公司文件收發(fā)管理制度

1、Q/CT湖北東神楚天化工有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)Q/CTGL-XX-007-2014公司文件收發(fā)管理規(guī)定2014-04-012014-03-20 發(fā)布湖北東神楚天化工有限公司發(fā)布公司文件收發(fā)管理規(guī)定1 范圍 本規(guī)定對(duì)公司外來文件處理、內(nèi)部文件發(fā)放、文件的借閱與清退、文件的立卷與歸檔及文件銷毀的標(biāo) 準(zhǔn)作出闡述。本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司所有文件管理。2 外來文件處理 收文的管理與公文的簽收2.1.1 公司所有文件 （ 除總經(jīng)理訂啟的外 ）均由黨政辦專人登記簽收、拆封。在簽收和拆封時(shí)，需注意 檢查封口，對(duì)開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。2.1.2 對(duì)政府部門發(fā)來的文件要進(jìn)行文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)

2、口應(yīng)立即報(bào)告 上級(jí)部門并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。公文的編號(hào)保管2.2.1 文件拆封和簽收后應(yīng)及時(shí)附上“湖北東神楚天化工有限公司公文處理單”作分類登記編號(hào)、保 管。公文的閱批與分轉(zhuǎn)2.3.1 凡正式文件均需由黨政辦主任根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后由收發(fā)員分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦， 重要文件或急電應(yīng)立刻呈送主管領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)閱批后分送承辦部門閱辦。2.3.2 一般性質(zhì)的函、電郵、單據(jù)等可由黨政辦直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)部門會(huì)辦的文件應(yīng)同各部 門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。2.3.3 為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，收發(fā)員應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上部 門應(yīng)按批示次序依次傳閱。最遲不得超過兩天，特殊情況例

3、外。文件的傳閱與督辦2.4.1 傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也 不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。2.4.2 閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員，閱批文件一般不得超過兩天閱后 應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示” 、“擬辦意見”黨政辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批 示辦理有關(guān)事宜。2.4.3 黨政辦對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得 將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得黨政辦同意后，予以復(fù)印或摘抄原件應(yīng)及時(shí)歸 檔保存。2.4.4 按照

4、閱文范圍。一線員工一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)相關(guān)文件?；蛴牲h政辦通知到單位閱文。3 發(fā)文的規(guī)定公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力集中黨政辦。 各部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨政辦提出發(fā)文申請(qǐng)并 將文件底稿分別交黨政辦審核。黨政辦同意發(fā)文方可按公司發(fā)文規(guī)定設(shè)置發(fā)文。對(duì)公司影響較大，涉及多個(gè)以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。其 余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。發(fā)文的范圍3.4.1 凡是以公司名義、黨政辦名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要 和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。3.4.2 黨政辦下發(fā)文件主要用于：3.4.2.1 公布公

5、司規(guī)章制度3.4.2.2 轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的文件3.4.2.3 公布公司體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)3.4.2.4 公布單位重大建設(shè)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定3.4.2.5 發(fā)布相關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)3.4.2.6 其他相關(guān)重大事項(xiàng)3.4.3 黨政辦上行文、外發(fā)文主要用于：3.4.3.1 對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定3.4.3.2 同兄弟公司聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、管理、黨群工作 等事宜。3.4.3.3 日常管理、技術(shù)、工程、建設(shè)工作中有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、 傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)

6、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由各部門書面或口頭自行通知執(zhí)行一般不 用發(fā)文。發(fā)文程序規(guī)定3.5.1 黨政辦同意發(fā)文后，主辦部門應(yīng)以公司目前方針、政策和國(guó)家法令，上級(jí)指示或工作實(shí)際需要 草擬文件初稿3.5.2 黨政辦應(yīng)根據(jù)總經(jīng)理有關(guān)指示精神，相關(guān)文件規(guī)定，對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文 字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿部門重新擬稿3.5.3 經(jīng)黨政辦審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)3.5.4 文稿審核黨政辦簽署后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送執(zhí)行總經(jīng)理處審定批準(zhǔn)簽發(fā)4 文件的借閱和清退 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意，對(duì)有密級(jí)的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)

7、 或黨政辦主任同意后方可借閱。黨政辦收發(fā)員對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦， 應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級(jí)要求限期清退的 文件，進(jìn)行收繳清退工作。一般為月底一小清季末一中清、年終一總清。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明 原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。5 文件的立卷與歸檔范圍凡下列文件統(tǒng)一分別由黨政辦收發(fā)員負(fù)責(zé)歸檔5.1.1 上級(jí)部門來文包括上級(jí)對(duì)本部門報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)5.1.2 黨政辦發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類 計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等5.1.3 經(jīng)理辦公會(huì)、中高層干部會(huì)議、全體職工大會(huì)以及各種例會(huì)記錄5.1.4 經(jīng)理辦公會(huì)議所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等5.1.5 上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來單位檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本單位向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱 和材料5.1.6 反映本單位生產(chǎn)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品5.1.7 單位日志和大事記5.1.8 單位向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。立卷要求5.2.1 文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時(shí)間順序分門別類地進(jìn)行整理歸檔。5.2.2 立卷時(shí)要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全保持文件、材料的完整性。5.2.3 上年度形成的文件材料，要求在下年度 7 月份以前整理完。6 文件的銷毀 對(duì)于多余、重復(fù)