員工檔案管理制度草擬

1、員工檔案管理制度（草擬）一、目的為有效的對員工檔案進(jìn)行妥善保管，保守機(jī)密，同時(shí)為了維護(hù)檔 案材料的完整、防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案材料，特 制定本制度。二、歸檔范圍員工入職檔案、培訓(xùn)檔案、績效管理檔案、異動(dòng)檔案、離職檔案、 勞動(dòng)工資、決定、委托書、其他合同及協(xié)議、通知等與個(gè)人有關(guān)的具 有參考價(jià)值的文件資料。三、歸檔內(nèi)容（一）員工入職檔案：1、個(gè)人簡歷或職位申請表；2、應(yīng)試記錄；3、面試評估 / 錄用審批表；4、錄用通知書；5、員工入職登記表；6、員工信息登記表；7、個(gè)人證件（身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、戶口本復(fù)印件、資格證書復(fù)印件、職稱復(fù)印件、機(jī)動(dòng)車駕駛證復(fù)印件 駕駛公司機(jī)動(dòng)車

2、人員需提供 ）；8、原單位離職證明；9、勞動(dòng)合同（簽訂審批單、合同原件、續(xù)簽意見表）二）培訓(xùn)檔案：1、培訓(xùn)合同、協(xié)議；2、培訓(xùn)相關(guān)資料及獲取證書原件。（根據(jù)公司培訓(xùn)管理制度修訂員工培訓(xùn)檔案內(nèi)容）三）績效管理檔案： 將員工績效考核相關(guān)的檔案資料按 半年 歸整。 （根據(jù)公司績效管理制度修訂員工績效管理檔案內(nèi)容）四）員工異動(dòng)檔案：1 、試用期員工轉(zhuǎn)正表；2、任免文件；3 、內(nèi)部調(diào)動(dòng)審批流程表；4 、獎(jiǎng)懲文件。（五）員工離職檔案：1、辭職信；2、員工離職審批表；3、員工辭退審批表；4、離職工作交接單；5、勞動(dòng)合同解除證明書。六）其他資料檔案： 勞動(dòng)工資、決定、委托書、其他合同及協(xié)議、通知等與 個(gè)人有關(guān)

3、的具有參考價(jià)值的文件資料。四、檔案管理員的職責(zé)由人力資源部 專人 負(fù)責(zé)管理員工檔案，整理、收錄檔案資料，保 證原始資料和單據(jù)齊全完整、安全保密、查閱方便。五、檔案管理相關(guān)規(guī)定（一）基礎(chǔ)管理 1、原則：歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。2、新錄用的員工，應(yīng) 及時(shí)建立檔案、造冊 登記，并更新 員工電子信息臺(tái)賬。3、檔案按在職人員、 離職人員分開管理， 按部門分類存檔， 應(yīng)編號(hào)、制檢索目錄， 文件按順序打印編碼， 及時(shí)登錄在 職員工檔案登記臺(tái)賬（附件一）、離職員工檔案登記臺(tái)賬 （附件二）。4、當(dāng)在職員工的基本檔案資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)，身 份證信息變動(dòng)、技術(shù)職稱變動(dòng)等） ，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料復(fù)

4、印 交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場查驗(yàn)。5、對員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等形成的材料要及 時(shí)收集、整理立卷、保持檔案的完整；立卷歸檔的材料必 須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。6、離職員工檔案每月清查，離職人員人事檔案的轉(zhuǎn)遞按人 事檔案托管相關(guān)規(guī)定辦理；離職員工檔案保存三年后方可 銷毀（高管及核心技術(shù)人員保留至該員工離崗 8 年止）。 二）檔案的查閱1、如因公需查閱檔案， 須填寫查閱員工檔案審批表 （附 件三），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、人力資源部負(fù)責(zé)人、分管負(fù)責(zé)人審 批；下級(jí)員工不得查閱上級(jí)員工檔案，特殊情況下經(jīng)部門 負(fù)責(zé)人、人力資源部負(fù)責(zé)人、分管負(fù)責(zé)人、總裁批準(zhǔn)后方 可辦理。2、公司總裁

5、、分管負(fù)責(zé)人、人力資源部負(fù)責(zé)人可直接通過 檔案管理員辦理查閱手續(xù)。3、檔案管理人員應(yīng)做好查閱登記工作，并在 員工檔案查 閱登記表（附件四） 簽字確認(rèn)。4、查閱檔案注意事項(xiàng)：（1）嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換和損壞檔案材料；（2）不得擅自復(fù)制 （ 拍攝） 檔案內(nèi)容，如因工作需要從檔中 取證必須事先經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人、分管負(fù)責(zé)人、總裁同 意。（3）查閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)輕重， 予以懲罰。（4）原則上不允許員工自帶檔案流動(dòng)，確有需要，由檔案發(fā)出方做好封口、蓋章（或簽字） ，接收方接受檔案時(shí)須注意檢查檔案封口是否完整。六、檔案的銷毀 （一）公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司員工檔案

6、資料。（二）當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫 公司員工 檔案資料銷毀審批表（附件五） ，經(jīng)人力資部負(fù)責(zé)人、分管 負(fù)責(zé)人、總裁審批后執(zhí)行。（三）經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn) 的公司員工檔案資料銷毀審批表 和將要銷毀的檔案資料進(jìn)行 登記，登記的 公司員工檔案資料銷毀登記表（附件六） 永 久保存。（四）在銷毀公司員工檔案資料時(shí)，必須由總裁或分管負(fù)責(zé)人指 定專人監(jiān)督銷毀。七、制定、修訂、廢除與組織實(shí)施本制度經(jīng)報(bào)批后，由人力資源部組織實(shí)施；修訂或廢止亦同附件一在職員工檔案登記臺(tái)賬（格式）部門檔案編號(hào)姓名入檔內(nèi)容入檔日期登記人附件二離職員工檔案登記臺(tái)賬（格式）部門檔案編號(hào)姓名離職日期登記人附件三888 公司查閱員工檔案審批表文件名稱【文件號(hào)】申請查閱日期申請查閱原因：申請人：年月日部門負(fù)責(zé)人意見：簽字：年月日人力資源部負(fù)責(zé)人意見：簽字：年月日分管負(fù)責(zé)人意見：簽字：年月日總裁意見：簽字：年月日附件四員工檔案 查閱登記表 （格式）查閱日期檔案編號(hào)文件名稱查閱 頁數(shù)查閱人檔案管理員附件五888 公司員工檔案 資料銷毀審批表文件資料名稱申