時間管理講師版

1、 計劃、個人成效與時間管理計劃、個人成效與時間管理是 通過建立以價值為基礎(chǔ)，從結(jié)果出發(fā)的時間 管理體系，使經(jīng)理人學會從瑣瑣碎碎的工作 干擾及巨大的工作壓力下中解放出來，更大 限度地實現(xiàn)工作與生活的平衡，從而發(fā)揮個 人成效，以充實、美好的心態(tài)面對工作，用 科學、實用的工具與方法管理工作。 培 訓 內(nèi) 容 一、分辨?zhèn)€人的價值 6時間管理是建立在價值基礎(chǔ)上的選擇 6質(zhì)變與應(yīng)變：找到自己的價值和目標 6效率與成效：建立成效觀念 6The enemy of the “best” is the good. 63D與傳統(tǒng)結(jié)構(gòu)下管理人員的習慣 6價值和目標是決定輕重緩急的依據(jù) 二、時間管理技巧 6尋找壓力的來

2、源：大腦負擔 6不同類型問題采取不同方法處理：4D 6抓主要矛盾，系統(tǒng)化解決主要矛盾： 八二規(guī)則 6優(yōu)先矩陣：分辨重要與緊迫 6阻礙生產(chǎn)力提高的十大障礙及相應(yīng)對策 6安排日程 6建立文檔系統(tǒng), 清理桌面 6授權(quán) 6工作的分解途徑 6吃大象原理 6大腦圖的運用及實例 三、確立目標確立目標 事件構(gòu)成了生命，目標決定成敗與命運 目標的挑戰(zhàn) 目標的特征：何為好目標，如何制定目標 四、把知識化為行動把知識化為行動 制定個人行動計劃 適 用 對 象 總經(jīng)理、副總經(jīng)理及各部門主管總經(jīng)理、副總經(jīng)理及各部門主管 尋找并克服阻礙個人成功的障礙 學會設(shè)立目標掌握生活 分清效率與成效，培育成效觀念 學會計劃與授權(quán)技巧

3、 理解制變，擺脫危機管理與工作壓力 理解重要與緊迫的區(qū)別，學會專注 學會自我管理的實用工具 學習基本時間管理原則和技巧 時間管理 課程目標 n明確時間的概念 n了解時間管理的誤區(qū) n具備時間管理的能力 課程內(nèi)容 n時間管理的概念 n時間管理的誤區(qū) n時間管理的原則 n時間管理的工具 n時間管理的建議 課程內(nèi)容 n時間管理的概念 n時間管理的誤區(qū) n時間管理的原則 n時間管理的工具 n時間管理的建議 天底下每種事物都有其季節(jié)性，而每個時刻也都有其 存在的目的，生命誕生的時刻；生命枯萎的時刻；播種 的時刻；收成的時刻以及保持緘默的時刻，挺身講 話的時刻。 舊約圣經(jīng)之傳道書 我們是每分鐘的主人，否則

4、便是每分鐘的奴隸， 我們利用時間，否則時間利用我們。 “不能管理時間，便什么都不能管理不能管理時間，便什么都不能管理” 杜拉克 “管理”時間是不對的，管理的只能是你自己，因此“時間 管理”就是“自我”管理； 很多人平常都在抱怨的所謂時間不夠用的問題； 其實并沒有所謂時間太多或時間不夠的情形所在； 一天就是二十四小時，不多也不少； 不管你是誰，都是一樣的； 所謂時間太少，只是表示在這段時間里要做的事情太多，以 致這段時間不允許而已； 時間并不允許任何人去做每一件他的良知或幻覺告訴他們值 得去做的事； “能夠做”和“本來可以做”基本上并沒有多大的差別存在 EDWARDWCARTER 是 BRORD

5、WAY HALE 連鎖店的創(chuàng)始人及現(xiàn)任的董事長，他從 1946年成立4間店，到1968年為止共擁有46家連 鎖店，他曾經(jīng)在“FORTUNE”上談到有關(guān)時間管 理的問題： “對我們大部分人而言，我們必須下達的最重我們必須下達的最重 要決策，就是如何去使用自己的時間要決策，就是如何去使用自己的時間。對我來說。 我就不會將自己的時間花在需要很多生產(chǎn)勞力， 而成果卻平凡無奇的事情上面。而且，只要我能 找人去做的事情，我絕不會自己去做”。 案例：老王的故事 延 誤原 因 1、沒有以第一時間把報告做好拖延，沒有界定緩急先后 2、打算做報告的當天 下屬生病，代出席會議 上司緊急命令 一些電話 突發(fā)事件 緊急

