有效的商務文件模板范文

1、第四章 有效的商務文件第一節(jié) 有效的商務文件書面交流（一）書面用語在商務活動中的重要性及其影響 商務信函與商務電話的對比，商務信函的優(yōu)勢表現在以下方面：（一）易于表述事實和意見；（二）適合傳達困難的或復雜的信息；（三）可以存檔、回顧；（四）發(fā)送前可以審查、修改； 商務信函的劣勢，具體表現在以下方面：（一）耗費時間； （二）缺乏反饋，或反饋太慢； （三）缺少個性； （四）缺少非語言交流； （五）交流結果可能是單向的，或無效的。（二）在寫商務文件之前計劃、調查、收集和處理資料的重要性 準備一封商務信件，請回答以下問題： 一、在寫信之前，必須回答以下方面： 1信件的主題是什么？2 您為什么寫這封信？

2、 3 信的讀者是誰？4讀者對信的主題已經了解了多少？還需要知道什么？ 二、信寫完畢之后，你的信必須達到以下方面的要求。1清楚 2 按邏輯順序排列； 3 語法正確； 4 沒有行話和俚語； 5語言簡單明了； 6惹人喜愛，有禮貌、有意； 7準確； 8完整； 9迅捷（三）了解和采用對企業(yè)適用的標準公文格式和標識 書面交流的優(yōu)勢？（ 1）適合事實和意見。（2）適合困難的或復雜的信息，可以進行回顧（ 3）如果需要進行書面形式存檔時，書面交流更加有效。（ 4）既可以寫，也可以口述。 （ 5）在發(fā)送之前，可以進行仔細的計劃和考慮 （ 6）在發(fā)送前，可以剔除錯誤。書面交流的缺點表現在哪些方面？（ 1）更耗時（

3、2）反饋信息不存在或者太慢（ 3 ）缺少有助于理解的非語言暗示。（ 4）有些人不會或不愿意看信。（5）你永遠不知道你的信是否被讀過。（ 6）缺少熱情和個性?？陬^交流的優(yōu)點（ 1）更適合表達感覺和感情。（ 2）更加個人化個性化。 （3）可以有更多的反應和交流。（4）可以有更大的影響力。（ 5）一般來說成本較低。（ 6）可以根據反饋和非語言的暗示進行改正或調整?？陬^交流的劣勢？1）在說話時進行思考比較困難。（ 2）話一出口就不可能更改。3）有些人看起來是在聽，其實是充耳不聞，對大群的聽眾效果更難以判斷。關于傳真的優(yōu)缺點（1）節(jié)省時間，特別是在與國外客戶聯系時，寫信可能需要好幾天，這時傳真 就顯得極

4、為迅速。（ 2）節(jié)省費用。尤其是與寫信相比，傳真的費用較低。（ 3）可以采用比信函更隨便的方式。（4）能使對方更快地做出反應。注意傳真也不能完全代替商務信函，由于法律上的原因以及與公眾聯系的特 殊情況，信函仍然是交流過程中十分必要的。關于書面交流的主要方法和用途？ 第一種，報告，報告被用來正式陳述事實性的信息，通常針對特定的讀者。 第二種，辦公室通告，這種方法適用于組織內部的低成本的大眾傳播。 第三種，備忘錄，備忘錄適用于與大量讀者間的低成本的內部交流。 第四種，表格，表格被用于有條理的傳遞信息，尤其是需要闡述或提供對比時。 第五種，預備好的表格，這種表格用于傳遞格式相同的例行公事的信息，在組

5、 織內或組織外均可使用。 第六種，公務信件，這種方法用于與外單位傳遞信息。 第七種，辦公室實事通訊，這種方法適合組織內的大眾傳播。 第八種，指導，指導用于提供有關明確步驟的信息。組織與更廣泛的外部對象交流也要用到很多方法，以下是幾種主要的交流方式： 第一種，通訊社消息，這種辦法用來傳遞信息給出版社，電臺或電視臺。 第二種，郵寄廣告，屬于組織外的大眾傳播方法，通常是針對客戶的。 第三種，廣告，廣告也屬于大眾傳播方法，通常是針對組織外的某一個具體的 市場。二、 信函（一） 有效書寫信函的知識和技能（二）正式和非正式信件（三）根據各種商務情況設計信函 關于常用商務書信的格式。第一種，關于書寫介紹信。

