會(huì)議服務(wù)的工作流程和要求

1、會(huì)議服務(wù)工作流程、會(huì)議服務(wù)準(zhǔn)備工作 1、辦公室秘書處1) 每天查看0A辦公系統(tǒng)中會(huì)議室使用申請(qǐng)， 按會(huì)議要求提前半天擺放好 桌椅，備好會(huì)議用飲水。2) 根據(jù)會(huì)議的要求，提前 1 小時(shí)放好投影儀、投影幕、麥克風(fēng)、音響， 調(diào)試并使其處于準(zhǔn)工作狀態(tài)。3) 會(huì)議前 2 小時(shí)， 檢查地面、 桌椅是否整齊干凈， 室內(nèi)是否有異味， 及時(shí)進(jìn)行通風(fēng)和清潔整理。4) 檢查窗臺(tái)、玻璃，要明亮無塵。5) 檢查窗簾，根據(jù)會(huì)議要求開啟或關(guān)閉。窗簾要順直平整。6) 檢查綠植及套盆，要干凈無塵，無枯枝敗葉，無昆蟲。7) 調(diào)整空調(diào)，使會(huì)議室內(nèi)溫度適宜。8) 檢查所有照明，及時(shí)通知有關(guān)部門更換不亮的燈具。9) 半小時(shí)前，按會(huì)議要

2、求擺放好瓶裝水、茶杯或咖啡杯。10) 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣，在順手的位置擺放煙灰缸。1 1 )按需要擺放好鮮花和水果。12) 擺放好旗幟和臺(tái)旗。2、組織會(huì)議的部門1 )提前 1 小時(shí)將參加會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)名牌按位置擺放整齊，檢查有無錯(cuò)別字。2) 按需要準(zhǔn)備會(huì)議所用的文件、資料等。3) 根據(jù)會(huì)議要求，需要時(shí)按參會(huì)人員人數(shù)準(zhǔn)備會(huì)議用紙，用筆(每 支筆要提前試用，以保證參會(huì)人員的正常使用)并擺放整齊。二、會(huì)議進(jìn)行中的服務(wù)工作1 、會(huì)議開始前 10 分鐘將茶杯內(nèi)注入茶水。然后每隔 15 分鐘檢查并續(xù) 茶水一次。2 、過問室內(nèi)溫度變化，隨時(shí)調(diào)整空調(diào)。3 、 全程監(jiān)聽音響設(shè)備的工作狀況，隨時(shí)排除故障。三、會(huì)議后的收尾工

3、作1、關(guān)閉音響設(shè)備或投影儀。收好麥克風(fēng)、移動(dòng)投影儀和遙控器，收 起投影幕。2、清理瓶裝水空瓶，收好沒用過的瓶裝水。3、收好茶杯、盤，清洗、消毒待用。4、清理煙灰缸，洗凈待用。5、清理桌面地面，清除垃圾和廢棄物。6、擺放好清理過的桌椅，關(guān)窗、斷電、關(guān)門。7、收好會(huì)議材料和領(lǐng)導(dǎo)名牌。會(huì)議服務(wù)管理人員工作要求1、每天早、 中、晚至少三次查看公司辦公系統(tǒng)上的會(huì)議室申請(qǐng)，詳細(xì)掌 握會(huì)議室的當(dāng)天使用情況。2、每天上班前半小時(shí)查看各會(huì)議室的狀況： 檢查桌面、 地毯的整潔程度； 檢查窗簾的開、關(guān)和垂放狀態(tài)；檢查照明燈是否都亮；檢查綠植的鮮 活狀況和套盆的干凈程度； 檢查電氣設(shè)備是否有落塵和正確擺放； 檢 查桌

