湖南煙草_BPR項(xiàng)目_長沙卷煙廠調(diào)撥站調(diào)研報(bào)告

1、長沙調(diào)撥站營銷系統(tǒng)調(diào)研報(bào)告1長沙調(diào)撥站的概況長沙卷煙廠調(diào)撥站由省煙草公司、長沙市公司及長沙卷煙廠銷售經(jīng)理部等三方機(jī)構(gòu)委派 的工作人員組成。調(diào)撥站是省煙草公司的二級(jí)機(jī)構(gòu)，業(yè)務(wù)上受省公司的直接領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)長沙卷煙廠各類卷煙的對(duì)外銷售工作。調(diào)撥站下轄有三個(gè)銷售部門， 銷售一部負(fù)責(zé)對(duì)省內(nèi)市場的銷售，銷售二部負(fù)責(zé)對(duì)省外市場的銷售工作，銷售三部負(fù)責(zé)一部及二部的計(jì)劃銜接、開票及儲(chǔ)運(yùn)工作。它的組織機(jī)構(gòu)圖如下：銷售一部負(fù)責(zé)省內(nèi)的銷售，銷售一部的市場主要在湘南、湘北、湘西和湘中的。銷售二部負(fù)責(zé)省外的銷售。 銷售三部負(fù)責(zé)計(jì)劃銜接、 倉庫和運(yùn)輸。市場部分為廣告、信息和策劃三 個(gè)部門。辦公室負(fù)責(zé)管理勞資和政工等。2 調(diào)撥

2、站的業(yè)務(wù)流程2 .1采購流程對(duì)于調(diào)撥站銷售即是實(shí)現(xiàn)了采購，也就是說銷售時(shí)，煙廠向調(diào)撥站開票，同時(shí)調(diào)撥站向客戶開票。根據(jù)業(yè)務(wù)開發(fā)的情況（在全國定貨會(huì)上簽定的銷售合同和省內(nèi)的計(jì)劃銜接書），銷售一部、二部與生產(chǎn)部銜接， 制定半年計(jì)劃、月計(jì)劃和日計(jì)劃，車間生產(chǎn)出成品經(jīng)過品質(zhì)部檢驗(yàn)入庫。銷售三部根據(jù)銷售一、二部的日計(jì)劃表開票發(fā)貨。2. 2庫存流程長沙調(diào)撥站目前共有一個(gè)倉庫：長沙調(diào)撥站倉庫，隸屬于長沙調(diào)撥站下屬業(yè)務(wù)部所有。主要存放本廠（長沙卷煙廠）生產(chǎn)的卷煙。調(diào)撥站倉庫與長沙卷煙廠共用一個(gè)倉庫，調(diào)撥站倉庫即是煙廠的成品倉庫。倉庫收發(fā)事務(wù)主要有關(guān)人員：品質(zhì)部，負(fù)責(zé)煙廠入庫卷煙的品質(zhì)檢驗(yàn)；四名收貨員，負(fù)責(zé)長沙

3、卷煙廠卷 煙驗(yàn)收入庫的具體工作；四名發(fā)貨員，負(fù)責(zé)倉庫的發(fā)貨工作。調(diào)撥站所屬倉庫負(fù)責(zé)存放長沙卷煙廠所生產(chǎn)卷煙。長沙卷煙廠按計(jì)劃產(chǎn)品完工后，交品質(zhì)部進(jìn)行品質(zhì)檢驗(yàn)，品質(zhì)對(duì)檢驗(yàn)合格的卷煙，填制產(chǎn)品檢驗(yàn)合格單。倉庫收貨員根據(jù)成品入 庫單所填內(nèi)容與實(shí)際到貨產(chǎn)品經(jīng)核查無誤后辦理入庫手續(xù)。調(diào)撥站卷煙入庫流程圖實(shí)體描述：E1:長沙卷煙廠E2:品質(zhì)部E3 :調(diào)撥站倉庫收貨員處理描述：P1:對(duì)卷煙廠產(chǎn)品進(jìn)行檢驗(yàn)P2:保管員對(duì)經(jīng)交接員確認(rèn)的卷煙辦理入庫驗(yàn)收手續(xù)P3:倉庫交接員對(duì)檢驗(yàn)合格的卷煙簽回工廠產(chǎn)品入庫單一聯(lián)P4:卷煙廠卷煙完工送交品質(zhì)部文檔描述:W1 :品質(zhì)部簽發(fā)的產(chǎn)品檢驗(yàn)合格單 數(shù)據(jù)描述：D1 :長沙卷煙廠卷

