上集團(tuán)公司管理系統(tǒng)采購(gòu)管理系統(tǒng)規(guī)章制度

1、實(shí)用文案XX集團(tuán)有限公司采購(gòu)管理制度及流程（試行）目錄1 目的 22 適用范圍 23 采購(gòu)的管理 23.1 米購(gòu)的責(zé)任范圍 23.2 申請(qǐng)部門責(zé)任范圍 23.3 采購(gòu)的管控規(guī)則 33.4 采購(gòu)流程控制 43.5 采購(gòu)申請(qǐng)0A流程 53.6 采購(gòu)審批0A流程 54 采購(gòu)流程操作指引 54.1 采購(gòu)項(xiàng)目開發(fā) 54.2 確定項(xiàng)目進(jìn)度時(shí)間 64.3 采購(gòu)項(xiàng)目管理 64.4 確定潛在供應(yīng)商 64.5 比價(jià)或招投標(biāo) 64.6 確定采購(gòu)標(biāo)的規(guī)格及技術(shù)指標(biāo) 74.7 采購(gòu)訂單/合同 84.8 驗(yàn)收和付款 84.9 供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量追蹤 85 文件管控 106 附件 107 附則 11降成本保質(zhì)量建體系提效益1目

2、的為了提高公司采購(gòu)效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購(gòu)成本，確保及提高產(chǎn)品質(zhì) 量，滿足公司對(duì)優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物資采購(gòu)流程，加強(qiáng)與各部門間的配合,特制訂本制度。2 適用范圍公司所有的采購(gòu)項(xiàng)目（物品或服務(wù)）。3 采購(gòu)管理3.1米購(gòu)員的責(zé)任范圍- 根據(jù)本公司申請(qǐng)部門的需求，制定采購(gòu)計(jì)劃及策略；- 根據(jù)本公司及集團(tuán)采購(gòu)管理制度負(fù)責(zé)對(duì)本公司所有采購(gòu)事項(xiàng)的執(zhí)行，包括但不限于 對(duì)供應(yīng)商的選用、資質(zhì)審核、比價(jià)議價(jià)、招投標(biāo)組織、訂單的跟進(jìn)等；- 控制采購(gòu)成本，保證產(chǎn)品質(zhì)量，確保產(chǎn)品質(zhì)量可追蹤；- 根據(jù)采購(gòu)交易方式，負(fù)責(zé)申請(qǐng)采購(gòu)項(xiàng)目中的所有費(fèi)用，包括但不限于預(yù)算內(nèi)、預(yù)算 夕卜、提前墊付、預(yù)付款、尾款及全款報(bào)

3、銷等；- 建立及維護(hù)本公司供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，開發(fā)關(guān)鍵及后備供應(yīng)商，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行定期的評(píng) 估和管理，促進(jìn)供應(yīng)商的優(yōu)勝劣汰；- 每季度出具本公司的采購(gòu)分析報(bào)告，在每季度的第 1周內(nèi)完成上季度的采購(gòu)分析, 并提報(bào)給分管總監(jiān)及、總裁及集團(tuán)企管部。3.2申請(qǐng)部門責(zé)任范圍- 制定需求計(jì)劃，包括項(xiàng)目名稱、產(chǎn)品及服務(wù)基本要求、預(yù)計(jì)需求時(shí)間及費(fèi)用，并將 預(yù)計(jì)費(fèi)用歸口到采購(gòu)員進(jìn)行采購(gòu)費(fèi)用預(yù)算編制，報(bào)集團(tuán)進(jìn)行費(fèi)用預(yù)算審批；- 提出采購(gòu)申請(qǐng)，項(xiàng)目需求應(yīng)明確，采購(gòu)申請(qǐng)需要預(yù)留采購(gòu)周期；- 協(xié)同采購(gòu)員參與采購(gòu)事項(xiàng)辦理：評(píng)選供應(yīng)商，關(guān)注產(chǎn)品及服務(wù)是否可以滿足需求；- 對(duì)申請(qǐng)采購(gòu)的物資和服務(wù)負(fù)責(zé)進(jìn)行驗(yàn)收及反饋；- 對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量、交

