工程技術(shù)檔案管理系統(tǒng)規(guī)章制度

1、實(shí)用文檔 工程技術(shù)檔案管理制度 1. 目的：規(guī)范工程資料的編寫、收集、整理、組卷、傳遞、借閱管理，確 保滿足工程施工和移交、歸檔要求。 2. 名詞解釋 各專業(yè)指：鍋爐專業(yè)、汽機(jī)專業(yè)、電氣專業(yè)、熱控專業(yè)、焊接專業(yè)。 3. 歸口管理和劃分 3.1 工程部為項(xiàng)目部工程資料歸口管理部門。 項(xiàng)目部各部門為各自職能范圍內(nèi)的資料管理對(duì)口責(zé)任部門，負(fù)責(zé)職能 范圍內(nèi)的工程資料分階段或竣工時(shí)向資料管理人員提交歸檔，由資料管理 人員統(tǒng)一向業(yè)主移交和向公司檔案室歸檔。 3.2 工程資料的存檔劃分： 3.2.1 工程管理文件資料： 1）工程合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件、租賃協(xié)議、工程概算結(jié)算、工程定 額、索賠資料，歸工程部合

2、同專業(yè)； 2）圖象、照片、錄象，歸綜合管理部 （工程結(jié)束時(shí)歸檔資料管理人員） ； 3）行政文件，歸綜合管理部； 4）工程施工技術(shù)及管理資料（音像資料等除外） ，歸工程部； 3.3 工程資料管理網(wǎng)絡(luò)和人員網(wǎng)絡(luò) 工程項(xiàng)目中標(biāo)后一個(gè)月內(nèi)由項(xiàng)目總工組織，建立項(xiàng)目工程資料管理網(wǎng) 絡(luò)（應(yīng)包括各部、室、專業(yè)組、專業(yè)公司等） ，明確負(fù)責(zé)人（負(fù)責(zé)人應(yīng)為本 現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)負(fù)責(zé)人）、管理人員和各單位資料管理員。 4. 文件的編寫 文件資料的編寫按以下規(guī)定執(zhí)行（業(yè)主無(wú)特殊要求時(shí)） 4.1文件的編寫一律采用 A4紙張，用激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī)（黑色 墨水書寫亦可）的打印件。規(guī)格要求參考作業(yè)指導(dǎo)書標(biāo)準(zhǔn)樣式（尺寸及頁(yè) 邊距）。

3、4.2文件必需采用雙釘裝釘（橫向、豎向均可）裝釘尺寸要求如下： 橫向裝釘?shù)?，左?cè)留裝訂線2.5cm,上邊距2 5cm,右邊距、下邊距1.5cm; 縱向裝釘?shù)?，上下留? 5cm的距離；釘與紙張的邊緣留出1cm的距離。 對(duì)復(fù)印件A4紙豎向左側(cè)裝訂線留2.5cm。 4.3正文文字一律采用四號(hào)宋體、1.5倍行距，標(biāo)題為小三號(hào)宋體。 凡是正文應(yīng)有頁(yè)眉和頁(yè)腳，頁(yè)眉頁(yè)腳均使用五號(hào)，頁(yè)腳居中設(shè)置。 頁(yè)腳使用三位阿拉伯?dāng)?shù)字，從“第 001號(hào)”開始，卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備 考表及某一文件的附圖無(wú)正文的部分，不編寫頁(yè)號(hào)，但應(yīng)在文件目錄中標(biāo) 明總頁(yè)數(shù)。 4.4文件中附圖的幅面、構(gòu)件代號(hào)均應(yīng)符合我國(guó)國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，圖紙 的