6、介紹信是用來介紹公司企業(yè)派遣人員的姓名、 年齡、身分、接洽事項等情況的一種應用文體，具有介紹證明的作用。例如， 下面是一封介紹信。介紹信張明總經理：茲有我公司業(yè)務主管李維雄先生前往貴公司購買 Win95 軟件事宜，請接洽 為盼。致李張翔 某年某月某日大明汽車公司 （蓋章）在撰寫介紹信時，應注意：（1）寫持介紹信者的真實姓名、身分。（2）接洽和聯系的事項要寫得簡明扼要，辦什么事就寫什么事，與此無關 的就不寫。（3）書寫工整，不得任意涂改，否則對方可以不予接待。第二種，關于書寫證明信。證明信是以公司、企業(yè)、團體、個人的名義證 明某人的身分、經歷或證明有關事件的真實情況的專用書信，其內容應絕對真 實

7、可靠，在開具證明時，應審慎行事，例如下面是一封證明信。證明信市人事局：郝明先生原是我公司職員， 1990 年 7月至 1998年 8月在我公司業(yè)務部工 作，工作努力，業(yè)績出色，沒有違紀記錄，離職出于自愿，特此證明。天寶飲料公司 1998 年 9 月 此外，還有一種個人證明某人某事真實情況的證明信。這種證明信由個人書寫， 內容完全由個人負責，其格式與組織名譽所寫的基本相同，只是證明信的末尾， 必須由寫證明信者所在單位簽署的意見。第三種，關于書寫致謝函。致謝函是向對方的好意，表示感謝的函件。致謝函的寫法依據對方好意的 程度以及對方和本公司和個人關系的深淺而有所不同。在書寫時，要先了解情 況，然后再

8、下筆，一定要謹慎、細致。下面是一封致謝函的實例。致謝函 某某公司某某部經理先生： 敬啟者祝公司大展鴻圖，這次請您了解了某某商品市場情況，承蒙您在百 忙之中做深入的調查了解，實在不盛感激。關于某某商品價格，待我公司調整 修正以后再函告您。希今后加強往來，并請給予大力支持，特此書面表達感謝 之意。此致 敬禮某某敬上某年某月某日此外，在商務交流過程中，還經常使用傳達商務往來重要問題的函件，因為絕 大多數的商務往來，是以函件為主，其主要的一些數據、實現往往要求準確無 誤，往來的雙方也常常把對方的函件作為下一步簽約或攤牌的依據。函件的重 要性由此可見一般，因此，在撰寫此類函件時，一定要準確、簡明傳達商務

9、往 來重要問題的函件種類繁多，以下是常用的函件形式：第一類第一例，關于詢問及推銷信函。 這里的第一種，關于查詢函，具體的寫作方法是：某某公司某某經理先生： 敬啟者最近我公司接到貴府某某公司來函，定購大量貨物，該公司地址隨 函附上， 因為與該公司第一次交易， B 公司不知其資訊及經濟狀況如何？愿請貴 公司代請查明敬告。貴公司所提供情報， B 公司嚴守秘密。今后若有同類情況， B公司愿作同樣之效勞。某某公司經理某某 某年某月某日 第二種 申請記帳函具體可以看下面的實例，某某某商行： 敬啟者數日以來，我公司向貴商行購買之貨物，均是以貨到付款之方式辦 理，為要求雙方便利起見，您申請開立銀行帳戶，所需資

