崗位說明書的意義

1、崗位說明書究竟要說明啥-崗位說明書編寫工作的思考客戶是國(guó)內(nèi)電力行業(yè)一家大型央企集團(tuán)下屬的研究院，由系統(tǒng)內(nèi)若干公司整合而成，各個(gè)公司的業(yè)務(wù)內(nèi)容相去甚遠(yuǎn)，相關(guān)性很小，整合成立研究院后，這些原來的公司以院下屬的中心形式獨(dú)立運(yùn)作，業(yè)務(wù)上由研究院的上級(jí)單位直接領(lǐng)導(dǎo)。研究院成立不久，管理基礎(chǔ)薄弱，幾乎沒有成型的人力資源管理體系文件，更無從提及其規(guī)范性。正略鈞策人力資源管理咨詢項(xiàng)目組進(jìn)駐后，分模塊對(duì)其管理體系進(jìn)行構(gòu)建和優(yōu)化。在崗位管理體系梳理和優(yōu)化階段，項(xiàng)目組對(duì)客戶進(jìn)行了工作分析培訓(xùn)，并組織客戶相關(guān)崗位進(jìn)行崗位說明書編寫工作。溝通過程中發(fā)現(xiàn)，由于是第一次編寫崗位說明書，且人力資源的基礎(chǔ)管理體系尚未建立健全，

2、客戶期望能借由此次工作，將崗位相關(guān)信息大而全地包含進(jìn)去，為今后的人力資源工作提供充分、完整的基礎(chǔ)。但隨著項(xiàng)目的推進(jìn)，實(shí)施過程遇到一系列問題，原先期望的崗位說明書中包含的因素，怎么有些變成了雞肋?那么，崗位說明書究竟要說明什么？哪些因素應(yīng)該包含 其中？筆者結(jié)合自己的咨詢項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，在此做一淺析。崗位工作分析通常是人力資源管理咨詢項(xiàng)目必不可少的重要環(huán)節(jié)，是薪酬、績(jī)效、職業(yè)生涯規(guī)劃、培訓(xùn)等模塊的基礎(chǔ)。工作分析是對(duì)組織中各項(xiàng)崗位的特征、規(guī)范、要求、流程以及對(duì)完成此工作員工的素質(zhì)、知識(shí)、技能要求進(jìn)行描述的過程，主要解決工作活動(dòng)、工作中人的行為、工作中所使用的機(jī)器、工具及設(shè)備、工作背景、工作對(duì)人的要求等六方

3、面重要的問題。工作分析的結(jié)果是產(chǎn)生工作描述和工作規(guī)范，在人力資源管理咨詢項(xiàng)目中，這種結(jié)果 通常就是形成規(guī)范的崗位說明書。那么，崗位說明書中究竟應(yīng)包含那些要素項(xiàng)目呢？作為人力資源管理工作的基礎(chǔ)性文件，崗位說明書與各個(gè)人力資源管理模塊都有接口，但能否因此就將所有與崗位相關(guān)的人力資源信息全部納入，并一次性地在工作分析后編寫完整呢？項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)告訴我們，這種目標(biāo)過于理想化，在實(shí)際運(yùn)作過程中很難實(shí)現(xiàn)。崗位說明書的要素設(shè)計(jì)應(yīng)結(jié)合企業(yè)管理的實(shí)際需求 和基礎(chǔ)，逐步在人力資源管理體系搭建和完善的過程中補(bǔ)充、調(diào)整。常用的崗位說明書模板一般包含兩大部分內(nèi)容：崗位描述和任職資格。崗位描述的常見要素包括：崗位基本情況、崗位

4、總體目標(biāo)、工作職責(zé)、工作權(quán)限、關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)、主要工作聯(lián)系等。任職資格的常見要素包括：教育背景、工作經(jīng)驗(yàn)、從業(yè)資格、知識(shí)技能、個(gè)人素質(zhì)等。此外，職業(yè)發(fā)展通道的相關(guān)信息有時(shí)也被企業(yè)客戶要求納入崗位說明書要素之一。盡管崗位說明書模板有一定的通用性，但不同的企業(yè)對(duì)于崗位說明書中的要素細(xì)節(jié)依然有著不同的要求。在此，筆者依據(jù)咨詢項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，選取一些較常見的因素選擇問題，談?wù)勛约旱目捶?。首先是關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)。作為人力資源管理咨詢項(xiàng)目的三大基本模塊之一，績(jī)效管理體系通常緊隨崗位管理體系，因此，很多客戶希望在崗位說明書中的崗位工作職責(zé)之后，列入該崗位的關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)，以期使崗位說明書的要素顯得更加完善。但是，實(shí)際項(xiàng)目