6、事件 被打擾 3、下班回家 交通堵塞 4 、看電視 不能自我約束 5、放棄工作不能自我約束 6、賴床不能自我約束 7、沒有帶一些文件回家 善忘 8、上班交通堵塞 時間管理學的演變時間管理學的演變 第一代第二代第三代第四代 優(yōu)點：優(yōu)點： 重要事情發(fā)生時應(yīng)變 能力強，有順應(yīng)時勢的 變通能力； 人際關(guān)系較佳 時間安排不會太緊湊 或太復(fù)雜，會逐步完成 待辦事項 缺點：缺點： 沒有嚴格的組織架構(gòu)； 因忽略組織規(guī)劃而疲 于應(yīng)付； 最重要的事就是眼前 的事 優(yōu)點：優(yōu)點： 準時赴約做答應(yīng)做 的事 通過制定目標與規(guī)劃， 能完成較多事 因事先準備充分，會 議或行事較能發(fā)揮實 效 缺點：缺點： 實現(xiàn)更多目標，卻 未

7、必滿足真正的需求 最重要的事就是時間 表上的事 優(yōu)點：優(yōu)點： 能將價值觀化為 目標與行動 能發(fā)揮短、中、 長期目標的效果 效率提高，時間 與自我更具管理技 巧 缺點：缺點： 價值觀未必符合 自然法則 最重要的事因急 迫性與價值觀而定 優(yōu)點：優(yōu)點： 集前三代時間管 理學于大成的時間 管理理論，側(cè)重于 先做重要的事，而 非急迫的事 講求多方面平衡 改變思想而非改 變行為 時間的特性 n供給毫無彈性：時間的供給量是固定不變的，在任何 情況下不會增加、也不會減少，每天都是24小時，所 以我們無法開源。 n無法蓄積：時間不象人力、財力、物力和技術(shù)那樣被 積蓄儲藏。不論愿不愿意，我們都必須消費時間，所 以

8、我們無法節(jié)流。 n無法取代：任何一項活動都有賴于時間的堆砌，這就 是說，時間是任何活動所不可缺少的基本資源。因此， 時間是無法取代的。 n無法失而復(fù)得：時間無法象失物一樣失而復(fù)得。它一 但喪失，則會永遠喪失?；ㄙM了金錢，尚可賺回，但 倘若揮霍了時間，任何人都無力挽回。 四個影響時間效率的因素 n人們并不尊重時間，他們不了解其重 要性 n人們視時間為不可竭盡的資源，并未 了解其自然規(guī)律 n人們不善于檢查提高時間管理辦法， 不知道“重要”與“緊要”之區(qū)別 n有時間觀念的人不善于控制時間，他 們不知怎樣制定一個時間管理系統(tǒng) n請完成時間管理練習 課程內(nèi)容 n時間管理的概念 n時間管理的誤區(qū) n時間管

9、理的原則 n時間管理的工具 n時間管理的建議 請完成時間管理能力自測題 時間管理的誤區(qū) n工作缺乏計劃 n組織工作不當 n時間控制不夠 n整理整頓不夠 n進取意識不強 時間管理的誤區(qū) n時間大盜有：時間大盜有： 打擾打擾 （電話或沒有預(yù)約）（電話或沒有預(yù)約） 重要性次序無所調(diào)整重要性次序無所調(diào)整 沒有目標、次序和計劃沒有目標、次序和計劃 叫人同一時間完成多項工作卻懂得拒絕叫人同一時間完成多項工作卻懂得拒絕 個人缺乏組織能力個人缺乏組織能力 缺乏自律缺乏自律 會議會議 資料不完整或有所延誤資料不完整或有所延誤 文書工作和繁文縟節(jié)文書工作和繁文縟節(jié) 分不清責任和權(quán)力分不清責任和權(quán)力 走出誤區(qū) 1積

10、極 2通盤考慮 3按順序做事 4提前準備 課程內(nèi)容 n時間管理的概念 n時間管理的誤區(qū) n時間管理的原則 n時間管理的工具 n時間管理的建議 時間管理的原則 n明確目標 n有計劃、有組織地進行工作 n分清工作的輕重緩急 n合理地分配時間 明確你的價值觀 n價值觀是我們想和做的基本原則，它是 進行時間安排的最基本的因素。 n我們有不同的價值標準，它們形成我們 個人特性的基礎(chǔ)，也是我們進行時間管 理的基礎(chǔ)。 n大多數(shù)時候，我們根據(jù)自己的價值觀采 取行動，雖然往往沒有意識到這一點。 n練習中的價值觀： n健康看牙醫(yī)，洗澡，等等 n家庭給家里打電話，等等 n友誼買禮物，回信，參加聚餐，拜訪 朋友，等等

