最新廣播電視大學(xué)（電大）期末考試?？啤掇k公室管理》課程期末考試重點(diǎn)小抄整理匯總版

1、一、單項(xiàng)選擇題：1以下哪點(diǎn)不是辦公室事務(wù)管理的特征？（ b ）。 b決策性 2辦公室布置要注意（ d ）。 d各種溝通、保密3文員在進(jìn)行辦公室布置時(shí)，以下哪些行為是不適宜的？（ c ）。 c較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方4以下關(guān)于文員對(duì)辦公室布置的情況，哪一個(gè)是錯(cuò)誤的？（ b ）。b辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些5在辦公室里，（ d ）的位置是上座。 d靠近窗戶6傳真機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不對(duì)的？（ b ）。b隨時(shí)隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送7在使用復(fù)印機(jī)的過(guò)程中，以下哪項(xiàng)內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)模浚?a ）。a接通電源可立即復(fù)印操作8以下關(guān)于錄音機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不

2、適宜的？（ a ）。 a錄音時(shí)需將監(jiān)聽(tīng)開(kāi)關(guān)至于“on”位置9以下關(guān)于投影機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的？（ d ）。d應(yīng)設(shè)置電腦的桌面屏幕保護(hù)功能10以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時(shí)的職責(zé)？（ b ） b制 11以下文員訂購(gòu)和儲(chǔ)備辦公用品的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（ b ）。b讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品12以下文員的工作順序中，哪一項(xiàng)是正確的？（ b ）。 b文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機(jī)智應(yīng)對(duì)的應(yīng)變能力13文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的？（ d ）。 d可以按照文員自己的習(xí)慣進(jìn)行工作14文員必須管理好自己的時(shí)間，以下利用時(shí)間的行為中哪一項(xiàng)是不適宜的？（ c ）。 c每天把工作安排

3、得超出工作時(shí)間，給自己壓力15以下關(guān)于文員管理好時(shí)間的說(shuō)法，哪一個(gè)是不正確的？（ d ）。d把零散工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做16以下文員對(duì)辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（ c ）。 c標(biāo)準(zhǔn)的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個(gè)簽名17文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，哪一項(xiàng)做法是不適宜的？（ a ）。 a. 傳達(dá)可以根據(jù)上司主要意思，夾進(jìn)自己的意見(jiàn)18文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項(xiàng)是不適宜的？（ b ）。 b應(yīng)該有自己的個(gè)性，盡可能使別人服從自己19以下接打電話的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（ c ）。 c應(yīng)隨時(shí)使用手機(jī)在飛機(jī)上、飯店里、大劇院等進(jìn)行聯(lián)系20以下哪個(gè)接打電話的行為是不正確的

4、？（ a ）。a受到通話對(duì)方極大的責(zé)難，應(yīng)針?shù)h相對(duì)回?fù)?1文員在接打電話時(shí)，正確的做法是（ b ）。b在電話機(jī)旁隨時(shí)放著電話記錄單和筆，一有留言就能立即記錄下來(lái)22以下文員應(yīng)遵守的電話禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（ b ）。 b打出電話，而對(duì)方無(wú)人接聽(tīng)，等鈴聲響了二、三下可掛電話23以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的？（ c ）。c按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀 24文員在拆郵件時(shí)，不正確的做法是（ a ）。a拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開(kāi)25文員如果誤拆了非本公司的信，應(yīng)該（ a ）。 a在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去26郵件送到單位所租的信箱，由文員開(kāi)啟，取

5、出郵件帶回辦公室，以下哪項(xiàng)事情與文員的工作要求不一致？（ d ）。d應(yīng)提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦27郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個(gè)因素？（ d ）。d愛(ài)好28文員打印寄往歐美國(guó)家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是（c）。c姓名部門地址國(guó)名29傳真機(jī)最好用來(lái)傳送以下哪種郵件？（ d ）。d感謝信30以下關(guān)于握手的禮節(jié)，不正確的是（ c ）c雙方有很多人時(shí)，可以交叉握手31文員在處理信訪工作時(shí)，由收信人（單位）復(fù)信的情況是以下哪一種？（ a ）。 a初次寫信，或有過(guò)激言行的32文員從事信訪工作，在處理顧客或其他人的來(lái)信時(shí)，不應(yīng)（ c ）。c處理信件按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理”原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交

6、辦或自辦33在會(huì)議開(kāi)始前和進(jìn)行過(guò)程中，文員的以下哪項(xiàng)活動(dòng)是不恰當(dāng)?shù)?？?c ）。 c作會(huì)議記錄時(shí)離開(kāi)會(huì)議室接聽(tīng)電話34文員進(jìn)行會(huì)議的計(jì)劃和準(zhǔn)備時(shí)，不應(yīng)該做的是（ ）。a文員按照上司的指示，應(yīng)事先調(diào)查時(shí)間安排對(duì)參加者是否方便b什么日期、時(shí)間召開(kāi)會(huì)議應(yīng)要考慮議題的緊急程度c會(huì)議場(chǎng)所的選擇，要根據(jù)會(huì)議時(shí)間長(zhǎng)短、花費(fèi)多少作決定d文秘人員必須配合會(huì)議議程，詳細(xì)檢查各項(xiàng)工作35文員做會(huì)議記錄時(shí)，可以在會(huì)議記錄中（ c ）。 c與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致36會(huì)議中有時(shí)有人會(huì)要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這時(shí)文員應(yīng)（ d ）。 d征求主持人意見(jiàn)，停止筆錄，關(guān)錄音機(jī)37上司決定參加某個(gè)會(huì)議時(shí)，文員不應(yīng)該

7、（ a ）。 a只在便箋上寫好會(huì)議名稱38以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會(huì)議？（ c ）。c圓桌型 39以下關(guān)于交互式電話會(huì)議的功能中，哪一項(xiàng)是不具備的？（ a ）。 a審查功能 40有時(shí)應(yīng)上司要求，文員參與會(huì)見(jiàn)或會(huì)談，以下哪項(xiàng)內(nèi)容不是文員的任務(wù)？（b）b發(fā)表意見(jiàn) 41文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)，以下哪種做法是錯(cuò)誤的？（ d ）。d如果上司出差，可以在他回來(lái)的當(dāng)天安排約會(huì)42文員制作日程安排計(jì)劃表時(shí)，以下哪一種情況應(yīng)避免？（ d ）。d日程安排計(jì)劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄43在某些情況下，文員在安排日程計(jì)劃表時(shí)可能獲得上司的完全信任，取決于兩點(diǎn)：一是掌握足夠的知