4、期及售后服務(wù)提出反饋意見(jiàn)。3.3采購(gòu)的管控規(guī)則公司所有的采購(gòu)事項(xiàng)均需通過(guò)“先申請(qǐng)及審批，后執(zhí)行”的流程進(jìn)行管控，具體規(guī)則如 下：1）采購(gòu)申請(qǐng)流程各部門對(duì)有需求的采購(gòu)項(xiàng)目均需提報(bào)采購(gòu)申請(qǐng)流程，采購(gòu)申請(qǐng)流程必須經(jīng)過(guò)分管總監(jiān)及 總裁審批同意后，方可轉(zhuǎn)至運(yùn)營(yíng)部采購(gòu)員負(fù)責(zé)采購(gòu)。注：a、行政辦公類類物品由行政部統(tǒng)一收集各部門的需求，并發(fā)起采購(gòu)申請(qǐng)流程b 、向已簽有年度合作協(xié)議的供應(yīng)商重復(fù)采購(gòu)特定產(chǎn)品的采購(gòu)項(xiàng)目無(wú)需提報(bào)采購(gòu)申 請(qǐng)流程，可直接發(fā)起采購(gòu)審批（訂單）審批流程c、涉及需進(jìn)行招標(biāo)的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)申請(qǐng)流程除經(jīng)過(guò)分管總監(jiān)及總裁審批同意后，還需 知會(huì)集團(tuán)企管部的相關(guān)崗位同事，并與集團(tuán)企管部相關(guān)同事進(jìn)行協(xié)同辦

5、理。2）采購(gòu)審批流程由運(yùn)營(yíng)部采購(gòu)員負(fù)責(zé)發(fā)起采購(gòu)審批流程，如有需要，可要求需求部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行采購(gòu) 協(xié)同：- 單次采購(gòu)金額小于KKKK元的采購(gòu)項(xiàng)目（含KKKK元），無(wú)須提報(bào)采購(gòu)審批流程，接到各部門發(fā)起的經(jīng)總裁批準(zhǔn)同意的采購(gòu)申請(qǐng)流程后，即可采購(gòu)，無(wú)需簽定采購(gòu)合同，通過(guò)付款流程或費(fèi)用報(bào)銷方式進(jìn)行結(jié)算。- 單次采購(gòu)金額大于KKKK元但小于20萬(wàn)的采購(gòu)項(xiàng)目，則須提報(bào)采購(gòu)審批流程，簽定 采購(gòu)合同，經(jīng)公司及集團(tuán)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)（采購(gòu)審批流程及采購(gòu)合同蓋章審批流程可合并 發(fā)起，并參照集團(tuán)財(cái)務(wù)權(quán)限規(guī)定設(shè)置各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的審批節(jié)點(diǎn)）審批同意后，方可進(jìn)行 米購(gòu)。- 年度采購(gòu)金額大于100萬(wàn)、且需重復(fù)性采購(gòu)的特定采購(gòu)項(xiàng)目，則須簽定年

