2019年整理--商務(wù)活動展覽會禮儀

1、商務(wù)活動展覽會禮儀對常人來說，在某日常生活之中所接觸最多的商 務(wù)性會議，大概非展覽會莫屬了。而對商界單位來說，積極參與各種 類型的展覽會， 則是某從事公共關(guān)系活動的一種常規(guī)的手段。 所謂展 覽會，對商界而言，主要是特指有關(guān)方面為了介紹本單位的業(yè)績，展 示本單位的成果，推銷本單位的產(chǎn)品、技術(shù)或?qū)＠约嘘惲袑?物、模型、文字、圖表、影像資料供人參觀了解的形式，所組織的宣 傳性聚會。有時，人們也將其簡稱為展覽，或稱之為展示、展示會。 展覽會，在商務(wù)交往中往往發(fā)揮著重大的作用。 它不僅具有甚強的說 服力、感染力，可以現(xiàn)身說法打動觀眾，為主辦單位廣交朋友，而且 還可以借助于個體傳播、群體傳播、大眾

2、傳播等各種傳播形式，使有 關(guān)主辦單位的信息廣為傳播，提高其名氣與聲譽。正因為如此，幾乎 所有的商界單位都對展覽會備加重視，踴躍參加。展覽會禮儀，通常 是指商界單位在組織、參加展覽會時，所應(yīng)當(dāng)遵循的規(guī)范與慣例。在 一般情況下， 展覽會主要涉及展覽會的分類、 展覽會的組織與展覽會 的參加等三個方面的大問題。現(xiàn)分別對其介紹如下：首先，展覽會的 分類。嚴格地講，展覽會是一個覆蓋面甚廣的基本概念。細而言之， 它其實又分作許許多多不盡相同的具體類型。 要開好一次展覽會， 自 然首先必須確定其具體類型，然后再進行相應(yīng)的定位。否則，很可能 就會出現(xiàn)不少的漏洞。 站在不同的角度上來看待展覽會， 往往可以對 其進

3、行不同標準的劃分。 按照商界目前所通行的會務(wù)禮儀規(guī)范， 劃分 展覽會不同類型的主要標準， 一共有下列六條： 其一，展覽會的目的。 這是劃分展覽會類型的最基本的標準。 依照這一標準， 展覽會可被分 作宣傳型展覽會和銷售型展覽會等兩種類型。 顧名思義， 宣傳型展覽 會顯然意在向外界宣傳、介紹參展單位的成就、實力、歷史與理念， 所以它又叫作陳列會。 而銷售型展覽會則主要是為了展示參展單位的 產(chǎn)品、技術(shù)和專利，來招徠顧客、促進其生產(chǎn)與銷售。通常，人們又 將銷售型展覽會直截了當(dāng)?shù)胤Q為展銷會或交易會。 其二，展覽品的種 類。在一次展覽會上，展覽品具體種類的多少，往往會直接地導(dǎo)致展 覽會的性質(zhì)有所不同。 根

4、據(jù)展覽品具體種類的不同， 可以將展覽會區(qū) 分為單一型展覽會與綜合型展覽會。 單一型展覽會， 往往只展示某一 大的門類的產(chǎn)品、技術(shù)或?qū)＠?，只不過其具體的品牌、型號、功能有 所不同而已，例如，化妝品、汽車等等。因此，人們經(jīng)常會以其具體 展示的某一門類的產(chǎn)品、 技術(shù)或?qū)＠拿Q， 來對單一型展覽會進行 直接的冠名，比如，可稱之為“化妝品展覽會”、“汽車展覽會”等 等。在一般情況下， 單一型展覽會的參展單位大都是同一行業(yè)的競爭 對手，因此這種類型的展覽會不僅會使其競爭更為激烈， 而且對于所 有參展單位而言不啻為一場公平的市場考試。 綜合型展覽會， 亦稱混 合型展覽會。它是一種包羅萬象的，同時展示多種門

