檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在動力

1、共享知識分享快樂檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在動力 檔案是人類活動的記錄，是人們認(rèn)識和把握客觀規(guī)律 的重要依據(jù)。借助檔案，能夠更好地了解過去、把握 現(xiàn)在、預(yù)見未來?？梢哉f檔案工作是既有極其縱深的 歷史，又有無限廣闊的發(fā)展空間，是一項充滿旺盛生命 力的事業(yè)。在企業(yè)管理工作中檔案是一項重要的基礎(chǔ) 工作，滿洲里光明熱電公司在檔案管理中以 對歷史負(fù) 責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想”的精神，認(rèn)真做好了檔 案管理工作，幾年來我們通過認(rèn)真做好文件材料的收 集，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，強化檔案工作的服務(wù) 意識，充分發(fā)揮出了檔案信息資源的作用的同時也使 企業(yè)獲得了最佳的經(jīng)濟效益和社會效益。一、基本情況介紹：（一）、

2、單位的基本情況：光明熱電有限責(zé)任公司坐落 于滿洲里市經(jīng)濟合作區(qū)西端，是呼倫貝爾電力公司于 2000年9月依法在原滿洲里市熱力公司破產(chǎn)的基礎(chǔ)上 出資572.6萬元以發(fā)起方式設(shè)立的一家控股公司。公司成立之初，根據(jù)滿洲里市城市建設(shè)總體規(guī)劃，確 定了發(fā)展熱電聯(lián)產(chǎn)、為國際貿(mào)易旅游城營造碧水藍(lán)天 的發(fā)展目標(biāo) , 四年來公司先后投入 610萬元對原有的三 臺14兆瓦鏈條鍋爐進行恢復(fù)性大修，投入資金 7000萬 元新建了 3臺29兆瓦循環(huán)流化床靜電除塵鍋爐， 取締了 市區(qū) 34座鍋爐房、 43臺小鍋爐。 2003年公司本著為滿 洲里市營造出良好的生態(tài)旅游環(huán)境、還城市一片碧水 藍(lán)天的發(fā)展工作目標(biāo)，開工了 2X1

3、2MW + 3X75T/H鍋 爐的熱電聯(lián)產(chǎn)工程建設(shè)，該工程建成后可新增加供熱 面積150平方米，年可發(fā)電 1.2 億千瓦時。目前光明熱電公司有員工 320人，供熱面積由 34萬平方 米增加到現(xiàn)在的 200萬平方米，供熱管網(wǎng)已環(huán)繞到城市 的邊緣，幾年來公司通過全方位的設(shè)備技術(shù)改造，極 大的提高了供熱質(zhì)量和供熱的可靠性，為下一步熱電 聯(lián)產(chǎn)投產(chǎn)，拆除全市所有的小鍋爐，實現(xiàn)全市集中供 熱提供了基礎(chǔ)保證。（二）、檔案工作的重要性滿洲里光明熱電公司是在原熱力公司破產(chǎn)的基礎(chǔ)上新 組建的一家股份制企業(yè)，它的檔案來源復(fù)雜、內(nèi)容廣 泛，因此對檔案工作所產(chǎn)生的安全效益和經(jīng)濟效益要 求較高，公司組建成立以來利用檔案的

4、信息資源，在 修編年鑒、組織沿革、大事記、制定生產(chǎn)管理制度匯 編和在經(jīng)濟活動分析、生產(chǎn)事故分析、供熱管網(wǎng)效益 分析及生產(chǎn)設(shè)備技術(shù)改造等項工作中充分利用檔案的 翔實資料指導(dǎo)生產(chǎn)、經(jīng)營和各項管理工作，取得了顯 著成效。在企業(yè)破產(chǎn)重組、 資產(chǎn)量化和土地產(chǎn)權(quán)界定， 供暖用戶住房面積核實及取暖費的收繳工作中利用檔 案資料成功的解決了矛盾糾紛、維護了企業(yè)和用戶的 合法權(quán)益。在編制基建工程招投標(biāo)書和生產(chǎn)設(shè)備、生 活設(shè)施由于質(zhì)量、自然災(zāi)害引發(fā)的事故索賠中發(fā)揮出 了巨大的作用、避免了企業(yè)的損失。（三）、檔案工作的基本情況為了促進公司的正規(guī)化建設(shè)、提高公司的檔案管理水 平，使檔案更好、更有效地為公司的生產(chǎn)經(jīng)營及外

5、網(wǎng) 營銷和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等項工作服務(wù)，自 2000年公司組 建成立以來就將檔案管理工作納入到公司的整體工作 中，給予了高度重視、建立了一套完整健全的檔案管 理體制。在檔案管理中公司經(jīng)理負(fù)責(zé)，辦公室主抓， 建立了檔案室，實現(xiàn)了文書、會計和業(yè)務(wù)檔案綜合管 理，形成了以檔案室為中心，各部室資料管理人員分 工負(fù)責(zé)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。四年來，光明熱電公司檔案 管理工作一年一個臺階， 繼2002年 月公司通過滿洲里 市檔案 級驗收后又由 2003年00 月通過了自治區(qū) 00 級驗收。二、領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作是關(guān)鍵（一）、成立領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)、加強領(lǐng)導(dǎo)、配備人員為了切實做好檔案管理工作，公司成立了檔案管理工 作領(lǐng)導(dǎo)小組 ,