6、度采購(gòu)合 同，并經(jīng)集團(tuán)企管部相關(guān)崗位同事協(xié)同辦理， XX及集團(tuán)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)（參照集團(tuán)財(cái)務(wù)權(quán) 限執(zhí)行）審批同意后（采購(gòu)審批流程及采購(gòu)合同蓋章審批流程可合并發(fā)起，并參照 集團(tuán)財(cái)務(wù)權(quán)限規(guī)定設(shè)置各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的審批節(jié)點(diǎn)），方可進(jìn)行進(jìn)行采購(gòu)。備注：特定采購(gòu)項(xiàng)目為指：1）具有唯一性的物品采購(gòu)（如：享有國(guó)內(nèi)獨(dú)家經(jīng)銷權(quán)的 酒品采購(gòu)、供應(yīng)商享有專利的物品采購(gòu)等）；2）雖非唯一性，但有較高技術(shù)或質(zhì)量要求 的物品采購(gòu)（如：需先打樣并經(jīng)驗(yàn)收或需第三合作方共同驗(yàn)收合格后才能進(jìn)入采購(gòu)環(huán)節(jié) 的物品等）；3）提供長(zhǎng)期服務(wù)的第三方服務(wù)采購(gòu)；- 已簽有年度采購(gòu)合同的特定采購(gòu)項(xiàng)目，后續(xù)只需提報(bào)采購(gòu)訂單，并經(jīng)公司及集團(tuán)各 級(jí)領(lǐng)導(dǎo)（采購(gòu)審批流程

7、及采購(gòu)訂單蓋章審批流程可合并發(fā)起，并參照集團(tuán)財(cái)務(wù)權(quán)限 規(guī)定設(shè)置各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的審批節(jié)點(diǎn)）審批同意后，方可進(jìn)行采購(gòu)。- 單次采購(gòu)金額大于20萬(wàn)元的采購(gòu)項(xiàng)目原則上需通過(guò)招投標(biāo)進(jìn)行采購(gòu)（向簽有年度采購(gòu)合同的特定產(chǎn)品采購(gòu)除外），或依集團(tuán)招投標(biāo)采購(gòu)制度要求需通過(guò)招投標(biāo)方式進(jìn) 行采購(gòu)的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)審批流程需經(jīng)集團(tuán)企管部相關(guān)崗位同事協(xié)同辦理，XX及集團(tuán)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)（參照集團(tuán)財(cái)務(wù)權(quán)限執(zhí)行）審批同意后，方可進(jìn)行采購(gòu)合同蓋章審批，即,采購(gòu)審批及采購(gòu)合同蓋章審批需分開申請(qǐng)。文案大全流程控制申請(qǐng)部門運(yùn)營(yíng)部采購(gòu)員備注說(shuō)明明采2制定采購(gòu)計(jì)劃1采購(gòu)申請(qǐng)（說(shuō)明1）購(gòu)4（說(shuō)明3）1 C產(chǎn)品信息確認(rèn)確定潛在供應(yīng)商采6 （說(shuō)明5）5 （說(shuō)

8、明4）相關(guān)部門和領(lǐng)比價(jià)議價(jià)流程導(dǎo)審批7確定供應(yīng)商是IA8簽合同/下訂單/付產(chǎn)預(yù)付款品訂說(shuō)明2:1、優(yōu)先選用合格供應(yīng)商2、新供應(yīng)商需調(diào)查及提交資料說(shuō)明3 :1、樣品確認(rèn)2、包裝方式、標(biāo)識(shí)3、交期和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)購(gòu)審說(shuō)明1 :1、參考采購(gòu)申請(qǐng) 0A流程2、附件：采購(gòu)申請(qǐng)表、產(chǎn)品參數(shù)3 （說(shuō)明 2）%. I 莖X1請(qǐng)TjtJ批采購(gòu)類型類別或范圍是否需 要米購(gòu) 申請(qǐng)是否需 要米購(gòu) 審批是否需集 團(tuán)企管部 協(xié)同單次采購(gòu)金 額KKKK元小額、常規(guī)采購(gòu)項(xiàng)目是否否KKKK元V單次采購(gòu)金額V 20萬(wàn)元所有采購(gòu)項(xiàng)目是是否年度米購(gòu)合同年度預(yù)計(jì)米購(gòu)金額100萬(wàn)的特定物品或服 務(wù)采購(gòu)項(xiàng)目否是是采購(gòu)訂單特定物品或服務(wù)否是否招投