8、識(shí)，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有（b ），了解要求約會(huì)者的心理。b說(shuō)話的技巧44以下關(guān)于確認(rèn)上司日程安排計(jì)劃的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（ a ）。 a以電話方式?jīng)Q定面談或開(kāi)會(huì)的重要預(yù)定計(jì)劃，不用再以書面形式確認(rèn)45文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的？（ b ）。 b代替上司制定約會(huì)計(jì)劃46以下關(guān)于預(yù)訂工作的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（ d ）。 d不一定要弄到確認(rèn)旅館預(yù)訂的傳真或其他書面形式的證明47上司出差，文員預(yù)訂機(jī)票時(shí)，以下哪一種做法不正確？（ d ）。d不必提前在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認(rèn)48照料上司身邊瑣事的說(shuō)法，哪一種是不正確的？（ d ）。d應(yīng)酬

9、需要更換衣服，這是上司個(gè)人的需要，不必給予協(xié)助49以下關(guān)于名片的使用方式，哪項(xiàng)是錯(cuò)誤的？（ d ）。d各自只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的50文員遇到對(duì)方遞送的名片上有較罕見(jiàn)的字，應(yīng)（ d ）。 d請(qǐng)教對(duì)方“可否請(qǐng)問(wèn)一下，這個(gè)字怎么念？”51以下關(guān)于交際禮儀的舉止行為，哪一項(xiàng)是比較適宜的？（ d ）。 d穿著短裙的下蹲姿勢(shì)，應(yīng)跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下時(shí)慢悠悠地彎下腰52社交場(chǎng)合很講究次序禮儀，一般（ b ）。b以右為尊53當(dāng)文員獲知婚喪喜慶的消息后，首先應(yīng)（ d ）。d查證消息的可靠性54文員協(xié)助舉行宴會(huì)時(shí)，不用考慮（ d ）。d有無(wú)休息室55以下說(shuō)明宴會(huì)的種類與形式的內(nèi)容，哪一項(xiàng)是正

10、確的？（ c ）。 c工作餐是非正式宴請(qǐng)形式，早、午、晚舉行均可56以下關(guān)于文員的宴會(huì)禮儀中，哪一項(xiàng)是正確的？（ d ）。 d吃西餐時(shí)用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去57以下餐巾的使用方法是正確的（ c ）。c用來(lái)擦嘴唇嘴角 58.文員打印寄往歐美國(guó)家的信封,寄信人姓名、地址應(yīng)該打印在（ b ）b、左上角59以下文員應(yīng)遵守的參加宴會(huì)的禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（ c ）。 c. 未用完一道萊時(shí)，應(yīng)將刀叉平行排放在盤了上右側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi)60上司參加各種應(yīng)酬和會(huì)議，有時(shí)需要更換服裝，文員應(yīng)（a）。 a通知上司家人把衣服送達(dá)61以下關(guān)于說(shuō)話的要領(lǐng)中，哪一項(xiàng)不適宜

11、？（ b ）。 a語(yǔ)句要簡(jiǎn)短62接受忠告的正確反應(yīng)是（ d ）。d切勿感情用事63辦公室人員在社交活動(dòng)中應(yīng)如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題？（a）。a有共同利益的話題 64將同文多頁(yè)沿邊取齊后均勻錯(cuò)開(kāi)，從首頁(yè)到末頁(yè)，在頁(yè)邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁(yè)確實(shí)是同時(shí)形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是（ a ）。a. 騎邊章65值班人員不應(yīng)該做以下哪類事情？（ a ）。a簽發(fā)文件66文員要做好檔案收集，應(yīng)該收集的文書資料是（a）。a下級(jí)單位報(bào)送的報(bào)告，統(tǒng)計(jì)報(bào)表等67以本單位與外單位就某些問(wèn)題的往來(lái)文書為標(biāo)準(zhǔn)立卷。如問(wèn)函與復(fù)函等用（ a ）。a. 按通訊者特征立卷68文書立卷歸檔要求遵守一定的制度，

12、包括以下方面（b）。b歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔耍求69文書立卷的歸檔制度包括三方面：歸檔范圍、（ a ）和歸檔要求。 a歸檔時(shí)間 二、判斷題1辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（ ）2辦公室的燈光照明要避開(kāi)自然光，最好用人工燈光。（ ）3在陽(yáng)光明亮的教室和會(huì)議室內(nèi)使用投影機(jī)，效果不受影響。（ ）4沒(méi)有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對(duì)文員的日志與上司的日志的事項(xiàng)是否一致則是典型的工作。（ ）5文員第一次做一項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)該快一些，如果錯(cuò)誤可以再做一遍。（ ）6善于合作指每一個(gè)文秘人員都要謙虛、謹(jǐn)慎，對(duì)同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。（ ）7文員對(duì)支票管理要謹(jǐn)慎，支票

13、簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜。（ ）8文秘人員對(duì)上司支票往來(lái)管理要謹(jǐn)慎小心，支票簿與印章應(yīng)該一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。（ ）9文員傳達(dá)上司信息時(shí)，可以把上司的話語(yǔ)加多或減少，以個(gè)人的口吻來(lái)轉(zhuǎn)達(dá)。（ ）10文員代替上司傳達(dá)不利消息時(shí)，因?yàn)楫?dāng)這個(gè)信差很困難，所以要拖到最后一刻行動(dòng)。因?yàn)樯纤菊鹋?，自己轉(zhuǎn)達(dá)口信的語(yǔ)氣也應(yīng)該變成上司的語(yǔ)氣。（ ）11如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長(zhǎng)，你跟對(duì)方的文員說(shuō)完之后就應(yīng)該叫上司接過(guò)電話，告訴上司要找的人馬上就會(huì)來(lái)聽(tīng)電話，讓上司直接與對(duì)方通話。（ ）12文員對(duì)報(bào)紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀。（

14、）13文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡可能頻繁的聯(lián)系集中起來(lái)分批進(jìn)行。（ ）14文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行。（ ）15文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)該去洗手間。（ ）16男女之間，男士先伸手了，女土才能與之相握。（ ）17按英美國(guó)家習(xí)慣，文員接待來(lái)訪者，應(yīng)該站起來(lái)與來(lái)訪者講話。（ ）18如果需要與來(lái)訪者確定會(huì)面時(shí)間，應(yīng)先征求來(lái)訪者方便的時(shí)間，查看上司的時(shí)間表，如果這一時(shí)間有空，就可答應(yīng)下來(lái)。（ ）19如果會(huì)客室的門是拉開(kāi)的，文員進(jìn)入會(huì)客室后，才能讓客人進(jìn)入。（ ）20如果會(huì)客室的門是拉開(kāi)的，先讓來(lái)訪者進(jìn)入會(huì)客室后，文員立即換手握住室內(nèi)的門把手，以輕盈的步伐進(jìn)入室內(nèi)，輕輕關(guān)上門。（