10、料及查詢事宜與貴行 之通常賒賬期限請記告之。某某公司敬上某年某月某日 第三種，關于將復定貨函具體的實例如下：某某公司： 大函敬悉。在久疏音息之后，接老主顧之信函，格外高興，在此深表謝意。第 27 號辦公桌既可裝運， 35 號辦公椅可在元月 10日前運出， 元月底到達貴處， 若貴公司認為滿意，請寄函告以資確定。隨函附上本公司科技產品預告一份， 希閑暇時閱覽。其中各種貨物都尚未上市，但望貴公司先行注意，以你做將來 之計劃。某某辦公設備公司 某年某月某日 第二例，關于賬貨、函件， 這里的第一種：關于結帳、清單。具體和實例如下：某某公司： 現一季度已屆滿， 資寄上今查核的貴公司之季結算清單一份， 共計

11、 1200 元， 量數無誤，此前供應貴公司之物品，想必滿意，期待今后更密切的合作。某某公司（蓋章） 某年某月某日 這里的第二種，函附結帳清單。具體的實例如下： 某某公司： 今接大函及所附結至 3月 31日一季度結算清單一份。所列各款均相符，總 計無誤，現郵寄奉上銀行匯票一張，計 1200 元。請將收據寄我公司。某某公司 某年某月某日 第三例，關于商用通知函件。這里的第一種，關于通知提價函。 具體的實例如下：某某總公司：敬啟者，由于本公司所生產的物品之原料價格上漲，不得不宣布自今年 6 月 1 日起，原有的價目表予以作廢，并代之以另定新價目表?，F隨函附上， 5 月 31 日前收到之定貨單仍按舊價

12、計算。 6 月 1 日以后則以新價目表為準。因本公 司產品需求量日增，而原料市價一直上漲，故預料在短期內貨價勢將再漲，閣 下如需購買，務請盡早，以免誤失時機。某某某公司 某年某月某日 這里的第二種，關于通知開會函件。具體的實例如下： 各位董事：董事會定于某年某月某日上午八點至十一點在公司總部二層會議室召開會 議，請各位準時出席為荷。某某董事會議辦公室 某年某月某日 第四例 關于求職任職函件。例如，關于求職答復函，具體的實例如下： 某某先生：您所申請的秘書職位以補滿，我們剛雇用了一位大學畢業(yè)的小姐，將先予 以使用幾個星期，以決定其能力是否勝任，我們很樂意把您的名字列入秘密人 選檔案之中，但倘若將

13、來有缺額，一定首先與您聯系。某某公司經理 某年某月某日商務信函的主要類型。商務信函根據不同的目的，可以分為不同的類型。 第一類，目的在于詢求信息、意見和要求的信函，這類信函屬于咨詢性的信函。 第二類，目的在于提供信息，發(fā)表意見和進行確認，這類信函屬于確認、提供 信息的類型。第三類，目的在于為一些問題或缺陷而要求賠償，這類書信屬于抱怨、索賠的 類型。第四類，目的在于接受索賠，提供賠償，這類書信屬于調停類型的信函。 第五類，目的在于下定單、定貨或要求提供服務，這類信函屬于定單類型。 第六類，目的在于確認接受或確認定單，這類書信屬于定單確認類型。 第七類，目的在于對價格、時間進行估計，這類書信屬于估

14、計類型。 第八類，目的在于提出最后的價格或時間等等，這類書信屬于投標類型。 第九類，目的在于銷售貨物或提供服務，這類書信屬于促銷性類型。 第十類，目的在于提醒銷售報價，這類書信屬于連續(xù)促銷性類型。 第十一類，目的在于對貨物或服務做廣告，這類服務屬于主動的促銷性類型。 第十二類，目的在于授權提供信貸，這類書信屬于信譽證類型。 第十三類，目的在于調查或評論資信狀況或等級，這類書信屬于資信調查答復 類型。第十四類，目的在于收取款項，這類書信屬于收款類型。它在不同的階段威脅 的成份會越來越大。從第一類至第四類，適用于一般的范圍；從五類到第八類適用于定單和投標； 從第九類到第十一類適用于銷售和廣告；從第

