和簽字認(rèn)可責(zé) 任。6、竣工圖章的使用：竣工圖章是竣工圖的依據(jù)與標(biāo)志。竣工圖章應(yīng)使用紅色印 泥，蓋在圖標(biāo)欄附近的空白處。簽署竣工圖章應(yīng)審核簽 字手續(xù)要完備、齊全，

11、不得代簽。7、屬于城市規(guī)劃范圍的項目：按城市建設(shè)檔案歸屬與流向暫行辦法的規(guī)定，應(yīng)增加 編制一份與城建有關(guān)的主要建筑物及屬于隱蔽工程的綜 合(地下)管線竣工圖，并在工程竣工后6 個月內(nèi)移交城建檔案館歸檔。8、竣工圖的折疊：應(yīng)按(GB/10609.3 89)統(tǒng)一折疊成 A4圖幅，既里折外 翻，圖標(biāo)欄應(yīng)露在外面。建設(shè)項目檔案移交一、項目文件的歸檔審核施工單位在竣工文件收集、編制和整理后，應(yīng)依次由編制 方、質(zhì)監(jiān)部門、監(jiān)理單位對文件的的完整、準(zhǔn)確情況和 案卷質(zhì)量進(jìn)行審查或三方會審，經(jīng)建設(shè)單位確認(rèn)并辦理 交接手續(xù)后連同審查記錄全部交給建設(shè)單位的檔案部 門。項目文件審核一般分技術(shù)審核和檔案審核兩部分。1 、

12、技術(shù)審核應(yīng)由各參建單位施工技術(shù)人員負(fù)責(zé)把關(guān)，主要 審核與施工技術(shù)有關(guān)的內(nèi)容。核查施工技術(shù)文件的表式是否符合施工質(zhì)量檢驗及評定標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定；審核施工記錄技術(shù)數(shù)據(jù)的可靠性，竣工圖是否與現(xiàn)場實 際相符等準(zhǔn)確性方面問題；檢查移交的施工文件是否完整，檢驗記錄是否符合驗評 標(biāo)準(zhǔn)的程序等情況。2、檔案審核應(yīng)由各參建單位檔案人員負(fù)責(zé)把關(guān)，主要審核 歸檔項目文件的完整、成套和系統(tǒng)性，其質(zhì)量是否符合DA/T28 2002標(biāo)準(zhǔn)的要求。歸檔的項目文件是否圖表整潔，字跡清楚，簽字、印章的等責(zé)任認(rèn)可手續(xù)的完備情況；文件的有效性、文件的閉環(huán)情況；書寫材料的規(guī)范性、耐久性和不易褪色；項目文件的分類、組卷、期限劃分是否合理，質(zhì)量

13、應(yīng)符合 標(biāo)準(zhǔn)要求等。二、項目檔案移交時間各參建單位應(yīng)在項目實體完成后 三個月內(nèi)將檔案向建設(shè)單 位移交歸檔。凡分期或分機(jī)組的項目，應(yīng)在每期或每機(jī) 組正式通過竣工驗收后辦理檔案移交。在城市規(guī)劃范圍內(nèi)的電建項目，建設(shè)單位應(yīng)在項目竣工驗 收后，根據(jù)城市建設(shè)檔案歸屬與流向暫行辦法規(guī)定， 在六個月內(nèi)向城建檔案館移交有關(guān)的項目檔案。三、移交城建檔案館的主要內(nèi)容電源：電廠總平面圖、主要建筑物建筑竣工圖、廠區(qū)外綜 合管線竣工圖，竣工試驗報告等。電網(wǎng)：變電工程主要建筑物建筑竣工圖、供電、配電線路 平面圖、線路地理結(jié)構(gòu)圖等。四、移交程序：第一步：施工單位自檢。 竣工檔案編制完畢施工單位先對 文件的完整、準(zhǔn)確情況和案

14、卷質(zhì)量進(jìn)行自檢，然后提交 監(jiān)理單位審查。第二步：監(jiān)理單位審查。 監(jiān)理單位審查后若不合格，提出 整改意見，退回限期整改。合格后簽署審查意見并簽字 認(rèn)可責(zé)任。第三步：建設(shè)單位正式接收。 項目檔案經(jīng)施工單位自檢， 監(jiān)理單位審查后，應(yīng)由建設(shè)單位做最終驗收。驗收合格 后，應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù)。建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施 工單位三方責(zé)任人必須在檔案驗收簽證上簽署驗收意 見，并簽字蓋章。五、竣工檔案的移交簽證填寫內(nèi)容：工程名稱；合同號；移交檔案種類、移交卷冊 總數(shù)；項目檔案編制概況以及在整理過程中其他需要說 明的問題；施工單位自檢意見；監(jiān)理單位驗收意見；建設(shè)單位檔案部門驗收意見。應(yīng)附審查驗收記錄和移交目錄清冊。

