OA辦公自動化系統(tǒng)管理辦法

1、白銀市市級黨政機關辦公自動化系統(tǒng)管理辦法（試行）第一章 總 則第一條 為加強白銀市黨政辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱oa系統(tǒng)，）管理，保證其高效、安全運行，充分發(fā)揮oa系統(tǒng)的作用，根據中華人民共和國計算機信息系統(tǒng)安全保護條例和國務院關于國家行政機關和企業(yè)事業(yè)單位社會團體印章管理的規(guī)定的規(guī)定，結合市級黨政機關辦公自動化工作實際，制定本辦法。第二條 系統(tǒng)的應用分兩個階段：第一階段自2006年7月1日至2006年12月31日為試用期，市直機關實行辦公業(yè)務雙軌運行，即紙質公文和電子公文同時進行，試用期為半年。第二階段自2007年1月1日起，系統(tǒng)投入正式運行，所有非涉密一般文件除印發(fā)少量紙質文件存檔或對外使用

2、外，均以電子文件形式運行。涉密和不便通過系統(tǒng)流轉的公文，仍按紙質文件流轉。第三條 oa系統(tǒng)，主要運用于市委、市人大、市政府、市政協(xié)與市直各部門、各單位之間的公文流轉。第四條 oa系統(tǒng)內容包括協(xié)同辦公、公文管理、電子郵件、文檔管理、公共信息、個人日程計劃、個人設置、綜合辦公、關聯(lián)系統(tǒng)、常用工具等功能，旨在實現(xiàn)政務信息、公文無紙化傳輸、信息共享和交流，規(guī)范公務管理流程，提高機關辦公效率。第五條本辦法適用于經批準使用oa系統(tǒng)的單位（以下簡稱使用單位）以及各使用單位的使用人員(以下簡稱使用人員)。第二章 管理機構第六條 市政府辦公室負責辦公oa系統(tǒng)的規(guī)劃、開發(fā)和推廣實施工作。 第七條 市數(shù)字白銀工作辦

3、公室（以下簡稱市數(shù)字辦）負責系統(tǒng)的維護和管理，對系統(tǒng)實行統(tǒng)一部署，分級管理。其主要職責: （一）辦理系統(tǒng)使用單位的注冊、名稱變更、撤銷等相關手續(xù)； （二）制定電子公文與信息流轉的具體工作規(guī)范和制度； （三）征詢各使用單位的意見和建議，協(xié)調解決各使用單位在使用系統(tǒng)中出現(xiàn)的新情況、新問題；（四）培訓各使用單位系統(tǒng)管理人員和使用人員； （五）做好其他相關工作。第三章 使用單位第八條 使用系統(tǒng)的單位，應向市數(shù)字辦提出書面申請，申請應由上級主管部門簽署意見。申請經市數(shù)字辦審核后方可辦理注冊手續(xù)并取得oa系統(tǒng)身份密鑰（下稱密鑰）和密碼。第九條 使用單位必須明確一名主管領導分管系統(tǒng)工作，同時確定一名系統(tǒng)管理

4、人員，負責日常管理。各單位系統(tǒng)管理人員的職責是：（一）負責本單位辦公自動化的日常管理；（二）指導和監(jiān)督該系統(tǒng)在本單位的運行；（三）負責本系統(tǒng)運行與市數(shù)字辦的銜接工作。 第十條 使用單位變更系統(tǒng)中相關資料的，應向市數(shù)字辦提出書面申請，并辦理相關手續(xù)：（一）使用單位名稱變更的，應辦理名稱變更手續(xù)，并由該單位來函確定新的系統(tǒng)管理員及使用人員名單；（二）使用單位被撤銷的，應辦理注銷手續(xù)。即在交換系統(tǒng)中刪除該單位名稱，注銷該單位電子印章和使用人員，并將系統(tǒng)中的相關文件按被撤銷單位提出的處理辦法進行處理；（三）使用單位合并的，合并后的使用單位名稱如果沿用合并前其中一個使用單位名稱的，則該名稱作為合并后的使

