央企檔案管理制度

1、央企文件檔案管理制度第一條 為適應公司發(fā)展需要， 加強文件檔案立卷工作， 特制定 本制度。公司檔案工作的基本原則是： 集中管理與分散管理相 結(jié)合，以集中管理為主， 即公司重要的文件檔案由公司集中統(tǒng) 一管理，維護文件檔案的完整性與延續(xù)性，方便查閱及利用。 公司各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料， 由承辦單位、 主辦人負責將其中己辦完的文件、 資料及時歸檔 公司。第二條 檔案室負責文件檔案立卷歸檔工作， 具體職責為文件檔 案收集、整理、立卷、保管、調(diào)閱。檔案室負責人與檔案主管 員負責該項工作具體執(zhí)行。 因人員工作工作變動或因故離職時 應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚， 不得擅自帶

2、走或銷 毀。文件檔案管理及當事人均要遵循保密法及保密協(xié)議。第三條 公司各種有保存價值的文件資料， 包括：公司基本檔案、 合同協(xié)議、建筑文檔、工程設(shè)計圖、機器設(shè)備資料、 科技檔案、 技術(shù)圖紙、人事檔案等，都應按照本制度的規(guī)定分別立卷歸檔。 二）文件檔案收集管理范圍第四條 檔案室負責文件檔案的收集， 各部門均應按照檔案室要 求，在合理時間將文件材料移交檔案室。 凡公司繕印發(fā)出的公 文一律由檔案室統(tǒng)一收集管理。一項工作由幾個部門參與辦 理，在工作活動中形成的文件材料， 由主辦部門收集歸卷后交。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。第五條 公司保管文件檔案范圍1. 建筑文檔、機器設(shè)備資料、科技檔案、技術(shù)圖紙

3、、招投標 資料、網(wǎng)絡運行后臺資料，以及與有關(guān)單位來往的重要文 書、合同、協(xié)議等。2. 人事檔案，以及干部任免、職工獎勵處分等文件材料。3. 內(nèi)部重要的文件資料，包括：公告、通知、報告、決議、 總結(jié)、計劃書、統(tǒng)計報表、會議簡報紀要。4. 外部重要的文件資料，包括：上級機關(guān)發(fā)來有關(guān)決定、決 議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃。5. 公司基本檔案、歷史沿革、大事記，以及反映公司重要活 動的剪報、照片、錄音、錄像等。6. 各部門及各工廠規(guī)章管理細則的復印件。第六條 各部門保管文件檔案范圍1 部門例會紀要、業(yè)務函件、往來文件。2 客戶業(yè)務信息、資料、銷售報表。3 各部門及各工廠的規(guī)章管理細則。4 原始財務

4、資料、會計憑證、賬冊、財務報表、月度年度財 務報表、薪酬發(fā)放、不動產(chǎn)所有權(quán)及其它債權(quán)憑證等涉及 公司財務方面的文件檔案由財務部保管。三）文件檔案分類整理保存第七條 檔案室負責文件檔案要的分類、 歸檔、整理、編寫檢索(清單)、保存、調(diào)閱使用。第八條 文件檔案分類歸檔1. 文件檔案要根據(jù)內(nèi)容及重要性分為“普通”與“加密” 、兩 大級別。該規(guī)定中“(二)，第五條， 1，2 ，3”為“加密”。2. 檔案分類應力求切合實用。 應視文件材料內(nèi)容、 部門組織、 業(yè)務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部 門區(qū)分，部門區(qū)分之后依文件材料性質(zhì)分為若干大類，再 在同類中依序分為若干小類。3. 同一“小類”

5、(或細類)的文件材料以裝訂于一檔夾為原則， 如文件材料較多，一個檔夾不夠使用時，可分為兩個以上 的檔案裝訂，并于小類 (或細類)之后增設(shè)“卷次”編號， 以便查考。第九條 文件檔案整理保存1. 每季末整理文件檔案檢索(清單) 。2. 文件檔案要保存在專用檔案柜中并上鎖，在條件允許的情 況下設(shè)立專門的檔案室。3. 儲存文件檔案的電腦要有適合檔案管理的硬件配置，電子 文本要有備份。第十條 文件檔案保存期限1. 永久保存： (1) 公司章程； (2) 股東名冊； (3) 組織規(guī)程及辦 事細則； (4) 董事會及股東會紀錄； (5)財務報表； (6)政府 機關(guān)核準文件； (7)不動產(chǎn)所有權(quán)及其它債權(quán)憑證

6、； (8)工程設(shè)計圖、建筑檔案、機器設(shè)備資料、科技檔案、技術(shù)圖紙； (9)其它經(jīng)核定須永久保存的文書。2. 10 年保存：(1)預算、決算書類； (2) 人事檔案、會計憑證； (3) 事業(yè)計劃資料； (4) 其它經(jīng)核定須保存 10 年的文書。3. 在目前公司文件檔案建制初期，不涉及文件檔案的清理銷 毀，相關(guān)規(guī)定另行規(guī)定。(四)文件檔案調(diào)閱管理第十一條 調(diào)閱文件檔案要履行調(diào)閱手續(xù)。 調(diào)閱檔案的人員必須 愛護檔案，要保護檔案的安全與保密， 不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、 污損所借的檔案， 不得在文件上圈點、 畫線和涂改， 未經(jīng)批準 不得復印檔案。第十二條 調(diào)閱的檔案交還時， 必須當面點交清楚， 如發(fā)現(xiàn)遺失 或損壞，應立即報告領(lǐng)導。第十三條 內(nèi)部調(diào)閱1. 普通文件檔案：要辦理調(diào)閱手續(xù)，并由檔案室文件檔案主 管、負責人兩級簽字確認。2. 調(diào)閱“加密”文件檔案，要辦理調(diào)閱手續(xù)，并由檔案室文 件檔案主管、負責人、公司領(lǐng)導三級簽字確認。第十四條 外部調(diào)閱1. 普通文件檔案：要辦理調(diào)閱手續(xù)，并由公司業(yè)務關(guān)聯(lián)人、 檔案室文件檔案主管、負責人三級簽字確認。2. 調(diào)閱“加密”文件檔案，要辦理調(diào)閱手續(xù)，并由公司業(yè)務 關(guān)聯(lián)人、 檔案室文件檔案主管、 公司負責人四級簽字確認。第十五條 調(diào)閱范圍1. 外部機構(gòu)調(diào)閱文件檔案調(diào)閱只限在檔案室查閱，