15、）21如果會(huì)客室的門是推開(kāi)的，文員應(yīng)先小步走進(jìn)會(huì)客室，等客人進(jìn)入后，再輕輕關(guān)上門。（ ）22介紹地位相同的人時(shí)，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進(jìn)的職員；若同時(shí)到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人。（ ）23文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（ ）24文員作介紹，若年齡、地位都相同，應(yīng)從較親近的人開(kāi)始介紹。（ ）25同時(shí)介紹很多人時(shí)，可從右至左，按順序介紹。（ ）26如果是你主持會(huì)議，則要做好筆記并把每次會(huì)議紀(jì)要的打印件存放進(jìn)一個(gè)會(huì)議文件夾，如果以后出現(xiàn)問(wèn)題，可以查看筆記，證實(shí)某一天你曾給某人安排了某件工作等。 （ ）27為來(lái)自外地的與會(huì)者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會(huì)者預(yù)定房

16、間，只要弄清有多少人數(shù)即可。（ ）28假如上司不準(zhǔn)備參加某個(gè)會(huì)議，應(yīng)立即將會(huì)議通知丟掉，以免干擾其他事情。 （ ）29如果會(huì)議氣氛緊張，且對(duì)上司立場(chǎng)不利時(shí)，文員可借奉茶為名，態(tài)度和藹，輕柔緩慢地端出茶點(diǎn)，以消除緊張的氣氛。（ ）30會(huì)議租用的設(shè)備，文員必須確保賓館（或其他供應(yīng)者）把所需用設(shè)備都送過(guò)來(lái)，并在會(huì)議開(kāi)始前有足夠的時(shí)間布置好，這些設(shè)備應(yīng)由文員具體操作和負(fù)責(zé)。（ ）31代表會(huì)議依法定期召開(kāi)，與會(huì)代表必須達(dá)到法定人數(shù)方為有效，因此文員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)出席人數(shù)。（ ）32如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個(gè)人和每一次見(jiàn)面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，準(zhǔn)備交往提示文件。（ ）33受到直屬上

17、司以外的指派時(shí)，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會(huì)影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請(qǐng)示后再作決定。（ ）34如果不小心發(fā)生日程安排計(jì)劃重復(fù)的情形，就要排定能夠動(dòng)用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。（ ）35上司自己安排的約會(huì)忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會(huì)沖突，解決方法是讓上司先見(jiàn)他自己安排的那一位。（ ）36文員因?yàn)橐呀?jīng)打過(guò)電話，并給對(duì)方留了言，即是已經(jīng)完成任務(wù)了。“做過(guò)某項(xiàng)工作”和“完成某項(xiàng)工作”是完全相同的。（ ）37對(duì)于誤投郵件，文員可先拆開(kāi)看看，然后在信封上寫上“該地址不對(duì)”，并把它退回去。（ ）38假如對(duì)方所要求的日期已經(jīng)被預(yù)約，除非有相當(dāng)?shù)拇_認(rèn)，文秘人員切不可獨(dú)斷地拒絕，

18、應(yīng)該問(wèn)明上司的意思，因?yàn)榛蛟S那是件必須取消原定約會(huì)的重要事情。（ ）39拜訪長(zhǎng)輩或地位較高人士時(shí)，可先請(qǐng)人遞上你的名片，以作通報(bào)。（ ）40當(dāng)上司要求文員協(xié)助私人事務(wù)時(shí)，就把它當(dāng)作是上司利用文員下屬同事的關(guān)系來(lái)協(xié)助他解決私人的事務(wù)。（ ）41即使是上司私人的應(yīng)酬，文秘人員也應(yīng)該積極、樂(lè)意地去協(xié)助。（ ）42如果是沿著人行道走，兩個(gè)人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三個(gè)人并行，則在中間。（ ）43文員坐下時(shí)，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開(kāi)。（ ）44女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅面有一個(gè)拳頭大小距離。（ ）45當(dāng)與人擦肩而過(guò)，或越過(guò)長(zhǎng)輩、上司前面，或

19、因事中途離坐時(shí)，都要招呼一聲。（ ）46交際應(yīng)酬要講求時(shí)效，若時(shí)機(jī)錯(cuò)過(guò)再來(lái)補(bǔ)救，不但無(wú)法表達(dá)誠(chéng)意，還會(huì)破壞彼此關(guān)系。（ ）47宴請(qǐng)的菜譜應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國(guó)傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺(tái)等烈性酒。（ ）48不要在酒宴上評(píng)論或附和別人對(duì)某人的議論，也不可評(píng)論菜肴的優(yōu)劣。（ ）49用叉、匙進(jìn)食西餐時(shí)，可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。（ ）50宴請(qǐng)的請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補(bǔ)發(fā)請(qǐng)柬了。（ ）51無(wú)論何種禮服都應(yīng)考慮宴會(huì)的地點(diǎn)、時(shí)間、形式。請(qǐng)?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)”，便表示穿無(wú)尾正式禮服。（ ）52雞尾酒會(huì)一般要安排好座次，在請(qǐng)柬上注明對(duì)著裝的

20、要求。（ ）53口頭語(yǔ)言視時(shí)間、場(chǎng)合、對(duì)象的不同而有所不同，對(duì)上司或長(zhǎng)者說(shuō)話，應(yīng)文雅些；對(duì)一般同事或顧客說(shuō)話，就可通俗。（ ）54要發(fā)問(wèn)或有意見(jiàn)時(shí)，應(yīng)該等上司說(shuō)完話之后再發(fā)問(wèn)，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應(yīng)說(shuō)服上司。（ ）55如果要拒絕別人，最好是依照自己和對(duì)方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以避免因?yàn)榫芙^而發(fā)生不必要的困擾。（ ）56合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。（ ）57凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用，不用通知有關(guān)單位。（ ）58監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。（ ）59文秘人員開(kāi)出的介紹信的正本和存根必須一致，可

21、以出具空白介紹信。（ ）60值班人員要認(rèn)真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問(wèn)題要報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門處理。（ ）61面對(duì)突發(fā)事件，值班人員有時(shí)在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采取臨時(shí)應(yīng)急措施。（ ）62辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請(qǐng)示報(bào)告制度和安全、保密制度，但沒(méi)有崗位責(zé)任制度。（ ）63列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時(shí)，由制文機(jī)關(guān)確定密級(jí)和保密范圍，密級(jí)和保密期限的變更和解密。（ ）64注辦是指文秘人員在文件處理單上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。（ ）65檔案是指使用過(guò)的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價(jià)值的文書。 （ ）66即使客觀形勢(shì)發(fā)生變化，也不應(yīng)變更檔案的密