15、十二類到最后一類適用于融資和 信貸管理。（四）預期讀者反映的分析 預期的收信人的反映可以分為哪些幾類？ 第一類：肯定的。即同意做某事，如發(fā)運貨物、提供報務、付款、在會議上發(fā) 言等等，這類信函寫起來很容易。 第二類：中性的。中性的信息是既不肯定也否定，很多商業(yè)書信都可以歸入這 一類，例如為以前的雇員寫一封推薦信或提供資信證明等等。 第三類：否定的。這類書信你不得不拒絕某人或某事，因此這類書信比較難寫， 因為對人說不就要冒影響雙方良好關系的風險。因此，你在寫信時，就應采用 一切可以運用的手段來弱化這一影響，而是用其它方式建立良好的關系。 第四類：順服式的。既你需要推銷一個觀點或一種產品以努力地改變

16、顧客，使 其從不感興趣或漠不關心到產生興趣，最終做你想讓他們做的事情，如：同意 你的立場或建議，購買你的產品，接受你的服務等等。（五）信件書寫風格、布局和適當的結構 書信撰寫的風格，主要技巧有哪些？ 1使用清晰、簡潔而又準確的語言； 2 避免使用陳詞濫調、行話、抽象的 詞語和不必要的話。 3 使用短語； 4 使用自然、友好而又惹人喜愛的風格。不同的商務書信擁有哪些不同的結構體系及技巧？。是肯定的商務書信。 這類商務書信又具體包括： 1定單；2定單確認； 3信 息； 4索賠和期望成功； 5調停； 6提供信貸； 7接受。這類肯定的商務書信適宜采用的方式是演繹法，2 是關于中性的商務書信，這類商務書

17、信又具體包括：1資信證明； 2個人證明； 3信用證； 4估價； 5投標； 6辭呈。 這類書信適宜采用的方式是演繹法， 這兩類商務書信適宜的結構式在商務書信的寫作過程中，必須包括以下方面的 內容： 1 如果是肯定的信函，可以寫一些令人愉快的話；如果是中性的信 函，可以寫出主要觀點。 2可以寫出細節(jié)或進一步的解釋。 3要有結尾。3 關于否定的商務書信。 這類商務書信又具體包括： 1拒絕調庭； 2拒絕信貸； 3拒絕定單； 4拒絕幫助； 5拒絕信息； 6請求信。 這類商務書信適宜采用的書信是推理。4 關于說服式的商務書信。這類商務書信又具體包括： 1 所有的推銷信； 2 索 賠及期望不成功； 3收款信

18、； 4申請工作； 5估價； 6投標。 這類商務書信適宜采用的方式是推理。關于后兩種商務書信，其具體結構應包括以下方面的內容： 1客觀的描述有關的原因； 2事實與分析； 3令人不快的消息或令人意外的 消息； 4從令人不快的事情上轉移開來的相關話題或要求對方行動的話題。書信的樣式？ 1齊頭式，所有的內容都從最左邊開始，只有一條豎線，這種方式的優(yōu)點在于 高效、非常現代、最常用。 其缺點在于看起來不對稱，特點是在使用沒有信 頭的拼紙時，寄信人的地址要寫在或打在信紙的左上角，這顯得更加向一邊傾 斜。2半齊頭式，這種格式日期和署名靠右放臵，主題行居中，其它的內容都從左 邊開始，段落也都采用齊頭式，這種方式

19、的優(yōu)點在于效率很高，看起來比較平 衡。3半縮頭式，這種格式和半齊頭式很像，但是每個段落的首行縮進，這種格式 的優(yōu)點在于與齊頭式相比不那么零亂，更容易打印，但改進不大。至于你將選擇哪一種？主要取決于以下方面： 1你所在機構的印刷風格； 2你 的個人偏好，但是無論你采論哪一種，都應該保持一致性。書信的結構， 一封商務信函一般應包括八個方面：第一部分：信頭。 寄信人的地址，對于非 商務性信函，寄信人的地址通常放在信紙的右上角。 第二部分、日期。 日 期通常放在寄信人的地址下面，空兩到三行，理想的位臵應靠信紙的右邊。 第三部分、關于存檔號碼。 第四部分、，關于收信人的名字、職務和地址。 第五部分關于稱

