切為了高效——時(shí)間管理與工作計(jì)劃課件

1、切為了高效時(shí)間管理與工作計(jì)劃1 一一 切切 為為 了了 高高 效！效！ 時(shí)間管理與工作計(jì)劃時(shí)間管理與工作計(jì)劃 切為了高效時(shí)間管理與工作計(jì)劃2 這可怕的抱怨這可怕的抱怨正使我們變成正使我們變成 癡男怨女癡男怨女！ 時(shí)間不夠用啊，不夠用！ 我到底在忙什么？ 為什么我總被打斷？！ 計(jì)劃趕不上變化！做來干嘛！ 執(zhí)行力在哪里??？！ 說了這么多遍，怎么還會(huì)錯(cuò)！ 切為了高效時(shí)間管理與工作計(jì)劃3 1.你通常工作很長時(shí)間嗎？ 2.你通常把工作帶回家嗎？ 3.你感到很少花時(shí)間去做你想做的事嗎？ 4.如果你沒有完成你所希望做的工作，你是否有負(fù)罪感？ 5.即使沒有出現(xiàn)嚴(yán)重問題或危機(jī)，你也經(jīng)常感到工作有很多壓力？ 6.

2、你的案頭有許多并不重要但長時(shí)間未處理的文件？ 7.你時(shí)常在做重要工作時(shí)被打斷嗎？ 8.你在辦公室用餐嗎？ 你只需回答你只需回答“YesYes”O(jiān)r“”O(jiān)r“NoNo”。 把脈把脈 切為了高效時(shí)間管理與工作計(jì)劃4 9.在上個(gè)月里，你是否忘記一些重要的約會(huì)？ 10.你時(shí)常把工作拖到最后一分鐘，然后很努力地去做完它們？ 11.你覺得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？ 12.你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？ 13.當(dāng)你長休了一段時(shí)間，你是否有負(fù)罪感？ 14.你常無暇閱讀與工作有關(guān)的書籍？ 15.你是否太忙于解決一些瑣碎的事而沒有去做與公司目標(biāo)一致的事？ 16.你是否有沉醉于過去的成功或失敗之中而沒

3、有著眼于未來？ 切為了高效時(shí)間管理與工作計(jì)劃5 結(jié)果結(jié)果 回答回答“Yes”“Yes”的數(shù)量的數(shù)量診斷結(jié)果診斷結(jié)果 1216個(gè)救命！你真的需要改進(jìn)了 811個(gè)當(dāng)心！要重新審視了！ 47個(gè)可以！方向正確，但需要提高沖進(jìn)！ 03個(gè)恭喜！要堅(jiān)持哦 切為了高效時(shí)間管理與工作計(jì)劃6 重要性 緊急性 緊急重要緊急重要 十字交叉大法十字交叉大法以價(jià)值和重要性為導(dǎo)向管理時(shí)間以價(jià)值和重要性為導(dǎo)向管理時(shí)間 不緊急但重要不緊急但重要 緊急緊急不不重要重要 不緊急不重要不緊急不重要 對(duì)于緊急重要的突發(fā) 事件，要本人親自、 立刻處理； 對(duì)于不緊急但重要的， 則要本人進(jìn)行戰(zhàn)略規(guī)劃， 花最多的時(shí)間去處理 對(duì)于緊急不重要 的

4、工作，要減少 所花時(shí)間，酌情 委托下屬去處理 對(duì)于不緊急不重要 的工作可以不去處 理，或花最少的時(shí) 間處理 20%20%時(shí)間時(shí)間 60%60%時(shí)間時(shí)間 15%15%時(shí)間時(shí)間 5%5%時(shí)間時(shí)間 切為了高效時(shí)間管理與工作計(jì)劃7 誰偷走了我們的誰偷走了我們的 時(shí)間時(shí)間？??？！ 切為了高效時(shí)間管理與工作計(jì)劃8 電話打擾或者社交閑談電話打擾或者社交閑談 M 害怕冒犯別人 M 希望保持消息靈通 M 自我膨脹 M 享受社交的樂趣 阻絕干擾，過濾訪客與電話 設(shè)置一些暗示社交時(shí)間結(jié)束的 技巧 集合你的時(shí)間，去處理電話、 文件等 切為了高效時(shí)間管理與工作計(jì)劃9 不速之客不速之客 延后處理 把訪客轉(zhuǎn)交給別人 另外安