22、級(jí)、期限。（ ）67文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒(méi)有期限。（ ）68文秘人員或文書人員依照已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時(shí)按類目上的對(duì)應(yīng)條款歸人卷內(nèi)，即為年終歸卷工作。（ ）三、簡(jiǎn)答題：1、 文員所作的的完整的會(huì)議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng)？答：（1）會(huì)議名稱；（2）會(huì)議記錄人的姓名、蓋章；（3）時(shí)間；（4）會(huì)議地點(diǎn)；（5）議題；（6）主持人、主席；（7）出席者名單；（8）會(huì)議的經(jīng)過(guò)情形及結(jié)論；（9）相關(guān)資料；（10）下次會(huì)議預(yù)定日期。2、 辦公室人員為了說(shuō)服對(duì)方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪些？答：（1）清楚地知道在所說(shuō)服的

23、事項(xiàng)中，最想說(shuō)什么，以邏輯分析自己的意向，并對(duì)目的、效果、重要性、關(guān)聯(lián)性等，抓住重點(diǎn)。（2）說(shuō)服時(shí)，要盡量具體客觀，使對(duì)方產(chǎn)生了解的動(dòng)機(jī)。（3）偶而也需要引用某些權(quán)威人士、專家的意見(jiàn)，或者用圖表、資料、經(jīng)驗(yàn)談等等。（4）要具體了解對(duì)方的立場(chǎng)和意向，先注意聆聽(tīng)對(duì)方所說(shuō)的話，切勿以自己主觀的方式進(jìn)行談話。要掌握對(duì)方不能了解的地方，努力加以說(shuō)明；（5）主動(dòng)發(fā)問(wèn)，了解對(duì)方的想法，對(duì)方有關(guān)信息的種類和數(shù)量，以及背景如何等等；（6）以誠(chéng)懇的態(tài)度為對(duì)方著想而發(fā)言，不要使用令對(duì)方反感的言詞。（7）讓對(duì)方打開(kāi)心扉，使對(duì)方對(duì)自己的看法產(chǎn)生興趣；（8）不可傷害對(duì)方的自尊心。3、 什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應(yīng)

24、該怎樣運(yùn)用受意方法？答：（1）受意是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司意圖。（2）一種是直接受意，另一種是間接受意。（3）文員要善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，按上司意圖辦事。但要防止把上司醞釀過(guò)程中的意圖當(dāng)作上司的授意，把上司的質(zhì)疑、設(shè)問(wèn)誤認(rèn)為上司的指示。要做到：備好記錄本，記錄下批示要點(diǎn)。注意傾聽(tīng)，用心判斷指示的用意。必要時(shí)可以提問(wèn)，直到明了意圖為止，但不要打斷談話。如有不同意見(jiàn)，可以公開(kāi)提出，但要言之有理，并要注意方式、態(tài)度。接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。4、 公文的完全格式包括哪幾項(xiàng)？請(qǐng)寫出這些項(xiàng)目。答：（1）版頭、發(fā)文字號(hào)、印刷順序號(hào)。（2）密級(jí)、緊急程度。（3）簽發(fā)人姓名；（4）公文標(biāo)題；（5）主送機(jī)關(guān)；（

25、6）正文、附件；（7）發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、機(jī)關(guān)印章；（8）注釋、閱讀范圍。（9）主題詞；（10）抄送單位、印發(fā)說(shuō)明。5、 提高會(huì)議效率可以有哪些做法？答：遵循法律法規(guī)、合理確定會(huì)議目標(biāo)、確定必要的與會(huì)者、減少會(huì)議數(shù)量、縮小會(huì)議規(guī)模、簡(jiǎn)化會(huì)議程序、縮短會(huì)議時(shí)間、控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)、分析會(huì)議成本。6、 文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？答：有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)；電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設(shè)置日程表、報(bào)警系統(tǒng)、一周計(jì)劃及其他提示事項(xiàng)，文員應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。人工提示系統(tǒng)的做法：設(shè)置基本辦公日程表、固定活動(dòng)日期一覽表、使用提示性備忘錄、準(zhǔn)備約

26、會(huì)表、準(zhǔn)備特殊提示卡、準(zhǔn)備交往提示文件。7、 文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過(guò)一系列程序即為發(fā)文過(guò)程。請(qǐng)說(shuō)明這一過(guò)程。答：（1）擬稿；（2）核稿。指擬稿人員的上級(jí)負(fù)責(zé)人對(duì)初稿的審查和核實(shí)。（3）簽發(fā)。指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿的最后審定、簽字發(fā)出。（4）編號(hào)。已經(jīng)簽發(fā)的文件，由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)。（5）繕印。對(duì)已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進(jìn)行謄清、復(fù)印或排版印制。（6）校對(duì)。指將文件的謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對(duì)校正。（7）用印。指在完成的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章。（8）登記；（9）分發(fā)。8、 文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)應(yīng)注意哪些要點(diǎn)？決定時(shí)間、地點(diǎn)時(shí)要注意什么？答：要獲得上司的許可如果用寫信的

27、方式，在等到對(duì)方收到信后，再打電話給對(duì)方的文秘人員以確認(rèn)；要正確告知對(duì)方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、方式、所需要的時(shí)間等。約定好以后， 一定要向上司匯報(bào)，并填寫在日程安排計(jì)劃表上。還應(yīng)準(zhǔn)備約會(huì)所需要的文件資料。星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會(huì)；公司有重大活動(dòng)的那一天不宜安排約會(huì)；地點(diǎn)選擇對(duì)方比較方便的地方，還應(yīng)考慮約會(huì)的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。9、 文員進(jìn)言是指什么？進(jìn)言具有什么作用？方法和要求是什么？答：（1）進(jìn)言是指文員主動(dòng)對(duì)上司提出意見(jiàn)、建議、批評(píng)或規(guī)勸；（2）參謀作用；（3）補(bǔ)缺作用；（4）增進(jìn)關(guān)系作用；（5）適事。緊急的事，重要的事，