4、尺寸一律以毫米為單位。 4.5案卷封面宜采用外封面形式，內(nèi)外封面的式樣同作業(yè)指導(dǎo)書封面。 4.6檔號(hào)：項(xiàng)目代號(hào)+分類號(hào)+案卷號(hào) 項(xiàng)目代號(hào)：是公司指定的，項(xiàng)目中標(biāo)后由公司檔案室給出。 分類號(hào)：科技文件材料參考火電施工企業(yè)檔案分類表 中6-9大類 的有關(guān)規(guī)定，其它部門采用0-5大類的有關(guān)分類規(guī)則。 案卷號(hào)：即為案卷順序號(hào)。 移交資料的檔號(hào)按業(yè)主要求編制填寫 4.7 案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、 準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)項(xiàng)目的名稱、 代字、代號(hào)及其組件、 部件、階段的代號(hào)和名稱等。 4.8 編制單位欄填寫卷內(nèi)科技文件材料形成的單位或主要責(zé)任者。 4.9 編制日期填寫案卷內(nèi)科技文件材料的起止日期。 4.10 保管期限填寫其劃

5、定的保管期限，將來(lái)移交時(shí)在資料管理人員管 理人員的統(tǒng)一指導(dǎo)下填寫。 4.11 密級(jí)依據(jù)保密規(guī)定填寫 （ 移交時(shí)業(yè)主給出，統(tǒng)一填寫 ） 。 4.12 縮微號(hào)和檔案館號(hào)由竣工檔案接收單位或部門填寫。 4.13 卷內(nèi)目錄及卷內(nèi)備考表 （各種表格） 的格式由資料料室統(tǒng)一提供。 4.14 竣工移交所使用的卷盒由綜合管理部根據(jù)公司檔案室要求統(tǒng)一購(gòu) 置。 4.15 編寫受控文件時(shí)均應(yīng)標(biāo)明文件編碼。 （ 文件編碼按質(zhì)量部工程質(zhì) 量體系文件編碼與受控編號(hào)方法進(jìn)編寫 ） 。 5. 工程中使用的表格 工程中使用的各種表格包括：質(zhì)保、過程控制、試驗(yàn)與檢驗(yàn)、工程管 理與技術(shù)管理、有條件發(fā)生的記錄表格。各種表格的使用按以

6、下規(guī)定執(zhí)行： 5.1 國(guó)家、部或局已經(jīng)下發(fā)現(xiàn)成表格 （或有要求） 的，使用其統(tǒng)一表格。 5.2 項(xiàng)目部管理制度匯編已給出工程項(xiàng)目管理工作中的表格，這些 表格按類別存在專門的數(shù)據(jù)庫(kù)中 , 如需使用可直接提取使用，簽名為手寫。 5.3 如上述表格不能滿足施工要求， 可根據(jù)需要自制表格， 經(jīng)專業(yè)部室 領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)（按審批權(quán)限 ） ，方可使用。 6. 工程資料的收集 工程項(xiàng)目的檔案資料，是整個(gè)工程項(xiàng)目從醞釀、決策到建設(shè)投產(chǎn)（使 用）全過程中形成的文字、圖紙、圖表、計(jì)算書、聲像資料等不同形式、 不同載體的資料，包括項(xiàng)目的提出、調(diào)查、可行性研究、評(píng)估、決策、計(jì) 劃、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工、試生

7、產(chǎn)等，項(xiàng)目部有責(zé) 任盡量將資料收集齊全 。 6.1 工程項(xiàng)目開工后由總工組織編制 XX 項(xiàng)目部歸檔文件資料目錄 。 其中應(yīng)至少明確第一批開工項(xiàng)目應(yīng)歸檔的文件資料目錄。 （1）技術(shù)文件內(nèi)容依據(jù)公司規(guī)定執(zhí)行。各類文件資料的收集策劃應(yīng)以 分項(xiàng)或分段工程為單位。 （2）隨工程進(jìn)展對(duì)歸檔文件資料進(jìn)行補(bǔ)充， 待工程圖紙 80%或?qū)I(yè)系統(tǒng) 圖 100%到達(dá)項(xiàng)目部后 15 日內(nèi)，對(duì)目錄進(jìn)行修改， 分別報(bào)業(yè)主和公司各職能 處室，作為正式文件執(zhí)行。 （3）各項(xiàng)資料在單位工程未完時(shí)，由劃分的文件收集、整理部門保存， 待階段性檢查之后，或單位工程施工結(jié)束，按資料管理人員要求的時(shí)間， 將資料移交給資料管理人員，正式歸檔