5、類的產(chǎn)品、技術(shù) 或?qū)＠拇笮驼褂[會。 與前者相比， 后者所側(cè)重的主要是參展單位的 綜合實力。其三，展覽會的規(guī)模。根據(jù)具體規(guī)模的大小，展覽會又有 大型展覽會、小型展覽會與微型展覽會之分。大型展覽會，通常由社 會上的專門機構(gòu)出面承辦，其參展的單位多、參展的項目廣，因而規(guī) 模較大。舉辦此類展覽會，要求一定的操作技巧。因其檔次高、影響 大，參展單位必須經(jīng)過審報、審核、批準等一系列程序，有時，還需 支付一定的費用。小型展覽會，一般都由某一單位自行舉辦，其規(guī)模 相對較小。 在小型展覽會上， 展示的主要是代表著主辦單位最新成就 的各種產(chǎn)品、技術(shù)和專利。 微型展覽會，則是小型展覽會的進一步微 縮。它提取了小型

6、展覽會的精華之處， 一般不在社會上進行商業(yè)性展 示，而只是將其安排陳列于本單位的展覽室或榮譽室之內(nèi)， 主要用勁 教育本單位的員工和供來賓參觀之用。其四，參展者的區(qū)域。根據(jù)參 展單位所在的地理區(qū)域的不同， 可將展覽會劃分為國際性展覽會、 洲 際性展覽會、全國性展覽會、全省性展覽會和全國性展覽會，往往被 人們稱為博覽會。 應(yīng)當(dāng)明言的是， 組織展覽會有一定非要貪大求全不 可，特別是忌諱虛張聲勢、名不副實，動輒以“世界”、“全球”、 “全國”名之。 若是根據(jù)參展單位所屬行業(yè)的不同， 則展覽會亦可分 為行業(yè)性展覽會和跨行業(yè)展覽會。 其五，展覽會的場地。 舉辦展覽會， 免不了要占用一定面積的場地。 若以所

7、占場地的不同而論， 展覽會有 著室內(nèi)展覽會與露天展覽會之別。 前者大都被安排在專門的展覽館或是賓館和本單位的展覽廳、 展覽室之內(nèi)。它大都設(shè)計考究、 布置精美、 陳列有序、安全防盜、不易受損，并且可以不受時間與天氣的制約， 顯得隆重而有檔次。但是，基所需費用往往偏高。在展示價值高昂、 制作精美、忌曬忌雨、易于失盜的展品時， 室內(nèi)展覽會自然是其首選。 后者則安排在室外露天之處。它可以提供較大的場地、花費較小，而 且不必為設(shè)計、 布置費用過多， 展示大型展品或需要以自然界為其背 景的展品時，此種選擇最佳。通常，展示花卉、農(nóng)產(chǎn)品、工程機械、 大型設(shè)備時，大都這么作。不過，它受天氣等自然條件影響較大，并

8、 且極易使展覽會丟失或受損。其六，展覽會的時間。舉辦展覽會所用 的具體時間的長短，亦稱為展期。根據(jù)展期的不同，可以把展覽會分 作長期展覽會、定期展覽會和臨時展覽會。長期展覽會，大都常年舉 行，其展覽場所固定，展品變動不大。定期展覽會，展期一般固定為 每隔一段時間之后，在某一特定的時間之內(nèi)舉行。例如，每三年舉行 一次，或者每年春季舉行一次，等等。其展覽主題大都既定不變，但 允許變動展覽場所，或展品內(nèi)容有所變動，一般來看，定期展覽會往 往呈現(xiàn)出連續(xù)性、系列性的特征。臨時展覽會，則隨時可根據(jù)需要與 可能舉辦。它所選擇的展覽場所、展品內(nèi)容及至展覽主題，往往不盡 相同，但其展期大都不長。其次，展覽會的組

9、織。一般的展覽會，既 可以由參展單位自行組織， 也可以由社會上的專門機構(gòu)出面張羅。 不 論組織者由誰來擔(dān)任， 都必須認真作好具體的工作， 力求使展覽會取 得完美的效果。根據(jù)慣例，展覽會的組織者需要重點進行的具體工作， 主要包括參展單位的確定、展覽內(nèi)容的宣傳、展示位置的分配、安全 保衛(wèi)的事項、輔助服務(wù)的項目，等等。第一，參展單位的確定，一旦 決定舉辦展覽會， 由什么單位來參加的問題， 通常都是非常之重要的。 在具體考慮參展單位的時候，必須注意兩廂情愿，不得勉強。按照商 務(wù)禮儀的要求， 主辦單位事先應(yīng)以適當(dāng)?shù)姆绞剑?以擬參展的單位發(fā)出 正式的邀請或召集。邀請或召集參展單位的主要方式為：刊登廣告，