28、上司需要知道的事；（6）適時(shí)。考慮時(shí)機(jī)；（7）適地?？磮?chǎng)合；（8）適度。要注意掌握分寸。10、 什么是文書的立卷特征？通?？梢园凑漳膸追N特征立卷？答：（1）文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷，稱為“立卷特征”；（2）按問(wèn)題特征立卷;（3）按作者特征立卷；（4）按文種特征立卷；（5）按時(shí)間特征立卷；（6）按地區(qū)特征立卷；（7）按通訊者特征立卷；（8）在運(yùn)用六個(gè)特征立卷時(shí)，需要運(yùn)用兩個(gè)或兩個(gè)以上的特征組合每一個(gè)案卷。11、 來(lái)信受訪的范圍包括哪些？受理與處理的程序和基本要求是什么？答：（1）受理的范圍是：國(guó)家機(jī)關(guān)、主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來(lái)的信件；職工、群眾直接給機(jī)關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的信件。（2

29、）及時(shí)拆封。拆封時(shí)，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方。對(duì)急信、要信、或有過(guò)激言語(yǔ)的來(lái)信，要處理及時(shí)，報(bào)告上司，還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急處理。拆開(kāi)后在裝訂時(shí)，信紙?jiān)谇?、信封在后。要一并裝訂。（3）認(rèn)真閱讀。把握信中的主要內(nèi)容，也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點(diǎn)，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗”或“可與前信印證”等。提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需的資料。（4）逐項(xiàng)登記。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時(shí)間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要求、收信單位以及承辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號(hào)等詳細(xì)記載，便于統(tǒng)計(jì)、查找和催辦。（5）認(rèn)真處理。處理信件應(yīng)該按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口處理”的原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦

30、。（6）及時(shí)復(fù)信。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對(duì)組織的信任。課誦信可采取收信人復(fù)信，或承辦人復(fù)信兩種方式進(jìn)行。12、 文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是怎樣的，有什么要求？答：（1）不要失去報(bào)告的適當(dāng)時(shí)機(jī)。報(bào)告時(shí)機(jī)原則上最好是在完成被指示工作時(shí)，但有時(shí)也要在尚未完成之時(shí)作期中報(bào)告。有時(shí)因上司太忙，不妨預(yù)先約好時(shí)間。（2）不要弄錯(cuò)報(bào)告對(duì)象及順序。要直接向指示工作的人（上司）報(bào)告；（3）報(bào)告的順序基本上是先說(shuō)結(jié)論，接著依照必要說(shuō)明理由及經(jīng)過(guò)，如：“結(jié)果是這樣，理由有三個(gè)，一是。“。（4）一定要簡(jiǎn)短、扼要、流暢；（5）如報(bào)告過(guò)于復(fù)雜，應(yīng)事先以5w2h的原則檢查是否遺漏；（6）如果覺(jué)得僅僅

31、以口頭報(bào)告對(duì)方，對(duì)方不易明了，或者報(bào)告項(xiàng)目很多時(shí)，可以制作“報(bào)告?zhèn)渫洝碧岢鰜?lái)。13、 單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？答：?jiǎn)挝挥≌轮饕校?）單位印章、套印章；（2）鋼印、領(lǐng)導(dǎo)人簽名章、其他印章；（3）刻制公章有兩種情況：一是由上級(jí)主管機(jī)關(guān)刻制頌發(fā)；（4）另一種是由法人代表申請(qǐng)，經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，公安部門登記后由專門刻制廠刻制；（5）公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應(yīng)專人專用；（6）加蓋公章，是哪一級(jí)的公章，須經(jīng)哪一級(jí)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并審核簽名；（7）將蓋用文件名稱、編號(hào)、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記。（8）加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整不歪斜

32、、更不能顛倒。（9）凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位章方能有效。14、 按照2000年國(guó)務(wù)院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法的規(guī)定，國(guó)務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種。答：（1）命令；（2）決定；（3）公告；通告；（4）通知；通報(bào)；（5）議案；（6）報(bào)告；（7）請(qǐng)示；（8）批復(fù)；意見(jiàn)；（9）函；（10）會(huì)議紀(jì)要。15、提高會(huì)議效率可以有哪些做法?答：遵循法律法規(guī)；合理確定會(huì)議目標(biāo)；確定必要的與會(huì)者；減少會(huì)議數(shù)量；縮小會(huì)議規(guī)模；簡(jiǎn)化會(huì)議程序；縮短會(huì)議時(shí)間；控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)；分析會(huì)議成本。16.文員所作的完整的會(huì)議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng)？答案：（1）會(huì)議名稱； （2）會(huì)議記錄人的姓名、蓋章；（3）時(shí)間（開(kāi)

33、始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間）； （4）會(huì)議地點(diǎn)；（5）議題； （6）主持人、主席； （7）出席者名單；（8）會(huì)議的經(jīng)過(guò)情形及結(jié)論； （9）相關(guān)的資料； （10）下次會(huì)議預(yù)定日期。17.按照2000院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法的規(guī)定，國(guó)務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？答案: （1）命令（令）； （2）決定； （3）公告；通告；（4）通知；通報(bào)； （5）議案； （6）報(bào)告； （7）請(qǐng)示； （8）批復(fù)；意見(jiàn)； （9）函； （10）會(huì)議紀(jì)要。18安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行10人將于8月下旬來(lái)訪，商議合作的具體事宜，辦公室主

34、任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？(p121)參考答案：（1）接受任務(wù) （2）了解來(lái)賓 （3）制訂計(jì)劃 （4）預(yù)訂宿食（5）迎接來(lái)賓 （6）商議日程 （7）安排會(huì)議 （8）陪同參觀 （9）送別客人 （10）接待小結(jié)四、設(shè)計(jì)題：1小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜、儲(chǔ)物架、書報(bào)架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機(jī)，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復(fù)印紙(2刀)，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢?。小李?yīng)該怎么做?(p13)答：電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機(jī)，右手做

35、記錄；電腦放在右邊；新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條；各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)；參考書應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；墨水放置在儲(chǔ)物架底層，復(fù)印紙放在下面幾層。2安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行10人將于8月下旬來(lái)訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？(p121)答：（1）接受任務(wù)；（2）了解來(lái)賓；（3）制訂計(jì)劃；（4）預(yù)訂食宿；（5）迎接來(lái)賓；（6）商議日程；（7