5、運(yùn)作過程中發(fā)現(xiàn)，往往關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)的具體內(nèi)容直至崗位管理體系模塊結(jié)束也很難填寫完整，僅憑借管理者或任職者的經(jīng)驗(yàn)，零星填寫一些指標(biāo)，其科學(xué)性和可操作性較低，很難達(dá)到預(yù)期的效果 和目的。究其原因，主要是項(xiàng)目模塊操作的邏輯順序出現(xiàn)了問題。工作分析和崗位說明書是績(jī)效管理體系建立的必備基礎(chǔ)。在崗位設(shè)置目的、主要工作職責(zé)、任職資格等崗位工作分析的關(guān)鍵要素未被確定之前，崗位的業(yè)績(jī)結(jié)果要求無從談起。通常而言，一個(gè)崗位的關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)來源于四大方面：1）上級(jí)指標(biāo)分解，主要是所在部門關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)的分解；2）由崗位主要工作職責(zé)產(chǎn)生的預(yù)期工作結(jié)果；3）績(jī)效期內(nèi)，崗位階段性的重點(diǎn)工作；4）崗位任職者的工作短板。除了源自崗位

6、主要職責(zé)的預(yù)期工作結(jié)果外，其他三大方面的指標(biāo)都有較強(qiáng)的階段性 和個(gè)體性特點(diǎn)，不適用于填寫在崗位說明書中。針對(duì)上述情況，項(xiàng)目實(shí)施過程中通常有兩種解決方式：第一種方式，崗位說明書中的關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)部分，只列入與崗位職責(zé)密切相關(guān)的業(yè)績(jī)指標(biāo)。即分析崗位主要職責(zé)所產(chǎn)生的預(yù)期工作成果，并制定相應(yīng)的業(yè)績(jī)標(biāo)準(zhǔn)形成關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)。這種關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)明顯是不完整的，它僅考慮了關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)體系來源的一個(gè)方面。在實(shí)際績(jī)效管理操作中，還需要企業(yè)對(duì)指標(biāo)體系進(jìn)行整體性的完善，而崗位說明書中所列指標(biāo)，只作為關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)的來源之一。第二種方式適用于人力資源管理體系相對(duì)完善和規(guī)范的企業(yè)，即崗位說明書基本全面地包含該崗位的關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)，

7、但要求企業(yè)能夠做到及時(shí)修訂。實(shí)際操作過程中，企業(yè)可以在績(jī)效管理體系建立，崗位關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)體系基本完善的情況下，將崗位關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)填寫入崗位說明書，但必須做到崗位說明書根據(jù)業(yè)務(wù)變化或階段性地及時(shí)修訂，以保證崗位信息和相關(guān)業(yè)績(jī)指標(biāo)的有效。同時(shí)要說明的是，這種方式下同樣不應(yīng)包含源自崗位任職者的工作短板所提取 的指標(biāo)，以確保崗位說明書“對(duì)崗不對(duì)人”。其次關(guān)于任職資格。崗位任職資格是崗位說明書中必不可少的一類要素，是崗位對(duì)任職者在知識(shí)、技能、能力及其他方面特質(zhì)的要求，通常包括教育背景、工作經(jīng)驗(yàn)、從業(yè)資格、知識(shí)技能、個(gè)人素質(zhì)等內(nèi)容。任職資格通常由任職者本人負(fù)責(zé)填寫，由直接上級(jí)審核，或者是公司統(tǒng)一規(guī)定。在實(shí)

8、際操作過程中，最常見的問題有兩個(gè)：一是“對(duì)人不對(duì)崗”，無論任職者還是其直接上級(jí)都容易依據(jù)目前崗位任職者的實(shí)際情況填寫任職資格，而非基于崗位本身工作職責(zé)的要求。二是崗位任職資格標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，工作性質(zhì)和層級(jí)相似的崗位在學(xué)歷、工 作經(jīng)驗(yàn)從業(yè)資格等項(xiàng)目上要求水平差異明顯。那么，崗位任職資格應(yīng)該如何要求呢？固然任職資格越高，任職者綜合素質(zhì)得到保障，崗位產(chǎn)出高績(jī)效的可能性也越高，但相應(yīng)的企業(yè)成本也會(huì)提升。因此，通常企業(yè)所要求的崗位任職資格，指的是崗位任職者基本履行崗位職責(zé)所需要具備的最低資格要求，即，崗位任職資格是任職者就任崗位的最低標(biāo)準(zhǔn)，而非越高越好。為保證企業(yè)內(nèi)部崗位任職資格的相對(duì)公平，通常學(xué)歷水平、工