11、 n愛情準備燭光晚餐，等等 n工作簡報，電視節(jié)目，會議，整理材 料，考試，等等 n金錢夜間兼職的面試，等等 n興趣看演唱會，等等 明確我們的目標 n目標是我們的需求和愿望我們想得 到什么。 n它們應(yīng)該直接源于我們的價值觀。 第一步 n請你寫下你覺得重要并想要擁有的東西 （你“要的”可能是有形的資產(chǎn)（如一棟房子）或無形資產(chǎn)（如一個美 滿的家庭） ） n確定上面所列項目中最重要的五項 第二步：貢獻與成就 n當我發(fā)白日夢時，我看見自己做什么？ n如果沒有時間及資源的限制，我會選擇 做什么？ n什么是我未來對別人最重要的貢獻？ n我有什么已發(fā)展或未發(fā)展的才能？ n有什么事是我應(yīng)該去做，但往往用不同 的

12、借口而放棄不干的？ 第三步：回顧有影響的人士 n哪幾位是在你一生中，對你有正面影響 的典范？為什么他們對你有這么重大的 影響？ n這些人士有哪些卓越的品質(zhì)或貢獻是你 所仰慕的？ n還有哪些性格特征是你平日最佩服的？ 第四步：生命中留下的影響 n角色 貢獻宣言 家庭角色 工作角色 職業(yè)角色 生活角色 潛意識訓練 有計劃有組織地進行工作 n墨菲定律 n“如何做”實現(xiàn)目標的行動方案（途徑、 方法等） n“如何分工”各成員分別做什么，分別承 擔什么樣的責任 n“何時做”準備時間、起止時間、進度安 排 n“涉及范圍”涉及哪些部門、哪些地理范 圍 n “投入多少資源”成本、費用、代價 n“應(yīng)變措施”考慮應(yīng)

13、付意外的對策 制定計劃的一般過程 n1.圍繞最終目標，明確當前目標范圍 要點：計劃方向與最終目標一致；初步鎖定當前目標區(qū)域 針對點：明確當前做什么；估算當前能做到大致什么程度 n2.根據(jù)SMART原則，制定初步目標 要點：使當前目標逐步成為好的工作目標 針對點：好的工作目標是計劃的核心；SMART原則 n3.根據(jù)歷史數(shù)據(jù)，現(xiàn)實情況，修訂目標 要點：與過去比較，確定改進；收集相關(guān)信息，評估影響因素； 調(diào)整初步目標 針對點：好的工作目標是計劃的核心；SMART原則 n4.分為關(guān)鍵目標和日常目標并明確達成標準 要點：關(guān)注關(guān)鍵領(lǐng)域，維持一般領(lǐng)域；定好標尺 針對點：分清既定目標群中的主次；定位要達到的標

14、準 制定計劃的一般過程 n5.制定相應(yīng)行動方案 要點：分析實現(xiàn)目標所需解決的問題 針對點：考慮怎樣做、技術(shù)路線問題 n6.落實責任人、獎懲 要點：落實每個目標由誰負責、由誰執(zhí)行、由誰協(xié)調(diào)、由誰檢查，并明 確相應(yīng)的獎懲措施 針對點：責任到位；獎罰分明 n7.制訂進度表 要點：各項行動方案的時間問題、資源供給情況、成本等 針對點：約束條件 n8.分配資源 要點：分配需要的資源、需要投入的時間和投入的量 針對點：資源保證 n9.審定計劃 要點：評價計劃的完整性和可行性 針對點：計劃與最終目標的必然聯(lián)系 分清工作的輕重緩急 n優(yōu)先矩陣 n二維分法 優(yōu)先級排序 n優(yōu)先矩陣 n緊急任務(wù)指：如果不能按期完成

15、，它對你或 別人的價值會減少甚至消失。 n重要任務(wù)指：如果它成功地完成，你或別人 將取得很大的收益。帶來的收益越高，這項 任務(wù)的重要程度越高。 緊急緊急 不緊急不緊急 重要重要 不重要不重要 危機 急迫的問題 有期限壓力的計劃 防患未然 改進產(chǎn)能 建立人際關(guān)系 發(fā)掘新機會 規(guī)劃、休閑 不速之客 某些電話 某些信件與報告 某些會議 必要而不重要的事 受歡迎的活動 繁瑣的工作 某些信件 某些電話 浪費時間之事 有趣的活動 優(yōu)先矩陣 偏重第一類事務(wù)，結(jié)果 壓力 精疲力竭 危機處理 忙于收拾殘局 偏重第二類事務(wù)，結(jié)果偏重第二類事務(wù)，結(jié)果 有遠見，有理想有遠見，有理想 平衡平衡 紀律紀律 自制自制 少有