10、寄發(fā)邀請函，召開新聞發(fā)布會， 等等。不管是采用其中作何一種方式， 均須同時將展覽會的宗旨、 展出的主要題目、 參展單位的范圍與條件、 舉辦展覽會的時間與地點、 報名參展的具體時間與地點、 咨詢有關(guān)問 題的聯(lián)絡(luò)方法、 主辦單位擬提供的輔助服務(wù)項目、 參展單位所應(yīng)負擔(dān) 的基本費用，等等，一并如實地告之參展單位，以便對方據(jù)此加以定 奪。對于報名參展的單位， 主辦單位應(yīng)根據(jù)展覽會的主題與具體條件 進行必要的審核。切勿衣莠不分，來之不拒。當(dāng)參展單位的正式名單 確定之后， 主辦單位應(yīng)及時地以專函進行通知， 令被批準的參展單位 盡早有所準備。第二，展覽內(nèi)容的宣傳。為了引起社會各界對展覽會 的重視，并且盡量地

11、擴大其影響， 主辦單位有必要對其進行大力宣傳。 宣傳的重點，應(yīng)當(dāng)是展覽的內(nèi)容，即展覽會的展示陳列之物。因為只 有它，才能真正的吸引各界人士的注意和興趣。對展覽會，尤其是對 展覽內(nèi)容所進行的宣傳，主要可以采用下述幾種方式：其一，是舉辦 新聞發(fā)布會； 其二，是邀請新聞界人士到場進行參觀采訪； 其三， 是 發(fā)表有關(guān)展覽會的新聞稿；其四，是公開刊發(fā)廣告；其五，是張貼有 關(guān)展覽會的宣傳畫；其六，是在展覽會現(xiàn)場散發(fā)宣傳性材料和紀念品； 其七，是在舉辦地懸掛彩旗、彩帶或橫幅；其八，是利用升空的彩色 氣球和飛艇進行宣傳。以上八種方式，可以只擇其一，亦可多種同時 并用。在具體進行選擇時，一定要量力行事，并且要嚴

12、守法紀，注意 安全。為了搞好宣傳工作， 在舉辦大型展覽會時，主辦單位應(yīng)專門成 立對外進行宣傳的組織機構(gòu)。其正式名稱，可以叫新聞組，也可以叫 宣傳辦公室。第三，展示位置的分配。對展覽會的組織者來講，展覽 現(xiàn)場的規(guī)劃與布置，通常是其重要職責(zé)之一。在布置展覽現(xiàn)場時，基 本的要求是： 展示陳列的各種展品要圍繞既定的主題， 進行互為襯托 的合理組合與搭配。要在整體上顯得井然有序、渾然一體。順理成章 的是，所有參展單位都希望自己能夠在展覽會上擁有理想的位置。 展 品在展覽會上進行展示陳列的具體位置， 稱之展位。大凡理想的展位， 除了收費合理之外，應(yīng)當(dāng)面積適當(dāng)，客流較多，處于展覽會上的較為 醒目之處，設(shè)施齊

13、備，采光、水電的供給良好。在一般情況下，展覽 會的組織者要想盡一切辦法充分滿足參展單位關(guān)于展位的合理要求。 假如參展單位較多， 并且對于較為理想的展位競爭較為激烈的話， 則 展覽會的組織者可依照展覽會的慣例， 采用下列方法之一對展位進行 合理的分配。方法一是對展位進行競拍。由組織者根據(jù)展位的不同， 而制定的不同的收費標準， 然后組織一場拍賣會， 由參展者在會上自 由進行角逐， 由出價高者擁有自己鐘意的展位。 方法二是對展位進行 投標。即由參展單位依照組織者所公告的招標標準和具體條件， 自行 報價，并據(jù)此填具標單，而由組織者按照“就高不就低”的常規(guī)，將 展位分配給報價高者。方法三是對展位進行抽簽

