采購流程管理制度59086

1、。采購流程管理制度一、總則為提高公司采購效率，明確崗位職責(zé)，有效率降低采購成本，滿足公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求， 進(jìn)一步規(guī)范采購流程， 加強(qiáng)與各部門之間的配合，特制定本制度。1. 物料采購的部門歸屬劃分：（ 1）生產(chǎn)原材料、固定資產(chǎn)采購：由采購部門負(fù)責(zé)辦理；（ 2）日常辦公用品以及超市物品采購： 由綜合管理部負(fù)責(zé)辦理；（ 3）對于重要物品的采購，必要時由總經(jīng)理指派專人或指定部門辦理采購。2. 采購工作應(yīng)以降低成本為目的，規(guī)范進(jìn)、出貨流程，做到人員合理分工與定位，通過標(biāo)準(zhǔn)化、簡單化、專業(yè)化的工作為公司提高經(jīng)營效益。1。二、采購業(yè)務(wù)流程采購業(yè)務(wù)流程圖：需求計劃采購計劃請購選擇供應(yīng)商確定采購價格訂立框架協(xié)

2、議或采購合同管理供應(yīng)過程驗(yàn)收是否合格是入庫取得發(fā)票付款會計控制采購業(yè)務(wù)的后評估否退貨辦理索賠。2。三、申請采購1. 需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要向采購部門提出物資需求，按照規(guī)定的格式填寫相應(yīng)的請購單。2. 請購單應(yīng)該按照規(guī)定格式填寫完整、清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報采購部。3. 按公司實(shí)際需求，請購單主要分為以下幾類：（ 1）A 類物品請購單：主要用于采購固定資產(chǎn)（元以上或同一物品累計金額為元以上為固定資產(chǎn)） 。具體包括：模具、加工設(shè)備、實(shí)驗(yàn)設(shè)備、量具、辦公設(shè)備、家具等。（ 2）B 類物品請購單：主要用于采購原材料及外協(xié)件。原材料具體包括： 漆包線、高溫線、絕緣漆、熱縮管、絕緣套管、膠水等；外協(xié)件

3、具體包括：定子鐵芯、轉(zhuǎn)子鐵芯、骨架、包裝盒、包裝袋、緩沖包裝盒等。（ 3）C 類物品請購單：主要用于采購易耗物品及工具。具體包括：注焊劑、錫塊、融漆劑、防銹漆、工具、工作服等（ 4）D 類物品請購單：主要用于采購行政辦公用品及超市用品等。（ 5） E類物品請購單：可用于采購其他類特殊物品。4. 需求部門在請購單巡簽完畢后提報采購部，應(yīng)要求采購部簽字接收。需求部門留一份作為備份，以供查詢核對。5. 遇緊急物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況下，可以采取郵件方式先行請示，征得同意后提報采購部。簽字確認(rèn)手續(xù)可以后補(bǔ)。3。6. 請購單接收注意事項：（ 1）采購部門在接收請購單時應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完

4、整清晰，檢查請購單是否經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批；（ 2）接收請購單時應(yīng)遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖紙及技術(shù)資料不全不采購， 庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；（ 3）檢查倉庫該物資是否有庫存；（ 4）對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)及時通知請購部門。7. 采購部門根據(jù)各部門上報的需求計劃進(jìn)行匯總，平衡現(xiàn)有庫存物資，統(tǒng)籌安排采購計劃。8. 請購單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報采購部門。9. 對于提報的采購應(yīng)按照采購人員的分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理。10. 對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理。4。四、詢價、比價及議價1. 詢價時應(yīng)認(rèn)真審閱請購單的名稱、規(guī)格、數(shù)量等，了解圖紙及其技術(shù)要求

5、，遇到問題應(yīng)及時的與請購部門溝通。2. 屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、 歸類集中打包采購。3. 所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價。4. 對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品。5. 遇到重要的物資、項目或預(yù)估單次采購金額大于 10 萬的采購情況，詢價前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報擬邀請報價或投標(biāo)單位的基本情況。6. 詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進(jìn)行詢價。7. 除固定資產(chǎn)外單次采購金額在 1 萬元以下項目可以自行采購；單次采購金額或預(yù)算金額在 1 萬元以上的所有項目都應(yīng)要求有至少兩家以上的供應(yīng)商參與比價；單

6、次采購金額預(yù)算價格在10 萬元以上的項目應(yīng)由采購部組織招標(biāo)，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督； 單次采購金額預(yù)算價格在100 萬元以上的項目由公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否委托第三方機(jī)構(gòu)代理招標(biāo)。8. 比價采購或招標(biāo)采購所邀請的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實(shí)力，具有提供或完成我公司所需物資和項目的能力。9. 比價采購或招標(biāo)采購應(yīng)擬定完整的詢價表。10. 詢價后填寫采購比價報告單，以書面或郵件方式報請公司。5。領(lǐng)導(dǎo)批示。11. 對廠商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)。12. 對于合格供應(yīng)商的價格水平進(jìn)行市場分析，是否其價格最低，所報價格的綜合條件更加突出。13. 收到供應(yīng)單位第一次報價或進(jìn)行開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報情