8、。 6.2 任何單位、 部門和人員不管以何種渠道獲得技術(shù)資料， 均應(yīng)交資料 管理人員登記、備案，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后方可使用。 6.3 各部門收集的資料除歸檔資料外， 還應(yīng)根據(jù)上級(jí)單位監(jiān)檢大綱的有 關(guān)條款，對(duì)其它工程資料進(jìn)行收集整理。 7. 工程資料按以下要求進(jìn)行整理和組卷 7.1 項(xiàng)目文件資料一般按其專業(yè)、 單位工程項(xiàng)目和形成時(shí)間先后進(jìn)行整 理組卷。 7.2 有關(guān)設(shè)備的文件按依據(jù)性材料、 設(shè)備開箱驗(yàn)收、 設(shè)備安裝調(diào)試、 設(shè) 備運(yùn)行維修、隨機(jī)圖樣等排列，隨機(jī)圖樣也可單獨(dú)組卷。 7.3 管理性文件按問題、時(shí)間或重要程序排列。 7.4 案卷內(nèi)技術(shù)性文件材料排列要求文字材料在前、圖樣在后。 7.5 每一

9、單位工程項(xiàng)目的卷內(nèi)文件按管理、 依據(jù)、施工安裝記錄、 檢測(cè) 試（ 實(shí)） 驗(yàn)評(píng)定、證明等排列。 7.6 文件材料組卷時(shí)， 應(yīng)將每份文件的正件與附件、 印件與定稿、 請(qǐng)示 與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件一起立卷，不得分開。文件材料的排列：批復(fù)在 前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文件在 前，被轉(zhuǎn)發(fā)文件在后；立卷人填寫卷內(nèi)目錄，立卷人和有關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)在卷 內(nèi)備考表的簽署欄簽署姓名；卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)備考表格式由資料管理人員 統(tǒng)一提供。 7.7 卷內(nèi)備考表 （ 各種表格 ） 、卷內(nèi)目錄、 卷內(nèi)文件的裝釘尺寸及頁(yè)邊距 應(yīng)一致。 7.8 存檔文件材料應(yīng)盡量使用原件，如沒有應(yīng)標(biāo)明原件的存放地點(diǎn)。

10、7.9 資料管理人員編制工程管理案卷總目錄及卷內(nèi)目錄 ，工程部長(zhǎng) 審核、總工批準(zhǔn)。 8. 文件資料的傳遞 文件資料的傳遞包括發(fā)放與往來(lái)。 8.1 文件發(fā)放： 文件資料在發(fā)放前，發(fā)放部門應(yīng)填寫文件發(fā)放審批表 ，根據(jù) 審批權(quán)限審批文件確定資料發(fā)放的范圍，并建立文件發(fā)放登記表 臺(tái)帳。 從業(yè)主、監(jiān)理方接收領(lǐng)取的文件資料兩小時(shí)內(nèi)在網(wǎng)上公布， 24 小時(shí)內(nèi)發(fā)放到使用單位、部門 8.2 文件往來(lái) 往來(lái)文件指與項(xiàng)目部以外單位的文件往來(lái)， 一般包括與業(yè)主、 監(jiān) 理、當(dāng)?shù)卣嘘P(guān)部門、設(shè)計(jì)院、設(shè)備廠家、調(diào)試部門、公司等的文 件。 （1）接收：資料管理人員建立文件接收登記表對(duì)接收的文 件資料進(jìn)行登記。任何人無(wú)論從何

