會(huì)議接待方案范本

1、會(huì)議接待方案范本為確保各項(xiàng)會(huì)議接待工作的順利進(jìn)行，特?cái)M定方案如下：一、會(huì)議主題：客戶培訓(xùn)二、會(huì)議時(shí)間：_年_月_日_日三、會(huì)議地點(diǎn)：杭州蕭山瑞萊克斯酒店2樓楊歧廳四、參會(huì)人數(shù)：110人左右五、工作職責(zé)（一）會(huì)務(wù)期間招待、安排及接待工作。做到態(tài)度熱情，服務(wù)周到，食宿安全。（二）會(huì)議會(huì)場布置和組織工作。（四）做好出席會(huì)議嘉賓、客戶的組織聯(lián)絡(luò)工作。（四）負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)，會(huì)務(wù)的方案設(shè)計(jì)，各種票證制作和物料采購。（五）做好賓客的迎送、住宿、乘車等具體接待事宜。（六）組織好會(huì)務(wù)期間客房、餐廳、和會(huì)議室的食品安全、通信、設(shè)備保障工作。六、具體工作任務(wù)會(huì)前。會(huì)議舉辦場所確定后，與領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)會(huì)議接待方案費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)等

2、。制定會(huì)議工作人員服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)及會(huì)議接待流程。（一）準(zhǔn)備會(huì)議物料（會(huì)務(wù)組任務(wù)）1、確定邀請嘉賓及客戶_、接待資料、會(huì)議配套的商務(wù)服務(wù)，將航班、車次及抵達(dá)時(shí)間報(bào)接待組。2、確定領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿、簽到表、會(huì)議指南、會(huì)議日程等，按要求根據(jù)參會(huì)人數(shù)印刷。3、制作票證：桌簽：15cm_40cm，簽到處1塊，簽約處1塊，住宿登記處1塊，導(dǎo)引路牌3塊，簽到登記表2本。為賓客們訂制入場證，工作人員工作證、貴賓席姓名臺卡胸花、會(huì)議用餐券。4、統(tǒng)計(jì)人數(shù)，提前訂制嘉賓證、畫冊、會(huì)議指南、會(huì)議日程等統(tǒng)一裝袋。5、根據(jù)會(huì)議會(huì)場布置要求準(zhǔn)備好廣告牌、歡迎標(biāo)語、宣傳標(biāo)語、噴繪、展架等設(shè)計(jì)，制作。（二）會(huì)場布置：主席臺搭建及座區(qū)安排（

3、會(huì)務(wù)組任務(wù)）。（1）宣傳推廣用品的準(zhǔn)備：1、懸掛橫幅。（酒店門口和會(huì)場內(nèi)部）表示對各位參會(huì)的嘉賓和客戶的熱烈歡迎。2、導(dǎo)引牌：（3-4個(gè)，擺放在分岔口）引導(dǎo)客戶按照指定路線到達(dá)會(huì)場3、易拉寶：（需要制作三種內(nèi)容的：a、主講老師介紹；b、主辦方公司介紹；c、主要產(chǎn)品服務(wù)介紹）分別擺放在會(huì)場進(jìn)口的兩邊（2）重點(diǎn)做好會(huì)場以及主席臺、嘉賓席的布置。做好座區(qū)標(biāo)牌、并擺放桌簽。（3）做好會(huì)議主席臺鮮花擺放，擺放的形式為主席臺前端一周擺放鮮花。主席臺后擺放高大綠色植物。臺面鋪設(shè)紅地毯。嘉賓桌上擺放水果、礦泉水等。（4）根據(jù)會(huì)務(wù)組要求布置好（廣告牌、會(huì)議標(biāo)語、噴繪墻、燈光、音響、麥克風(fēng)、多媒體、投影儀及服務(wù)員

4、安排）按部落實(shí)到位。（5）安排好公司展示及宣傳設(shè)備的擺設(shè)位置，布置好簽到簽約臺。檢查好通道暢通、消防疏散等情況，杜絕安全隱患的發(fā)生。（6）在大堂、樓層、餐廳、會(huì)議室、電梯等處帖上會(huì)議指引路牌。（三）會(huì)議報(bào)到安排：成立生活服小組負(fù)責(zé)住房登記（用餐）和引導(dǎo)（引導(dǎo)至房間、餐廳、電梯、會(huì)議室）1、據(jù)酒店提供的房況表，會(huì)務(wù)組人員要協(xié)商確定參加會(huì)議人員的房間，選定專家、門店培訓(xùn)人員及主要領(lǐng)導(dǎo)入住的樓層、房間類型、房號、以及客房消費(fèi)品撤銷等工作。2、做好與會(huì)人員的聯(lián)絡(luò)和接待工作。發(fā)放相關(guān)資料、卡證、餐券等，分發(fā)房間號統(tǒng)一辦理入住手續(xù)。3、向嘉賓告知酒店名稱、生活組負(fù)責(zé)人姓名，聯(lián)系方式等。4、對接酒店。做好接

