建設項目文件整理與歸檔資料

1、建設項目文件整理與歸檔、建設項目檔案概念：是指從建設項目的提出、立項、審批、招投標、勘察、設 計、施工、生產(chǎn)準備到竣工投產(chǎn)（使用）全過程形成的 經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項目文件。項目文件是指在建設項目全過程形成的文字、圖表、聲像 等形式的全部文件。內(nèi)容包括：立項審批文件、設計基 礎材料、設計材料、工程管理文件、施工文件、監(jiān)理文 件、合同文件、生產(chǎn)技術準備、設備文件、財務文件、 竣工圖、竣工驗收文件等。項目檔案的特點：具有成套性、專業(yè)性、動態(tài)性。、基本術語文件歸檔：就是將辦理完畢且具有保存價值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理移交檔案部門保存的過程。檔案整理：是指按一定的原則對檔案實體進行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號

2、和基本編目，使之有序化的過程。 案卷：是指由互有聯(lián)系的若干文件組合成檔案的保管單位。 立卷：是將若干文件按形成規(guī)律和有機聯(lián)系組成案卷的過程。擋號： 以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排 列順序的一組代碼 。三、項目文件歸檔范圍歸檔范圍：根據(jù)國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案 整理規(guī)范附錄 A 分為：前期文件、設計基礎文件、設計文件、項目管理文件、施 工文件、監(jiān)理文件、工藝及設備文件、項目科研文件、 涉外文件、試生產(chǎn)及生產(chǎn)準備文件、財務管理文件、竣 工驗收文件等十二部分。四、編制要求：項目竣工后，項目文件應由文件形成單位根據(jù)工程實際情 況，依據(jù)行業(yè)規(guī)定、標準以及合同規(guī)定及要求編制竣工 文

3、件。1、竣工文件的分類：竣工文件的分類應按 工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則及分類表 分類。2、竣工文件移交份數(shù)：各設計、施工、調(diào)試、監(jiān)理單位應根據(jù)國家要求向建設單 位提交竣工檔案，一般紙質(zhì)文件二份（原件與正本各一 份）；電子備份光盤則按合同規(guī)定移交。3、施工記錄的表式：應符合現(xiàn)行（有效版）行業(yè)標準以及建設部等相關行業(yè)標準的規(guī)定。4、編制審核：監(jiān)理單位負責對施工單位編制的竣工文件進行審核。即對 施工文件、圖紙和設備文件的準確性和更改情況進行審 核。5、照片、聲像等特殊載體文件 ：各參建單位按各自的歸檔范圍，根據(jù)檔案國家與行業(yè)標準 進行收集、整理、移交并歸檔。五、質(zhì)量要求歸檔文件必須字跡清楚，圖樣清晰，圖表

4、整潔，簽字認可 手續(xù)完備。打印件字體、字號必須統(tǒng)一，符合字跡的耐久要求。歸檔的施工文件應為原件。應有責任人親筆簽名，不能以 蓋章和打印代之，并要注明日期。電子文件的制作應使用不可擦除型光盤?？⒐n案案卷的裝訂、制成材料和卷皮規(guī)格必須符合科學技術檔案案卷構(gòu)成的一般要求標準要求。六、項目文件的整理項目文件整理， 應遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點， 保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系；分類科學，組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求。原則上由文件形成單位進行整理，即誰形成誰整理。施工文件一般以單位工程為單位進行整理，按分部或分項 工程次序依次組卷。編制聲像檔案時，應附文字說明，對事由、時間、地點、

5、人物、作者等內(nèi)容進行著錄。由兩個或兩個以上施工單位承包的單位工程。由分包單位 編制各自承建部分的竣工文件。由建設單位進行匯總或委托 有關單位匯總編目。同一單位工程內(nèi)的案卷排列既要保持各單位編制竣工檔案的獨立性，又應按分部（項）次序排列編目。案卷及卷內(nèi)文件不應有重份，不同保管期限的文件為一卷時，期限從長；不同載體文件一般分別組卷。七、項目文件的排列項目前期文件、管理性文件的按問題、時間排列。施工文件按管理、依據(jù)、施工記錄、檢測報告、質(zhì)量評定、 驗收次序排列。設備文件按依據(jù)性、開箱驗收、設備圖紙、安裝調(diào)試、運 行維護順序排列。卷內(nèi)文件一般文字在前, 圖紙在后；譯文在前,原文在后; 批復在前請示在后