14、。即將展位編號，然 后將號碼寫在紙簽之上， 而由參展單位的代表在公證人員的監(jiān)督之下每人各取一個， 以此來確定其各自的具體展位。 方法四是按“無來后 到”分配。 所謂按照“先來后到”進行分配， 即以參展單位正式報告 的先后為序，誰先報名，誰便有權(quán)優(yōu)先選擇自己所看中的展位。不管 采用上述何種方法， 組織者均須事先將其廣而告之， 以便參展單位早 作準備，盡量選到稱心如意的展位。第四，安全保衛(wèi)的事項。無論展 覽會舉辦地的社會治安環(huán)境如何， 組織者對于有關(guān)的安全保衛(wèi)事項均 應(yīng)認真對待，免得由于事前考慮不周而麻煩叢生，或是“大意失荊 州”。在舉辦展覽會前，必須依法履行常規(guī)的報批手續(xù)。此外，組織 者還須主動

15、將展覽會的舉辦詳情向當(dāng)?shù)毓膊块T進行通報， 求得其理 解、支持與配合。 舉辦規(guī)模較大的展覽會時，最好從合法的保衛(wèi)公司 聘請一定數(shù)量的保安人員，將展覽會的保安工作全權(quán)交予對方負責(zé)。 為了預(yù)防天災(zāi)人禍等不測事件的發(fā)生， 應(yīng)向聲譽良好的保險公司進行 數(shù)額合理的投保。 以便利用社會的力量為自己分憂。 在展覽會入口處 或展覽會的門券上， 應(yīng)將參觀的具體注意事項正式成文列出， 使觀眾 心中有數(shù)，以減少糾葛。展覽會組織單位的工作人員，均應(yīng)自覺樹立 良好的防損、防盜、防火、防水等安全意識，為展覽會的平安進行竭 盡一己之力。按照常規(guī)，有關(guān)安全保衛(wèi)的事項，必要時最好由有關(guān)各 方正式簽訂合約或協(xié)議，并且經(jīng)過公證。這

16、樣一來，萬一出了事情， 大家就好“親兄弟，明算帳”了。第五，輔助的服務(wù)項目。主辦單位 作為展覽會的組織者， 有義務(wù)為參展單位提供一切必要的輔助性服務(wù) 項目。否則，不單會影響自己的聲譽，而且還會授人以柄。由展覽會 的組織者為參展單位提供的各項輔助性服務(wù)項目， 最好有言在先， 并 且對有關(guān)費用的支付進行詳盡的說明。 具體而言， 為參展單位所提供 的輔助性服務(wù)項目，通常主要包括下述各項：其一，是展品的運輸與 安裝；其二，是車、船、機票的訂購；其三，是與海關(guān)、商檢、防疫 部門的協(xié)調(diào)；其四，是跨國參展時有關(guān)證件、證明的辦理；其五，是 電話、傳真、電腦、復(fù)印機等現(xiàn)代化的通訊聯(lián)絡(luò)設(shè)備；其六，是舉行 洽談會、

17、發(fā)布會等商務(wù)會議或休息之時所使用的適當(dāng)場所；其七，是 餐飲以及有關(guān)展覽時使用的零配件的提供； 其八，是供參展單位選用 的禮儀、講解、推銷人員等。最后，是展覽會的參加。參展單位在正 式參加展覽舒暢地， 必須要求自己的全部派出人員齊心協(xié)力、 同心同 德，為大獲全勝而努力奮斗。在整體形象、待人禮貌、解說技巧等三 個主要方面，參展單位尤其要予以特別的重視。以下，就分別對其作 簡要的介紹：第一，要努力維護整體形象。在參與展覽時，參展單位 的整體形象直接映入觀眾的眼里，因而對自己參展的成敗影響極大。 參展單位的整體形象， 主要由展示之物的形象與工作人員的形象兩個 部分所構(gòu)成。對于二者要給予同等的重視，不可

18、偏廢其一。展示之物 的形象，主要由展品的外觀、 展品的質(zhì)量、展品的陳列、 展位的布置、 發(fā)放的資料等構(gòu)成。用以進行展覽的展品，外觀上要力求完美無缺， 質(zhì)量上要優(yōu)中選秀， 陳列上要既整齊美觀又講究主次， 布置上要兼顧 主題的突出與觀眾的注意力， 而用以在展覽會上向觀眾直接散發(fā)的有 關(guān)資料，則要印刷精美、圖文并茂、資訊豐富，并且注有參展單位的 主要聯(lián)絡(luò)方法，如公關(guān)部門與銷售部門的電話、電報、電傳、傳真以 及電子郵箱的號碼，等等。 工作人員的形象，則主要是指在展覽會上 直接代表參展單位露面的人員的穿著打扮問題。 在一般情況下， 要求 在展位上工作的人員應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一著裝。 最佳的選擇， 是身穿本單位的制

