文件和資料控制程序(9個(gè)記錄表格)講解

1、XXXXXXX 服飾有限公司文件和資料控制程序受控印章受控副本章文件編號(hào)HJ-OP-001文件版次A0發(fā)布日期生效日期擬制審核批準(zhǔn)批準(zhǔn)日期HJ-OP-001文件編號(hào)A03/9目的確保公司質(zhì)理管理體系中的所有文件和資料均能得到有效控制，所使用的文件和資料是最新有效版本。范圍指質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、表單、外來文件、外發(fā)文件、技術(shù)文件。定義文件文件：由信息和承載媒體構(gòu)成；文件承載媒體具體表現(xiàn)形式是紙張、磁片、光盤、電子媒體、照片、樣板等。受控文件：分為正本和副本兩種文件。正本為手簽本，蓋“受控正本”印章，由文控中心統(tǒng)一管理，副本 蓋有“受控副本”印章，由使用部門管理。非受控文件：蓋有“非受

2、控文件”印章或未蓋任何識(shí)別章的文件；分發(fā)時(shí)是最新版本，但修訂后不再另行分發(fā)，廢止后無須收回及銷毀。質(zhì)量手冊：是公司建立符合IS09001: 2000要求的質(zhì)量管理體系的，是落實(shí)質(zhì)量方針、目標(biāo)的指導(dǎo)性綱 領(lǐng)及最基本的文件。程序文件：質(zhì)量手冊中管理重點(diǎn)所延伸引用的下一級(jí)文件，是質(zhì)量管理體系活動(dòng)中跨部門運(yùn)作流程的最主要文件，用于描述公司部門與部門之間的管理接口和運(yùn)作流程。作業(yè)指導(dǎo)書：程序文件中作業(yè)內(nèi)容所延伸引用的下一階文件，是質(zhì)量管理體系的重要補(bǔ)充性運(yùn)作文件。一類的作業(yè)通常都針對單一部門性質(zhì)或單一工作崗位較為復(fù)雜的作業(yè)而制訂的。表單：包括各類記錄格式、表格、圖表、或經(jīng)過作業(yè)產(chǎn)生的圖表、原始記錄的記錄

3、格式。外來文件：來自公司外部的文件，如來自客戶圖表、資料、供應(yīng)商的產(chǎn)品規(guī)格說明書、國家標(biāo)準(zhǔn)、國際標(biāo) 準(zhǔn)、法令、法規(guī)等。外發(fā)文件：發(fā)放給供應(yīng)商、客戶或第三方機(jī)構(gòu)的公司內(nèi)部資料文件。職責(zé)文件的編制、修訂、審核和審批。質(zhì)量手冊A）人事行政部組織編制修訂；B）副管理者代表審核；1.02.03.03.13.1.13.1.23.23.33.3.13.3.23.43.53.63.73.83.94.04.14.1.1編制審核批準(zhǔn)日期C）總經(jīng)理批準(zhǔn)。文件 名稱文件和資料控制程序版次A0文件編號(hào)HJ-OP-001頁次4/9A）責(zé)任部門主管/經(jīng)理/總監(jiān)編制修訂;B）副管理者代表審核及相關(guān)責(zé)任部門經(jīng)理/總監(jiān)會(huì)簽;C）

4、管理者代表批準(zhǔn)。4.1.3作業(yè)指導(dǎo)書:A）責(zé)任部門主管/經(jīng)理組織編制修訂;B）編制修訂部門經(jīng)理/總監(jiān)審核;C）總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.24.3文控中心負(fù)責(zé)：文件的登錄、分發(fā)、回收及舊版/廢止文件的銷毀，確保使用有效版本;各文件使用部門負(fù)責(zé)：建立文件一覽表，本部門文件的有效管理，配合文控中心的文件管理工作。5.0流程圖責(zé)任部門作業(yè)流程各部門文控中心相關(guān)責(zé)任人總經(jīng)理文控中心文控中心文控中心文控中心編制文件制修訂申請表文件廢止申請表封面標(biāo)準(zhǔn)格式發(fā)放范圍及修改記錄標(biāo)準(zhǔn)格式正文標(biāo)準(zhǔn)格式受控文件最新一覽表文件收發(fā)記錄表文件資料借閱記錄表文件收發(fā)記錄表文件銷毀申請表審核批準(zhǔn)日期文件文件編號(hào)HJ-OP-001名稱6.

