行政辦公規(guī)范管理制度_總公司版

1、第一條為使公司辦公管理及文化建設提升到一個新層次，特制定如下規(guī)定。第二條辦公儀表規(guī)：1. 每周一至周四：男士著深色套裝（馬甲）、襯衣。2. 每周一至周四：女士著深色套裙（或褲）、馬甲、襯衣。3. 周五：隨意著休閑上裝及長褲，女士可著裙裝（有外事活動除外）。4. 頭發(fā)梳理整齊， 服飾熨燙挺括， 領帶正挺， 皮鞋亮凈。第三條 卡座區(qū)規(guī)：1. 辦公桌：桌面除電腦、口杯、文具外，不允許放其他物品。2. 輔桌：放文件盒、少量工具書。3. 坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人離開時椅子調(diào)正。4. 電腦：主機上方有顯示器，電腦置寫字臺左前角。5. 卡座屏風：外側(cè)不允許有任何貼。6. 垃圾簍：罩塑料袋，置寫

2、字臺下右前角。第四條辦公室規(guī)：1. 辦公桌：桌面除公司購置案頭用品及電腦外無其他物品。2. 輔桌：桌面置文件盒、筆筒、書籍外，不準放其他物品。3. 電腦：桌面呈 45角貼墻放置， 橫式主機置顯示器下，豎式主機置桌面下。4. 拖柜：置辦公桌下左角或輔桌后部，面朝辦公椅。5. 垃圾簍：置輔桌后。6. 飲水機：放指定地點，不得隨意移動。7. 報刊：必須上報架，或閱完后放人辦公桌。8. 外衣手袋：請置掛于衣帽間或柜子，嚴禁隨意放在辦公桌椅及地柜上。第五條語言規(guī)：1. 交往語言：您好，早晨好，早，晚，再見，請問，請您，勞駕您，關照，周末愉快，拜拜。2. 語言：您好，請問，再見。3. 接待語言：您好，請稍

3、候，我通報一下，請坐，對不起，請登記， 我即去聯(lián)系， 打擾您一下， 好的，行（切勿說“不”）。第六條行為規(guī)：1. 堅守工作崗位，不要串崗。2. 上班時間不要看報紙、玩游戲或做與工作無關的事情。3. 辦公桌上應保持整潔并注意辦公室的安靜。4. 上班時間，不要在辦公室化妝。5. 接待來訪和業(yè)務洽談，請在接待室或會議室進行，私客不得在卡座區(qū)停留。6. 使用接待室和會議室，要事先到辦公室登記。7. 不要因私事打公司長途。8. 不要隨意使用其他部門的電腦。9. 未經(jīng)領導批準和部門主管授意，不要索取、打印、復印其他部門的資料。10. 嚴格遵守考勤制度， 遲到、早退每分鐘扣工資 1 元。11. 不論任何原因

4、，不得代人刷卡。12. 吸煙請到吸煙室，否則罰款50 元。13. 請病假如無假條，一律認同為事假。14. 凡出遠勤達一天以上者，應先填報經(jīng)領導批準的出差證明單。15. 因故臨時外出，必須請示部門主管，各部門全體外出，必須與辦公室打招呼。16. 不要將公司的煙缸、茶杯、文具等一切公物，帶回家私用。本規(guī)從 2010 年月日開始執(zhí)行，望全體員工自覺遵守。辦公室即日起將實施監(jiān)督與檢查。行政管理 第一節(jié)， 總則 ， 第一百五十三條， 為完善公司的行政管理機制，建立規(guī)化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各項行政工作有章可循，照章辦事，制定制度。 第二節(jié)， 文件收發(fā)規(guī)定 ， 第一百五十四條 ，

5、公司文件由指定的擬稿人擬稿，屬董事會秘書核稿，屬公司文件由辦公室主任擬稿。文件形成后，屬董事會的由董事長簽發(fā)，屬公司的由總經(jīng)理簽發(fā)，屬黨的由黨委書記簽發(fā)。， 屬于秘密的文件，核稿人應該注“秘密”字樣，并確定報送圍。秘密文件按規(guī)定，由專人印制、報送。，第一百五十五條， 已簽發(fā)的文件由核稿人登記，并按“企、董、黨、工、團、婦”等容編號后，送文印室打印。， 第一百五十六條， 文件由文印室負責校對，并送擬稿人核稿人審查合格后，方能復印、蓋章。， 第一百五十七條， 文件由辦公室負責報送。送件人應把文件容、報送日期、部門、接件人等事項清楚，并報告報送結(jié)果。 ， 第一百五十八條，經(jīng)簽發(fā)的文件原稿送（檔案）室

6、存檔。， 第一百五十九條， 外來的文件由辦公室專人負責簽收。簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接后即時報送。 第三節(jié)， 文印室管理規(guī)定 ， 第一百六十條， 文印室人員應遵守公司的規(guī)定，禁止非文印室人員進入文印室，不泄露工作中接觸的公司事項。， 第一百六十一條， 打印文件，應按文件收發(fā)規(guī)定由主管領導簽署，電報、傳真、復印由部門主任（部長）簽署。， 打印文件，發(fā)電報、傳真、電傳，復印文件資料，均需分類逐項登記，以備查驗。 ， 文印室人員必須按時、按質(zhì)、按量完成每項打字、電報、電傳、傳真、復印任務，不得積壓 遲誤。工作任務緊時，應加班完成。工作中如遇不清楚的