11、途徑得到的與工程有關(guān)的文件資 料，都應(yīng)交到資料管理人員，由資料管理人員組織識(shí)別并登記 。對(duì) 接收的文件資料，資料管理人員根據(jù)審批權(quán)限送交領(lǐng)導(dǎo)審批 。 （2）項(xiàng)目部任何部門、任何人向項(xiàng)目部以外單位發(fā)出與項(xiàng)目有 關(guān)的文件資料， 都應(yīng)根據(jù)審批權(quán)限進(jìn)行審批， 在發(fā)出前在存檔部門進(jìn) 行備案，對(duì)反饋信息及時(shí)歸檔。 （ 3）項(xiàng)目部各部門、各專業(yè)公司也應(yīng)建立文件接收登記表 。 9. 文件、資料審批權(quán)限 9.1 接受項(xiàng)目經(jīng)理委托，由生產(chǎn)經(jīng)理、商務(wù)經(jīng)理、總工（副總工）發(fā)放 （傳閱）審批的范圍： 國(guó)家、行業(yè)有關(guān)本工程的文件、要求，業(yè)主、監(jiān)理公司文件、會(huì)議紀(jì) 要、工程聯(lián)絡(luò)單（確認(rèn)有效性和發(fā)放范圍后下發(fā)）、通知等，設(shè)計(jì)

12、院文件， 設(shè)備圖紙、 涉外技術(shù)文件資料，外單位交流信息，業(yè)主委托、工程變更 （根 據(jù)確定的范圍），公司有關(guān)本工程的文件和要求，項(xiàng)目部有關(guān)工程管理的 文件、要求、通知，工程簡(jiǎn)報(bào)，上報(bào)業(yè)主、監(jiān)理、公司的文件和材料，施 工組織設(shè)計(jì)等。 9.2 各部門負(fù)責(zé)人的審批范圍： 本部門分管專業(yè)范圍體系內(nèi)的文件、資料、規(guī)程規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、制度、 規(guī)定，本部門編制的管理制度、規(guī)定、辦法、計(jì)劃、通知等，本部門所組 織的專業(yè)會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)、工作聯(lián)系單，處罰通知等。 9.3 資料管理人員發(fā)放審批：施工圖紙、圖集，作業(yè)指導(dǎo)書、施工措施 （包括監(jiān)理批復(fù)意見） ，圖紙會(huì)審記錄，設(shè)計(jì)變更，技術(shù)例會(huì)紀(jì)要、專業(yè)會(huì) 議紀(jì)要、工程總結(jié)等。

13、 10. 文件資料的更改和作廢文件處理 10.1 文件更改由更改提出人或提出部門的負(fù)責(zé)人填寫文件更改審批 單，重要更改要附上文字依據(jù)，由該文件、資料的原審批人或部門進(jìn)行審 批。 文件更改申請(qǐng)獲批準(zhǔn)后，由原文件發(fā)放部門（單位）按文件發(fā)放登 記表的名單發(fā)放文件更改一覽表 ，文件領(lǐng)用人按文件更改一覽表 對(duì)所持文件進(jìn)行更改，如換頁(yè)更改則進(jìn)行換頁(yè)。 10.2 文件的失效和作廢 文件經(jīng)多次更改或文件需進(jìn)行大幅度修改時(shí)應(yīng)進(jìn)行換版，原版本作 廢，換發(fā)新版本。 文件發(fā)放部門 （ 資料管理人員 ） 應(yīng)根據(jù)文件發(fā)放登記表把失效和作 廢的文件及時(shí)通知給各部門（單位） 。作廢文件應(yīng)根據(jù)發(fā)文登記及時(shí)更換或 撤回；收回的失

14、效或作廢文件由發(fā)放部門填寫作廢文件資料銷毀申請(qǐng)及 銷毀記錄，經(jīng)總工批準(zhǔn)后執(zhí)行。 需要作為資料保存的作廢文件應(yīng)加蓋 “作 廢參考”標(biāo)識(shí)。 10.3 文件中有關(guān)問題處理結(jié)果的反饋 文件的接收部門（單位或人員） ，接到工程文件后要對(duì)照文件中有關(guān)要 求及領(lǐng)導(dǎo)的批示意見，及時(shí)處理有關(guān)問題，并將辦理結(jié)果以文字形式反饋 （也可在網(wǎng)上反饋）。 11. 工程資料管理辦法 11.1 工程圖紙管理辦法 11.1.1 工程圖紙的收發(fā)統(tǒng)一由資料管理人員管理。 11.1.2 各個(gè)專業(yè)的圖紙?jiān)诠こ涕_工前，由各專業(yè)工程師按施工進(jìn)度計(jì) 劃編制專業(yè)圖紙需求計(jì)劃 ，遞交資料管理人員，由資料管理人員編制項(xiàng) 目工程圖紙需求計(jì)劃 ，工程