36、）安排會(huì)議；（8）陪同參加；（9）送別客人；（10）接待小結(jié)。3康橋賓館位于本市南京西路45號(hào)，是個(gè)中型賓館，有會(huì)議室、餐飲、停車場(chǎng)等，某企業(yè)準(zhǔn)備在11月15日上午9:00到12：00召開(kāi)全廠中層干部大會(huì)，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計(jì)劃，地點(diǎn)就在康橋賓館的12樓會(huì)議室。這次會(huì)議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。辦公室主任讓小付擬一個(gè)會(huì)議通知。他應(yīng)該考慮哪些問(wèn)題？(p123)答:他應(yīng)考慮l1)會(huì)議名稱;(2)出席會(huì)議者的姓名或組織、部門的名稱；（3）日期、時(shí)間；（開(kāi)始到結(jié)束的預(yù)定時(shí)刻）（4）地點(diǎn)；（具體在幾樓幾號(hào)會(huì)議室）（5）議題；（或議事日程）（6）主辦者的聯(lián)絡(luò)處、電話號(hào)碼等。（7）開(kāi)會(huì)所在地，建筑物名稱

37、、幾樓、電話號(hào)碼（必要時(shí)可附上地圖）。（8）注意事項(xiàng)、是否備有餐點(diǎn)、有否停車場(chǎng)，或當(dāng)天應(yīng)備的資料等4文秘人員如何主持會(huì)議？應(yīng)注意哪些細(xì)節(jié)？(p145)答：文秘人員如果在會(huì)議上要發(fā)言，應(yīng)先把要講的內(nèi)容作一個(gè)總結(jié)結(jié)構(gòu)的構(gòu)思，簡(jiǎn)略記下發(fā)言的要點(diǎn)。會(huì)議上注意自己的表情和說(shuō)話的語(yǔ)調(diào)，并控制發(fā)言的時(shí)間。對(duì)發(fā)言內(nèi)容加以引導(dǎo)，提醒時(shí)間有限。在會(huì)議上可分配工作任務(wù)，認(rèn)真傾聽(tīng)其他人意見(jiàn)，不要當(dāng)眾批評(píng)某個(gè)人。最后作總結(jié)，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)。要求與會(huì)者筆記，自己做好筆記并把每次會(huì)議紀(jì)要的打印件放進(jìn)文件夾。以作查證。5麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，以制定合適的價(jià)格打入市場(chǎng)，決定召開(kāi)專家座談會(huì)，對(duì)新產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估，辦公

38、室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開(kāi)好這次座談會(huì)？(p150)答：（1）座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者，能獨(dú)立思考、有主見(jiàn)又敢于發(fā)表意見(jiàn)者；（2）座談會(huì)以小型為主，人數(shù)以七、八人為宜；（3）座談會(huì)上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；（4）主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織、可不做記錄；（5）詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；（6）座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長(zhǎng)可短；（7）會(huì)場(chǎng)應(yīng)準(zhǔn)備些飲料、茶點(diǎn)，邊吃邊談?？墒箽夥蛰p松。6某個(gè)下雨天，在利達(dá)公司內(nèi)召開(kāi)的新產(chǎn)品推介會(huì)結(jié)束了。公司的大型會(huì)議室有很各種會(huì)議用品，室外有接待處，公司還租了汽車來(lái)接送來(lái)賓，為圓滿結(jié)束這次會(huì)議，辦公室人員在會(huì)后應(yīng)該做些什么工作？

39、(p134)答：（1）要替搭車回去的人安排車子；（2）在接待處暫時(shí)代為保管的衣物，不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng)、冒領(lǐng)；（3）有留言時(shí)，切記務(wù)必傳達(dá)；（4）檢查會(huì)場(chǎng)有無(wú)物品遺漏；（5）要為參加會(huì)議的人員送行；（6）文秘人員離去前，要檢查煙灰缸、字紙簍有無(wú)易燃的東西，如有，則必須加以熄滅。（7）桌、椅早先若有移動(dòng)，必須還原；洗滌煙灰缸、茶具等，并收拾妥當(dāng)，倒去垃圾；（8）攜帶進(jìn)會(huì)場(chǎng)的資料和會(huì)議用品要記得帶回；（9）關(guān)緊門窗并上鎖；（10）通知會(huì)場(chǎng)的管理單位，會(huì)議已經(jīng)結(jié)束。7科達(dá)公司召開(kāi)中層干部擴(kuò)大會(huì)議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理 各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會(huì)議文秘人員和其他

40、服務(wù)人員4人，會(huì)議時(shí)間為5小時(shí)。參加會(huì)議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設(shè)一個(gè)月工作30天、一天工作8小時(shí)。會(huì)議后勤費(fèi)用開(kāi)支有：文件材料費(fèi)200元，飲料費(fèi)100元，因會(huì)議緊張安排午餐，餐費(fèi)每人10元。請(qǐng)計(jì)算會(huì)議的成本。(p161)答：（1）會(huì)議成本23（g+s）tn+后勤開(kāi)支6（gs）t.n后勤開(kāi)；（2）g參加會(huì)議人員的每小時(shí)人均工資數(shù)；每個(gè)人每小時(shí)平均工資為10元，（2400308）；（3）s參加會(huì)議人員每小時(shí)人均其他收入數(shù)；其他收入為2.5元。（600308）；（4）t參加會(huì)議人員人均到會(huì)時(shí)間為5小時(shí)；（5）n參加會(huì)議人數(shù)為50人（46+4）；（6）后勤開(kāi)支等于支票開(kāi)支、現(xiàn)

41、金開(kāi)支和實(shí)物開(kāi)支的總和為800（200+100+1050）；（7）會(huì)議成本6（10+2.5）550+80018750+80019550（元）8文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？(p196)答：（1）整理好旅行過(guò)程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用。（2）回到公司上班后，應(yīng)將出差過(guò)程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報(bào)。如果是上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告，送上司過(guò)目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。（3）盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完成的工作。（4）把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來(lái)有用。（5）對(duì)在旅行過(guò)程中給予

42、幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。9文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，在準(zhǔn)備國(guó)內(nèi)國(guó)際旅行時(shí)要考慮哪些項(xiàng)目？(p186)履行哪些職責(zé)？(p1182)答：（1）準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息。旅行計(jì)劃表要說(shuō)明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn)、是乘飛機(jī)還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間、座位情況、旅館情況。（2）制定約會(huì)計(jì)劃。約會(huì)計(jì)劃表包括：城市名和?。ㄖ荩┟ㄈ绻菄?guó)外旅行，寫明城市和國(guó)家名），日期和時(shí)間，與上司約會(huì)者的姓名、公司和地址，電話號(hào)碼。（3）為商務(wù)洽談收集資料。（4）決定旅行用品。把上司作商務(wù)旅行時(shí)需要帶的用品列出清單。（5）考慮行李問(wèn)題。通過(guò)航空公司出版的旅行計(jì)劃手冊(cè)或旅行社