7、地方，應及時與有關人員校對清楚。 ， 第一百六十二條， 電報、電傳、傳真、文件、復印件應及時發(fā)送給有關人員。因積壓遲誤而致工作失誤、損失的，追究當事人的責任。， 第一百六十三條，復印機由專人管理，非專管人員不準亂開機復印。， 第一百六十四條， 原則上不接受外單位、個人的資料打印、復印，如確定需要，經(jīng)辦公室主任批準后辦理登記收費手續(xù)。 ， 收費標準按市場價格由計劃財務部確定。收據(jù)由計劃財務部出具。所收取的費用按旬上交計劃財務部。， 第一百六十五條， 文印室應每月統(tǒng)計核算費用上報辦公室，同時抄報計劃財務部。， 第一百六十六條， 文印室人員應愛護各種設備，節(jié)約用紙，降低消耗、費用。對種設備應按規(guī)要求

8、操作、保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)故障，應及時報請維修，以免影響工作。 ， 第一百六十七條， 嚴禁私事使用傳真。違犯者除補交費外，并視情節(jié)輕重給予罰款處理，屢教不改者予以除名。 第四節(jié)， 電腦室管理規(guī)定 ， 第一百六十八條， 電腦室人員遵守公司的規(guī)定，禁止非電腦室人員進入電腦室。輸入電腦的信息屬公司， 未經(jīng)批準不準向任何人提供、 泄露。違者視情節(jié)輕重給予處理。 ， ， ， 第一百六十九條， 電腦室人員必須按照要求和規(guī)定采集、輸入、輸出信息，為領導和有關部門決策提供信息資料。 ， ， 采集、輸入信息以及時、準確、全面為原則。 ， 第一百七十條 ， 信息載體必須安全存放、保管，防止丟失或失效。任何人得將信息載體帶出

9、電腦室。 ， ， ， 第一百七十一條， 電腦室人員應愛護各種設備，降低消耗、費用。對各種設備應按規(guī)要求操作、保養(yǎng)。發(fā)現(xiàn)故障，應及時報請維修，以免影響工作。 ， ， ， 第一百七十二條 ， 電腦室應每月統(tǒng)計核算費用上報辦公室，同時抄報計劃財務部。 ， ， ， 第一百七十三條， 嚴禁將電腦用開私人學習或玩游戲。 違犯者視情節(jié)輕重給予罰款處理或行政處分；屢教不改者予以除名。 ， ， 第一百七十四條， 電腦室設備應由專業(yè)人員操作、使用。禁止非專業(yè)人員操作、使用，否則，造成設備損壞的應照價賠償。 第五節(jié)， 辦公用品領用規(guī)定 ， ， 第一百七十五條， 公司各部門所需的辦公用，由辦公室統(tǒng)一購置，各部門按實際

10、需要領用。， ， 第一百七十六條， 各部門專用的表格，由各部門制度格式，由辦公室 統(tǒng)一訂制。 ， ， 第一百七十七條， 辦公室用品用能用于辦公，不得移作他用或私用。， 第一百七十八條， 所有員工對辦公用呂必須愛護，勤儉節(jié)約，杜絕浪費，禁止貪污，努力降低消耗、費用。， 第一百七十九條 ， 購置日常辦公用品或報銷正常辦公費用，由辦公室主任審批，購置大宗、高級辦公用品， 必須按財務管理規(guī)定報總經(jīng)理批準后始得購置。第六節(jié)， 使用規(guī)定 ， ， 第一百八十條，為辦公配備、使用。私事打市不得妨礙聯(lián)系公務。， ，第一百八十一條， 禁止員工為私事掛發(fā)長途。違者除補交長途費外，給予罰款處理。確有急事者，應先請示部

11、門領導同意，并按郵電部門規(guī)定交長途費。 ， ， ， 第一百八十二條， 聯(lián)系業(yè)務時應盡量減少掛發(fā)長途，降低費用。 第七節(jié) ， 車輛使用管理規(guī)定 上 ， ， 第一百八十三條， 公司車輛必須為公司業(yè)務服務，各部門公務用車，由部門領導先向辦公室（車隊）報告，說明用車事由、地點、時間、辦公室（車隊）根據(jù)需要統(tǒng)籌安排派車。 ， ， ， 第一百八十四條， 職員因公務需要經(jīng)車隊安排可以派車。 ， ， ， 第一百八十五條， 下班后或節(jié)假日需用車的，必須事先報送用車計劃給辦公室（車隊） ，否則按私事用車處理。 ， ， ， 第一百八十六條， 公司領導出差外地時，其車輛歸車隊統(tǒng)一保管（使用） 。， ， ， 第一百八十