15、部長(zhǎng)審核，總工批準(zhǔn)，提交建設(shè)單位和設(shè)計(jì) 單位，并在資料管理人員存檔。 資料員擬訂工程圖紙發(fā)放范圍和文件發(fā)放審批表 ，正式施工圖紙 的發(fā)放范圍由資料管理人員審批，設(shè)備圖紙和非正式圖紙由總工或副總工 審批 ，資料員發(fā)放。 圖紙發(fā)放時(shí)要特別注意留出用于移交和歸檔的圖紙。 11.1.3 資料員統(tǒng)計(jì)圖紙到位情況，按圖紙交付計(jì)劃向建設(shè)單位催交， 接收的圖紙進(jìn)行登記 （文件接收登記表），接到圖紙兩小時(shí)內(nèi)在網(wǎng)上公布， 未按計(jì)劃到的圖紙及時(shí)向資料管理人員和專業(yè)工程師匯報(bào)。 任何人員不論從何種渠道得到施工圖紙，都要首先交資料管理人員， 由資料管理組織確認(rèn)。 11.1.4 施工過程中，各單位要注意保護(hù)圖紙，施工結(jié)束

16、立即交回資料 管理人員。 11.2 工程變更資料管理 11.2.1 工程變更由專業(yè)工程師及以上領(lǐng)導(dǎo)簽字認(rèn)可后生效 見設(shè)計(jì) 變更、變更設(shè)計(jì)和工程委托管理制度 ）。 11.2.2 資料員接收到生效的工程變更后按工程圖紙發(fā)放的范圍進(jìn)行 發(fā)放。 11.2.3 工程變更必須加蓋設(shè)計(jì)變更章并在圖紙中反映出。 （1）資料管理人員在工程開工后確定工程變更蓋章分工，根據(jù)分工， 資料管理人員提供印章。 （2）資料管理人員下發(fā)設(shè)計(jì)變更的同時(shí)下發(fā) 設(shè)計(jì)變更標(biāo)注通知單 ， 圖紙使用部門或單位接到設(shè)計(jì)變更及標(biāo)注通知單后在通知欄簽字，圖紙使 用部門或?qū)I(yè)人員在被變更的圖紙上用紅筆標(biāo)注（相關(guān)方無(wú)特殊要求時(shí)） 變更內(nèi)容，標(biāo)注后

17、在標(biāo)注通知單確認(rèn)欄簽字，資料管理人員資料員核實(shí)變 更確已標(biāo)注后，收回設(shè)計(jì)變更標(biāo)注通知單；存檔圖紙的設(shè)計(jì)變更由資料管 理人員管理人員標(biāo)注。 （3）同一項(xiàng)目有兩次及以上變更，以最新版變更為準(zhǔn)，原變更收回， 蓋“作廢參考”章存檔備查。 （4）設(shè)計(jì)變更章加蓋在相應(yīng)圖紙標(biāo)題欄上方 10mm處，當(dāng)變更不是針 對(duì)具體圖紙時(shí)， 在本套圖紙的目錄頁(yè)及總圖上蓋設(shè)計(jì)變更章。 11.3 施工過程形成資料的管理辦法 每個(gè)單位工程按施工技術(shù)管理過程控制記錄做詳盡的記錄 11.3.1 每項(xiàng)記錄由單位工程技術(shù)員、 質(zhì)檢員、 施工員（根據(jù)各自職責(zé)） 分別做出記錄，分類建檔，逐級(jí)審核后存于資料管理人員。 11.3.2 所有記錄按