20、謂和結束語。 第六部分，關于主題行。 第七部分，關于簽 名。 第八部分，關于信的正文。表述較好的信函，應該做到以下方面：1在必要時提及以前的聯系； 2 在不同的段落之間采用縮進或空行使其 醒目；（具體的方式我們在前面解釋過） 3 使用有助于理解的標點符號； 4合理使用小標題和列表方式； 5 清楚正確的語言表述。為什么書信不是一種便宜的交流方法？ 信函的成本包括：在企業(yè)內傳遞的費用、存檔時間、存檔設施與空間、寫信人 和打字員的工時費用，以及紙張和郵寄費，據一些公司估計平均每封信共需要25 英磅，可見書信并不是一種便宜的交流方式。關于商務信函的成本，主要是由以下方面構成的：（一）寫信人與打字員的工

21、時費用； （二）郵寄費； （三）文具紙張 費用； （四）在企業(yè)內傳遞的費用； （五）存檔費用。在信函中采用提問作為信的開頭的優(yōu)點是什么？ 提問對于推銷或說服性信件的開頭很適用，在任何信件中如果你想迅速引起讀 者的注意都可采用這種方法，提問可以很快吸引讀者探索和猜想，使他們能夠 繼續(xù)讀下去，直至你解釋清楚為止，以征求讀者意見的方式提問則使他們感到 更高興。你能否想出四種有效地結束一封信函的方式？1）以肯定內容的方式，以肯定內容結束信函總是最理想的，肯定的語氣將在收信人的心中留下良好的印象。2）用祝愿的方式結尾，你應當利用一切機會在信函中表達祝愿，在信中使用令 人愉快的詞匯總是受歡迎的，尤其是在帶

22、有令人失望消息的信函中，以謝謝、 祝您好運、衷心祝福等作為結束語，將更為有效。3）以再促銷的方式結束信函，即有時還可以采用再次向收信人承諾的方法結束 信函，說明顧客購買的產品是正確的選擇，或與他們進行交易的公司能夠提供 最好的方式，能夠提供最好的服務。但是，要注意不應該過分的自夸。4）以行動結束信函，即要求收信人或發(fā)信人采取某些行動可能是結束信函的最 好方式，同時，可以明確下一步將做些什么。例如，一旦得到你需要的信息我 將立即通知你；或者請打電話通知我，你是否能出席等等。關于結束商業(yè)信函的方式，可以從以下方面著手：（一）祝愿式，例如： “祝您事業(yè)成功！”； （二）促銷式，例如： “選購我公司

23、產品，將是您的英明決策！ ” （三）行動式，例如：“收到通知后， 請回函確認！關于擬寫一封給顧客致歉函，在這封信函中，必須包括以下方面的內容： （一）稱謂與結束語、簽名； （二）承認事實； （三）正式道歉； （四）解釋原因； （五）賠償意見； （六）感謝顧客協助工作。關于擬寫一份介紹信，介紹信應包括以下方面的內容：（一）抬頭；（四）結束語；（二）持信人的姓名、職務；（五）簽名、蓋章；（三）接洽事項；（六）日期。關于擬寫一封致謝函件，必須包括的內容有以下方面：（一）抬頭；（二）事由； （三）致謝；（四）合作愿望；（五）結語； （六）簽名、蓋章、日期。關于擬寫一封推薦信，必須包括的內容有以下方面：

24、（一）抬頭； （二）說明被介紹人的職務、崗位；（三）評價被介紹人的能力、個性、水平； （四）表示支持被介紹人繼續(xù)深造；（五）附上被介紹人在公司的主要業(yè)績； （六）結語、簽名、蓋章。關于咨詢信函的內容必須包括以下方面：（一）抬頭； （二）說明事情原由； （三）指出新客戶公司的具體要 求，包括定單規(guī)模與付款期限； （四）請求達成公司評估并提供細節(jié)； （五）預致謝意，并表鞏固良好關系的愿望； （六）結語、簽名、蓋章、日期。關于擬寫一封退貨函件必須包含的內容包括：（一）抬頭； （二）事由； （三）退貨要求； （四）結束語、簽名、蓋章、日期。關于給供應商的一封信函必須包括的內容有以下方面：（一）抬頭；