5、排時(shí)間 學(xué)會(huì)過濾 不要讓別人找到你 切為了高效時(shí)間管理與工作計(jì)劃10 溝通不良溝通不良 M 不明白事情的重要性 M 沒有時(shí)間 M 沒有傾聽 M 溝通的目的不明確 M 時(shí)機(jī)不當(dāng) M 溝通的機(jī)會(huì)不夠 學(xué)會(huì)傾聽 使用恰當(dāng)?shù)淖盅?運(yùn)用非語言式的溝通 切為了高效時(shí)間管理與工作計(jì)劃11 會(huì)議耽誤會(huì)議耽誤 提前準(zhǔn)備，首先安排議程 無效的會(huì)議有效的會(huì)議 無準(zhǔn)備、無目的、無議程 會(huì)議過多或會(huì)議時(shí)間過長 會(huì)議的時(shí)間和次數(shù)要恰當(dāng) 討論脫離議程的內(nèi)容 不能準(zhǔn)時(shí)開會(huì)/散會(huì) 會(huì)而不議，議而不決、決而不行 務(wù)必準(zhǔn)時(shí)開會(huì)和散會(huì) 不講廢話 會(huì)而有議、議而要決、決而必行 切為了高效時(shí)間管理與工作計(jì)劃12 事必躬親事必躬親1 1

6、作為管理人員： 學(xué)會(huì)讓下屬/同事獨(dú)當(dāng)一面； 不斷地教他要接納錯(cuò)誤，從錯(cuò)誤中學(xué)習(xí)； 學(xué)會(huì)授權(quán)，學(xué)會(huì)信任同事及下屬，利用進(jìn)度報(bào)告加以控制。 切為了高效時(shí)間管理與工作計(jì)劃13 事必躬親事必躬親2 2 應(yīng)注意： 學(xué)會(huì)表達(dá)完整，不讓人覺得模糊，要求部屬遵從指令，確定任務(wù)內(nèi)容； 如果人手不足，部屬工作過量，當(dāng)一個(gè)主管的你應(yīng)該學(xué)習(xí)先完成一部分，再完 成另一部分，先把這個(gè)階段的事情完成，再把下一個(gè)階段完成，而不要一次性的賦 予他們更多的任務(wù)或事情。 切為了高效時(shí)間管理與工作計(jì)劃14 1、訂購一張明天到北京的軟臥火車票； 2、打掃辦公室的清潔； 3、9:30出發(fā)到火車站接一位從總部來的檢查專員； 4、通知相關(guān)店

7、長下午14:00和總部檢查專員座談； 5、安排中午店長及總部來的檢查專員吃飯事宜； 6、前臺(tái)告之有客人正在前臺(tái)投訴，要求見店長； 7、客房主管匯報(bào)說客房有兩個(gè)同事因矛盾正在打架； 8、此時(shí)，前臺(tái)告知出現(xiàn)客戶投訴（房間內(nèi)有人摔傷）； 9、前臺(tái)告知下午14:00將會(huì)停水停電。 店長上午8:00把你叫到辦公室，讓你今日務(wù)必處理好下列事情： 切為了高效時(shí)間管理與工作計(jì)劃15 處方處方 1、做好事前控制、做好事前控制 2、做好過程監(jiān)控、做好過程監(jiān)控 3、做好、做好結(jié)果反饋結(jié)果反饋 一切為了一切為了 高效高效 計(jì)計(jì) 劃 劃 切為了高效時(shí)間管理與工作計(jì)劃16 Why What Who When Where

