電子文檔管理辦法

1、電子文檔管理辦法1 目的 為促進(jìn)和規(guī)范公司辦公自動(dòng)化的進(jìn)程， 確保所使用的電子文檔的充分性、 適 用性和有效性，并對(duì)電子文檔進(jìn)行有效控制，特制定電子文檔管理辦法。2 適用范圍 適用于我公司編制或制定的手冊(cè)、程序文件、管理細(xì)則文件、各類制度、 設(shè) 備操作規(guī)程、各類報(bào)表等電子文檔的管理。3 職責(zé)3.1 綜合部負(fù)責(zé)各類制度、 職業(yè)健康體系運(yùn)行等電子文檔的管理； 負(fù)責(zé)辦公 用 計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)使用的技術(shù)支持及維護(hù)。3.2 各部門負(fù)責(zé)本部門內(nèi)的電子文檔管理。3.3 質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)手冊(cè)、程序文件等管理體系電子文檔的管理。3.4 制造部負(fù)責(zé)環(huán)境管理體系運(yùn)行、安全生產(chǎn)等電子文檔的管理3

2、.5 設(shè)備科負(fù)責(zé)設(shè)備操作規(guī)程等電子文檔的管理。4 工作程序4.1 各部門在公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)上共享文件的管理4.1.1 各部門可根據(jù)需要向綜合部申請(qǐng)?jiān)诜?wù)器上建立部門共享文件夾， 填 寫 用戶申請(qǐng)單，并設(shè)置文件夾權(quán)限，確保只有使用該用戶名登陸服務(wù)器，才 可擁有 對(duì)該申請(qǐng)部門的共享文件夾具有完全控制權(quán)限。4.1.2 各部門對(duì)本部門的服務(wù)器用戶名及密碼進(jìn)行管理， 防止其外泄和廣泛 知 曉，并確保知曉本部門用戶名及密碼的人員是有限的并經(jīng)過許可的。4.1.3 服務(wù)器上共享文件的類型由各部門自行規(guī)定，通常包括： “質(zhì)量、環(huán) 境 和職業(yè)健康安全管理體系文件” 、“公司規(guī)章制度” 等需要使較大范圍內(nèi)員工了

3、解 的文件。4.1.4 文件共享前應(yīng)由所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可共享， 然后由文件制定者 通 知所要發(fā)放的人員。4.2 OA 系統(tǒng)上電子文檔的管理4.2.1 OA 系統(tǒng)帳戶的申請(qǐng)，公司內(nèi)部員工如因工作需要，填寫用戶申請(qǐng) 單 向綜合部申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后由綜合部新開帳戶。4.2.2 OA 系統(tǒng)安裝和維護(hù)由綜合部負(fù)責(zé)提供技術(shù)支持。4.2.3 OA 系統(tǒng)上文件的管理內(nèi)容4.2.3.1 各類重要信息和通知郵件內(nèi)容超過一頁（ A4 紙）者，須使用附件 的 形式傳送。4.3 電子文檔的受控4.3.1 電子文檔的識(shí)別電子文檔的編號(hào)以紙質(zhì)文件編號(hào)進(jìn)行標(biāo)識(shí)。管理性文件 （ 公司及各部門制定 的 現(xiàn)行使用的有效版本的規(guī)定

4、、大綱、制度、職業(yè)健康相關(guān)文檔等等 ） 由綜合部 負(fù)責(zé)；體系文件、各類質(zhì)量報(bào)表由質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)；環(huán)境相關(guān)文檔、安全生產(chǎn)等 由制 造部負(fù)責(zé)；設(shè)備操作規(guī)程等由設(shè)備科負(fù)責(zé)。4.3.2 電子文檔的發(fā)布編制的各類文件經(jīng)過紙質(zhì)文件進(jìn)行審核、 批準(zhǔn)后，將其以 PDF 的形式形成電 子 文檔，由制定部門發(fā)布在 0A 系統(tǒng)上。說明：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、圖紙、工藝規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)程、內(nèi)部業(yè)務(wù)聯(lián)系書、需要相關(guān) 部門 專題協(xié)調(diào)的重大合同等文件必須使用紙張發(fā)放、接收、傳閱，不能通過 OA 網(wǎng)或互聯(lián) 網(wǎng)發(fā)放、接收、傳閱。4.3.3 電子文檔的發(fā)布方式可采用服務(wù)器或個(gè)人計(jì)算機(jī)共享文件方式發(fā)布， 可依據(jù)需要設(shè)定電子文檔的 文 件打開密碼，

5、密碼只能告知相關(guān)已授權(quán)人員，由此達(dá)到受控目的。4.3.4 電子文檔的更改、作廢文件的修改、修訂由文件的原制定部門負(fù)責(zé)， 由原批準(zhǔn)人員或授權(quán)人員批準(zhǔn)， 修改后的文件應(yīng)通知所有使用該文件的人員， 收到通知的人員應(yīng)及時(shí)更新各自計(jì) 算 機(jī)上保留的相應(yīng)文件， 及時(shí)刪除原有作廢文檔， 以防止作廢電子文檔的非預(yù)期 使 用；當(dāng)電子文檔有新版本發(fā)布時(shí)，舊版本自動(dòng)作廢。4.3.5 電子文檔的歸檔可按一定規(guī)律建立相應(yīng)的分級(jí)文件夾對(duì)電子文檔進(jìn)行分類存放、 歸檔。因電 子 文檔按文件夾歸檔、 存放的方式本身就具有易于檢索的特點(diǎn)， 故可不要求制作 文件 或記錄的歸檔清單。4.4 電子文檔的防護(hù)對(duì)存放電子文檔的公司服務(wù)器、個(gè)人計(jì)算機(jī)應(yīng)采取相應(yīng)的病毒防范措施，防 止電子文檔的意外損壞、丟失。在公司服務(wù)器上的電子文檔防護(hù)工作由綜合部負(fù)責(zé)；個(gè)人計(jì)算機(jī)上的電子文檔防護(hù)工作由該計(jì)算機(jī)用戶負(fù)責(zé)，個(gè)人計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障應(yīng)及時(shí)向綜合部反饋。4.5電子文檔的移交當(dāng)發(fā)生工作調(diào)動(dòng)或更換計(jì)算機(jī)時(shí)，要做好電子文件檔的移交工作。特別是因工作調(diào)動(dòng)時(shí)，需向交接人員說明電子文檔存放情況，并同時(shí)刻制光盤，做好電子 文件檔的移交工作。4.6電子文檔的定期清理公司計(jì)算機(jī)用戶須定期清理各自計(jì)算