9、標(biāo)項(xiàng)目單次采購(gòu)金額在20萬(wàn)元以上的采購(gòu)項(xiàng)目（簽 有年度采購(gòu)合同的特定產(chǎn)品除外）；或依集 團(tuán)招投標(biāo)采購(gòu)制度要求的招投標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目是是是3.4采購(gòu)流程控制圖說(shuō)明4：1、常規(guī)采購(gòu)項(xiàng)目比價(jià)原則： 三千至兩萬(wàn)元（含兩萬(wàn)）至少兩家供 應(yīng)商比價(jià)；兩萬(wàn)至萬(wàn)二十萬(wàn)元至少三 家供應(yīng)商比價(jià)；二十萬(wàn)元以上至少三 家供應(yīng)商比價(jià)或招標(biāo)2、特定采購(gòu)項(xiàng)目年度比價(jià)原則：具有唯一性的采購(gòu)項(xiàng)目：通過(guò)參照物 的橫向性價(jià)比對(duì)比，關(guān)注性價(jià)比評(píng)估 非唯一性的采購(gòu)項(xiàng)目：提前尋找及確ra說(shuō)明5 :1、參考采購(gòu)審批OA流程2、附件：供應(yīng)商選用表、報(bào)價(jià) 單、合同/訂單、供應(yīng)商及產(chǎn)品 相關(guān)資料VJ說(shuō)明6：接到申請(qǐng)部門下單通知且確定需求后一個(gè)工作日內(nèi)下

10、單說(shuō)明7 :1、采購(gòu)申請(qǐng)、審批OA2、采購(gòu)合同/訂單、驗(yàn)收憑證3、供應(yīng)商資料）驗(yàn)收及付款3.5采購(gòu)申請(qǐng)0A流程：a）非招投標(biāo)申請(qǐng)人f部門負(fù)責(zé)人f分管總監(jiān)f總裁f采購(gòu)員3.6采購(gòu)審批0A流程a、非招投標(biāo)的常規(guī)采購(gòu)項(xiàng)目審批及合同審批 0A流程（含在已簽有特定采購(gòu)項(xiàng)目年度合同 前提下的重復(fù)性采購(gòu)訂單）采購(gòu)員 f集團(tuán)法務(wù)總監(jiān)（KK、財(cái)務(wù)總監(jiān)（KK、運(yùn)營(yíng)總監(jiān)（KK【并發(fā)，協(xié)同】f總 裁（KK【審批】f集團(tuán)總裁（KK【審批】f集團(tuán)董事長(zhǎng)（KK、集團(tuán)財(cái)務(wù)副總裁（KK、 集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān)（KK）、集團(tuán)副總裁（KK【并發(fā)，知會(huì)】f KK（廣州章）/ KK（南京章）、 采購(gòu)員【并發(fā)，知會(huì)】b、特定采購(gòu)項(xiàng)目的年度采購(gòu)審

11、批及合同審批的流程采購(gòu)員f集團(tuán)法務(wù)總監(jiān)（KK、財(cái)務(wù)總監(jiān)（KK、運(yùn)營(yíng)總監(jiān)（KK、集團(tuán)企管部采 購(gòu)員、集團(tuán)企管部經(jīng)理（KK、集團(tuán)企管部總監(jiān)（KK【并發(fā)，協(xié)同】f總裁（KK）【審 批】f集團(tuán)總裁（KK【審批】f集團(tuán)董事長(zhǎng)（KK、集團(tuán)財(cái)務(wù)副總裁（KK、集團(tuán)財(cái)【并發(fā)，知會(huì)】KK （廣州章）/ KK （南京章）、采務(wù)總監(jiān)（KK、集團(tuán)副總裁（KK 購(gòu)員【并發(fā)，知會(huì)】c、招投標(biāo)的采購(gòu)審批0A流程采購(gòu)員一財(cái)務(wù)總監(jiān)（KK、運(yùn)營(yíng)總監(jiān)（KK）、集團(tuán)企管部采購(gòu)員、集團(tuán)企管部經(jīng)理（KK、 集團(tuán)企管部總監(jiān)（KK【并發(fā)，協(xié)同】一總裁（KK）審批】一集團(tuán)總裁（KK【審批】 -采購(gòu)員c、招投標(biāo)的合同審批0A流程采購(gòu)員-集團(tuán)法務(wù)總