6、明確了公司孫明山經(jīng)理為檔案管理工作 的第一責(zé)任人，具體工作由綜合班主任負(fù)責(zé)，同時按 照電力系統(tǒng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，在滿洲里檔案局的大力 支持和幫助下，設(shè)立了專門的檔案室，對原熱力公司 的生產(chǎn)技術(shù)檔案和基建資料檔案及綜合性檔案逐項、 逐冊進行了整理，做到了檔案集中統(tǒng)一管理。在人員配備上公司按照檔案管理的要求在員工中選任 了三名業(yè)務(wù)精、文化高、政治素質(zhì)好、保密意識強， 熱愛檔案事業(yè)的女同志擔(dān)任了專職檔案管理員和基 建、生產(chǎn)兼職檔案管理員。同時為了提高檔案管理人 員的業(yè)務(wù)素質(zhì) , 我們派出檔案管理人員到檔案管理先進單位參觀學(xué)習(xí)并在每年的自治區(qū)和市區(qū)舉辦的檔案 學(xué)習(xí)班我們都派出專人參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)，通過學(xué)習(xí)提

7、高 了檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力和的政治思想覺在檔案管理制度建設(shè)中公司按照滿洲里市檔案局的規(guī) 定結(jié)合自身情況實際情況， 分別制定了檔案員職責(zé)、 檔案保管制度、檔案借閱制度、檔案保密制度、 檔案鑒定銷毀制度和黨政工團文件材料立卷歸 檔制度、聲像材料立卷歸檔制度以及實物歸檔 制度等規(guī)章制度。同時還制定了各門類檔案的分類 方案和保管期限表，使公司檔案管理工作基本實現(xiàn)了 檔案管理工作的制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。（二）、加大投入，解決突出問題公司組建成立之初，沒有固定檔案室，檔案資料也比 較分散，為此公司將建立檔案室列為重要的議事日程， 2001年公司在辦公場地較為緊張的情況下，設(shè)置了獨 立的綜合檔案室和檔案

8、人員辦公室，安裝了鐵門、防 盜窗、窗簾、配備了滅火器、溫濕器使檔案室達(dá)到了 防盜、防光、防火、防潮、防高溫、防塵、防鼠、防 蟲的“八放”要求，在檔案管理的硬件建設(shè)上我們還先 后投入 3萬元按照檔案管理工作的要求配置了 30平方米的檔案密集柜，購買了檔案專用電腦、激光打印機、 激光復(fù)印機、電腦傳真機和攝錄一體機、數(shù)碼照相機 等先進儀器設(shè)備，三、加強基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，是做好利用工作的前提（一）、收集、整理、鑒定、統(tǒng)計為了提高檔案管理的工作效率，我們按照滿洲里市檔 案局的要求和規(guī)定來完成檔案的收集、整理、鑒定及 統(tǒng)計工作，在檔案收集管理中我們按照規(guī)定將公司基 建資料、供熱管網(wǎng)資料、上級下發(fā)文件、公司上報

9、文 件及各部室、車間的有留存價值的檔案資料進行了積 極主動的收集和征集，對收集到的檔案資料全部作到 認(rèn)真整理、裝訂入庫。保證了檔案資料的完整準(zhǔn)確、 系統(tǒng)及時。在檔案的整理工作中我們按照規(guī)定對檔案立卷要求進 行了組卷和編目，建立了檔案管理統(tǒng)計臺帳，對檔案 室內(nèi)的設(shè)備，各類檔案數(shù)量，檔案利用情況進行了統(tǒng) 計和登記，通過認(rèn)真作好檔案管理的基礎(chǔ)性工作提高 了檔案管理的工作效率的同時也提高了檔案管理的質(zhì)在檔案鑒定、統(tǒng)計中我們按照規(guī)定對所有檔案資料按 照 標(biāo)準(zhǔn)進行了重新鑒定， 目前公司檔案室以收集到 有保存價值的檔案資料文書檔案 000 份，其中永久 檔案00份、長期檔案 000 份、短期檔案 00份。（

10、二）、編制檢索工具（三）、開展微機檔案為了適應(yīng)適應(yīng)辦公自動化的需求，我們還按照微機檔 案管理的要求對公司檔案進行了基礎(chǔ)資料的及檢索目 錄的微機錄用，實現(xiàn)了數(shù)字化處理，規(guī)范了檔案管理 的同時也方便了檔案的歸檔、查閱和檢索。四、檔案工作為企業(yè)做好服務(wù)（一）、開展檔案晉級達(dá)標(biāo)為企業(yè)晉升為 （星際） 企業(yè) 服務(wù)（二）、利用檔案為企業(yè)聯(lián)絡(luò)經(jīng)濟效益和社會效益幾年來我們通過認(rèn)真開展檔案規(guī)范化管理 , 方便了公 司各部門的檔案調(diào)閱的同時也充分利用檔案的信息資 源為公司取得了一定的經(jīng)濟和社會效益。2000年公司組建成立之初，由于供熱鍋爐和供熱管網(wǎng) 老化，事故頻出，公司生產(chǎn)技術(shù)人員通過查閱設(shè)備檔 案，對公司三臺