15、建設(shè)項目竣工檔案簽證 一式三份， 三方人員核對清冊， 責(zé)任人簽字各自留存一份以備查考。項目檔案工作注意事項一、普遍存在的問題制度執(zhí)行不嚴(yán)，控制措施不力，導(dǎo)致文件材料收集不全；歸檔滯后，驗收前突擊整理，導(dǎo)致接收審查把關(guān)不嚴(yán)；歸檔內(nèi)容有缺項，內(nèi)容不準(zhǔn)確，圖物不符（變更、版本、數(shù)據(jù)）等現(xiàn)象；無效文件：缺原件、簽字、蓋章手續(xù)不完備；檔案載體不符合要求，圖紙污損，字跡不清；忽視非紙質(zhì)文件（圖紙、數(shù)碼照片、錄音、錄像）收集、整理歸檔；參建單位檔案整理標(biāo)準(zhǔn)不一，整理不規(guī)范二、需正確掌握的問題1、關(guān)于執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一問題竣工圖章： 國家檔案局 DA/T 28 2002 標(biāo)準(zhǔn)、 建設(shè)部GB/T 50328 20

16、01 、電力行業(yè) DL/T 5229 2005三標(biāo)準(zhǔn) 要求有差異。監(jiān)理文件： 工程建設(shè)監(jiān)理規(guī)定 規(guī)定的移交范圍與 DA/T28 2002 要求的歸檔范圍有矛盾。設(shè)備出廠質(zhì)量證明：制造行業(yè)對出廠質(zhì)量文件的規(guī)定與DA/T 28 2002 的要求不一致。國外設(shè)備白圖與電子簽署：國外對設(shè)備文件的管理與國內(nèi) 管理方式不同造成提交的文件難以符合國內(nèi)檔案管理規(guī) 范。2、正確區(qū)別原件與正本 ：原件，是指最初產(chǎn)生的區(qū)別于復(fù)印件的原始文件（即是帶 有文件編制人與各方檢查人親筆簽名特征的文件）。正本 ，是有規(guī)范格式和生效標(biāo)志的正式文本（既是指符合 規(guī)定格式的，蓋有責(zé)任單位公章的文件）。3、分清文件閉環(huán)的兩個概念：文

17、件形式上的閉環(huán)，即表格的空白欄和沒有填滿內(nèi)容的地 方必須劃線標(biāo)識或蓋“以下空白”章。文件內(nèi)容的閉環(huán)，指那些整改通知單和回復(fù)單、消缺（不合 格項）通知與消缺處理與驗收記錄。4、對影響歸檔文件有效性的處理方法項目審批等合法性文件為復(fù)印件時，應(yīng)在復(fù)印件上注明原 件存檔處，并由原件存檔單位蓋章以示證明。原材料質(zhì)量證明文件為復(fù)印件時，復(fù)印件上應(yīng)蓋有供應(yīng)商的確認(rèn)章，物資部門應(yīng)蓋驗貨（入庫）檢驗章。廠家提供的質(zhì)量證明（報告）簽署為印章和代號章的，可 參照焊接工程文件歸檔的做法，既廠家應(yīng)提供檢驗人員 資格證復(fù)印件或證件一覽表。關(guān)于外委的依據(jù)性文件，受托單位應(yīng)提供的過程文件和最終報告，并有責(zé)任人簽字印跡和公章。

18、三、關(guān)于原材料文件的組卷編制原材料文件時，應(yīng)把報驗單與附件合在一起組卷；原 材料出廠證明及試驗報告，如鋼筋、水泥、砂石、混凝 土、焊條等可單獨組卷，必須編制跟蹤記錄以及使用部 位一覽表。與施工圖有關(guān)的設(shè)計變更文件，可以單獨組卷，應(yīng)由建設(shè) 單位作出統(tǒng)一規(guī)定。設(shè)計變更的執(zhí)行情況應(yīng)編制一覽表、 圖號對照表，易于檢索查找。四、做好可追溯性材料的編制原材料跟蹤記錄的編制主要內(nèi)容應(yīng)包括：編號、廠家名稱、到貨日期、規(guī)格、 數(shù)量、出廠合格證編號、報驗單和復(fù)試報告編號、 領(lǐng)用單位、 數(shù)量、使用部位等。設(shè)計變更一覽表的編制主要內(nèi)容應(yīng)包括：變更單編號、變更原因、變更內(nèi)容、圖號對照、核定單編號、執(zhí)行情況等。建設(shè)項目合法性文件一、建設(shè)項目合法性文件1、項目核準(zhǔn)、開工批復(fù) （發(fā)改委）2、規(guī)劃許可證 “建設(shè)項目選址意見書”（規(guī)劃部門）3、土地使用證 （土地局）4、水資源審批文件（不含輸變電）（水利部門）5、概算批復(fù)文件 （項目立項審批部門）6、招投標(biāo)程序符合“招投標(biāo)法”規(guī)定 （上級主管單位 ）7、（施工單位跨?。┦┕ぴS可證（施工單位辦理） （建設(shè)廳委）8、質(zhì)量監(jiān)督注冊證書及規(guī)定階段的監(jiān)督報告 （質(zhì)量監(jiān)督中心站 ）9、移交生產(chǎn)簽證書