“發(fā)文字號”常見錯(cuò)誤析

1、“發(fā)文字號”常見錯(cuò)誤析國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法（xx年1月1日施行）、國家行政機(jī)關(guān)公文格式（gb/t97041999）就“發(fā)文字號”的用法、格式、標(biāo)準(zhǔn)都作出了明確的規(guī)定。但是，“發(fā)文字號”在實(shí)際應(yīng)用中仍然存在多少不規(guī)范的現(xiàn)象和問題，概括起來，主要有以下八個(gè)方面。一、搭配虛字。如：“政字xx第2號”、“發(fā)字xx第35號”，這里的“字”“第”均是沒有什么實(shí)際意義的多余字，應(yīng)刪去。規(guī)范化的用法是：“皖政xx2號”（即安徽某某人民政府xx年度發(fā)的第2號文件）、“皖發(fā)xx35號”（即中共安徽某某委xx年度發(fā)的第35號文件）。二、要素顛倒。國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法第三章第十條第四款已明確規(guī)定：“發(fā)文字號應(yīng)

2、當(dāng)包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號”，實(shí)質(zhì)上等于指定了“機(jī)關(guān)代字”、“年份”、“序號”三要素排列順序。但個(gè)別地方和單位在使用“發(fā)文字號”時(shí)，并沒有按以上指定順序排列，三要素位置顛倒。如：“(76)榕銀農(nóng)字第85號”，這一“發(fā)文字號”，不僅年號不全、“字”“第”多余、“括號”用錯(cuò)，而且年份前移，是錯(cuò)誤的。規(guī)范化的用法應(yīng)是“榕銀農(nóng)197685號”。三、年號不全。如“政發(fā)978號”、“政秘866號”，這里的“97”“86”是指1997年度、1986年度。雖然，在廿、廿一世紀(jì)里，“97”、“86”可理解為1997年、1986年，如若事過幾個(gè)世紀(jì)或時(shí)間更長一些，為什么不可把“97”理解為公元97年、997年、1

3、697年、2097年呢？年號不全會(huì)給將來查找利用文件檔案帶來很大麻煩。所以，年份號應(yīng)該寫全稱19971986國家行政機(jī)關(guān)公文格式明確：“年份應(yīng)標(biāo)全稱”。四、錯(cuò)用括號。如“政辦（xx）8號”、“政辦xx8號”，這里的年份所用的括號“（）”、“”均是錯(cuò)誤的。規(guī)范的用法應(yīng)是六角括號“”，如“政辦xx8號”。五、亂設(shè)虛位。發(fā)文字號中的“發(fā)文序號”常常出現(xiàn)虛位，如“政秘xx008號”，這里的“008號”應(yīng)改為“8號”。國家行政機(jī)關(guān)公文格式(gb/t97041999)已明確規(guī)定：“序號不編虛位（即1不編為001）”。六、擺放有誤。常見錯(cuò)誤有三種：一是該居中擺放而不居中；二是不該居中擺放卻居中；三是上下排放

4、距離不當(dāng)，不是過高、就是過低。就發(fā)文字號的擺放問題，國家行政機(jī)關(guān)公文格式附件的條文釋義中講的非常明確和具體：發(fā)文字號的位置，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，發(fā)文字號與紅色反線（即文件版頭上的一條紅色橫線）之間間隔4mm（發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)與紅色反線之間的距離是3行位置，而發(fā)文字號應(yīng)標(biāo)在第3行，不要緊貼紅色反線）。發(fā)文字號一般應(yīng)居中排列。其實(shí)，發(fā)文字號的擺放有三種不同類型：有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“文件”二字組成發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的（俗稱大文頭）下行文，發(fā)文字號一般標(biāo)注在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)之下、紅色反線上方，居中擺放4mm處（如上規(guī)定）；上行文（上報(bào)的公文）需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名時(shí)，發(fā)文字號移到左邊，左空1字（上下擺放位置，

5、如上規(guī)定在紅色反線上方4mm處），簽發(fā)人姓名居右安排，右空1字；“只用發(fā)文機(jī)關(guān)名稱作發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的公文，發(fā)文字號一般標(biāo)注在橫線（紅色反線）之下，公文標(biāo)題之上的右側(cè)”（見xx年1月1日起施行的安徽某某行政機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施細(xì)則第三章公文格式第十一條第四款）。七、字體字號不標(biāo)準(zhǔn)。國家行政機(jī)關(guān)公文格式規(guī)定：發(fā)文字號，用3號仿宋體字。而有的字號小于3號；字體，有的用小標(biāo)宋體字，有的用楷體，也有的用黑體，五花八門。八、與“公文編號”混為一談。這一問題多出現(xiàn)在教課書中，如某函授大學(xué)編著的中國實(shí)用文體大全、某師范大學(xué)出版社出版的公文寫作教程、近年新出版的某函授大學(xué)教材應(yīng)用文寫作、某某某黨校系統(tǒng)干部中專教材語文

6、等都把“公文編號”解釋為“一般包括機(jī)關(guān)代字、年度、順序號”，把“公文編號”混同于“發(fā)文字號”。“公文編號”與“發(fā)文字號”是兩個(gè)不同的概念。“公文編號”也叫文件編號，“是一份文件總印數(shù)的次序號”（實(shí)用公文詞典陜西人民教育出版社出版），國家行政機(jī)關(guān)公文格式（gb/t97041999）闡述更明確：“公文份數(shù)序號（公文編號）是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號”。而“發(fā)文字號”是“由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號組成”。除此之外，“公文編號”與“發(fā)文字號”還有兩大區(qū)別：寫法上的區(qū)別。“公文編號”的寫法過去是“no.000”，現(xiàn)為“000”，位置標(biāo)于文件左上角。而“發(fā)文字號”的寫法是：“國發(fā)19912號”即國務(wù)院1991年發(fā)的第2號文件。標(biāo)注位置的區(qū)別。“公文編號（公文份數(shù)序號）用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行所謂版心：即公文印刷用紙除去天頭（上白邊）、訂口（左白邊）、右白邊、下白邊，余下的可排印文字的部分。而“發(fā)文字號”，在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，距紅色反線4mm處；大文頭（有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“文件”二字組成發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的文頭）的下行文，居中排列；小文頭（僅以發(fā)文機(jī)關(guān)名稱作發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的文頭）的下行文或平行文，移至紅色反線下靠右擺放；上行文，需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名時(shí)，發(fā)文字號移至左邊，左空1字（紅色反線上方4mm處）。國家行政機(jī)關(guān)公文處