4、椅是否按當(dāng)天的會(huì)議要求擺放整齊。3、會(huì)議前 1 小時(shí)，檢查會(huì)議用茶杯、 瓶裝水是否擺放到位； 會(huì)議前半小 時(shí)，檢查開水壺、泡茶杯、茶葉等泡茶用品是否準(zhǔn)備到位。4、有外賓接待服務(wù)時(shí)，提前 1 小時(shí)檢查咖啡用具及用品是否準(zhǔn)備到位。5、有會(huì)議服務(wù)時(shí)， 在會(huì)議前檢查服務(wù)人員的工作儀表是否合乎要求。議中，抽查續(xù)茶水間隔是否合適，動(dòng)作是否標(biāo)準(zhǔn)。會(huì)6、注意會(huì)議的服務(wù)區(qū)域內(nèi)所有服務(wù)程序是否落實(shí)， 則要做具體服務(wù)工作，保證會(huì)議正常進(jìn)行。當(dāng)人手不夠時(shí)，自己7、會(huì)議結(jié)束后要檢查是否有會(huì)議人員遺漏的物品， 查找并轉(zhuǎn)交物主。會(huì)議服務(wù)人員崗位的工作流程如有代為保管，日后1、每天早 7:45 到崗，按前一天做好的會(huì)議室使用

5、登記進(jìn)行準(zhǔn)備，在 各會(huì)議開始前半小時(shí)，準(zhǔn)備好會(huì)議用水并送達(dá)。2、對(duì)需要提供茶水或咖啡的會(huì)議，要提前半小時(shí)燒開水，擺放好茶 杯或咖啡杯， 在會(huì)議前 10 分鐘，將沏好的茶水或咖啡注入杯中。3、對(duì)有吸煙的領(lǐng)導(dǎo)參加會(huì)議，要在會(huì)議前10 分鐘，按領(lǐng)導(dǎo)的習(xí)慣在左側(cè)或右側(cè)放置煙灰缸。4 、 對(duì)有茶水服務(wù)的會(huì)議，要間隔 15 分鐘續(xù)茶水一次。5 、 對(duì)提供瓶裝水的會(huì)議，要根據(jù)會(huì)議客人人數(shù)提前半小時(shí)將水放于 會(huì)議桌面，并準(zhǔn)備同樣數(shù)量的瓶水放在會(huì)議桌以外其他顯眼的地 方。6 、 會(huì)議結(jié)束后，半小時(shí)之內(nèi)，將茶杯、咖啡杯、沒有開啟的瓶裝水 收好。 如遇有下午下班后還在進(jìn)行的會(huì)議， 要在次日提前半小時(shí) 到崗，對(duì)會(huì)議室

6、進(jìn)行清理。7 、 利用會(huì)議服務(wù)的空余時(shí)間將茶杯、咖啡杯、盤洗刷干凈，放于消 毒柜中消毒待用。8 、 要隨時(shí)查看并及時(shí)處理公司辦公系統(tǒng)網(wǎng)上的會(huì)議室申請(qǐng)信息，做 好會(huì)議室使用登記。如有不明確的地方及時(shí)與申請(qǐng)人溝通確定。9 、 對(duì)于 108 會(huì)議室和大禮堂需要變動(dòng)桌型的會(huì)議，要提前半天通知 保潔人員，將會(huì)議桌按會(huì)議要求進(jìn)行擺放。會(huì)議服務(wù)人員崗位的工作要求1、 會(huì)議服務(wù)人員要品行端正，衣裝干凈得體，著職業(yè)裝。2、 會(huì)議服務(wù)人員要頭腦靈活，反應(yīng)敏捷，主動(dòng)為開會(huì)人員做好各項(xiàng)服 務(wù)，盡量在領(lǐng)導(dǎo)示意時(shí)就已經(jīng)為領(lǐng)導(dǎo)提供了服務(wù)。3、根據(jù)會(huì)議的不同要求，按工作流程提前準(zhǔn)好準(zhǔn)備工作。4、會(huì)議間的服務(wù)要面帶微笑，動(dòng)作標(biāo)準(zhǔn)，不發(fā)出任何聲響。續(xù)水間隔 不能超過 20 分鐘。5、會(huì)議結(jié)束后要按工作流程做好收尾工作。6、會(huì)議用過的茶杯、咖啡杯、盤要洗刷干凈至光亮無斑點(diǎn)，并及時(shí)放 入消毒柜消毒待用。7、如