6、；正件在前附件在后如是排列。單獨立卷的 設計變更、原材料、焊接記錄 文件，按一覽表、 匯總表等說明性文件在前，記錄在后排列。八、案卷編目1、案卷題名的編寫 案卷題名，應簡明、準確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名 一般應包含以下三要素： “項目（機組）名稱+單位工程名稱（或分部分項、專業(yè)、 設備、系統(tǒng)、階段） +文件主要內(nèi)容” 注意：項目名稱應與國家項目核準名稱保持一致，或統(tǒng)一 規(guī)定的簡稱。由兩個或兩個以上施工單位承包的單位工程。 題名中應在 “項目（機組）名稱 +單位工程名稱 +標段名稱 + 文件內(nèi) 容”。2、卷內(nèi)目錄的編寫：（ 注意責任者、頁號）責任者 ，填寫文件形成單位的名稱，注意要填寫單位全

7、稱 或規(guī)范的簡稱。注意區(qū)分，卷內(nèi)目錄責任者與案卷封面立卷單位， 卷內(nèi)目 錄責任者是指該份文件形成部門或主要責任單位，案卷 封面立卷單位是指負責組卷的責任單位。頁號，案卷裝訂成冊的應填寫每份文件首頁上的頁號，最 末份文件必須標注首尾頁號。不裝訂的案卷應填寫每件 的頁數(shù)。3、卷內(nèi)備考表的編寫：備考表要標明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)，不同載體文件的數(shù) 量，以及組卷需要說明的情況?；ヒ娞枒顚懛从惩粌?nèi)容而形式不同且另行保存的檔案 的擋號，并注明其載體形式。八、案卷裝訂文字材料可裝訂成冊也可單份文件裝訂，但在同一項目應 統(tǒng)一。單份裝訂的文件，應在每份文件首頁右上角蓋擋號章。外文資料應保持原來的案卷及文件排列

8、順序、文號和裝訂 形式。外文資料應將題名譯成中文，以方便管理與查詢。七、竣工圖的編制1、質(zhì)量要求： 竣工圖應完整、準確、清晰、規(guī)范、修改到 位，真實反映項目竣工驗收時的實際情況，做到圖實相符、 技術數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備、書寫材料耐久、應無覆蓋現(xiàn) 象，符合檔案管理的規(guī)范。2、編制要求： 竣工圖編制單位應以施工圖為基礎，依據(jù)由 設計、施工、監(jiān)理、調(diào)試、建設單位審核確認的“設計變更單”、工程聯(lián)系單”等與設計更改有關的文件以及現(xiàn)場驗收記錄、 調(diào)試記錄編制竣工圖，以保證竣工圖的準確性。3、出圖范圍與深度： 設計單位根據(jù)電力工程竣工圖文件 編制規(guī)定或合同規(guī)定，編制竣工圖?？⒐D編制修改方法修改步驟： 應

9、根據(jù)經(jīng)監(jiān)理和專業(yè)人員確認后的設計變更單為變 更修改依據(jù)，即對設計院提供的設計變更單確認已執(zhí)行的與 未執(zhí)行部分。 調(diào)出涉及變更的施工圖，依據(jù)變更單進行修改。修改方法： 文字、數(shù)字更改一般用杠改法 線條更改一般是劃改 局部圖形更改可圈出更改部位，在原圖空白處重新繪 制，復雜的可把變更單復印附在圖后。 變更依據(jù)應用引線在空白處標注 有修改內(nèi)容的每冊竣工圖應編制說明，方便檢索。修改要求：凡是結(jié)構(gòu)形式改變、工藝改變、平面布置改變以及其 他重大修改的，圖幅超過 35，應重新出圖修改時必須注意：字：采用仿宋字，線：用專用繪圖 工具，嚴禁徒手圖畫。墨水：嚴禁用鉛筆、圓珠筆和純蘭墨 水，應用黑墨水筆書寫。 制作

10、竣工圖應使用新圖，以適應圖紙掃描制成電子版 的需求，以及保證質(zhì)量。4、引進項目、國外設備的竣工圖： 外商提供的竣工圖（最終版施工圖），按規(guī)定應由外方簽字確認?？赏夥焦ご虺鼍呶泻杏嘘P單位簽字 確認。外商提供的竣工圖白圖，應圖樣清晰，應是用工程專用紙 張打印的，不得使用復印圖歸檔。5、審核要求： 按國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范6.2.1 規(guī)定：行業(yè)主管部門規(guī)定設計單位編制竣工圖的， 應明確規(guī)定施工單位和監(jiān)理單位的審核和簽字認可責 任。6、竣工圖章的使用：竣工圖章是竣工圖的依據(jù)與標志。竣工圖章應使用紅色印 泥，蓋在圖標欄附近的空白處。簽署竣工圖章應審核簽 字手續(xù)要完備、齊全，