25、（二）事由； （三）要求； （四）結束語； （五） 簽名、蓋章、日期。首先，關于擬寫一封給顧客的致歉信，必須包括的內容主要有：一）抬頭； （二）事由； （三）解釋； （四）致歉； （五） 感謝批評指正，希望建立良好關系； （六）結束語、簽名、日期。三、書寫報告什么是報告？ 報告是一種搜集研究事實的人與由于某種目的而要求提交報告的人之間的 信息或建議的交流形式。報告的最終作用通常是作為決策和行動的基礎。在寫報告之前必須絕對明白的問題有哪些？1為什么要寫這份報告？ 2 為誰寫這份報告？ 3 他們希望你包括哪些內容？4他們希望你以什么方式表述？5 什么時間提交報告？報告的類型一、按照報告的形式，報告

26、可以分為以下類型：1口頭報告 2 示范報告 3 信函報告 4 便箋 5 表格 6 多頁文件二、根據以下不同的標準報告可以分為不同的類型： 1按照長度。報告可以分為長報告和短報告。2按照語氣。報告可以分為非正式報告、一般報告和正式報告。3按主要內容劃分。報告可分為工程報告、財務報告、營銷報告、事故報告。4按照時間劃分?？煞譃槊刻臁⒚恐?、月度、中期報告、進度報告、最終報告。5按照重要性劃分。報告可分為日常報告、特殊報告、緊急報告。6按照寫作風格。報告可以分為敘述性報告、說明式報告、評述性報告、圖畫 式報告、統計性報告等等。7按照流通的范圍。報告可以分為辦公室報告、公司報告、公共報告、私人報 告等等

27、。報告的目的在于：1 記錄信息。 2 告知情況信息。 3 影響別人。報告的基本結構：第一部分，標題； 第二部分概要，即內容簡介，主要說明授權調查范圍或目 的、程序以及方法； 第三部分目錄； 第四部分，報告正文，也就是報告的 主體部分，在這一部分要闡述主要的事實；第五部分，報告的結束部分，在這 一部分要說明報告的結論，如果需要的話要提出相應的建議以及附錄。一個成功的報告的結束部分應該具備以下特征：1不引入任何新的觀點。2 與內容簡介和正文部分相協調。3給讀者留下你想留下的印象。一個成功的報告必須做到： （如何設計一個完整的報告。 ） 1報告內容應該統一。即只涉及一個主題，則不應包括讀者不需要的內

28、容或與 主題不相關的內容。 2 報告內容應該完整。也就是應包括讀者需要的所有 內容。 3 所有信息應該準確，并根據事實做出的推理應該正確。 4 應該 按照基于邏輯分析和材料分類的計劃描述主題內容。 5 內容表述方式應使 計劃清楚，以使讀者很清楚有關內容在哪兒以及這一內容在那兒的原因。6報告應以簡單、精煉的風格寫作，并且不會令人誤解。 7 報告對于所 有可能的讀者來說都應是易于了解的，盡管他們可能不知道有關的技術細節(jié)。報告的格式。第一種信函、便箋式的報告 第二種是綱要式 第三種混合式的報告 長篇正式報告的基本結構？ 第一部分前頁。 具體包括：1扉頁 2 授權。即授權調查范圍、調查區(qū)域和調查目標。

29、 3 目錄 4附表附圖一覽表 5 前言、引言 6 致謝 7 摘要 第二部分主報告所有的報告至少需要如下三部分1內容簡介 2 事實和討論 3 結論（如果需要的話還可以提出一些建議） 第三部分附頁1參考書目和文獻 2 附錄 3 索引 報告的寫作步驟包括以下六個方面：第一，確定目標 第二，進行研究和搜集材料 第三，組織材料和計劃報告 第四，寫作報告初稿 第五，修改報告 第六，寫出報告終稿關于報告目的的分類：第一類目的關于提供信息。 第二類目的作為存檔。 第三類目的關于回答 問題 第四類目的關于建議一系列的行動或決定。 第五類目的關于影響他 人意見 第六類目的關于公開宣傳。 第七類目的關于完成法律義務