12、七條 ， 外單位借車，需經(jīng)辦公室同意，總經(jīng)理批準后由車隊長安排。 ， ， ， 第一百八十八條， 凡有配有摩托車的員工外出辦事，原則上不，再派車。 ， ， ， 第一百八十九條，車輛駕駛專人專車，專車專管。 ， ， 第一百九十條，車輛在下班后或節(jié)假日應按指定的地點停放，并采取必要的防盜措施。 ， ， ， 第一百九十一條 ， 車輛如需送廠修理，須事前報主管領導批準。 ， ， ， 第一百九十二條 ， 司機必須憑主管部門的派車通知出車，否則按私事用車處理。， 第一百九十三條， 使用車輛應辦的各項手續(xù)由司機本人負責辦理。否則，由此所引起的罰款、處理、損失等由本人負責。 第八節(jié)， 摩托車使用管理規(guī)定 ， 第

13、一百九十四條， 公司對需要經(jīng)常外出聯(lián)系業(yè)務的員工，經(jīng)批準可配備摩托車作為業(yè)務用車。 ， ， ， 第一百九十五條 ， 配備摩托車的員工，不得將摩托車轉(zhuǎn)借給親友及其他人使用。 ， ， ， 第一百九十六條 ， 配備摩托車的員工必須愛護和保養(yǎng)好車輛，不得損壞。第一百九十七條摩托車應辦的各項手續(xù)由領用人負責辦理。 否則，由此所引起的罰款、處理、損失等由領用人自己負責。 第九節(jié) ， 集體宿舍管理規(guī)定 ， ， ， 第一百九十八條 ， 住集體宿舍的員工應服從管理、團結(jié)友愛、互相幫助、講究衛(wèi)生、文明禮貌、注意安全。， 第一百九十九條， 住宿員工應愛護宿舍各項公物及設施，損壞、遺失公物者必須照價賠償。， 第二百條

14、， 住宿員工應自負房租、水電費、衛(wèi)生費等，如過期不交費而被罰款、斷水、斷電等，責任自負。， 第二百零一條， 集體宿舍不得私自留宿他人，違者視情節(jié)輕重處理。特殊情況需留宿的，須先報告辦公室或宿舍負責人同意。 ， ， ，第二百零二條， 不準在宿舍高聲喧嘩；宿舍各項文娛活動應在晚上 11 點前結(jié)束，以免影響他人休息。不準在宿舍干亂紀的事。 ， ， ， 第二百零三條 ， 員工搬離集體宿舍時，須將所領用的公物交還給公司。 ， ， ， 第二百零四條 ， 凡調(diào)出公司的員工， 必須在辦理調(diào)動前退還住房， 否則公司有權(quán)不辦理調(diào)動手續(xù)。概述：是對企業(yè)行政辦公所涉及的員工辦公儀表、工裝管理、辦公區(qū)整理、辦公語言和行

15、為等基礎性事項進行綜合管理的制度。 它是行政辦公人員必須遵守的基本守則之一； 設計依據(jù)：（1）體現(xiàn)統(tǒng)一的辦公作風； （2）體現(xiàn)嚴謹?shù)霓k公紀律； （3）體現(xiàn)全員服務的協(xié)作意識； （ 4）體現(xiàn)朝氣蓬勃精神面貌； 第一章，員工工裝及辦公儀表規(guī)定 第一條，工牌 （1）上班時間員工統(tǒng)一佩戴工作牌上崗； （2）工作牌統(tǒng)一佩戴在胸前并正面朝外； 第二條，工裝： （1）生產(chǎn)區(qū)域的工作人員，必須著工裝工作，辦公區(qū)人員作便裝。 （2）工裝分春、秋工裝各一套； （3）凡進入生產(chǎn)區(qū)域的其它人員，著備用工裝； （4）備用工裝放置于生產(chǎn)區(qū)入口的掛衣柜里； （5）員工工裝由部門負責人向行政部申請，財務部領??； （6）員工負

16、責定時自行清洗整燙工作服，工裝要保持整潔和完好無損，如有破損或丟失，自行購買同一品質(zhì)、款式、顏色、質(zhì)地的工裝或本人出資由行政部組織購買； （7）不得在工作時間外穿著工裝（具體情況可另定）； （8）工裝費用由公司承擔，員工在離職時： ，員工自收到工裝后，在本公司工作一到三個月的承擔工裝費用的100%，工裝歸員工所有； ，員工自收到工裝后，在本公司工作三個月到六個月的承擔工裝費用的50%，工裝歸員工所有； 員工自收到工裝后，在本公司工作六個月到一年的承擔工裝費用的20%，工裝歸員工所有； 員工自收到工裝后，在本公司工作一以上年的，工裝歸員工所有； 第三條，儀表端莊、整潔（1）頭發(fā)：員工頭發(fā)要經(jīng)常清