5、0程序6.1文件編號(hào)及文件版次號(hào)6.1.1質(zhì)量手冊編號(hào)HJ - QM - 口代表“質(zhì)量手冊”流水號(hào)代表質(zhì)量手冊，為英文字母縮寫。公司編號(hào)，按漢語拼音的開頭兩個(gè)漢字的第一個(gè)字母組合。6.1.2程序文件編號(hào)HJ- OP- 程序文件流水號(hào)程序文件代號(hào)，為英文字母縮寫。版次A0頁次5/9公司編號(hào)，按漢語拼音的開頭兩個(gè)漢字的第一個(gè)字母組合。6.1.3作業(yè)指導(dǎo)書編號(hào)指導(dǎo)書流水號(hào)作業(yè)指導(dǎo)書代號(hào)，為英文字母縮寫。HJ - WI- 公司編號(hào)，按漢語拼音的開頭兩個(gè)漢字的第一個(gè)字母組合。6.1.4表單編號(hào): - - 表單版次表單流水號(hào)編制審核批準(zhǔn)日期部門編號(hào)，按漢語拼音的開頭兩個(gè)漢字的第一個(gè)字母組合。部門編號(hào)如下:

6、總經(jīng)理辦公室人事行政部產(chǎn)品開發(fā)部生產(chǎn)部品質(zhì)部營銷中心財(cái)務(wù)部ZJRSCPSCPZYXCW版次頁次文件和資料控制程序6.1.56.26.2.16.2.26.2.36.36.3.16.3.26.3.36.46.4.16.4.2HJ-OP-001文件編號(hào)A06/9文件版次號(hào)（包括表單格式版次號(hào)以A、B、C26個(gè)英文字母編列 ）A）首版一律為：文件版次號(hào)：A0或格式版次：A0B）每修訂一次，順次提升版本/版次號(hào)，女口：第一次修訂，版本號(hào)：A1 ;第二次修訂，版本號(hào)：A2 ;C）所有文件修改5次后換版，（質(zhì)量手冊換版參照質(zhì)量手冊中的規(guī)定）文件架構(gòu)質(zhì)量手冊架構(gòu)：按IS09001 : 2000條款，排列順序編

7、訂各章節(jié)及項(xiàng)目，并明確體現(xiàn)章節(jié)內(nèi)項(xiàng)目所對應(yīng) 的程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書。程序文件架構(gòu)：A）目的；B）范圍；C）定義；D）職責(zé)；E）流程圖；F）程序；G）支持性文件；H）記錄；I）附錄。作業(yè)指導(dǎo)書架構(gòu)：作業(yè)指導(dǎo)書的架構(gòu)參照程序文件架構(gòu)，其中C、D、E、G可根據(jù)實(shí)際情況選擇是否需。文件標(biāo)準(zhǔn)格式：封面按RS-A0-001 ”（附件一）格式制作；發(fā)放范圍及修改記錄按“ RS-A0-002 ”（附件二）格式制作；正文頁按“ RS-A0-003 ”（附件三）格式制作，并統(tǒng)一編排頁次。文件制訂、修訂、廢止文件制訂：A）根據(jù)實(shí)際工作需要，由文件編寫部門提出文件制修訂申請表，經(jīng)部門經(jīng)理/總監(jiān)或以上職位人員審核后。制

8、修訂承辦者參照“文件標(biāo)準(zhǔn)格式”擬訂文件內(nèi)容，確定文件版次號(hào)。聯(lián)同文件制修訂申請表呈相關(guān)人員審批，審批權(quán)限按本文件第四條款執(zhí)行；B）在文件審核、批準(zhǔn)階段，若有任何意見由制修訂部門負(fù)責(zé)修改完善。文件修訂：編制審核批準(zhǔn)日期版次頁次文件和資料控制程序文件編號(hào)HJ-OP-0016436.56.5.16.5.26.5.36.5.46.5.56.5.66.66.6.16.6.26.6.36.6.4A07/9A）文件需更改、修訂時(shí)，文件編寫部門提出文件制修訂申請表，經(jīng)部門經(jīng)理/總監(jiān)或以上職位人員核準(zhǔn)后，由原制修訂部門職位承辦人參照“文件標(biāo)準(zhǔn)格式”修訂內(nèi)容，確定文件版次號(hào)，聯(lián)同文件制修訂申請表呈交相關(guān)責(zé)任人員審