8、How to 1 1、做好事前控制、做好事前控制5W5W3 3H H（“一站式一站式”工作思維）工作思維） 5W5W3 3H H 任務(wù)如何做？任務(wù)如何做？ 可以借助類似的成功先例嗎？ 哪種方式最有可能達(dá)成目標(biāo)？ 可能會(huì)遇到的問題是什么？ 解決方法呢？ 制定任務(wù)目標(biāo)的原因？制定任務(wù)目標(biāo)的原因？ 明確目標(biāo)的原因及目的 論證可行性（一定是可以做到的） 變“要我做”為“我要做” 任務(wù)的目標(biāo)是什么？任務(wù)的目標(biāo)是什么？ 明確目標(biāo)內(nèi)容及要求 完成任務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)清晰 任務(wù)的參與人員？任務(wù)的參與人員？ 我知道誰負(fù)責(zé)， 對(duì)方也清楚 我知道誰協(xié)助， 對(duì)方也清楚 任務(wù)執(zhí)行的地點(diǎn)任務(wù)執(zhí)行的地點(diǎn) 地點(diǎn)明確 引申：范疇？著力點(diǎn)

9、？ 任務(wù)的時(shí)間要求？任務(wù)的時(shí)間要求？ 時(shí)間要求明確 時(shí)間和誰有關(guān)？ How much 任務(wù)需要多少投入？任務(wù)需要多少投入？ 如果忽視成本投入，不注意 成本預(yù)測(cè)，那么，這種計(jì)劃 就不是一種成功的計(jì)劃 How long 任務(wù)需要多久完成？任務(wù)需要多久完成？ 任務(wù)完成時(shí)間段的把控 切為了高效時(shí)間管理與工作計(jì)劃17 1 仔細(xì)聆聽 2 記錄重點(diǎn) 3 靜思 5W3H 4 復(fù)述任務(wù) 8 接收完畢 7 保證完成 6 答疑解惑 5 確認(rèn) 5W3H 1.1 一個(gè)完整的接受任務(wù)的過程一個(gè)完整的接受任務(wù)的過程 切為了高效時(shí)間管理與工作計(jì)劃18 2 2、做好過程監(jiān)控、做好過程監(jiān)控 P(plan， 計(jì)劃) : 從問題定義

10、到行動(dòng)計(jì)劃 D(do， 實(shí)施) : 實(shí)施行動(dòng)計(jì)劃 C(check， 檢查) : 評(píng)估結(jié)果 A(action，處理) : 標(biāo)準(zhǔn)化和進(jìn)一步推廣 PDCA美國質(zhì)量管理專家戴明博士首先提 出，所以又稱為“戴明環(huán)”。PDCA精神 是發(fā)現(xiàn)、改善各種管理困難，并不停頓 地周而復(fù)始地運(yùn)轉(zhuǎn)。 P P D D C C A A A A P P C C D D 切為了高效時(shí)間管理與工作計(jì)劃19 2.1 2.1 PDCAPDCA的特點(diǎn)的特點(diǎn) 1 1、大環(huán)套小環(huán)，小環(huán)保大環(huán)，互相 促進(jìn)，推動(dòng)大循環(huán) 原有水平 新的水平 2 2、PDCA循環(huán)是爬樓梯上升式的循環(huán)，每轉(zhuǎn) 動(dòng)一周，質(zhì)量就提高一步 切為了高效時(shí)間管理與工作計(jì)劃20

11、 3 3、做好結(jié)果反饋、做好結(jié)果反饋 1. 分析現(xiàn)狀，找出存在的問題 2. 分析產(chǎn)生問題的各種原因或影響因素 3. 找出主要因素 4. 制定措施，提出行動(dòng)計(jì)劃（5w3h） 4.1 尋找可能的解決方法 4.2 測(cè)試并選擇 4.3 提出行動(dòng)計(jì)劃和相應(yīng)的資源 5. 實(shí)施行動(dòng)計(jì)劃 6. 評(píng)估結(jié)果（分析數(shù)據(jù)） 7. 標(biāo)準(zhǔn)化和進(jìn)一步推廣 8. 把未解決或新出現(xiàn)的問題轉(zhuǎn)入下個(gè)PDCA循環(huán) planplan 2.2 2.2 PDCAPDCA步步通步步通 dodo checkcheck actionaction 切為了高效時(shí)間管理與工作計(jì)劃21 結(jié)果反饋結(jié)果反饋 總結(jié)改進(jìn) 結(jié)果反饋結(jié)果反饋 總結(jié)改進(jìn) 推行標(biāo)準(zhǔn)

