會議管理辦法

1、會器理會議治理方法文件編號修訂次數(shù)版本編制部門編制審核批準(zhǔn)生效日期為確保公司會議的質(zhì)量和效率，特制左此治理方法，以明確公司會議種類、會議組織、會務(wù)治理等內(nèi) 容，同時對會議進(jìn)行整體性規(guī)劃。第二條適用范疇本方法適用于公司各部門召開的各項會議的組織與治理。第三條名詞講明1、會議：會議是指三個或三個以上的人員（英中一個為主持人）集合于一定的場所，為發(fā)揮某種特 定功能而進(jìn)行一種而對面的多向溝通，并努力去達(dá)成某些共同結(jié)論的治理工具。2、會議議題：是會議要解決的咨詢題。3、會議議程：是會議的議事時刻順序，會前要對議題進(jìn)行排序。4、會議記錄：是對會議進(jìn)行情形和內(nèi)容所做出的記載，屬會議記錄性文書。5、會議紀(jì)要：

2、是對會議的進(jìn)行情形、會議一致性意見和會議決左事項摘要整理而形成，要求與會 部門共同遵守、執(zhí)行的文書。并在會議記錄的基礎(chǔ)上進(jìn)一步分析、綜合、提煉而成的文件。1、會議的分類：（1）泄期會議：也稱例會，指公司各部門按照規(guī)左左期召開的會議。（2）不沱期會議：召開沒有專門規(guī)左，依照實際需要可隨時召開的會議。2、公司會議規(guī)劃表：會議 種類會議名稱參會人員召開時刻會議時限會議 主持人定期會議部門周例會本部門人員每周工作總結(jié)和打 算安排不超過1小時部門負(fù)責(zé) 人公司月例會總經(jīng)理、副總及公司各 部門負(fù)責(zé)人次月5日前各部門 對本月重點工作進(jìn) 行總結(jié)匯報，對下月 重點工作打算提報 公司領(lǐng)導(dǎo)。不超過2小時總經(jīng)理或 總經(jīng)

3、理指 定人員業(yè)務(wù)分析會議外墻部負(fù)責(zé)人、涂裝部 負(fù)責(zé)人、薩米特品牌部 負(fù)責(zé)人.商場店長、業(yè) 務(wù)主管及業(yè)務(wù)件干每月一次，時刻為每 月中下旬，對公司市 場和業(yè)務(wù)開展情形 進(jìn)行分析，具體見會 議通知不超過4小時總經(jīng)理或 總經(jīng)理指 定人員治理評審會議總經(jīng)理、副總、公司 各部門負(fù)責(zé)人每年的7月或11月 中旬，對公司的方 針、目標(biāo)、治理進(jìn)行 檢討按照治理評 審操縱程序 之規(guī)定總經(jīng)理年終工作總結(jié) 會議總經(jīng)理、副總及公司各 部門負(fù)責(zé)人每年年底前，對公司 的年度工作進(jìn)行總 結(jié)，對來年工作擬左 方針和目標(biāo)不超過6小時總經(jīng)理職員大會公司全體職員每年一次，春節(jié)假期 前會議通知辦公室不定期會議培訓(xùn)培訓(xùn)內(nèi)容涉及人員依照每年

4、的培 訓(xùn)打算和公司具體 需求會議通知行政人事部內(nèi)部審核會議制度、流程監(jiān)察小組每年的5月或10月 中旬，對公司的制 度、流程的執(zhí)行性. 有效性、適宜性進(jìn)行 系統(tǒng)的檢查按照內(nèi)部審 核操縱程序 之規(guī)定制度、流程 監(jiān)察小組 組長專題工作會議會議涉及部門及人員依照會議具體需求會議通知會議主導(dǎo) 部門第五條會議預(yù)備1、左期會議由會議主持人在會議召開前三個工作日指立人員向與會人員發(fā)出會議通知，同時通知 行政部做好會場的安排和布置。不左期會議需要行政部配合安排會場的，由會議主導(dǎo)部門提早一個工作日 通知行政部和與會人員預(yù)備。所有會議記錄人員由會議主導(dǎo)部門安排，辦公室只負(fù)責(zé)總經(jīng)理主導(dǎo)的全公司 性質(zhì)及本部門主導(dǎo)的會議