9、批，審批權(quán)限見第四條；B）文字錯(cuò)誤，而不影響實(shí)質(zhì)文義時(shí)，則直接由各制修訂部門在文件上更改簽章后，一并納入下次新 版修訂內(nèi)容之一。文件廢止：A）當(dāng)整份文件不適合公司運(yùn)作或考慮簡化運(yùn)作需要?jiǎng)h減文件時(shí)，可由文件編寫部門提出文件廢止申請；B）文件廢止后原文件編號(hào)不得重復(fù)使用；C）文件廢止由申請部組填寫文件廢止申請表報(bào)原文件職位審批人批準(zhǔn)后可予以廢止。文件發(fā)行及借閱管理公司所有運(yùn)作文件的發(fā)放均需以受控文件形式發(fā)放且由文控中心負(fù)責(zé)，文控中心需確保發(fā)放到各部門使用的文件是最新有效版本；各部門提交受控文件時(shí)須在任何使用場所都必須有相應(yīng)適用文件”的原則填寫“文件發(fā)放范圍”，文控中心按此范圍規(guī)定份數(shù)復(fù)印，在副本每

10、頁正面蓋上藍(lán)色“受控副本”印章，填上副本編號(hào)后分發(fā)至相 關(guān)部門，在受控文件正本每頁背面蓋上綠色“受控正本”印章，后分類歸檔保存；受控文件的發(fā)放由文控中心填寫文件收發(fā)記錄表，并由文件接收部門簽收確認(rèn)；文控中心須制訂受控文件的受控文件最新版一覽表作為受控文件的主控清單；當(dāng)使用部門需要增發(fā)受控文件副本時(shí)，需書面向文控中心申請，經(jīng)副管理者代表批準(zhǔn)后予以發(fā)放。文件及資料查閱、借閱管理A）受控文件正本不得借閱，如有需要可在文控中心查閱；B）因工作需要向公司借閱文件資料時(shí)，可書面向文控中心申請借閱副本，申請經(jīng)部經(jīng)理/總監(jiān)和副管理者代表批準(zhǔn)生效，公司保密文件（如供應(yīng)商資料等）借閱需總經(jīng)理批準(zhǔn)；C）文控中心須登

11、記記錄借閱文件情況。文件回收文件進(jìn)行換版時(shí)，文控中心應(yīng)于分發(fā)新版時(shí)按“文件發(fā)放范圍”收回所有的舊版文件并蓋上紅色“作廢文件”印章后銷毀，正本則蓋紅色“作廢文件”印章后作相應(yīng)保存；文件回收時(shí)，文控中心須在文件收發(fā)記錄表回收欄記錄，并于確認(rèn)欄確認(rèn)；借出類文件回收保管時(shí)，須進(jìn)行登記、注銷；有需銷毀作廢文件均由文控中心進(jìn)行銷毀，并申請?zhí)顚懳募N毀申請表經(jīng)副管理者代表批準(zhǔn)后方編制審核批準(zhǔn)日期文件和資料控制程序版次A0頁次8/9文件文件編號(hào)HJ-OP-001名稱可執(zhí)行銷毀，并記錄。6.7文件管理6.7.1 A）受控文件不可用鉛筆填寫或用涂改液修正，不可亂涂畫，除文控中心人員外，其他任何人員不可私自復(fù)印或打

12、印，否則，嚴(yán)肅處理；B）所有有效文件都必須用文件夾進(jìn)行管理，文件夾必須進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)識(shí)；C）文件在損壞、磨損、字跡不清時(shí)，文件保管部門須及時(shí)向文控中心申請更換。6.7.2 受控文件遺失處理A）當(dāng)受控文件使用部門不慎遺失文件時(shí)，須及時(shí)填寫受控文件遺失報(bào)告，經(jīng)部門經(jīng)理級(jí)及以上人員審核、副管理者代表批準(zhǔn)后，文控中心予以發(fā)放并保存此遺失報(bào)告；B）對遺失紙張類受控文件人員將按5元/頁文件予以處罰，如將受控文件復(fù)印、外傳者，按100元/份文件予以處罰。6.7.3 文件資料檔案管理A）受控文件正本由文控中心保存，并視需要保存適當(dāng)份數(shù)副本，相應(yīng)使用部門按 文件發(fā)放范圍”保存相應(yīng)副本；B）文控中心及各部組應(yīng)將有效受

13、控文件與失效受控文件、受控文件與非受控文件分存；C）各部組須分類建立文件資料檔案，每個(gè)檔案須明確標(biāo)識(shí)，并建立目錄表；D）對于非表格類文件，使用人不得隨意撰改或在文件上書寫任何文字、符號(hào)及標(biāo)記；E）作為參考使用而保留在部門的作廢文件，由文控中心蓋紅色 參考使用印章予以標(biāo)識(shí)6.8文件生效日期文件的生效日期按該文件填寫的生效日期執(zhí)行,生效日期必須在批準(zhǔn)日期之后。7.0記錄名稱編號(hào)保存期限7.1封面標(biāo)準(zhǔn)格式RS -A0-001二年7.2發(fā)放范圍及修改記錄標(biāo)準(zhǔn)格式RS -A0-002二年7.3正文標(biāo)準(zhǔn)格式RS -A0-003二年7.4文件制修訂申請表RS -A0-004二年7.5文件廢止申請表RS -A