12、推行標(biāo)準(zhǔn) 解決方法解決方法實(shí)事求是實(shí)事求是獎(jiǎng)懲分明獎(jiǎng)懲分明 3 3、做好結(jié)果反饋、做好結(jié)果反饋 是否在規(guī)定的時(shí)段，對(duì)失誤、疏忽、敷衍、損害誠實(shí)地總結(jié)？ 是否已經(jīng)養(yǎng)成“匯報(bào)問題的同時(shí)，一并尋求最佳的解決方法“的習(xí)慣？ 是否做到了獎(jiǎng)懲分明？把任務(wù)交給了對(duì)的人？ 成功的經(jīng)驗(yàn)是否得到了推廣？ 切為了高效時(shí)間管理與工作計(jì)劃22 重要級(jí)別 序 號(hào) 工作計(jì)劃工作總結(jié) 工作內(nèi)容責(zé)任人 完成 時(shí)間 權(quán) 重 完成標(biāo)準(zhǔn) 須提供的 協(xié)助支持 完成情況 自我 評(píng)分 上級(jí) 評(píng)分 重要工作重要工作 60%60% 1 1 2 2 日常工作日常工作 30%30% 3 3 4 4 臨時(shí)工作臨時(shí)工作 10%10% 5 5 6 6

13、工作計(jì)劃的改進(jìn)意見：工作計(jì)劃的改進(jìn)意見： 直屬上級(jí)：直屬上級(jí)： 時(shí)間：時(shí)間： 工作總結(jié)的改進(jìn)意見：工作總結(jié)的改進(jìn)意見： 直屬上級(jí)：直屬上級(jí)： 時(shí)間：時(shí)間： 3.1 分店分店 部門部門 20102010年年 月工作計(jì)劃、總結(jié)表月工作計(jì)劃、總結(jié)表（模板）（模板） 切為了高效時(shí)間管理與工作計(jì)劃23 一些方法和訣竅一些方法和訣竅 Work more efficientlyWork more efficiently 更加高效工作更加高效工作 切為了高效時(shí)間管理與工作計(jì)劃24 1、團(tuán)結(jié)團(tuán)結(jié)就是力量就是力量 每次討論結(jié)束之后 組織、歸類和評(píng)估 Together We create more 所有的小組成員都

14、應(yīng)該參與 明確討論的目的 發(fā)表想法、觀點(diǎn)，但不駁斥別人的想法和觀點(diǎn) 發(fā)表觀點(diǎn)時(shí)應(yīng)簡(jiǎn)單明確 切為了高效時(shí)間管理與工作計(jì)劃25 2、角色進(jìn)入角色進(jìn)入想入非非想入非非 如果我們能在腦海里清晰生動(dòng)地浮現(xiàn)出自己達(dá)到目標(biāo)的情景，我們就能更快、 更好地實(shí)現(xiàn)計(jì)劃。而問題的關(guān)鍵在于我們想象和專注的程度如何。比如 要組織分店員工會(huì)議了！作為主持者，我應(yīng)該 切為了高效時(shí)間管理與工作計(jì)劃26 3 3、承諾、承諾一諾千金一諾千金 As good as gold 寫下寫下你的你的承諾承諾，告訴同事告訴同事！ 強(qiáng)化斷言，他人監(jiān)督強(qiáng)化斷言，他人監(jiān)督 切為了高效時(shí)間管理與工作計(jì)劃27 不要過于沉湎于制定計(jì)劃的過程， 這會(huì)妨礙我們