11、不得代簽。7、屬于城市規(guī)劃范圍的項目：按城市建設檔案歸屬與流向暫行辦法的規(guī)定，應增加 編制一份與城建有關的主要建筑物及屬于隱蔽工程的綜 合(地下)管線竣工圖，并在工程竣工后6 個月內(nèi)移交城建檔案館歸檔。8、竣工圖的折疊：應按(GB/10609.3 89)統(tǒng)一折疊成 A4圖幅，既里折外 翻，圖標欄應露在外面。建設項目檔案移交一、項目文件的歸檔審核施工單位在竣工文件收集、編制和整理后，應依次由編制 方、質(zhì)監(jiān)部門、監(jiān)理單位對文件的的完整、準確情況和 案卷質(zhì)量進行審查或三方會審，經(jīng)建設單位確認并辦理 交接手續(xù)后連同審查記錄全部交給建設單位的檔案部 門。項目文件審核一般分技術審核和檔案審核兩部分。1 、

12、技術審核應由各參建單位施工技術人員負責把關，主要 審核與施工技術有關的內(nèi)容。核查施工技術文件的表式是否符合施工質(zhì)量檢驗及評定標準的規(guī)定；審核施工記錄技術數(shù)據(jù)的可靠性，竣工圖是否與現(xiàn)場實 際相符等準確性方面問題；檢查移交的施工文件是否完整，檢驗記錄是否符合驗評 標準的程序等情況。2、檔案審核應由各參建單位檔案人員負責把關，主要審核 歸檔項目文件的完整、成套和系統(tǒng)性，其質(zhì)量是否符合DA/T28 2002標準的要求。歸檔的項目文件是否圖表整潔，字跡清楚，簽字、印章的等責任認可手續(xù)的完備情況；文件的有效性、文件的閉環(huán)情況；書寫材料的規(guī)范性、耐久性和不易褪色；項目文件的分類、組卷、期限劃分是否合理，質(zhì)量

13、應符合 標準要求等。二、項目檔案移交時間各參建單位應在項目實體完成后 三個月內(nèi)將檔案向建設單 位移交歸檔。凡分期或分機組的項目，應在每期或每機 組正式通過竣工驗收后辦理檔案移交。在城市規(guī)劃范圍內(nèi)的電建項目，建設單位應在項目竣工驗 收后，根據(jù)城市建設檔案歸屬與流向暫行辦法規(guī)定， 在六個月內(nèi)向城建檔案館移交有關的項目檔案。三、移交城建檔案館的主要內(nèi)容電源：電廠總平面圖、主要建筑物建筑竣工圖、廠區(qū)外綜 合管線竣工圖，竣工試驗報告等。電網(wǎng)：變電工程主要建筑物建筑竣工圖、供電、配電線路 平面圖、線路地理結(jié)構(gòu)圖等。四、移交程序：第一步：施工單位自檢。 竣工檔案編制完畢施工單位先對 文件的完整、準確情況和案

14、卷質(zhì)量進行自檢，然后提交 監(jiān)理單位審查。第二步：監(jiān)理單位審查。 監(jiān)理單位審查后若不合格，提出 整改意見，退回限期整改。合格后簽署審查意見并簽字 認可責任。第三步：建設單位正式接收。 項目檔案經(jīng)施工單位自檢， 監(jiān)理單位審查后，應由建設單位做最終驗收。驗收合格 后，應按規(guī)定辦理交接手續(xù)。建設單位、監(jiān)理單位、施 工單位三方責任人必須在檔案驗收簽證上簽署驗收意 見，并簽字蓋章。五、竣工檔案的移交簽證填寫內(nèi)容：工程名稱；合同號；移交檔案種類、移交卷冊 總數(shù)；項目檔案編制概況以及在整理過程中其他需要說 明的問題；施工單位自檢意見；監(jiān)理單位驗收意見；建設單位檔案部門驗收意見。應附審查驗收記錄和移交目錄清冊。