9、作經(jīng)驗(yàn)等內(nèi)容，由企業(yè)人力資源部門依據(jù)客觀需要，按職位層級(jí)劃定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)并在公司內(nèi)推行。而“從業(yè)資格”應(yīng)與崗位主要職責(zé)緊密相關(guān)，一般指的是任職該崗位所需要具備的國(guó)家、行業(yè)有關(guān)資質(zhì)，如會(huì)計(jì)需要會(huì)計(jì)從業(yè)資格證、電工需要電工證、駕駛員需要駕駛執(zhí)照等。一些更高水準(zhǔn)的證書通常是任職者為體現(xiàn)個(gè)人價(jià)值而額外考取的資質(zhì)，具備這些資質(zhì)可能產(chǎn)出更優(yōu)秀業(yè)績(jī)，但并非任職某崗位的必要條件，因此不應(yīng)作為任職資格要求填入崗位說明書。此外，知識(shí)技能、個(gè)人素質(zhì)等要素，雖然是崗位任職資格的必備內(nèi)容，但應(yīng)與企業(yè)的職業(yè)技能評(píng)估體系和能力素質(zhì)模型緊密結(jié)合，若企業(yè)尚未建立健全上述體系，則應(yīng)審慎填寫崗位說明書中相應(yīng)內(nèi)容，建議人力資源部門依據(jù)崗

10、位序列、職位層級(jí)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，以保證崗位任職資格的相對(duì)公平和未來與職業(yè)技能評(píng)估體系、能力素質(zhì)模型的 平穩(wěn)對(duì)接。最后談?wù)劼殬I(yè)發(fā)展通道。隨著企業(yè)對(duì)人力資本視角的轉(zhuǎn)變和關(guān)注度的提升，越來越多的企業(yè)開始為員工進(jìn)行職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，因此，越來越多的企業(yè)希望在崗位說明書中明確員工的職業(yè)發(fā)展路徑，增加類似“可晉升崗位”、“可輪換崗位”等要素。但企業(yè)實(shí)際操作中，“可晉升崗位”的填寫結(jié)果通常是該崗位直接上級(jí)，而“可輪換崗位”通常是部門內(nèi)部同級(jí)別其他崗位，這種簡(jiǎn)單而機(jī)械的結(jié)果往往失去了其原有的目的和效果。造成這種結(jié)果的主要原因，通常是企業(yè)尚未建立科學(xué)、完整的職業(yè)發(fā)展通道體系，或是企業(yè)人力資源相關(guān)部門對(duì)員工職業(yè)生涯發(fā)展

11、規(guī)劃的認(rèn)識(shí)欠缺和偏頗。員工職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃和職業(yè)發(fā)展通道的設(shè)計(jì)，與崗位管理體系存在著根本的區(qū)別，后者是基于崗位的分析和設(shè)計(jì)，而前者更多的是人的因素。員工職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃和職業(yè)發(fā)展通道設(shè)計(jì)，是在員工個(gè)體的主客觀條件測(cè)定、分析、總結(jié)研究的基礎(chǔ)上，對(duì)員工個(gè)人的興趣、愛好、能力、特長(zhǎng)、經(jīng)歷及不足等各方面進(jìn)行綜合分析與權(quán)衡，結(jié)合時(shí)代特點(diǎn)，根據(jù)自己的職業(yè)傾向，確定其最佳的職業(yè)奮斗目標(biāo)，并為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)做出行之有效的安排。這一切的測(cè)定、分析和規(guī)劃都有著強(qiáng)烈的員工個(gè)體獨(dú)立性，以員工個(gè)人的主客觀條件和意愿為主要基礎(chǔ)，這就與崗位工作分析和崗位說明書有著最根本的不同。每個(gè)崗位的任職者都是獨(dú)立的個(gè)體，有著各自獨(dú)立的特點(diǎn)和要求，由于其個(gè)人特質(zhì)的不同，例如性格特征、發(fā)展興趣、知識(shí)技能的擅長(zhǎng)領(lǐng)域等因素的差異，每個(gè)人的職業(yè)發(fā)展路徑都不可能完全相同。也就是說，同一崗位的任職者，由于個(gè)體特性差異，其能夠晉升和輪換的崗位應(yīng)有所不同?！翱蓵x升崗位”和“可輪換崗位”等項(xiàng)目，應(yīng)依據(jù)員工個(gè)體特征進(jìn)行設(shè)計(jì)和規(guī)劃，而不能夠僅基于崗位工作分析的結(jié)果，進(jìn)行一刀切的規(guī)定和要求。因此，與員工個(gè)體特征緊密相關(guān)的職業(yè)生涯規(guī)劃和職業(yè)發(fā)展通道等相關(guān)內(nèi)容，不適于被列入崗位說明書范 疇。歸根結(jié)底，崗位說明書并非包羅萬象就好。其中究竟要包含那些要素，應(yīng)取決于企業(yè)既有的管理基礎(chǔ)、人力資源管