17、洗，保持清潔，男性員工頭發(fā)不宜太長； （2）指甲：指甲不能太長， 應經(jīng)常注意修剪。女性員工涂指甲油要盡量淡色，不宜戴假甲； （3）胡子不留胡須，應經(jīng)常修剪； （4）口腔保持清潔，上班前不能喝酒或吃有異味食品； （5）面部女性員工化妝應給人清潔健康的印象，不能濃妝艷抹，（不宜用香味濃烈的香水） ，男性職員應保持面部清潔； （6）服飾清潔、方便 a>，男性職員在工作場所必須著西裝，打領帶； 襯衫：顏色白、灰、淡藍為主襯衫的領子與袖口不得污穢； 領帶：注意與西裝、襯衫顏色相配，原則上以黃、紅、蘭為主調(diào)； 領帶不得骯臟、破損或歪斜松馳； b>， ，女性員工 在工作場所著職業(yè)裝（顏色以深色為

18、主）不追求華麗；（7）員工工作時不得穿大衣或過分臃腫的服裝； （8）鞋子應保持清潔（以黑色為主），如有破損應及時修補； 第四條 ，姿勢和動作保持優(yōu)雅 （1）站姿兩腳腳跟著地，腳尖離開約 45 度；腰背挺直，胸膛自然，頸脖伸直，頭微向下，使人看清你的面孔；兩臂自然下垂，不聳肩，身體重心在兩腳中間。在會見客戶或出席儀式時的站立場合，或在長輩、上級面前，不得把手交叉抱在胸前； （2）坐姿坐下后，應盡量坐端正，把雙腿平行放好；不得傲慢地把腿向前伸或向后伸，或俯視前方； 要移動椅子的位置時，應先把椅子放在應放的地方，然后再坐； （3）走姿挺胸、收腹、沉肩、雙臂自然擺動；步伐穩(wěn)健、輕盈、不漫步、不跨步、不

19、跑步； 第二章員工禮儀及相關規(guī) 一、 ，公司與同事相遇應相互點頭行禮表示致意； 二、，握手時的禮儀： （1）目視對方眼睛； （2）握手時脊背要挺直，不彎腰低頭； （3）要大方熱情，不卑不亢； （4）伸手時同性間應先向地位低或年紀輕的； （5）異性間女性應先向男性伸手； 三、 ，出入房間的禮貌： （1）進入房間，要先輕輕敲門，聽到應答再進； （2）進入后，回手關門，不能大力，粗暴； （3）進入房間后，如對方正在講話，要稍等靜候，不要中途插話； （4）如有急事要打斷說話，也要看住機會。而且要說：“對不起，打斷您們的談話”四、 ，遞交物件時 （1）如遞文件等，要把正面、文字朝著對方的方向遞上去； （

20、2）如是鋼筆，要把筆尖向自己，使對方容易接著； （3）至于刀子或剪刀等利器， 應把刀尖向著自己； 五、 ，走通道、走廊時要放輕腳步 無論在自己的公司，還是對訪問的公司， 在通道和走廊里不能一邊走一邊大聲說話；更不得唱歌或吹口哨等；在通道、走廊時遇到上司或客戶要禮讓，不能搶行。六、 ，物品和設備使用 （1）公司的物品不能野蠻對待，挪為私用； （2）及時清理、整理帳簿和文件、對墨水瓶、印章盒等蓋子使用后及時關閉； （3）借用他人或公司的東西，使用后及時送還或歸放原處； （4）工作臺上不能擺放與工作無關的物品； （5）公司以職務稱呼上司。同事、客戶間以先生、小姐等相稱； （6）未經(jīng)同意不得隨意翻看同

21、事的文件、 資料等； 七、 ，使用 （1）來時，聽到鈴響，至少在第二聲鈴響前取下話簡； （2）通話時先問候，并自報公司、部門； （3）對方講述時要留心聽，并記下要點； （4）未聽清時，及時告訴對方； （5）結(jié)束時禮貌道別， 待對方切斷， 自己再放話簡； （ 6）隨時準備紙和筆； （7）通話簡明扼要，不得在中聊天； （ 8）對不指名的，判斷自己不能處理時，可坦白告訴對方，并馬上將交給能夠處理的人； （9）在轉(zhuǎn)交前，應先把對方所談容簡明扼要告訴接收人； （10）工作時間，不得打私人； 八、會議注意 （1）提前到會場做好準備，并將手機調(diào)整到帶震狀態(tài)； （2）領導入會時，應起立示意； （3）會議中不準

22、隨便出入，若有急事請假，要放輕腳步，輕輕離開； （4）他人發(fā)言時，要注意凝聽，且不得在下面小聲討論，防止語言、表情作出不禮貌的表現(xiàn)； 九、 ，接待工作 （1）在規(guī)定的接待時間，不缺席； （2）有客戶來訪，馬上起來接待，并讓座； （3）來客多時以序進行，不能先接待熟悉客戶； （4）對事前已通知來的客戶，要表示歡迎； （5）應記住常來的客戶； （6）接待客戶時應主動、熱情、大方、微笑服務； 十、 ，介紹和被介紹 （1）無論是何種形式、關系、目的和方法的介紹，應該對介紹負責； （2）直接見面介紹的場合下，應先把職位資格低者介紹給職位資格高者； ， ， ， ，若難以判斷，可把年輕的介紹給年長的， 在自