14、0-005二年7.6文件收發(fā)記錄表RS -A0-006二年7.7受控文件最新版覽表RS -A0-007二年7.8受控文件遺失報(bào)告表RS -A0-009二年編制審核批準(zhǔn)日期文件HJ-OP-001 名稱文件和資料控制程序文件編號(hào)8.0附錄8.1封面標(biāo)準(zhǔn)格式（附錄一）8.2發(fā)放范圍及修改記錄標(biāo)準(zhǔn)格式（附錄二）8.3正文標(biāo)準(zhǔn)格式（附錄三）8.4文件制修訂申請表（附錄四）8.5文件廢止申請表（附錄五）8.6文件收發(fā)記錄表（附錄八）8.7受控文件最新版覽表（附錄七）8.8文件銷毀申請表（附錄八）8.9受控文件遺失報(bào)告表（附錄九）版次A0頁次9/9編制蔣曉審核批準(zhǔn)日期記錄編號(hào)：RS-A0-004版次：A0頁

15、次：1/1文件制修訂申請表記錄編號(hào)：RS-A0-005版次：A0文件廢止申請表頁次：1/1申請部門：申請人：制訂修訂制修訂文件名稱：文件編號(hào)：新版次：舊版次：制/修訂內(nèi)容：審批：批準(zhǔn)：文件類別：文件編號(hào)：文件版本：文件名稱廢止原因內(nèi)容摘要申請部門申請人審批日期記錄編號(hào)：RS-A0-006版次：A0頁次：1/1受控文件收發(fā)記錄表新版發(fā)行確認(rèn)日期文件編號(hào)文件名稱副本號(hào)版本頁次頁碼數(shù)量備注部門確認(rèn)文控確認(rèn)舊版回收是否銷毀備注記錄編號(hào)：RS-A0-9版次：A0頁次：1/1受控文件最新版一覽表文件編號(hào)文件名稱版本頁次頁碼應(yīng) 改碼文件編號(hào)文件名稱版本頁次頁碼/修 改碼審核:制表:文件銷毀申請表文件類別:文

16、件編號(hào)：版本：文件名稱:原 因：內(nèi)容摘要： 厶?。?厶0厶4 厶 = A K JI a 4. A ! * ！ il. A a d 亠*d Ji 厶！1亠！14厶厶口0厶 XH七！1厶厶0亠厶40“厶厶4 亠亠I申請部門：申請人簽名： 日期：審 核： 日期：受控文件遺失報(bào)告表文件類別：文件名稱:文件編號(hào)：版次號(hào)：數(shù) 量：田U本編號(hào):原因：改善措施：備注：注：若遺失文件，責(zé)任為該部門所承擔(dān)，文控中心不負(fù)任何責(zé)任。! II- ! - ISr MB II- IB - s II- SB IIS IS IB - ISr ! - - II-II- - !|- IB IB - II- IB II- S S -

17、 II- IP !|- IB IB II- IB - II II- I! ! 填表人： 經(jīng)理級(jí)及以上人員確認(rèn)： 管理代表： 日期： 日期： 日期： 文件 名稱文件和資料控制程序版次A0文件編號(hào)HJ-OP-001頁次2/9（一）、本文件發(fā)放范圍總經(jīng)理總經(jīng)理助理人事行政部產(chǎn)品開發(fā)部生產(chǎn)部品質(zhì)部營銷中心財(cái)務(wù)部口設(shè)計(jì)室板房裁床車間針織車間梭織車間采購組尾部車間輔料倉布料倉企劃部銷售部成品倉庫保安隊(duì)其 它批準(zhǔn)/日期：（二）、修改記錄版次頁次修改日期批準(zhǔn)人修改內(nèi)容摘要編制蔣曉審核批準(zhǔn)日期文件文件編號(hào)HJ-OP-001名稱文件和資料控制程序版次A0頁次1/9編制審核批準(zhǔn)日期文件發(fā)放各部門會(huì)簽一覽表:序號(hào)部門職位簽名日期備注1總經(jīng)理辦公室總經(jīng)理2總經(jīng)理辦公室總經(jīng)理助理3人事行政部經(jīng) 理4產(chǎn)品開發(fā)部總監(jiān)5生產(chǎn)部經(jīng)理6品質(zhì)部經(jīng)理7營銷中心經(jīng)理8財(cái)務(wù)部9101112131415記錄編號(hào)：RS-A0-3版次：A0頁次：1/1XXXXXX 服飾有限公司文