43、代辦人信息。為每件行李準(zhǔn)備識(shí)別標(biāo)簽。（6）安排差旅費(fèi)。（7）建立旅行旅館信息資料庫(kù)。隨時(shí)與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實(shí)自己的資料庫(kù)。（8）辦理旅行保險(xiǎn)，如意外傷害保險(xiǎn)等。10某公司成立三周年，準(zhǔn)備舉行大型宴會(huì)，辦公室人員應(yīng)該如何做好準(zhǔn)備，要做哪些工作？(p126)答：（1） 客人的選擇。確定名單， 再請(qǐng)上司核定。（2）確定時(shí)間。如果是涉外宴請(qǐng)，宴請(qǐng)時(shí)間應(yīng)該按照國(guó)際慣例，征詢客人的意見(jiàn)，要避免選擇對(duì)方的重大節(jié)假日。（3）會(huì)場(chǎng)的選擇。要考慮宴會(huì)的性質(zhì)，客人的數(shù)目，以及預(yù)算費(fèi)用等，考慮宴會(huì)的形式與氣氛、交通是否方便、場(chǎng)地大小是否合適、菜式、有無(wú)停車場(chǎng)。（4）擬訂菜單。應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣，從賓客的身

44、份、宴請(qǐng)層次、目的等方面去考慮，至少要提供2份菜單，供上司挑選。（5）寄發(fā)請(qǐng)柬。宴請(qǐng)需要發(fā)請(qǐng)柬，請(qǐng)柬上應(yīng)寫明邀請(qǐng)人姓名，被邀請(qǐng)人姓名、宴請(qǐng)的目的、方式、時(shí)間、地點(diǎn)，以及著裝要求，要求回函及其他說(shuō)明等。請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出；（6）席次的排列。以社會(huì)地位與年齡作優(yōu)先考慮來(lái)安排，在請(qǐng)柬上應(yīng)注明席次號(hào)。席次的排列原則 是：男女主人公地坐桌椅的兩端，男女賓客間隔而坐；夫婦分開(kāi)坐；男主賓坐女主人的右邊，女主賓坐在男主人的右邊。主人方面的陪客，應(yīng)插在客人中間坐，以便同客人接觸交談。11文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈(zèng)送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做？(p223)答：在贈(zèng)禮前必須搞清贈(zèng)禮

45、目的，如是為周年慶典、生日、結(jié)婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等；（2）還要清楚贈(zèng)禮對(duì)象身份、愛(ài)好、文化背景、性格習(xí)慣等；（3）在日歷上應(yīng)該清楚地標(biāo)明節(jié)日活動(dòng)安排以引起上司的注意。時(shí)間如何取決于當(dāng)?shù)氐馁?gòu)物環(huán)境。（4）還應(yīng)熟知以下規(guī)則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對(duì)方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可。（5）要看對(duì)方的實(shí)際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對(duì)方。（6）贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià)，并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下。（7）如果不是親自送禮，應(yīng)該在禮物的外包裝上寫上贈(zèng)送者的姓名或附上名片、賀卡。（8）文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建

46、議或提出一些其他的意見(jiàn)、以及標(biāo)明價(jià)格范圍。（9）為了避免所送禮物的重復(fù)，文秘人員應(yīng)該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。12上海某企業(yè)欲與德國(guó)某企業(yè)合作，德國(guó)以品牌、技術(shù)入股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。德國(guó)代表團(tuán)一行9人將于8月下旬來(lái)訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？(p152)答：（1）接受任務(wù)。（2）了解來(lái)賓、制訂計(jì)劃。（3）預(yù)訂食宿。（4）歡迎來(lái)賓、商議日程。（5）禮節(jié)性拜訪、宴請(qǐng)。（6）正式會(huì)談。（7）簽訂協(xié)議書。（8）陪同參觀游覽。（9）互贈(zèng)禮品。（10）歡送來(lái)賓、接待小結(jié)。13某中外外資公司總部德

47、方總經(jīng)理來(lái)訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購(gòu)買禮物贈(zèng)送，小陳應(yīng)如何辦？要考慮哪些因素？(p223)答：清楚德方總經(jīng)理的愛(ài)好、文化背景、性格習(xí)慣等；征求上司意見(jiàn)或同意，在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購(gòu)禮物；比較合適的生日禮物是有 國(guó)特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品；贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià)，并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下；附上賀卡寫上 國(guó)公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。14總經(jīng)理把保管單位公章和蓋印的任務(wù)交給了秘書小付，小付應(yīng)該怎樣做？(p248)答：小付應(yīng)把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險(xiǎn)箱內(nèi)，鑰匙隨身攜帶；每次用畢應(yīng)將印章加鎖存放，隨印隨鎖vk因事外出，須經(jīng)批準(zhǔn)交他人代管。加蓋單位公章，須

48、經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并審核簽名；并要將蓋用文件名稱、編號(hào)、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等詳細(xì)登記。加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整。15.康橋賓館位于本市南京西路號(hào)，是個(gè)中型賓館，有會(huì)議室、餐飲、停車場(chǎng)等，某企業(yè)準(zhǔn)備在11月15日上午9：00至12：00召開(kāi)全廠中層干部大會(huì)，討論第二年的產(chǎn)品發(fā)展和銷售計(jì)劃，地點(diǎn)就在康橋賓館的12樓會(huì)議室。這次會(huì)議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。辦公室主任讓小付擬一個(gè)會(huì)議通知。他應(yīng)該考慮哪些問(wèn)題？答案 : （1）會(huì)議的名稱： （2）出席會(huì)議者的姓名或組織、部門的名稱；（3）日期、時(shí)間（開(kāi)始到結(jié)束的預(yù)定時(shí)刻）；（4）地點(diǎn)：（具體在幾樓幾號(hào)會(huì)議室）； （5）議題（或者議

49、事日程）；（6）主辦者的聯(lián)絡(luò)處，電話號(hào)碼等；（7）開(kāi)會(huì)所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號(hào)碼（必要時(shí)可附上地圖）；（8）注意事項(xiàng)、是否備有餐點(diǎn)、有否停車場(chǎng)，或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。16.某個(gè)下雨天，在利達(dá)公司召開(kāi)的新產(chǎn)品推介會(huì)結(jié)束了。公司的大型會(huì)議室有各種會(huì)議用品，室外有接待處，公司還租了汽車接送來(lái)賓，為圓滿結(jié)束這次會(huì)議，辦公室人員在會(huì)后應(yīng)該做些什么工作？答案:（1）要替搭車回去的人安排車子；（2）在接待處暫時(shí)代為保管的衣物，不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng)、冒領(lǐng)； （3）有留話時(shí)，切記務(wù)必傳達(dá)；（4）檢查會(huì)場(chǎng)有無(wú)物品遺漏； （5）要為參加會(huì)議的人員送行； （6）文秘人員離去前。要檢查煙灰缸、字紙簍有無(wú)易燃的東西，