23、己公司和其他公司處理業(yè)務關系時， 可把本公司的人介紹給別的公司的人； （3）把一個人介紹給很多人時，應先介紹其中地位最高的或酌情而定； 男女間的介紹，應先把男性介紹給女性。男女地位、年齡有很大差別時，若女性年輕可先把女性介紹給男性； 第三章，卡座區(qū)規(guī) 旨在規(guī)定卡座區(qū)物用品的擺放是有統(tǒng)一要求的： 一、 ，辦公桌：桌面可放電腦、文具、茶杯等，不允許放其它無關物品。 （私人皮包、報紙等），保持桌面物品擺放整齊，桌面干凈； 二、 ，電腦：置辦公桌面左前角， 呈 30 度貼墻（或貼卡座屏風） 放置； 三、 ，坐椅：靠背、坐椅、一律不能放任何物品，人離開時椅子須調(diào)正貼桌放好； 四、 ，卡座屏：外側(cè)不允許有

24、任何貼； 五、 ，垃圾簍：置辦公桌子下左前角； 六、 ，提包 / 手袋：置員工抽屜或柜子， 嚴禁隨意放置； 第四章 ， ， ， ，語言規(guī) 一、 ，交往語言： （1）致敬打招呼你好！ XX您好！您早！早上好！早！ XX早！ （2）請求協(xié)助或詢問請、請問、請您、勞駕您； （3）表示感！多！ （4）打擾別人對不起！ 很抱歉！ 二、 ，語言： （1）總機接轉(zhuǎn)（鈴響最多不得超過三次） ：您好！高倫公司； （2）分機轉(zhuǎn)接（鈴響一次）：您好！XX部，我是 XX； （3）替人接轉(zhuǎn)：您好！ XX部，對不起， XX不在，需要我?guī)湍D(zhuǎn)達嗎？ 三 ，、接待語言： （1）您好！ （2）能為您做點什么嗎：有什么可以幫您的

25、嗎？ （3）請登記！ （4）請稍候！ （5）請坐！ （6）請允許我先通報一聲； （7）對不起； （8）我立即去聯(lián)系； （9）打擾您一下！ （10）好的或行；（ 11）我?guī)湍蚵犚幌?，待會給您回復；; 嚴禁在上班時間、辦公區(qū)進餐； 二、 ，嚴禁在整個工作區(qū)域或衛(wèi)生間吸煙； 三、 ，嚴禁上班時間吃零食； 四、 ，嚴禁工作時間串崗，大聲喧嘩、談笑； 五、 ，嚴禁工作時間看報紙、雜志、上網(wǎng)聊天、玩游戲、撲克等； 六、 ，嚴禁參加會議時無故早退、交頭接耳等； 七、 ，嚴禁工作時間講臟話、粗話、開玩笑、叫小名等； 八、 ，會議室的使用由行政部統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排， 使用會議室要與行政部聯(lián)系確定， 用后及時清理干凈

26、，關好電源、鎖門； 九、 ，講究衛(wèi)生、維護環(huán)境的清潔不準隨地吐痰、倒水、不準亂扔紙屑、雜物； 十、 ，堅持勤儉辦事，節(jié)約用水、用電； 十一、 ，上班時間不辦私事、不飲酒、不抽煙、不閑聊、不做與工作容無關的事情，不將個人情緒帶到工作中去，認真履行工作職責； 十二、 ，不在辦公室化妝、修指甲、剔牙、挖耳朵、伸懶腰、打響指、哼小調(diào) , 禁止女性穿低胸等過于暴露衣裝及穿拖鞋上班； 十三、 ，工作時間不得因私事打公司長途， 不得在公司電腦上發(fā)私人； 凡以公司名義發(fā)出的須本人上級主管審核、報行政部批準（特殊情況除外） ； 十四、 ，不得隨意使用其他部門的電腦， 私客未經(jīng)相關人員批準， 不準使用公司電腦；

27、十五、 ，謹慎保管好各自的辦公用品，未經(jīng)同意，不得擅自使用他人物品，借用他人物品要及時歸還原處； 十六、 ，愛護環(huán)境衛(wèi)生，保持辦公桌及辦公室的干凈整潔，注意辦公室的安靜； 十七、 ，尊重他人風俗習慣，不議論、不指點、不久視、不譏笑有生理缺陷的同事或客人，不故意損壞公物，不拉幫結(jié)派，不做有損團結(jié)的事； 十八、 ，接待來訪和業(yè)務洽談，請在接待室或會議室進行，私客不得在卡座區(qū)停留； 十九、 ，接待客人時面帶微笑， 與賓客談話時站立端正， 講究禮貌，用心聆聽，不搶話插話，不爭辯； 二十、 ，因故外出，必須請示部門經(jīng)理，各部門全體外出，必須通知行政部； 二十一、 ，無工作需要，不要擅自進入機要地，研發(fā)技