11、14兆瓦鍋爐和所有的環(huán)熱站進行了恢 復(fù)性大修，提高了設(shè)備出力保證了安全生產(chǎn)。當(dāng)年 12 月在市區(qū)五道街有一處供熱管網(wǎng)因多年腐蝕滲漏，公 司生產(chǎn)技術(shù)人員通過調(diào)閱技術(shù)檔案，在最短的時間內(nèi) 查找出故障點，進行了及時的修復(fù)，避免了一次大范 圍的生產(chǎn)事故。2001年在公司的生產(chǎn)運行中，三臺原有供熱鍋爐的燃 煤燃燒不充分煤渣排放中的含煤量在 50以上，大量 的燃煤沒有經(jīng)過充分的燃燒就白白的浪費掉，給公司 的經(jīng)濟效益造成了一定的損失，問題的原因是由于當(dāng) 時輸煤系統(tǒng)使用的顎式碎煤機出煤顆粒過大造成鍋爐 燃燒不充分所致，為此公司生產(chǎn)人員通過調(diào)閱檔案， 認(rèn)真分析研究，決定將顎式碎煤機改為錘式碎煤機， 改造后鍋爐灰

12、渣中的可燃物下降到 20 ，一個取暖期 可節(jié)約燃煤近 5000噸。2001年公司擴建 2臺29兆瓦熱水鍋爐，該鍋爐設(shè)計沒有 風(fēng)機循環(huán)水泵，所有轉(zhuǎn)動機械的軸瓦冷卻水全部排棄， 造成廠用電、水的極大浪費，為此公司成立了科技攻 關(guān)小組，通過查閱該鍋爐的技術(shù)檔案，制定出了加裝 循環(huán)冷卻水循環(huán)系統(tǒng)，實現(xiàn)了循環(huán)水的閉式循環(huán)，使 公司廢水達(dá)到了的零排放，即為環(huán)保做出了供獻，也 使公司每年減少了幾十萬元的排污費同時每年還可以 節(jié)約水資源 24萬噸。2002年隨著滿洲里市城市擴建規(guī)模的擴大， 公司 5臺供 暖鍋爐已經(jīng)滿足不了城市的供熱需求，為此公司準(zhǔn)備 在2001年擴建 2臺29兆瓦鍋爐的基礎(chǔ)上繼續(xù)擴建一臺 2

13、9兆瓦鍋爐，在鍋爐的建設(shè)中公司充分利用保留完好 的前2臺29兆瓦鍋爐的技術(shù)檔案， 在時間緊、 任務(wù)重的 情況下僅用了五個月的時間就完成了鍋爐擴建任務(wù)， 通過檔案資料的運用即節(jié)約了時間又節(jié)約了大量的設(shè) 計費用。（三）主動服務(wù)，編制參考資料為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)（四）、建立信用檔案為企業(yè)服務(wù)在加強基礎(chǔ)工作檔案管理的同時我們還為公司供熱范 圍內(nèi)的 1萬 3千家熱用戶建立供熱基礎(chǔ)檔案 ,（基礎(chǔ)檔案 包括用戶的申請用熱手續(xù)、簽訂的入網(wǎng)協(xié)議、工程驗 收手續(xù)、及住房面積圖紙及熱費繳費情況）并實現(xiàn)了 微機化管理 , 方便了熱用戶的熱費繳納的同時也為公 司的營銷管理創(chuàng)造了便利的條件。公司作為一家社會公益服務(wù)性的企業(yè)，提供優(yōu)質(zhì)的熱 能做到讓客戶滿意是公司宗旨目標(biāo)，為此公司把保證 安全生產(chǎn)、提高供質(zhì)量作為首要任務(wù)，我們連續(xù)幾個 夏天對供熱范圍內(nèi)的不熱用戶進行了供熱系統(tǒng)集中改 造，這其中檔案資料發(fā)揮出了巨大的作用。公司成立以來針對市區(qū)內(nèi)興華小區(qū)住宅樓、外運集裝 箱住宅樓、9111號綜合樓、市政小區(qū) 2號樓等一些原由 小鍋爐房供熱的住宅樓由于其供暖系統(tǒng)和集中供熱供 暖系統(tǒng)的設(shè)計、安裝要求不一樣，致使供熱溫度質(zhì)量 不高的情況、公司組織專業(yè)技術(shù)人員通過查閱圖紙、 制定出切實可行的改造方案， 組織人員進行集中改造， 提高了這些樓房的供熱溫度的同時也增加了公司的營 業(yè)收入。幾年來