7、況，設(shè)定議價目標(biāo)或理想中標(biāo)價格。14. 重要項目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實(shí)力， 資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查，如通過進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等。15. 參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進(jìn)行價格及條件的進(jìn)一步談判。16. 比價、議價匯總前應(yīng)匯報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)， 征得同意后方可匯總。17. 比價、議價結(jié)果匯總應(yīng)完整列出報價、 交貨期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由， 按照一定順序逐一審核。18. 如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。6。五、合同的簽訂1. 合同是當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護(hù)。廣義合同

8、指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。2. 采購下列產(chǎn)品需簽訂相應(yīng)的采購合同：（ 1）A 類物品采購需簽訂采購合同 ：主要是用于固定資產(chǎn)。具體包括：模具、加工設(shè)備、實(shí)驗(yàn)設(shè)備、量具、辦公設(shè)備、家具等。（ 2）B 類物品采購需簽訂定貨合同 ：主要用于原材料及外協(xié)件。原材料具體包括：漆包線、高溫線、絕緣漆、防銹漆、熱縮管、絕緣套管、膠水等；外協(xié)件具體包括：定子鐵芯、轉(zhuǎn)子鐵芯、骨架、包裝盒、包裝袋、緩沖包裝盒等。（ 3）其他類需要簽訂合同的采購。3. 采購合同正文應(yīng)包含的要素（ 1）合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點(diǎn)；（ 2）采購物品、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合

9、同不可分割的部分；（ 3）包裝要求；（ 4）合同總額應(yīng)含稅，含運(yùn)達(dá)公司的總價，特殊情況應(yīng)注明；（ 5）付款方式；（ 6）交貨期；（ 7）質(zhì)量保證期；（ 8）質(zhì)量要求及規(guī)范；。7。（ 9）違約責(zé)任和解決糾紛的辦法；（ 10）雙方的公司信息；（ 11）其他約定。4. 合同的簽訂：（ 1）如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的，注意保密責(zé)任；（ 2）擬定合同條款時一定要將各種風(fēng)險降低到最低；（ 3）為防止物品追加或追加無依據(jù)，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單；（ 4）遇貨物訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點(diǎn)的情況時務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助清點(diǎn)；（ 5）質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保

10、期；（ 6）詳細(xì)約定發(fā)票的提供時間及要求；（ 7）針對不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗(yàn)收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等；（ 8）與初次合作的單位合作時，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；（ 9）違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體；（ 10）比價 / 招標(biāo)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作；（ 11）合同簽定簽應(yīng)對合同初稿進(jìn)行巡簽審查；（ 12）合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字， 加蓋公司合同章方可生效；。8。（13）簽訂的所有合同應(yīng)及時報送財務(wù)部門。六、付款及合同執(zhí)行1. 付款（ 1）所有已簽訂合同付款時應(yīng)參照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；（ 2）

11、按照進(jìn)度付款的采購項目必須確保質(zhì)檢合格方可付款；（ 3）付款單據(jù)的選擇：A、按照公司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時應(yīng)填寫付款審批單，該審批單巡簽完畢后提交財務(wù)部付款并留存；B、沒有簽訂合同或金額小于1000 元的在付款時應(yīng)填寫呈批件，該呈批件巡簽完畢后提交財務(wù)部付款并留存；（4）財務(wù)部門在接到付款審批單或呈批件后應(yīng)在 3 天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期， 遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時的通知采購部并匯報公司領(lǐng)導(dǎo)。2. 合同執(zhí)行（ 1）已簽訂合同由采購部項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由采購部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題， 采購部應(yīng)及時提出建議或補(bǔ)救措施，并及時通知請購部門及公司領(lǐng)導(dǎo)；（ 2）

12、已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時掌握合作單位對于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時履約；（ 3）合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同。3. 發(fā)票索取。9。向供貨方索取發(fā)票時， A、B 類物品采購必須要有增值稅發(fā)票，其他類物品采購原則上以增值稅發(fā)票為主，其他正規(guī)票據(jù)為輔。七、驗(yàn)收入庫1. 報驗(yàn)（ 1）供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應(yīng)及時通知倉庫進(jìn)行驗(yàn)收；（ 2）對于不同類型物品的收貨及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；（ 3）倉庫在接到采購部通知后應(yīng)及時驗(yàn)收合格后入庫，并出具入庫清單，對于驗(yàn)收不及時延誤公司運(yùn)營使用或不能入庫的情況倉庫應(yīng)負(fù)主要責(zé)任；2. 入庫（ 1）公司所有的外購物品入庫前均應(yīng)經(jīng)過檢驗(yàn)或驗(yàn)收；（ 2）采購物品在運(yùn)達(dá)公司后，采購部應(yīng)及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運(yùn)；（ 3）未及時驗(yàn)收的物品，倉庫在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存