28、術室、財務室等、檔案室、會議室、接待室、總經(jīng)理辦公室； 二十二、 ，愛護辦公財產(chǎn)，正確操作辦公設備設施，節(jié)約使用辦公物用品、器材和耗材。 （如部公文正反打印等） 二十三、 ，下班后切斷所用電源，檢查門窗是否關好，以免發(fā)生意外； 二十四、 ，嚴格遵守公司各項規(guī)章管理制度。 第六章 ，公文管理制度 概念：公文管理制度是對企業(yè)文書進行系統(tǒng)化、規(guī)化、標準化、信息化管理的專項制度； 設計依據(jù)： （ 1）貫徹執(zhí)行公司各項決議和指令； （ 2）記錄企業(yè)經(jīng)營管理活動的全部信息； ，（一）公文的圍 一、 ， ， ， ，部公文： 是指公司各部門、部門與部門之間因組織、 管理工作或業(yè)務而進行的往來文書，分為上行文（

29、如：請示、報告、提案等） 、下行文（如：命令、決定、指令、通知、章程、制度、公告）、平行文（協(xié)作單、勞動合同）。 二、 ， ， ， ，外部公文： 是指公司或公司各職能部門、企事業(yè)單位、社會團體或個人等外界進行往來的文書， 大致可分為經(jīng)濟類、法律類、外交類、書信類、研討類、新聞類、 禮儀類等； （二）公文的寫作 一、 ， ， ， ，寫作要求： 遵循現(xiàn)代應用文寫作要求，簡明扼要、一事一議、語言措辭力求準確規(guī)。二、 ， ， ， ，格式要求： （1） ， ， ， ，部公文除遵循既定的各類公文寫作格式外，加注公司統(tǒng)一文眉、頁尾；（ 2），外部公文視行文容加蓋公司印鑒；三、擬文 公文的起草、打印、校稿均由

30、發(fā)文部門自行負責。（三）公文的存檔和編號 一、，分部公文（ N）和外部公文（W）； 二、 ， ， ， ，公文發(fā)文時編號： QT-N （W）- 部門 - 年代號（ 04）- 次序號 如：行政部文件編號（部）QT-N-XZ-年代號 -001 三、 ，科目代碼號： （1），公文 G； （2） ， ， ，文件 W； （3） ，會議紀要H； （4） ， ， ， ，協(xié)作聯(lián)絡單位X； （5） ， ， ，合同 T； （ 6），資料z ； （7），其它 Q； 四、，公文存檔時編號： N（W）科目代號 - 時間（00-00 ）- 部門 - 次序 如：2003 年 5 月 12 日采購部部公文存檔編號： N+G+（

31、 03-5-12 ）+cg+01五、 ， ， ，文件夾目錄： 六、 ， ， ，合同的存檔： （1）， ， ，各類合同正本或原稿保存于財務部，其他部門用影印件代替； （2） ， ， ，經(jīng)濟類合同，工程類合同等可視正本或原稿份數(shù)備財務部存查；（四）公文的處理流程 一、， ， ， ，部公文 （1），上行文： 均由行政部秘書負責收受、處理。各部門按規(guī)定起草后將公文遞交行政部辦理公文審批手續(xù)（附公文處理 / 審批專用單），呈總經(jīng)理批閱。 行政部秘書負責提醒總經(jīng)理對公文進行及時批復， 并將批復的容轉(zhuǎn)送發(fā)文部門及相關負責人， 同時進行收文登記（登記時間要精確） ； （2）下行文： 由行政部根據(jù)公司決議或總經(jīng)

32、理意圖起草并以公司名義發(fā)送至各職能部門，并予以收文登記； （3）平行文： 即協(xié)作聯(lián)絡單，一式三聯(lián)，由發(fā)文部門將第一聯(lián)、第二聯(lián)分別送至受文部門與行政部，行政部登記并檢查、督促受文部門完成協(xié)作任務），受文部門需在最短時間予以回復，并在規(guī)定時間完成相關事宜；一、 ， ， ， ，外部公文： （1）統(tǒng)一由行政部負責收受、登記，并視情況轉(zhuǎn)交相關負責人閱后歸檔； （2）外部公文的處理：具有專利性、獨特性、技術性的資料、特定列管的業(yè)務或關系重大足以影響公司權(quán)益的外來文書， 呈總經(jīng)理核閱后分送相關部門處理并歸檔。外界與本公司或本公司各職能部門之間業(yè)務往來的一般性文書，或與公司業(yè)務無直接關系的報表、 宣傳函件等經(jīng)

33、行政部秘書登記后直接交各經(jīng)辦部門處理后歸檔； （五）公文的督辦 一、 ， ， ， ，公文的督辦由行政部文員負責，并及時間向總經(jīng)理反饋信息； 二、 ， ， ， ，行政部具有向公司各部門索取必要的資料和情況說明的權(quán)力， 具有催促各部門及時做好文件與資料的立卷、歸檔工作的權(quán)力； （六）公文的借閱 一、，借閱公文或資料須到行政部秘書處辦理借閱登記。秘密級以上的公文或資料須由總經(jīng)理批準后方能借閱；二、，秘密級文件或已解密的、絕密級文件及資料借出辦公室須經(jīng)行政部批后借閱； 未解密級以上文件及資料不可借了辦公室； 三、，借閱期限最長為一個星期，到期必須歸還，如需再借應辦理續(xù)借手續(xù)； 四、，愛護借閱文件及資料