30、信息的研究方法主要有幾種？ 一、桌面調查法。這種方法適用于事實研究二、問卷調查法。三、面談。四、關于觀察和記錄 修改報告的具體方法是：1 先從總體上看一看你的初稿。 2 考慮標題、目錄、簡介和結論以及 他們之間的關系。 3 檢查正文。 4 大聲的朗讀報告，最好能找別人 作為聽眾。 5 檢查你的視覺輔助手段。 6 最后的批評。什么是授權調查范圍？為什么它很重要？ 授權調查范圍就是明確你的任務，并應準確說明需要做什么，它之所以重要是 因為它要求：（ 1）你的介紹，必須準確不能模糊不清。 （ 2）它應該解釋寫作報 告的原因。（3）授權調查范圍還要說明所需報告的類型。 總之，沒有一個清晰的授權調查范圍

31、，你的任務就無法完成。什么是摘要？它的目的是什么？摘要是整個報告的縮寫，通常放在報告的開始處。它的目的在于使較繁忙的讀 者，能夠迅速了解報告的范圍和目標，以及簡短的報告結論和建議。什么是報告中的功能性段落？功能性段落并不附加信息，而是用來介紹做結論或連接報告的不同部分。四、書面交流的其他形式（一）非正式交流方式 非正式交流方式有哪些？ 1非正式的短信。短信具有更濃的私人和非正式的風格。2 簡要摘記。它通常由以下幾個部分構成： （ 1）事件提綱。（ 2）數據。（3）涉及的人以及他 認為理解該問題所必需的基本信息。 3 名片和答復卡片。（二）備忘錄和提要 備忘錄的用途。（ 1）同電話一起以成為相互

32、交流的主要手段之一。（2）備忘錄被用來相互之間傳遞信息。 （ 3）備忘錄用來詢價以及指示。（4）篇幅較長的備忘錄還起到報告的功用。關于備忘錄的書寫結構，也就是怎樣寫備忘錄。（ 1）雖然基本的禮貌用語是必須的，但出于禮貌和恭維的結束語可以省略。（ 2）備忘錄信息要盡可能簡短，通常只有一個條款。（ 3）備忘錄通常包括四個部分：一、送達，也就是收函人的名字；二、發(fā)送人， 即發(fā)送人的名字；三、日期； 四、標題（ 4）有時備忘錄還包括發(fā)送者辦公的地點、傳真號、電話號和電子郵件地址。（三）求職申請 關于怎樣寫申請信。在申請信中必須包括以下方面的內容： （ 1）姓名。（2）電話號碼，包括家里的 和工作單位的

33、。（3）婚姻狀況，即已婚、單身、離異，還是分居。 （ 4）關于教 育和培訓狀況。（5）關于本人條件。（6）工作經歷。（7）一般興趣。使用簡歷的優(yōu)點，具體表現在：（ 1） 通過標題和分欄，所需的信息很容易找出。（ 2） 如果布局清晰，分欄有條理，能給人一種高效，而又注重細節(jié)的印象。（ 3）通過使用簡歷，可以避免上述有關風格的問題。說明信主要包括？ 在寄送個人簡歷的同時，附上一封說明信，說明信主要包括以下內容： （ 1）對招聘職位的一個正式的申請。（ 2）你申請這份工作的原因。（ 3）你認為合格和能勝任這一工作的原因。（四）表格和調查表 使用表格的理由。使用表格獲得信息的理由有以下方面： 1它能使

