如何提高物資采購效率

1、如何提高物資采購效率 采購效率是評價物資采購綜合效率的重要標準，物資采購工作如果只求 規(guī)范不講效率，就失去存在的價值和意義， 也不會被需求部門和供應商認可。 物資采購部門一定要高度重視物資采購效率，不斷總結物資采購存在的瓶頸 問題，努力完善采購流程，加速采購工作完成，確保生產(chǎn)物資按期到貨，不 斷提高物資采購工作實效。針對我公司目前物資采購整體效率不高的實際情況，從影響物資采購的 重要因素考慮，主要可歸納為以下五個方面的問題：一、需求提報環(huán)節(jié)： 人員設置不合理，物資需求計劃不準 按照公司的人員設置， 各部門物資計劃提報人員多為兼職， 對物資計劃、 倉儲保管業(yè)務的水平不高，物資需求計劃的準確性欠佳

2、、責任心不強，而物 資采購工作量大、要求高、專業(yè)性強、程序復雜，尤其當采購標的物是一些 特殊物品和專業(yè)性較強的物品時，這種機制的弊端更為突出：由于沒有專門 人員設置，致使人員心有余而力不足，常常由于能力、水平和精力的限制不 能去了解情況，導致物資計劃提報澄清環(huán)節(jié)反復多次，且容易產(chǎn)生推諉扯皮 現(xiàn)象，浪費了大量的時間，嚴重影響物資采購的效率。（二）預算控制方面： 物資預算水平不高，與實際生產(chǎn)存在脫節(jié)現(xiàn)象 年度預算是物資采購的資金來源和依據(jù)，物資采購必須在預算的約束下 嚴格執(zhí)行。因此，預算管理水平的高低，預算編制的好壞直接影響著物資采 購的規(guī)模、效益和規(guī)范程度。然而目前各部門編制了采購預算的編制質量

3、不 高、比較粗放，缺乏科學性、嚴密性和可操作性， 批復時間晚且調整幅度大， 擅自改變資金用途，超標采購現(xiàn)象時有發(fā)生，致使大量的采購項目游離于物 資采購預算之外，緊急和臨時性采購居高不下，嚴重影響了物資采購的計劃 性和時效性，這種松散的、缺少約束的支付行為必然影響物資采購的效率。（四）采購渠道方面： 物資采購方式單一，物資采購資源缺乏有效整合 物資采購涉及的種類繁雜，不同項目有不同的技術要求、質量標準，加 上供應商和銷售體制千差萬別，而采購程序設計卻不盡合理，過分強調形式 上的制衡，造成環(huán)節(jié)多、關鍵環(huán)節(jié)考慮不周的現(xiàn)象，進而導致權責不明，推 諉扯皮，甚至導致招標失敗，影響了采購效率。表現(xiàn)在沒有建立

4、起一套功能 齊備、強大的物資采購信息渠道和統(tǒng)一市場，不能互補優(yōu)勢，造成資源浪費 和短缺，造成單一來源物資較多，采購由此陷入進退維谷的困境：一方面物 資采購部門為市場資源的短缺而發(fā)愁，另一方面許多供應商卻不能及時獲知 采購信息，物資采購資源無法有效整合，影響了物資采購效率。（三）采購組織方面： 物資采購環(huán)節(jié)過多，溝通協(xié)調存在問題 物資采購從計劃提報、到采購計劃形成、審批、合同的簽訂、采購入庫 及驗收、出庫等多個環(huán)節(jié)，在完成采購任務時，存在審批內(nèi)容交叉重復等不 合理現(xiàn)象，而且在協(xié)調和管理上也存在問題，一個簡單的物資采購任務，先 后往往要找到財務預算部門、采購管理部門、財務結算部門、采購機構等多 方

5、面簽字蓋章，缺了一個環(huán)節(jié)，采購任務卻無法完成，造成的直接后果便是 采購環(huán)節(jié)過多、多頭領導、效率低下，直接影響了物資采購的效率。（四）、合同執(zhí)行方面： 對供應商監(jiān)管不到位，供貨周期無法有效保障 我公司物資供應實行二級采購二級管理，所有物資計劃從提報、審核匯 總、審批上報到公司物資處，由物資處批復采購，從提報物資需求計劃至到 貨一般需要兩個月以上。而后，對供應商的缺乏有效的監(jiān)管、獎懲機制，也 沒有從資金支付的環(huán)節(jié)加以約束，導致物資供應速度緩慢，違反合同約定供貨周期的現(xiàn)象時有發(fā)生，導致物資供應無法滿足生產(chǎn)需要，無法有效保障物 資供貨周期。為改變目前物資采購工作的現(xiàn)狀，必須切實提高物資采購效率。針對以

