程序管理文件記錄和檔案管理程序

1、百度文庫中鐵五局一公司一處中心試驗至程序文件文件編號：T5101 CX 012 2004標題：記錄和檔案管理程序第A版第0次修訂頒布日期:2004年5月10日記錄和檔案管理程序1目的為保證檢驗測量過程的復現(xiàn)、驗證和追溯，確保記錄和檔案的安全有序，特編制本程序。 2范圍本程序適用于中心試驗室各種質(zhì)量活動和檢驗測量記錄的控制及檔案的管理。3職責/ 管理組歸口管理各類文件、檢驗報告、原始記錄，資料員按照分類要求具體負責記錄的管理 和安全存放。4程序歸檔內(nèi)容認證和質(zhì)量監(jiān)督的法律、法規(guī)和工作文件；質(zhì)量體系文件，含質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導書；標準規(guī)范；檢驗報告及原始記錄，檢驗測量報告副本，分包方出具原

2、始記錄。質(zhì)量管理活動記錄，包括宣傳貫徹資料，人員培訓記錄、開展新項目評審記錄、 例外允許批準記錄、質(zhì)量問題和質(zhì)量事故處理記錄、證書、報告發(fā)送記錄、分包 方質(zhì)量保證能力調(diào)查記錄和抱怨處理記錄等。外來文件資料，主要是上級文件、外單位來文，協(xié)議書等；檔案類文件；計算機軟件所采集的數(shù)據(jù)。 原始記錄421檢驗測量原始記錄是出具檢驗報告的依據(jù)，是最重要的記錄。為了保證出具的檢驗報告能夠復現(xiàn)，原始記錄應包含足夠的信息。原始記錄至少應包括以下內(nèi)容：原始記錄標題；原始記錄唯一性編號和每一頁頁號及總頁數(shù)標識；檢驗測量樣品狀況；抽樣、封樣記錄（適用時）；檢驗測量依據(jù)和方法；檢驗測量中獲得的觀察數(shù)據(jù)、計算和導出結果；

3、環(huán)境條件；日期及時間；檢驗員、復核人員簽字；4.2.2原始記錄中還應包括參與抽樣、樣品制備（準備）人員的識別。所有的原始記錄應按規(guī)定的格式填寫，應使用碳素墨水書寫，字跡清晰；不需要填寫的欄目應用“/”占位。423原始記錄修改時，不得隨意涂抹，而應用以下方法修改：在需要修改的位置畫上 “=”，然后在上部寫上修改后的內(nèi)容，在修改處加蓋修改人的個人名章。一般地，原始記 錄修改應由原始記錄記錄人修改。4.2.4資料管理員應妥善保管原始記錄。超過一年的原始記錄于每年年底裝訂成冊后分類保存。質(zhì)量文件按質(zhì)量手冊的要求管理； 標準規(guī)范由資料管理員分類編號管理；中心試驗室全體員工有責任收集有關標準規(guī)范 及信息，

4、以保證標準規(guī)范現(xiàn)行有效。其它文件由資料管理員分門別類進行管理。計算機軟件所采集的數(shù)據(jù)應分門別類在存放在可靠介質(zhì)上，如硬盤或移動硬盤上。 資料員應定期對檔案記錄的保管條件進行檢查，保證檔案安全，確保用戶機密不外泄。檔案保密與安全檔案資料室應安全可靠，防火、防盜、防潮、防鼠、防塵，保證檔案安全； 中心試驗室全體員工不得私自將“檢驗報告”的內(nèi)容復制或抄錄給他人，也不得 泄漏檢驗結果。未經(jīng)主任批準，原始記錄、檢驗標準規(guī)程等內(nèi)部文件，不得外借； 中心試驗室質(zhì)量負責人應定期、有組織地對員工進行保密教育；質(zhì)量負責人和監(jiān) 督員應隨時檢查保密執(zhí)行情況；如發(fā)現(xiàn)有泄密現(xiàn)象，應及時報告中心試驗室主任 和最高管理者，必要時應追究責任人的相關責任。5相關文件文件控制和維護程序保密和保護所有權程序6附件檔案銷