34、你從不同的人那里得到相同的信息。2 它能讓你從相同的渠道得到許多信息。 3它意味著比較信息更加容易。4 它也使得到和參照規(guī)定條款信息更加容易。表格設計的原則，具體包括：1 關于分布，在表格的分布過程中，必須考慮： （ 1）盡可能讓它更吸引人。 （2）盡可能把它做得更簡潔。 （3）確信它有如下功能：第一，提供你真正需要 的信息；第二，為每個答案提供足夠的空間；第三，能夠盡可能容易被填寫。2 關于表格的安排。應考慮以下方面： （ 1）按邏輯順序安排你的問題和指 令。（2）避免交差參考和不分地點的解釋信息。 （ 3）清楚深層次矛盾和表面上 的自相矛盾。3 關于風格。必須考慮以下方面： （ 1）直接問

35、題和指令?？傮w來說好于標 題式設計。（2）使用簡單、清楚和直接的語言。4 關于測試。對此應考慮： （1）在定案之前，通常應測試表格。 （ 2）選擇 與最終目標對象相同的人測試表格。準備一份調查問卷，必須做到以下哪些方面： 1確信問卷調查是你獲得信息的最好方法。 2以中立的風格確定問題框架， 以便你自己不影響問卷的答案。 3問題扼要。 避免使用冗長而復雜難懂的問題。 4直接提問，避免模棱兩可。 5明確你要找的信息，考慮你怎樣搜集、分析 目前已得到的信息。 6盡可能使問題框架化，以便通過填寫簡單的是或否就可 以得到信息，使你所獲得的信息容易處理。 7以邏輯方式在問卷中安排你的問 題。 8選擇你的調

36、查對象，即你將發(fā)問卷所給的人群，并注意學習常用的抽樣 技術。 9通過小規(guī)模試驗，測試問卷。這是表格問卷設計中最基本的一步。 10使用吸引人，卻不乏坦誠的布局，以便你的問題易讀好答，而且很方便的 反饋給你。關于擬寫一封申請信，申請信應包括以下方面的內容：（一）姓名； （二）通訊地址與聯系方式； （三）年齡、性別、民族、籍 貫等基本情況； （四）教育與培訓情況； （五）本人學習成績與工作能 力；（六）相關經歷；（七）對申請職位的認識； （八）一般興趣與愛好。第二節(jié) 商務交流技術應用一、 商務技術（一）網絡化工作 什么是網絡化工作？ 在工作中，人們經常不單獨處理事物，在他們周圍，有一群提供信息及支持

37、的 人，形成工作網，那些工作卓有成效的人，能與所有的這些人建立并維持良好 的關系，這樣，每個人都能互相幫助，這個過程，被稱為網絡化工作。例如，作為一個經理，其工作網的構成，包括以下方面：（ 1）直接上司； （2）直接下屬； （3）其他部門的經理；（4）顧問；（ 5）總裁； （6）顧客； （7）供應商；（8）工會；（9）低級職員；（ 10）高級經理；（11）潛在顧客，等等。建立一個有用的工作網絡，必須具備的素質包括以下方面：（ 1）愿意和來自不同地域的人交流；（2）能夠與不同類型的人交流；（ 3）掌握人際關系處理技巧；（4）允許時間，簽訂合同；（ 5）能夠適應不同的情形，如正式的或不正式的集體發(fā)

38、言，或一對一的交談；（ 6）能夠對別人施加影響；（7）了解網絡工作的重要性。（二）電子信箱 電子郵件的特征。（1）與電話的共有特征。電子郵件與電話一樣，都能用來快捷地交流新聞、信 息和一覽表目錄，但是，電子郵件卻避免了電話的吵鬧。（2）電子郵件的信息，能無限期地擱臵、等待；（ 3）電子郵件與書面交流的共有特征，即有與書面交流相同的優(yōu)勢；（ 4）電子郵件的信息在語言上經常是不正式的。有效使用電子郵件的方法，具體包括以下方面的內容： 第一，關于屏幕長度。要注意屏幕的長度，對于一個很忙的讀者來說，應 該把中心要點，放在屏幕的第一頁。第二，關于行列寬度。應該使每行足夠短，以便于在屏幕上能夠閱讀，如 果你的系統不允許你留出空白，在你屏幕右邊還有一段距離處，可以使用