18、要求填寫標(biāo)準(zhǔn)表格，內(nèi)容要真實(shí)。 11.4 關(guān)于安裝設(shè)備開箱資料的管理規(guī)定 11.4.1 工程施工安裝設(shè)備的開箱資料，在設(shè)備到場(chǎng)后由物資辦事處綜 合管理員向資料管理人員移交（移交的內(nèi)容包括： 設(shè)備開箱檢驗(yàn)記錄 、 設(shè)備清單（含專用工具） 、安裝說明書等） 。由資料員登記存檔，物資管理 人員工作必須留用的資料，從資料管理人員復(fù)印。 所有開箱資料必須堅(jiān)持先歸檔后復(fù)印使用的原則，各部門、專 業(yè)公司如需要，到資料管理人員借閱或辦理復(fù)印手續(xù) （由資料員負(fù)責(zé)復(fù)印） ， 使用復(fù)印件。 資料管理人員按與業(yè)主洽商的移交規(guī)定辦理移交手續(xù)（一般情 況下，設(shè)備開箱檢驗(yàn)記錄單在工程進(jìn)行中移交，其余資料竣工時(shí)移交） 。 1

19、1.5 受控法規(guī)性文件管理規(guī)定 11.5.1資料管理人員編制XX項(xiàng)目部受控法規(guī)性文件目錄，經(jīng)工程 部部長(zhǎng)、質(zhì)量部部長(zhǎng)、安監(jiān)部部長(zhǎng)審核、總工批準(zhǔn)后，發(fā)至各部門、專業(yè) 公司執(zhí)行。 11.5.2 資料管理人員依據(jù)公司規(guī)定，擬訂發(fā)放范圍，依據(jù)規(guī)定發(fā)放。 11.5.3 法規(guī)性文件均應(yīng)加蓋持有單位的受控印章，并應(yīng)有登記（本單 位及資料管理人員），無(wú)受控印章的視為無(wú)效文件，不得使用。 11.5.4 已經(jīng)下發(fā)的文件，如不能滿足工程需要，再次領(lǐng)用受控法規(guī)性 文件，仍須填寫文件領(lǐng)用申請(qǐng)單 ，經(jīng)總工批準(zhǔn)后，方可領(lǐng)取。 11.5.5從資料管理人員領(lǐng)出的受控法規(guī)性文件，在工程結(jié)束時(shí)，按要 求進(jìn)行整理，及時(shí)交還資料管理人

20、員。 11.6文件的借閱和工具書的管理 11.6.1文件的借閱 資料管理人員存檔的文件資料原則上只能查閱，不能借出。確需借出 的，填寫文件（記錄）借閱申請(qǐng)表，借閱時(shí)間在15日以內(nèi)的由資料管 理人員審批，一個(gè)月內(nèi)的由工程部長(zhǎng)審批。資料管理員建立工程資料借出 情況清單，在網(wǎng)上公布，并設(shè)定借出期限自動(dòng)提示。資料員對(duì)逾期不還者 下發(fā)催還通知單。 11.6.2工具書的管理 施工手冊(cè)及技術(shù)規(guī)范由資料管理人員錄入計(jì)算機(jī)，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，在網(wǎng) 上共享，并制成光盤。 技術(shù)人員一般情況不專門配工具書，使用時(shí)也可到資料管理人員處查 閱，但原則上不能借出，如需借閱執(zhí)行（一）審批規(guī)定。 11.7作業(yè)指導(dǎo)書編審 項(xiàng)目中標(biāo)后根據(jù)中標(biāo)范圍，參照質(zhì)量部編制的XX工程項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃， 由資料管理人員編制XX項(xiàng)目部施工作業(yè)指導(dǎo)書總目錄和XX項(xiàng)目部防 護(hù)作業(yè)指導(dǎo)書總目錄，工程部長(zhǎng)審核，總工批準(zhǔn)。 作業(yè)指導(dǎo)書全部采用頂部、雙釘裝釘。 12. 表格 12.1 文件（記錄）借閱申請(qǐng)表 12.2 文件資料發(fā)放登記表 12.3文件資料發(fā)放審批表 12.4 文件資料更改審批表 12.5 文件資料領(lǐng)用申請(qǐng)表 12.6 作廢文件資料銷毀申請(qǐng)