50、如有，則必須加以熄滅； （7）桌、椅早先若和移動(dòng)，必須還原，洗滌煙灰缸、茶具等，如有，則必須加以熄滅（8）攜帶進(jìn)會(huì)場(chǎng)的資料和會(huì)議用品要記得帶回； （9）關(guān)緊門窗并上鎖； （10）通知會(huì)場(chǎng)的管理單位，會(huì)議已經(jīng)結(jié)束。五、案例分析題：1新加坡利達(dá)公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請(qǐng)自己最好的朋友陳小姐暫時(shí)代理她的工作，時(shí)間為一個(gè)月。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，劉小姐把工作交代給她，并鼓勵(lì)她努力干，準(zhǔn)備在蜜月回來(lái)后推薦陳小姐頂替自己。某一天，經(jīng)理外出了，陳小姐正在公司打字，電話鈴響了，陳小姐與來(lái)電者的對(duì)話如下：來(lái)電者：“是利達(dá)公司嗎？”陳小姐：“是。”來(lái)電者：“

51、你們經(jīng)理在嗎？”陳小姐：“不在。”來(lái)電者：“你們是生產(chǎn)塑膠手套的嗎？”陳小姐：“是?！眮?lái)電者：“你們的塑膠手套多少錢一打？”陳小姐：“1.8美元?！眮?lái)電者：“1.6美元一打行不行？”陳小姐：“對(duì)不起，不行的?！闭f(shuō)完，“啪”掛上了電話。上司回來(lái)后，陳小姐也沒(méi)有把來(lái)電的事告知上司。過(guò)了一星期，上司提起他剛談成一筆大生意，以1.4美元一打賣出了100萬(wàn)打。陳小姐突口而出：“啊呀，上星期有人問(wèn)16美元一打行不行，我知道你的定價(jià)是1.8，就說(shuō)不行的?！鄙纤井?dāng)即臉色一變說(shuō)：“你被解雇了”，陳小姐哭喪著臉說(shuō)：“為什么？”上司說(shuō)：“你犯了五個(gè)錯(cuò)?！标愋〗惚唤夤褪且?yàn)樯纤菊f(shuō)她犯了五個(gè)錯(cuò)，分別是什么？她在電話禮儀

52、方面還犯了哪些錯(cuò)？答:(1)該問(wèn)的沒(méi)有問(wèn)(指對(duì)方情況,手套的需要量);(2)該記的沒(méi)有記錄(對(duì)方的姓名、公司、電話號(hào)碼)；（3）該說(shuō)的沒(méi)有說(shuō)（沒(méi)有及時(shí)向上匯報(bào)）；（4）不該說(shuō)的卻說(shuō)了（價(jià)格上的自作主張，不向上司請(qǐng)示）；（5）不懂得保護(hù)自己（即使自己自作主張拒絕了對(duì)方，犯了錯(cuò)誤，也沒(méi)必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地）；（6）電話禮儀方面，鈴響了沒(méi)有自報(bào)家門；（7）不等對(duì)方說(shuō)完，就“啪”掛上電話。2文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負(fù)責(zé)處理公司的郵件。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話，她讓送信者把信就堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過(guò)筆簽了字。打完電話，心不在焉地把所有的信都

53、剪開(kāi)了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒(méi)有注意。她抽出所有的信紙，放在一邊，而把所有的信封放在了另一邊。鄧小姐拿起一張信紙看了起來(lái)，只見(jiàn)上面寫著：“親愛(ài)的紅：”，她意識(shí)到拆錯(cuò)了信，匆匆看完了信，她把信又用膠水粘了起來(lái)（但是外表還是有些痕跡）。她又看了幾封信，其中有一封急件，覺(jué)得應(yīng)該由上司回信，于是，她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時(shí)，上司把寫有美國(guó)地址的英文名片，讓她打印一個(gè)寄往美國(guó)的信封，鄧小姐按照以往寫信的習(xí)慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。你認(rèn)為鄧小姐處理郵件是否正確，為什么？ 請(qǐng)講出理由并說(shuō)明正確的做法。(p73)答：（1）收郵件應(yīng)該把以

54、前的信件另外放開(kāi)，以免混淆；（2）應(yīng)在清點(diǎn)后才能簽字；（3）首先應(yīng)分類，請(qǐng)示上司哪些郵件能拆封，哪些不能拆；（4）不能把回信地址剪掉；（5）檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致。如不一致，應(yīng)打電話詢問(wèn)正確的，再把錯(cuò)誤的劃去。（6）拆錯(cuò)信，應(yīng)在信封上要寫上“誤拆”，并簽上自己的名字，封上信口，把信件交給收信人時(shí)向?qū)Ψ降狼?。?）把交給上司郵件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆；（8）打印寄往美國(guó)的信封，收信人姓名、地址打印在右下角，寄信人姓名、地址打印在左上角。3文員小曹向分管營(yíng)銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請(qǐng)示了業(yè)務(wù)處理的意見(jiàn)后，又遇到了負(fù)責(zé)宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請(qǐng)示，結(jié)果兩位領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)很不一致，

55、小曹無(wú)所適從，兩位領(lǐng)導(dǎo)也因此矛盾加深。孫認(rèn)為小曹與張關(guān)系親近些，支持過(guò)張，認(rèn)為小曹有意與他作對(duì)；而張認(rèn)為此業(yè)務(wù)是他引介的，小曹應(yīng)先同他通氣。請(qǐng)你分析小曹這樣做對(duì)不對(duì)？錯(cuò)在哪里？面對(duì)這種情況小曹應(yīng)該怎么辦？答：（1）小曹犯了多頭請(qǐng)示的錯(cuò)誤。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請(qǐng)示的原則，既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示了，就應(yīng)按孫的意見(jiàn)辦，不應(yīng)多頭請(qǐng)示。（2）在工作中不應(yīng)過(guò)分親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo)，以至落到尷尬的境地；（3）兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，如果張通情達(dá)理，小曹應(yīng)向他說(shuō)明只能按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見(jiàn)辦；（4）如果不能求得諒解時(shí)，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位商議一個(gè)方法遵照?qǐng)?zhí)行；（5）如果矛盾不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理請(qǐng)示，遵照總經(jīng)理的意見(jiàn)辦，并請(qǐng)他對(duì)孫或張作解釋。這時(shí)文員執(zhí)行主要決策人的意見(jiàn)。4某年3月5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從3月5日至3月