5、用單位名稱在系統(tǒng)中保留，被合并的使用單位按本條第二項規(guī)定辦理注銷手續(xù)；合并后的使用單位如果使用新的單位名稱的，則按本辦法第八條的規(guī)定重新辦理注冊手續(xù)，合并前在系統(tǒng)中使用的單位名稱按本條第二項規(guī)定辦理注銷手續(xù)。第四章 使用人員 第十一條 從事本系統(tǒng)運行、維護、管理的工作人員，應政治可靠、責任心強，具備良好的服務意識和相應的專業(yè)技術水平，熟悉國家有關法律、法規(guī)和規(guī)章，盡職盡責，保證工作質量。 第十二條 系統(tǒng)管理員應按規(guī)范向市數(shù)字辦申報開設、注銷使用人員帳號、初始密碼，并將使用人員的工作職責和權限，報市數(shù)字辦備案。 第十三條 系統(tǒng)使用人員應自覺遵守系統(tǒng)運行的規(guī)章制度，按照工作權限，認真完成本人在系統(tǒng)

6、中所承擔的工作任務。 第十四條 系統(tǒng)使用人員帳號密碼（口令）應設6位以上字符（含字母、數(shù)字、符號等），并需經常修改，不得與其他使用人員名（賬號）相同。使用人員取得密鑰和初始密碼后應立即修改密碼，若密碼丟失，應向本單位系統(tǒng)管理員提出申請，恢復初始密碼。 本單位沒有確定系統(tǒng)管理員的，可以直接向市數(shù)字辦提出申請。第十五條 未經本單位負責人同意，非相關人員不得使用系統(tǒng)管理員的密鑰和密碼登錄系統(tǒng)。第十六條 為使用系統(tǒng)的短信通知功能，使用人員應在本人帳號的個人資料上登記自己的手機號碼，供接受交換系統(tǒng)的短信提醒之用。如手機換號應及時向本單位系統(tǒng)管理員（或市數(shù)字辦）提出更換。第十七條 為保證各類電子文件的及時

7、收發(fā)，工作人員應在每天的8：30-9：30、10：30-11：30、15：00-16：00、17：00-18：00這四個時段登陸到oa系統(tǒng)，接收各類文件。使用人員如因出差或出差時間較長，應指定授權的公文代辦人代辦。第五章 電子印章的使用與管理 第十八條 電子印章是在電子公文上使用的簽名印章，對電子公文進行電子簽名，在打印公文前，應驗證公文電子簽名的合法性。驗證并按規(guī)定打印的紙質公文具有法律效力。 第十九條 電子印章的制作式樣和標準，按國務院關于國家行政機關和企業(yè)事業(yè)單位社會團體印章管理的規(guī)定(國發(fā)199925號)執(zhí)行。 第二十條 使用單位需要、變更或銷毀本單位電子印章的，由本單位提出書面申請，

8、經本單位負責人同意并簽字后，報送市政府辦理審批手續(xù)。經市政府批準同意后，由市數(shù)字辦具體辦理。 第二十一條 銷毀電子印章時，市政府辦公室、市保密局、市數(shù)字辦和印章所屬單位相關人員應同時在場。 第二十二條 使用單位的電子印章應等同于實物印章管理，應由負責保密工作的機構指定專人保管和使用。電子印章可由兩人或兩人以上分別保管。 第二十三條 電子印章因損壞、遺失等原因不能使用或因單位名稱變更、撤銷、合并等原因需要變更的，應將舊電子印章交回市政府辦公室處理，并按本辦法第二十條、二十一條的規(guī)定辦理相關手續(xù)。 第二十四條 使用單位應按國發(fā)199925號文件的規(guī)定，制定本單位電子印章的管理辦法。第六章 密鑰的使

9、用與管理第二十五條 密鑰是指登陸電子政務系統(tǒng)所必需的身份密碼，密鑰的管理包括密鑰的購買、制作、分發(fā)、參數(shù)設置、修改和使用。第二十六條 市政府辦公室負責oa系統(tǒng)密鑰的管理，并委托市數(shù)字辦負責技術支持和服務。第二十七條 申領密鑰的單位或個人應向市政府辦公室提出書面申請，說明申領密鑰的理由和擬使用的人員資料。第二十八條 市政府辦公室對密鑰申請進行審查，經市政府辦公室同意后，由市數(shù)字辦負責制作密鑰，同時辦理登記領用手續(xù)。第二十九條 市數(shù)字辦向申請使用人員發(fā)出密鑰領取通知，由申請單位或個人指派專人領取，或以機要傳輸手段領取。第三十條 使用單位或個人應妥善保管和使用密鑰，不得擅自轉借他人使用，確保密鑰的安