15、建設項目竣工檔案簽證 一式三份， 三方人員核對清冊， 責任人簽字各自留存一份以備查考。項目檔案工作注意事項一、普遍存在的問題制度執(zhí)行不嚴，控制措施不力，導致文件材料收集不全；歸檔滯后，驗收前突擊整理，導致接收審查把關不嚴；歸檔內(nèi)容有缺項，內(nèi)容不準確，圖物不符（變更、版本、數(shù)據(jù)）等現(xiàn)象；無效文件：缺原件、簽字、蓋章手續(xù)不完備；檔案載體不符合要求，圖紙污損，字跡不清；忽視非紙質(zhì)文件（圖紙、數(shù)碼照片、錄音、錄像）收集、整理歸檔；參建單位檔案整理標準不一，整理不規(guī)范二、需正確掌握的問題1、關于執(zhí)行標準的不統(tǒng)一問題竣工圖章： 國家檔案局 DA/T 28 2002 標準、 建設部GB/T 50328 20

16、01 、電力行業(yè) DL/T 5229 2005三標準 要求有差異。監(jiān)理文件： 工程建設監(jiān)理規(guī)定 規(guī)定的移交范圍與 DA/T28 2002 要求的歸檔范圍有矛盾。設備出廠質(zhì)量證明：制造行業(yè)對出廠質(zhì)量文件的規(guī)定與DA/T 28 2002 的要求不一致。國外設備白圖與電子簽署：國外對設備文件的管理與國內(nèi) 管理方式不同造成提交的文件難以符合國內(nèi)檔案管理規(guī) 范。2、正確區(qū)別原件與正本 ：原件，是指最初產(chǎn)生的區(qū)別于復印件的原始文件（即是帶 有文件編制人與各方檢查人親筆簽名特征的文件）。正本 ，是有規(guī)范格式和生效標志的正式文本（既是指符合 規(guī)定格式的，蓋有責任單位公章的文件）。3、分清文件閉環(huán)的兩個概念：文

17、件形式上的閉環(huán)，即表格的空白欄和沒有填滿內(nèi)容的地 方必須劃線標識或蓋“以下空白”章。文件內(nèi)容的閉環(huán)，指那些整改通知單和回復單、消缺（不合 格項）通知與消缺處理與驗收記錄。4、對影響歸檔文件有效性的處理方法項目審批等合法性文件為復印件時，應在復印件上注明原 件存檔處，并由原件存檔單位蓋章以示證明。原材料質(zhì)量證明文件為復印件時，復印件上應蓋有供應商的確認章，物資部門應蓋驗貨（入庫）檢驗章。廠家提供的質(zhì)量證明（報告）簽署為印章和代號章的，可 參照焊接工程文件歸檔的做法，既廠家應提供檢驗人員 資格證復印件或證件一覽表。關于外委的依據(jù)性文件，受托單位應提供的過程文件和最終報告，并有責任人簽字印跡和公章。

18、三、關于原材料文件的組卷編制原材料文件時，應把報驗單與附件合在一起組卷；原 材料出廠證明及試驗報告，如鋼筋、水泥、砂石、混凝 土、焊條等可單獨組卷，必須編制跟蹤記錄以及使用部 位一覽表。與施工圖有關的設計變更文件，可以單獨組卷，應由建設 單位作出統(tǒng)一規(guī)定。設計變更的執(zhí)行情況應編制一覽表、 圖號對照表，易于檢索查找。四、做好可追溯性材料的編制原材料跟蹤記錄的編制主要內(nèi)容應包括：編號、廠家名稱、到貨日期、規(guī)格、 數(shù)量、出廠合格證編號、報驗單和復試報告編號、 領用單位、 數(shù)量、使用部位等。設計變更一覽表的編制主要內(nèi)容應包括：變更單編號、變更原因、變更內(nèi)容、圖號對照、核定單編號、執(zhí)行情況等。建設項目合法性文件一、建設項目合法性文件1、項目核準、開工批復 （發(fā)改委）2、規(guī)劃許可證 “建設項目選址意見書”（規(guī)劃部門）3、土地使用證 （土地局）4、水資源審批文件（不含輸變電）（水利部門）5、概算批復文件 （項目立項審批部門）6、招投標程序符合“招投標法”規(guī)定 （上級主管單位 ）7、（施工單位跨?。┦┕ぴS可證（施工單位辦理） （建設廳委）8、質(zhì)量監(jiān)督注冊證書及規(guī)定階段的監(jiān)督報告 （質(zhì)量監(jiān)督中心站 ）9、移交生產(chǎn)簽證書