6、 上導致效率低下的主要原因，需有針對性的解決，現(xiàn)就此提出如下對策：（一）完善人員設置，提高采購人員業(yè)務水平 物資采購工作的根本出發(fā)點就是為需求部門服務，是一項涉及面廣、專 業(yè)水平要求很高的工作，要求各級采購工作人員熟悉專業(yè)、預算、合同、招 標投標等多方面知識，采購人員的綜合素質以及服務意識的高低直接影響和 決定著物資采購的效率。當務之急是完善各部物資采購人員，配備相應數(shù)量 和專業(yè)的工作人員， 統(tǒng)籌考慮、 統(tǒng)一管理、定期培訓，避免人員的隨意更換， 把提升業(yè)務人員綜合素質作為一項重要工作，采取“請進來、走出去”的方 式，利用崗位練兵、業(yè)務幫帶、技術考核等手段，抓好采購部門職工的教育 與培訓，逐步造

7、就一批業(yè)務熟練、 技能過硬、職業(yè)道德過硬的采購人才隊伍， 保證采購任務高效完成。（二）細化和規(guī)范預算管理，嚴格支付審批 要進一步細化和規(guī)范預算管理， 各部門在充分分析需求的基礎上， 科學 確定各預算采購項目和應當花多少錢，解決好 “該不該買和買多少 ”的問題。 物資采購預算與部門預算統(tǒng)一布置、統(tǒng)一編制、統(tǒng)一審核、統(tǒng)一批復，列明 預算科目、采購資金數(shù)額、 采購資金構成、 采購項目、采購數(shù)量、采購標準、 采購時間，把項目落實到每一個采購對象，使之在執(zhí)行中無漏洞可鉆；充分 維護采購計劃編制的權威性，增強采購計劃制度的科學性和嚴謹性，減少需 求計劃上報的隨意性，采購參數(shù)、采購方式和時間結點一經(jīng)確認，不

8、得隨意 改變，以此增強采購計劃的權威性； 嚴格控制預算外資金支付， 不得任意追 加采購支出或改變采購項目，對確需調整的物資采購計劃必須按法定程序報 批。支付采購資金時，要重點審查采購項目是否按規(guī)定用途使用、是否超出 了預算，不符合規(guī)定和擅自采購的不予支付。（三）結合采購實際，選擇因地制宜的采購方式 物資采購方式包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價、單一來源 等五種采購方式。如果單從采購效益出發(fā)， 毫無疑問，公開招標的效益最高， 單一來源的采購效益最低。但在真正的采購中，究竟采用何種采購方式，還 要從采購批量、采購成本、采購效率 以及特殊環(huán)境下的時間要求等角度考慮， 一味地追求采購效益而不講

9、究采購效率是不可行的。比如，在物資應急采購 中，就明確規(guī)定了只能采用競爭性談判、詢價和單一來源等采購，完成時限 和采購質量應該成為決定性因素。同時，加大采購管理信息化水平，對于縮 短采購周期，減少采購環(huán)節(jié)，提高采購效率具有重要意義，應結合公司物資 采購工作實際，逐步形成更為廣泛的供應商庫、產(chǎn)品信息庫、評審專家?guī)欤?加大采購硬件投入，開發(fā)設計物資采購軟件，形成統(tǒng)一的采購信息管理系統(tǒng) 和資金結算系統(tǒng)，逐步提高物資采購信息化水平，最大限度的節(jié)約人力和物 力，加快采購速度，縮短采購周期。（四）加強各部門溝通協(xié)調，簡化采購流程 實踐表明，采購部門、監(jiān)管部門和需求部門三方相互配合，恪盡職守， 就會大大提高

10、采購的效率與質量。建議全面梳理物資采購流程，減少流轉環(huán) 節(jié)和時間，刪除不必要的采購程序，如針對通用性標準設備和服務類項目采 購金額不大、重復采購次數(shù)多的特點，可以實行協(xié)議供貨或定點采購，按年 度簽訂框架協(xié)議長期供貨；明確各部門在整個采購活動中的權利和義務，加 強部門協(xié)調， 提高配合程度， 科學界定各自的職責， “分工明確，權責分明， 管理科學 ”的物資采購運作機制； 明確每一環(huán)節(jié)時間節(jié)點， 比如合同簽訂環(huán)節(jié) 從招標到最終簽訂，按金額或采購方式不同分別限定在多少個工作日之內(nèi)等。 形成不斷形成科學規(guī)范、嚴謹采購的采購流程，從制度和流程的優(yōu)化方面， 最大化的提高物資采購效率。（五）加大供應商監(jiān)管力度，保障合同執(zhí)行采購合同執(zhí)行難的問題在一定程度上存在。在實際采購中，有的供應商 在簽訂合同后不按合同規(guī)定履約，甚至毀約，打亂了整個采購進程，影響了 整個采購工作。采購機構還是要加大對供應商的資格審查，從源頭上保證供 應商質量，防止出現(xiàn)違約問題。選定中標供應商后，要加強對中標或成交供 應商的監(jiān)督與管理，定期檢查合同履行進度，督促供應商積極按照要求執(zhí)行 采購