34、，不得擅自涂改、勾面、剪載、抽取、拆散或損壞；未經(jīng)同意，不得摘抄、翻印、復印、攝影、轉(zhuǎn)借； 外單位借閱本公司文件或資料， 應持單位介紹信， 并經(jīng)行政部主管批準后方能借閱，未經(jīng)允許，不得擅自帶離辦公室或公司；第七章 ，印章管理制度 概念：本制度是對公司印章的保管、使用等事項進行的一項制度； 目的：體現(xiàn)公司權(quán)威與責任； 一、 ， ， ， ，印章的種類： （1） ， ， ， ，公司印章：簡稱公章，即公司向主管機關登記的公司印章和指定業(yè)務專用的公司印章（合同專用章、財務專用章）。（2） ， ， ， ，職章：刻有公司董事長 / 總經(jīng)理職銜的印章； （3） ， ， ， ，部門章 ：刻 有公司 部門 名稱

35、的印章 ，部門章 僅對 使用； 二、 ， ， ， ，印章的保管： （1） ， ， ， ，公司印章、合同專用章：由總經(jīng)理核定專人進行保管，未經(jīng)允許，不得擅自帶離公司； （2） ， ， ， ，財務專用章：由財務部負責人保管，未經(jīng)允許，不得擅自帶離公司； （3） ， ， ， ，董事長 / 總經(jīng)理職章：由董事長/ 總經(jīng)理或指定的專人保管；（4）， ，部門章：由部門負責人或指定的專人保管； （ 5）， ，印章遺失時應報失，并公告作廢；三、，印章的用途 （1） ， ， ，公章：對公司經(jīng)營權(quán)有重大關聯(lián)、 涉及政策性問題或以公司名義對政府、稅務、金融等機構(gòu)、 對外界的函件、部文件等以公司名義的行文加蓋公司印章

36、； （2），合同專用章：以公司名義簽訂合同加蓋公司專用章； （3） ， ， ， ，財務專用章： ，以 公 司 名 義 進 行的 財 務 專 項 手 續(xù)加 蓋 財 務 專 用 章 ； （4） ， ， ， ，董事長 / 總經(jīng)理職章：以公司名義對核發(fā)的指令性文件、決議、決定、規(guī)章制度等董事長 / 總經(jīng)理加蓋職章（簽名也可）； （5） ， ， ， ，部門章：部門與部門之間進行聯(lián)絡、溝通、銜接或部門負責人對核發(fā)的指令、決定、條例、方法等加蓋部門等。（暫不設用） 四、 ， ， ， ，印章的監(jiān)印 （ 1） ， ， ， ，公章：須經(jīng)總經(jīng)理批準，由總經(jīng)理核定的專人監(jiān)印、登記； （ 2） ， ， ， ，附：印章記

37、本 （3），合同專用章：須經(jīng)總經(jīng)理批準后，由總經(jīng)理核定的專人監(jiān)印、登記。 （4），財務專用章：由財務負責人或其指定的專人監(jiān)?。?（5），董事長 / 總經(jīng)理職章：由董事長/ 總經(jīng)理或其指定的專人監(jiān)印；（6），部門章：由部門負責人或其指定的專人監(jiān)印； （ 7）， ，誤用印章由監(jiān)印人全權(quán)負責；（8），未經(jīng)批準不得擅自用??； 五、印章使用（1）各部門使用公章，先經(jīng)部門負責人審核，再報總經(jīng)理批準同意后方可使用，并填寫公章審批表； （2）使用財務專用章、合同章，先經(jīng)公司法律顧問初審，交財務部復審，再報總經(jīng)理審核同意后方可使用； （3）董事長、總經(jīng)理職章，由本人使用或授權(quán)專人保管使用；第八章，辦公物品管理制

38、度 概念：是對企業(yè)各種辦公物品、工具、文具的申購、使用、保管等各方面進行綜合管理的制度； 設計依據(jù)：（1）為員工提供良好的條件和服務讓其愉快的工作；（2）控制辦公費用； （一），辦公物用品的分類 一、，低值易耗品：鉛筆、膠水、透明膠、大頭針、回形針、圖釘、筆記本、軟面抄、復寫紙、檔案袋、標簽、便簽紙、信紙、 橡皮擦、圓珠筆、修正液等；二、，耐用易耗品：計算機、訂書機、打孔機、剪刀、筆筒、文件架、文件夾、合同夾、日期章、直尺、算盤等； 三、，辦公設備耗材：電池、墨盒、色帶、復印紙等；四、，辦公印刷品： 公司部各種管理表格與單據(jù)；五、，聲像類：錄音帶、錄像帶、攝像帶、膠卷、光盤、 CD等； 六、，

39、其他類； （二），辦公用品的申購 一、，辦公物用品的申購保管統(tǒng)一由財物部負責，并根據(jù)庫存量于每月10 日填寫申請購物單予以組織采購補充，標明品名、單位、數(shù)量、規(guī)格和型號，呈報總經(jīng)理批準； 二、 ，特殊辦公物用品的申購由使用部門向行政部出具 辦公物品申購單 并經(jīng)其審核后呈報總經(jīng)理批準（如電腦的購買，根據(jù)工作性質(zhì)不同，電腦使用配置也不一樣，須按此程序?qū)徟徺I）；（三）辦公用品領用 一、，行政部在公司每位員工入職時為其一次性提供符合規(guī)定的全月辦公用品，并設立“個人辦公物用品領用臺帳卡”，此臺卡由財務部統(tǒng)一保管，供每月登記辦公物用品情況之用； 二、，“個人辦公物用品領用臺帳卡”有一定的月度領限額（另案