5、待工作，叫早服務(wù)、開會(huì)時(shí)間提醒服務(wù)。安排住宿和_日中餐、晚餐和_日早餐、中餐，負(fù)責(zé)生活安排，告知注意事項(xiàng)，做好食宿接待各項(xiàng)準(zhǔn)備工作以及最后的退房工作。5、成立生活服務(wù)組，具體管理就餐住宿事務(wù)，確保會(huì)議期間的生活服務(wù)。安排用餐時(shí)間人數(shù)、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。備注。培訓(xùn)人員同性別的4人一個(gè)房間（雙人標(biāo)間），公司工作人員同樣安排，各門店的老板另外單獨(dú)安排房間。會(huì)中：1。提前檢查會(huì)議室以及餐廳環(huán)境衛(wèi)生，桌椅擺設(shè)、餐具的完好程度，再次落實(shí)菜單、茶點(diǎn)及相關(guān)服務(wù)到位情況。2、確認(rèn)并保障會(huì)議期間會(huì)場防盜、消防等安全工作、參會(huì)代表的人、財(cái)、物等安全工作。杜絕工作人員大聲喧嘩、扎堆聊

6、天、吸煙3、安排司儀在會(huì)場入口處迎接來賓4、第一時(shí)間解決來賓提出的合理建議或問題，如果客戶提出的問題解決不了的向上級反映，不能隱瞞不報(bào)或越權(quán)處理。5、確認(rèn)特殊客人（含相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)、老總朋友、重要客戶等）的安排及接待工作。6、協(xié)調(diào)會(huì)議期間的交通工具的安排。7、代辦會(huì)議代表返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。備注：（第二天同樣標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行）會(huì)后：1、收集整理會(huì)議剩余、可再利用物資物料等。2、會(huì)務(wù)總結(jié)、評估、會(huì)議代表的意見反饋及處理。3、匯總參會(huì)人員的相關(guān)資料。4、與會(huì)議協(xié)辦方的費(fèi)用結(jié)算工作。備注。（第一天會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)召開總結(jié)會(huì)議，總結(jié)當(dāng)天問題，并落實(shí)第二天會(huì)議安排。）七、人員配置：（一）會(huì)前

7、布置：1、工作人員必須在活動(dòng)前一天的下午13：00到達(dá)酒店，先確定嘉賓及客戶的房間安排；14：00去會(huì)場開始布景布置；16：00完成布景，開始節(jié)目演練彩排；18：30結(jié)束演練彩排。2、工作人員于_日上午08。30準(zhǔn)時(shí)安排就位，設(shè)接待人員六名（四人負(fù)責(zé)現(xiàn)場接待，兩人負(fù)責(zé)房卡辦理手續(xù)）。（二）會(huì)中布置。安排三名我公司員工，進(jìn)行會(huì)中服務(wù)，一名工作人員將為講師服務(wù)，配合講師順利完成此次培訓(xùn)；一名工作人員負(fù)責(zé)會(huì)場內(nèi)引領(lǐng)疏導(dǎo)等工作；另一名工作人員負(fù)責(zé)相關(guān)物品的保管與禮品發(fā)放。（三）會(huì)后布置。培訓(xùn)完畢后，可按兩名員工，進(jìn)行疏導(dǎo)與會(huì)人員離開會(huì)場，引領(lǐng)他們前往餐廳用餐，用晚餐后再重新引導(dǎo)回會(huì)場繼續(xù)開展會(huì)議培訓(xùn)，

8、晚餐也參照此流程。（四）總結(jié)會(huì)。當(dāng)日活動(dòng)結(jié)束后，所有工作人員必須在指定房間參加會(huì)議，總結(jié)當(dāng)天活動(dòng)問題，提出建議，同時(shí)進(jìn)一步落實(shí)第二天活動(dòng)安排。（五）分組安排：總指揮：章總現(xiàn)場協(xié)調(diào)：林老師1、生活服務(wù)組：湯娟（組長）、吳婷、李娟、李文靜、謝小釵、李統(tǒng)行湯娟和謝小釵：負(fù)責(zé)和酒店對接住宿事務(wù)以及簽到臺簽到工作。其他人：分別負(fù)責(zé)對自己服務(wù)的店家人員開展接待引領(lǐng)、住宿手續(xù)辦理、用餐引領(lǐng)、服務(wù)咨詢等事務(wù)。2、會(huì)務(wù)組：吳小慈（組長）、黃春蕊、朱紹業(yè)、高彥寧、陳馨皓、王奎、章杰吳小慈：負(fù)責(zé)會(huì)場座次擺設(shè)、餐廳餐位擺設(shè)、引領(lǐng)設(shè)置以及現(xiàn)場和酒店方對接等工作黃春蕊：負(fù)責(zé)所有的會(huì)議物資管理王奎：負(fù)責(zé)車輛管理和現(xiàn)場拍照工作朱紹業(yè)：負(fù)責(zé)宣傳物品管理、會(huì)場設(shè)備對接以及現(xiàn)場裝點(diǎn)布置的工作章杰：協(xié)助黃春蕊高彥寧、陳馨皓?，F(xiàn)場機(jī)動(dòng)安排，無特殊安排時(shí)主要協(xié)助吳小慈現(xiàn)場舞臺對接工作。備注：（所有工作人員在活動(dòng)期間必須統(tǒng)一穿工裝）八、接待禮儀1、為樹立公司良好形象