4、煙完工移送品質(zhì)部檢驗(yàn)D2 :品質(zhì)部對(duì)入庫產(chǎn)品進(jìn)行數(shù)量，外觀，質(zhì)量等檢驗(yàn)，作好成品入庫把關(guān)D3 :品質(zhì)部對(duì)檢驗(yàn)合格產(chǎn)品簽回產(chǎn)品檢驗(yàn)合格單一聯(lián)，并自留一聯(lián)D4 :檢驗(yàn)合格產(chǎn)品由品質(zhì)部移送至倉庫收貨員D5 :品質(zhì)部將產(chǎn)品檢驗(yàn)合格單一聯(lián)交倉庫收貨員，倉庫收貨員據(jù)此登記庫存臺(tái)帳目前調(diào)撥站實(shí)行了在調(diào)撥站實(shí)現(xiàn)銷售時(shí)由工廠對(duì)調(diào)撥站開票與調(diào)撥站對(duì)客戶開票同時(shí)進(jìn)行的辦法。銷售時(shí)首先由業(yè)務(wù)部開出發(fā)貨提貨單一式四聯(lián)：依次分別為存根、提貨、運(yùn)輸、開票聯(lián)，開票員根據(jù)提貨單開具增值稅專用發(fā)票一式七聯(lián)，客戶憑提貨聯(lián)到倉庫提貨或由調(diào)撥站自行組織送貨， 倉庫發(fā)貨員根據(jù)提貨聯(lián)進(jìn)行發(fā)貨。同時(shí)，工廠也向調(diào)撥站開出專用發(fā)票以實(shí)現(xiàn)調(diào)撥站的

5、購進(jìn)，即調(diào)撥站在銷售時(shí)才實(shí)行購進(jìn)的財(cái)務(wù)處理。倉庫保管員對(duì)所管實(shí)物實(shí)行日清日結(jié)，按月盤點(diǎn)庫存并進(jìn)行對(duì)帳。 交接員每日填制收發(fā)存日報(bào)表。財(cái)務(wù)核算發(fā)貨采用按品種全月一次加權(quán)平均法計(jì)算其發(fā)貨成本。倉庫每月盤點(diǎn)在絕大多數(shù)情況下，不會(huì)有盤盈盤虧情況發(fā)生。 目前公司對(duì)倉庫盤虧的處理辦法是由倉庫保管員按售 價(jià)賠償，即相當(dāng)于卷煙零售。調(diào)撥站倉庫發(fā)貨流程圖實(shí)體描述：E1:銷售部E2 :調(diào)撥站倉庫E3 :客戶 文檔描述:W1 :提貨單W2 :發(fā)票W3 :未提貨清單 處理描述:P1:發(fā)貨P2:提貨P3:對(duì)帳2 3 銷售流程銷售一部按市場的地理位置， 把省內(nèi)的各煙草公司劃分成湘南、 湘中、 湘北及湘西等四 個(gè)片區(qū)。 銷

6、售二部按市場的地理位置， 把省外的各煙草公司劃分成華北、 華中、 華南、中南、 西北、 華東、東北及西南等八個(gè)片區(qū)。 一部及二部業(yè)務(wù)員按各自的業(yè)務(wù)區(qū)域劃分來開發(fā)銷售 業(yè)務(wù)。銷售二部對(duì)省外客戶的銷售流程:（ 1 ）簽定購銷合同: 二部的業(yè)務(wù)員要在定貨會(huì)前積極與省外客戶中有資格交易的煙草公司聯(lián)系，開發(fā)新的 銷售業(yè)務(wù)。 各省的煙草公司對(duì)于簽定購銷合同的資格有不同的規(guī)定， 如有的省份規(guī)定只有省 公司一級(jí)的煙草公司才能與調(diào)撥站簽定購銷合同， 有的省份規(guī)定縣公司也可與調(diào)撥站簽定合 同。在與客戶就卷煙的銷售品種、 價(jià)格和數(shù)量取得一致后， 省外的客戶在沒有突破國家局總 量計(jì)劃的前提下與銷售二部的業(yè)務(wù)人員到國家