10、全。第三十一條 密鑰使用人變動的，應報市數(shù)字辦備案。新接任人員應及時修改密碼，密碼字符應在6位以上。第三十二條 密鑰應按機要設備妥善保管，密鑰遺失的，應立即報告市數(shù)字辦，并由所在單位查明原因,視情況及時做出處理。需重新申領的,按照申領程序重新申請更換。應使用人員自身原因導致密碼丟失，并造成損失的，按照有關規(guī)定追究其責任。第七章 電子公文的發(fā)送與接受 第三十三條 在系統(tǒng)中流轉的電子公文，其文種、格式、內容等的審核把關由發(fā)文單位負責。 第三十四條 公文帶有不方便進行電子化處理的附件（如書籍、圖紙等）的，可按紙質公文交換的方式進行交換。公文正文仍以電子公文形式交換。 第三十五條 電子公文的制發(fā)由電子

11、公文制作、蓋章、發(fā)送三個環(huán)節(jié)組成，由一個或多個工作人員完成。 第三十六條 發(fā)送電子公文時，應選擇公文的主送、抄送機關，并設置允許收文機關打印的權限。 第三十七條 系統(tǒng)完成發(fā)送公文操作的時間為電子公文的發(fā)送時間。 第三十八條 使用單位應按時接收電子公文。 第三十九條 接收電子公文時，應認真核對，確認無誤后方可進行打印或進入本機關內部系統(tǒng)公文流轉，并按常規(guī)收文進行登記，否則應予以退回。 第四十條 打印后的電子公文相當于紙質公文復印件，參照紙質公文的管理辦法處理。 第四十一條 首次進行電子公文打印或從系統(tǒng)中讀取電子公文進入收文機關辦公系統(tǒng)的時間為電子公文的接收時間。 第四十二條 電子公文接收失敗的，

12、收文機關應及時向發(fā)文機關提出申請，說明原因，請求重發(fā)或追加打印份數(shù)；因系統(tǒng)故障不能接受的，應及時向市數(shù)字辦反饋。第八章 安全保障 第四十三條 聯(lián)入系統(tǒng)的計算機，應安裝殺毒軟件。使用外來磁盤應檢測，以防病毒入侵。第四十四條 系統(tǒng)管理員應定期檢查、維護計算機網絡，發(fā)現(xiàn)問題應及時排除，無法排除的，應立即與市數(shù)字辦聯(lián)系，確保系統(tǒng)正常運行；不得亂設、私設系統(tǒng)的使用人員。文檔管理員應對文件資料的保密性、正確性、完整性、發(fā)布范圍負責，不得將涉密信息、帶毒文檔錄入系統(tǒng)。 第四十五條 使用系統(tǒng)時，所有涉密信息不得在該系統(tǒng)內發(fā)布，也不得存儲在與該系統(tǒng)相連的計算機中。第四十六條 應加強計算機及網絡安全保密知識教育，

13、遵守保密紀律與保密規(guī)定。不得利用電子政務系統(tǒng)從事危害國家安全、泄露國家秘密的違法犯罪活動；不得復制和傳播妨礙社會治安或淫穢色情信息。第四十七條 系統(tǒng)出現(xiàn)異常，造成數(shù)據存儲不完整、軟件故障、數(shù)據丟失，影響系統(tǒng)完整運行的，應由部門系統(tǒng)管理員負責維護。因技術因素導致系統(tǒng)不能正常工作的，應及時向市數(shù)字辦反饋。第四十八條 信息傳輸工作應嚴格執(zhí)行各項管理制度，遵循統(tǒng)一的技術規(guī)范。接收的信息，應按照時限要求辦理；發(fā)送的重要信息應經本單位負責人審批。第四十九條 使用人員應嚴格執(zhí)行有關操作規(guī)程。對不遵守規(guī)程、影響信息傳輸工作正常運行的網絡成員單位，予以通報批評；造成事故的，應追究有關人員和相關領導的責任。第五十條 密級文件不進入系統(tǒng)，按照現(xiàn)有公文流轉方式處理；電子文件嚴格按發(fā)文范圍發(fā)送，發(fā)文范圍的審批仍按各單位公文管理有關規(guī)定執(zhí)行。第九章 應急處理 第五十一條 系統(tǒng)出現(xiàn)故障，導致電子公文與信息無法