16、危機少有危機 偏重第三類事務(wù)，結(jié)果偏重第三類事務(wù)，結(jié)果 短視近利短視近利 危機處理危機處理 被視為巧言令色被視為巧言令色 輕視目標與計劃輕視目標與計劃 缺乏自制力，怪罪他人缺乏自制力，怪罪他人 人際關(guān)系浮泛，甚至破裂人際關(guān)系浮泛，甚至破裂 偏重第四類事務(wù)，結(jié)果偏重第四類事務(wù)，結(jié)果 全無責任感全無責任感 工作不保工作不保 依賴他人或社會機構(gòu)維生依賴他人或社會機構(gòu)維生 優(yōu)先級排序 n第二種分類 n發(fā)展任務(wù)指：如果成功完成此項任務(wù)，你現(xiàn) 在的情況會得到改善。例如，你搬進一套更 好的住房。 n維持任務(wù)指：完成這些任務(wù)可維持你現(xiàn)在的 情況。例如，你每個月繳納房租和水電費。 n拿出時間管理練習，請先將它們

17、按 重要任務(wù)和緊急任務(wù)的四種組合分類， 再按發(fā)展任務(wù)和維持任務(wù)分類，然后把 它們按重要程度排序。 n對比現(xiàn)在的排序和上次的排序，兩者有 什么區(qū)別嗎？ 合理地安排時間 n帕累托原則 n確保最關(guān)鍵的20%的活動具有最高的優(yōu) 先級 n避免將時間花在瑣碎的多數(shù)問題上 課程內(nèi)容 n時間管理的概念 n時間管理的誤區(qū) n時間管理的原則 n時間管理的工具 n時間管理的建議 時間管理的工具 n年度時間規(guī)劃 n周工作安排表 n日工作計劃表 年度時間規(guī)劃 n我希望在這一年過去以后得到什么？ n除此以外，這一年中還有哪些事情需要我花費時間？ n我必須做哪些事情？ n這些事情必須在什么時候完成？ n這一年中有哪幾個關(guān)鍵

18、的任務(wù)？ n我將怎樣根據(jù)這些關(guān)鍵任務(wù)分配安排時間？ n預(yù)計有哪些事情會干擾今年計劃的執(zhí)行？（如搬家、 生小孩。） n今年的哪一段時期的時間最充裕、壓力最?。课覝蕚?怎樣充分利用這段時間？ n今年的哪一段時期的時間最緊張、壓力最大？你準備 怎樣應(yīng)對？ n周工作安排表 n日工作計劃表 問問自己 1 你每天需要花多少時間睡覺才感到舒適？實際上花 多少時間睡覺？ 2 你在一天中的什么時段精力最充沛、反應(yīng)最敏銳？ 3 開始一項工作（如寫作業(yè)、寫報告、讀書）時，記 錄自己中途中斷了多少次、每次中斷占用多少時間。 結(jié)果也許會令你吃驚。 4 每天供你自己支配、自己負責的時間有多少個小時？ 5 你平均每天用多少

19、時間計劃以后的時間安排？ 6 你每天花多少時間與家人、同事、朋友交流？ 7 你每天花多少時間保護自己的健康？ 我們要做的事情 1 計算我們的時間，像一個吝嗇的守財 奴一樣，清點自己的財富； 2 了解自己的模式，用流水帳記錄每一 筆時間支出； 3 保護我們的時間，找出生活中的時間 小偷，把它們拒之門外； 4 投資我們的時間，找出可以令時間增 值的機會。 課程內(nèi)容 n時間管理的概念 n時間管理的誤區(qū) n時間管理的原則 n時間管理的工具 n時間管理的建議 怎么辦怎么辦？ 利用清靜時間、過濾電話、安 排專門接電話的時間 學習并演練終止談話的技巧 增加授權(quán)，把電話轉(zhuǎn)交給被授 權(quán)處理 電話打擾電話打擾 建

20、立系統(tǒng)，包括：計劃表、 每日目標、優(yōu)先次序、完成 期限 計劃一定要寫下來，記憶 力有時會出錯，強迫自己按 期限完成工作 沒有沒有計劃計劃，怎么辦？，怎么辦？ 目標的設(shè)定目標的設(shè)定 明確自己的價值觀明確自己的價值觀 設(shè)定目標設(shè)定目標 制定階段性步驟制定階段性步驟 把握今日：最重要時刻把握今日：最重要時刻 長期長期 中期中期 短期短期 - 價價 值值 觀觀 列列 舉舉 做事有效率 追求卓越 專業(yè)能力強 樂觀進取 服務(wù)他人 節(jié)儉 身體健康 慷慨 誠實 虛心請教 主持正義 整齊清潔 追求真實 領(lǐng)導(dǎo)地位 經(jīng)濟基礎(chǔ)穩(wěn)固 忠實 自食其力 愛家 篤信宗教 操守 創(chuàng)意 團隊精神 知識豐富 自我期許 如何有效地做每日計劃：如何有效地做每日計劃： 溫習所寫下的價值觀及目標溫習所寫下的價值觀及目標 訂立