7、局主持的每年二次的定貨會(huì)上鑒定購銷合同。 5月份與客戶鑒定下半年的購銷合同，11 月份則鑒定來年上半年的購銷合同。另外， 長沙煙廠代理商也代理銷售長沙煙廠的卷煙，主要是這些代理商到全國定貨會(huì)上簽定購銷合同，其副本轉(zhuǎn)到長沙煙廠調(diào)撥站進(jìn)行安排生產(chǎn)。（ 2）合同執(zhí)行在合同簽定后， 由銷售三部的業(yè)務(wù)人員向計(jì)算機(jī)錄入合同的有關(guān)信息。 二部的業(yè)務(wù)員按 煙廠的生產(chǎn)情況、 庫存情況及合同的總量情況來對(duì)半年的合同進(jìn)行均衡分解， 編制出每個(gè)月 的供貨計(jì)劃。業(yè)務(wù)人員在準(zhǔn)備發(fā)貨前， 通過傳真把發(fā)貨時(shí)間、 價(jià)格、 付款條件及發(fā)貨數(shù)量等信息發(fā)給 客戶，要求客戶進(jìn)行確認(rèn)。假如客戶有不同的意見，可對(duì)相關(guān)的條件進(jìn)行修改。銷售二

8、部按客戶的信用情況， 把省外的客戶分成三個(gè)等級(jí):A 類客戶主要是省公司一級(jí)的煙草公司，對(duì)這類客戶的收款方式可以是托收或者在發(fā)貨后一段才要求客戶付款。對(duì)類客戶的銷售只能是采用銀行托收的方式，對(duì)C類客戶只能是要求對(duì)方先預(yù)付款，再發(fā)貨。在與省外的客戶達(dá)成一致后，假如客戶的信用等級(jí)屬于C類，則要求客戶預(yù)付貨款。在發(fā)貨前由二部的業(yè)務(wù)人員進(jìn)行收款的確認(rèn)。在進(jìn)行收款的確認(rèn)后，由二部的業(yè)務(wù)員按客戶向三部的開票員開出某一天的“省外發(fā)貨預(yù)安排表”，由開票員開出增值稅發(fā)票及一式四聯(lián)的“銷售白票”。對(duì)省外銷售的運(yùn)輸多由三部代為辦理，運(yùn)輸人員憑“白票”的提貨聯(lián)到倉 庫去提貨，運(yùn)費(fèi)由客戶負(fù)擔(dān)。假如客戶屬于A類或B類客戶，

9、則二部的業(yè)務(wù)員可直接對(duì)三部的開票員開出“省外發(fā)貨預(yù)安排表”，由三部的開票員開出增值稅發(fā)票及一式四聯(lián)的“銷售白票”。在為客戶代辦提貨及運(yùn)輸后，由財(cái)務(wù)憑發(fā)票及運(yùn)輸單據(jù)辦理銀行托收手續(xù)。三部的開票員開出“銷售白票”后，再把“省外發(fā)貨預(yù)安排表”退還到銷售二部。由二 部的業(yè)務(wù)員來調(diào)減對(duì)客戶的計(jì)劃供應(yīng)。（3）銷售價(jià)格管理調(diào)撥站對(duì)外銷售的價(jià)格有二個(gè)類別：一類是對(duì)省煙草公司及長沙市煙草公司的代理價(jià)，另一類則是調(diào)撥站向其它客戶的調(diào)撥價(jià)。這二類價(jià)格均是由長沙煙廠、省公司、國稅局等單位參與確定，調(diào)撥站不能隨意進(jìn)行調(diào)整。銷售一部的銷售業(yè)務(wù)流程：銷售一部的業(yè)務(wù)流程與二部類似。第5頁共11頁長沙調(diào)撥站營銷系統(tǒng)調(diào)研報(bào)告6 / 116 / 11E3宀、廠業(yè)務(wù)三科、客