19、服，或者是穿深色的西裝、套裙。在大型的展覽會上，參展單位若安 排專人迎送賓客時， 則最好請其身穿色彩鮮艷的單色旗袍， 并胸披寫 有參展單位或其主打展品名稱的大紅色綬帶。為了說明各自的身份， 全體工作人員皆應(yīng)在左胸佩戴標明本人單位、職務(wù)、姓名的胸卡，惟 有禮儀小姐可以例外。按照慣例，工作人員不應(yīng)佩戴首飾，但男士應(yīng) 當(dāng)剃須，女士則最好化淡妝。第二，要時時注意待人禮貌。在展覽會 上，不管它是宣傳型展覽會還是銷售型展覽會， 參展單位的工作人員 都必須真正的意識到觀眾是自己的上帝， 為其熱情而竭誠地服務(wù)則是 自己的天職。為此，全體工作人員都要將禮貌待人放在心坎上，并且 落實在行動上。 展覽一旦正式開始，

20、 全體參展單位的工作人員即應(yīng)各 就各位，站立迎賓。不允許遲到、早退、無故脫崗、東游西逛、更不 允許在觀眾到來之時坐、臥不起，怠慢對方。當(dāng)觀眾走近自己的展位 時，不管對方是否向自己打招呼，工作人員都要面含微笑，主動地向 對方說：“你好！歡迎光臨！”隨后，還應(yīng)面向?qū)Ψ剑栽S欠身，伸 出右手，掌心向上，指尖直接展臺，并告知對方：“請您參觀”。當(dāng) 觀眾在本單位的展位上進行參觀時， 工作人員可隨行于其后， 以備對 方向自己進行咨詢；也可以請其自便，不加干擾。假如觀眾較多，尤 其是在接待組團而來的觀眾時， 工作人員亦可在左前方引導(dǎo)對方進行 參觀。對于觀眾所提出的問題，工作人員要認真作出回答。不允許置 之不

21、理，或以不禮貌的言行對待對方。當(dāng)觀眾離去時，工作人員應(yīng)當(dāng) 真誠地向?qū)Ψ角飞硎┒Y，并道以“謝謝光臨”，或是“再見！”在任 何情況下，工作人員均不得對觀眾惡語相加，或譏諷嘲弄。對于極個 別不守展覽會規(guī)則而亂摸亂動、亂拿展品的觀眾，仍須以禮相勸，必 要時可請保安人員協(xié)助，但不許可對對方擅自動粗，進行打罵、扣留 或者非法搜身。第三，要善于運用解說技巧。解說技巧，此處主要是 指參展單位的工作人員在向觀眾介紹或說明展品時， 所應(yīng)當(dāng)掌握的基 本方法和技能。具體而論， 在宣傳性展覽會與銷售性展覽會上，其解 說技巧既有共性可循， 又有各自的不同之處。 在宣傳性展覽會與銷售 性展覽會上，解說技巧的共性在于：要善于因人而宜，使解說具有針 對性。與此同時，要突出自己展品的特色。在實事求是的前提下，要 注意對其揚長避短，強調(diào)“人無我有”之處。在必要時，還可邀請觀 眾親自動手操作，或由工作人員對其進行現(xiàn)場示范。此外，還可安排 觀眾觀看與展品相關(guān)的影視片， 并向其提供說明材料與單位名片。 通 常，說明材料與單位名片應(yīng)常備于展臺之上， 由觀眾自取。 進而言之， 宣傳型展覽會與銷售型展覽會的解說技巧， 又有一些不同之處。 在宣 傳型展覽會上， 解說的重點應(yīng)當(dāng)放在推廣參展單位的形象之上。 要善 于使解說圍繞著參展單位與公眾的雙向溝通而進行， 時時刻刻都應(yīng)大 力宣傳本單位的成就和理念， 以便使公眾對參展單位給予認可