5、記錄。2、會議通知應(yīng)該包含會議具體時刻、地點、主題、主持人、記錄人、參加人員、會議議程、會議專 門要求等內(nèi)容。3、會議通知人員應(yīng)通過會議通知收取簽署或電話確認(rèn)的形式，與參會人員確認(rèn)出席，并做出相應(yīng) 安排。4、會議主持人和參會人員在接到會議通知后都應(yīng)分不做好會前預(yù)備工作，包括會議要點、匯報總結(jié) 提綱及相關(guān)會議資料，并就有咨詢題的部分與相關(guān)部門或人員事先進(jìn)行溝通，以確保發(fā)言質(zhì)量，提髙會議 效率。1、會議岀席人員必須按時到達(dá)會場，未能準(zhǔn)時出席者以遲到論處。2、部門負(fù)責(zé)人因故不能參加會議時應(yīng)指立人員代替，并于會前向會議主持人請假并于行政部備案， 未出席會議又未指立代理人，或請假未取得會議主持人同意若，

6、以曠會處理。3、參會人員達(dá)到會場后，應(yīng)如實填寫會議簽到表，漏簽者以會議缺席處理。4、會議期間，與會人員應(yīng)將手機調(diào)整為振動或靜音狀態(tài)。5、會議期間，每隔1. 5小時休息10分鐘。6、會議進(jìn)行時刻內(nèi)，參會人員不得中途離席、不得會客、會外人員不得進(jìn)入會場找人或交談，也 不得在會場上隨意走動、接電話、倒水、上廁所等。7、與會人員應(yīng)認(rèn)真傾聽發(fā)言，不得開小會或做與會議無關(guān)的情況。8、會議期間，與會人員不得隨意爭吵吵鬧和打斷他人發(fā)言或超岀會議議題發(fā)言。9、會議終止后，與會人員應(yīng)主動做好個人開會位置前的整理和淸潔，此項由會議主導(dǎo)人員進(jìn)行監(jiān)督執(zhí)行。10、培訓(xùn)紀(jì)律同會議紀(jì)律要求。第七條會議記錄和跟進(jìn)1、會議記錄人

7、員應(yīng)做好會議記錄。記錄要準(zhǔn)確、完整，不淸晰或有遺漏的地點應(yīng)及時核對和補齊。 會議的原始記錄由會議主持人存檔。2、會議記錄人要認(rèn)真整理會議記錄并形成會議紀(jì)要或會議決議，會議紀(jì)要經(jīng)會議主持人審批后發(fā) 放給各與會人員簽收。重要會議紀(jì)要應(yīng)抄送行政部備案。3、會議內(nèi)容或資料有必要保密的，與會人員要做好保密工作或按要求簽訂保密協(xié)議。4、會議資料由會議主導(dǎo)部門存檔備查。5、如有會議缺席人員，會議主導(dǎo)人員應(yīng)及時通知其閱看會議記錄和有關(guān)文件材料。6、與會人員應(yīng)嚴(yán)格按照會議決泄的期限，保質(zhì)、保量的完成會議決策工作任務(wù)，并主動向跟進(jìn)人 銜接。如因?qū)ｉT情形延誤，應(yīng)主動同跟進(jìn)人聯(lián)系取得統(tǒng)一認(rèn)識。否則，以記警告處理，因工

8、作延誤給公 司造成重大經(jīng)濟(jì)缺失者，以記過處理。7、節(jié)假日的會議考勤，以會議簽到表記錄時刻和人員為考勒依據(jù)。會議記錄員在會議后應(yīng)及 時將會議簽到表送交辦公室考勤處考勤統(tǒng)計。第八條違規(guī)處理1、半小時內(nèi)遲到以考勤制度規(guī)左之遲到處理。職員每次遲到罰款5元，主管每次遲到罰款10 元，經(jīng)理每次遲到罰款15元，經(jīng)理以上級不每次遲到罰款20元。2、半小時以上遲到無充足理由、會議缺席又無請假或指定代理人者，以曠會處理，曠會一次者扣 除罰款50元。3、違反會議紀(jì)律者，每次記警告一次，每次罰款人民幣5元。假如會議主導(dǎo)人對會議后環(huán)境的整 理和督促不周，則處以會議主導(dǎo)人和未按規(guī)左進(jìn)行整理人員以罰款人民幣5元/次。4、未按會議決策期限完成工作任務(wù)而又未與任務(wù)跟進(jìn)者達(dá)成共識者，情節(jié)輕微者處以警告，警告 一次罰款5元。情節(jié)嚴(yán)峻者，以記過處分。記過處分以公司獎懲條例標(biāo)準(zhǔn)處罰。會議決策專門規(guī)左事 項的處理，如未在規(guī)泄時刻內(nèi)完成，以會議決策處罰方法處理。5、會議缺席人員應(yīng)及時與會議主導(dǎo)人員聯(lián)系，了解會議內(nèi)容和相關(guān)的會議決策事項，積極配合會