40、討論）；三、，個人先向行政部申請， 由財務部登記發(fā)放； 附 ： 個 人 辦 公 物 用 品 領 用 臺 帳 卡 ；，四、，各項辦公物用品的發(fā)放數(shù)量有一定的基準，且因工作性質(zhì)、職別的不同因人而異使用人可根據(jù)個人自身需求領用，具體如下： 五、，發(fā)放辦公物品時，財務部應如實填寫“個人辦公物用品領用臺帳卡” ，經(jīng)用人簽字確認后； 六、，辦公物用品的領用分個人使用和部門使用兩種，凡部門使用的辦公物用品，各部門負責人應指定專門人領用并保管，其 領 用 明 細 記 入 “ 個 人 辦 公 物 用 品 領 用 臺 帳 卡 ”； 七、 ， ， ， ，做好每次辦公物用品的庫存帳； （四） ，辦公物用品的使用與保管

41、 一、 ， ， ， ，愛惜辦公物用品，最大程度地節(jié)約使用耗材杜絕浪費行為； 二、 ， ， ， ，妥善保管好個人的辦公物用品，未經(jīng)同意，不得擅自使用他人辦公物用品，借用他人辦公物用品要及時歸還； 三、，辦公物用品嚴禁帶回家私用； （五） ，辦公物用品的移交 一、 ， ， ， ，耐用易耗品屬于辦公物用品的移交圍，員工離職時應交還行政部，如遺失或因個人損壞，則由個人或部門賠償；二、 ， ， ， ，耐用易耗品如發(fā)生故障或自然破損，應到行政部申請以舊換新； 財務部認真做好辦公物用品的月庫存帳，控制好各部門的使用開支，并于每月底進行辦公物用品盤點，做到帳物相符，帳帳相符；第九章，會議管理制度 概念：會議是

42、一種有組織、有目的地把人聚集起來商討或安排工作的特定的公共工作方式。 會議管理制度是一項對全企業(yè)行政會議進行統(tǒng)一管理、 有序安排并對會議決議的執(zhí)行情況進行監(jiān)督的管理制度。 設計依據(jù)：（1）為各部門提供良好的條件和服務讓其愉快的工作； （ 2）事事有結(jié)果，事事有監(jiān)督； （一）會議室的申請與安排 一、 ， ， ， ，各種會議的召集單位負責人確認后填寫 會議申請表交行政部統(tǒng)一安排； 二、 ， ， ， ，依會議級別和性質(zhì)的不同， 1、2 級會議的申請須提前一星期進行；3 級會議須提前 3 天進行； 4 級會議原則上一經(jīng)確定不再更改， 如遇節(jié)假日則提前1 天知會各相關部門， 如臨時變更或取消亦須提前1

43、天知會相關部門； 5 級會議的申請須提前1 天進行；6、7 級會議的申請須提前2 天進行。（以上規(guī)定，緊急情況除外）；三、，行政部在接到各職能部門的會議申請表后，應在 3 小時對其做了安排并知會申請部門； 四、 ， ， ， ，各級別會議須服從公司統(tǒng)一安排， 各部門小會不應與公司例會同期召開（與會人員不發(fā)生時間上的沖突除外） ，應堅持小會服從整體的原則，行政部有權(quán)根據(jù)會議級別、 會議性質(zhì)和會議的緊急程度統(tǒng)一平衡并編制會議計劃； （二）會議的通知 一、 1、2、3、 4、5級會議由行政部秘書負責， 6、7 級會議由召集部門設專人負責； 二、行政秘書或召集部門在發(fā)布會議通知時應將會議刊時間、地點、主

44、題、相關與會人員及資料等交待詳盡； （三）會議紀要的編寫與發(fā)放 一、， ， ，會議紀要的編寫有統(tǒng)一的格式，各部門均須參照執(zhí)行； 二、， ，1、2、3、4、5級會議之會議紀要均由行政部秘書負責整理；6、7 級會議由召集部門設專人負責整理； 三、， ，各級會議之會議紀要須在會后 24 小時之整理完畢，編寫會議決議記錄表，取得與會成員的簽字確認后統(tǒng)一交辦公室秘書呈辦公室主任審查， 報總經(jīng)理審批發(fā)放； 四、 ， ， ， ，會議紀要的發(fā)放及會議決議的執(zhí)行跟蹤均由行政部秘書負責，發(fā)放時填寫文件簽收記錄 ，并由接收人簽收，辦公室有權(quán)隨時檢查和督促各項決議的執(zhí)行、落實情況，并及時向總經(jīng)理反饋； 五、 ， ， ， ，會議紀要作為公司重要文件，備忘已研究決定的事項，明確參加會