12、監(jiān)（KK、財(cái)務(wù)總監(jiān)（KK）、運(yùn)營(yíng)總監(jiān)（KK、集團(tuán)企管部采購(gòu) 員、集團(tuán)企管部經(jīng)理（KK）、集團(tuán)企管部總監(jiān)（KK【并發(fā)，協(xié)同】-總裁（KK【審 批】-集團(tuán)總裁（KK【審批】-集團(tuán)董事長(zhǎng)（KK、集團(tuán)財(cái)務(wù)副總裁（KK、集團(tuán)財(cái) 務(wù)總監(jiān)（KK）、集團(tuán)副總裁（KK）【并發(fā)，知會(huì)】-KK （廣州章）/ KK （南京章）、采 購(gòu)員【并發(fā)，知會(huì)】注：說(shuō)明：a）具體需加簽的集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)要求請(qǐng)參照附件XX集團(tuán)財(cái)務(wù)審批權(quán)限表。b）只有涉及到需集團(tuán)高管審批、且為廣告或媒體資源的采購(gòu)業(yè)務(wù)，才需加簽集團(tuán)副總裁（KK）。c）單次采購(gòu)金額KKKK元及以下的采購(gòu)項(xiàng)目無(wú)須提報(bào)以上采購(gòu)審批流程。d）在進(jìn)行0A的采購(gòu)審批流程前，采購(gòu)員需把采

13、購(gòu)項(xiàng)目相關(guān)信息發(fā)給申請(qǐng)部門確認(rèn)，在進(jìn)行采購(gòu)審批0A流程時(shí)，要把采購(gòu)申請(qǐng) 0A流程和審批相關(guān)資料（合同、比價(jià)報(bào)價(jià)等）作 為附件添加。4 采購(gòu)流程操作指引4.1采購(gòu)項(xiàng)目開發(fā)a）運(yùn)營(yíng)部采購(gòu)員根據(jù)申請(qǐng)部門提供的采購(gòu)需求或計(jì)劃立項(xiàng)方案描述進(jìn)行采購(gòu)跟進(jìn)；b）開發(fā)產(chǎn)品或服務(wù)方案可優(yōu)先從現(xiàn)有的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)（含集團(tuán)提供的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)） 中選擇，也可根據(jù)采購(gòu)需求的類別和方案描述，邀請(qǐng)相關(guān)供應(yīng)商參與開發(fā)設(shè)計(jì)方案；c）項(xiàng)目方案的開發(fā)，應(yīng)結(jié)合需求部門的意見(jiàn)，并充分考慮后續(xù)生產(chǎn)的合法性，合理性 以及品質(zhì)保證能力；d）提交具體項(xiàng)目方案，并與申請(qǐng)部門一起確定最終產(chǎn)品及方案。4.2確定項(xiàng)目進(jìn)度時(shí)間a）確定產(chǎn)品及方案后，必須與申

14、請(qǐng)部門確認(rèn)該項(xiàng)目的具體時(shí)間。b）項(xiàng)目時(shí)間進(jìn)度確認(rèn)應(yīng)該包括并不限于：1）項(xiàng)目最終上市時(shí)間及上市方式；2）項(xiàng)目最早及最晚交付時(shí)間；3）訂單最晚確認(rèn)時(shí)間；4）最終包裝，標(biāo)識(shí)及運(yùn)輸方法的最晚確認(rèn)時(shí)間（如適用）；5）最少生產(chǎn)保障時(shí)間；c）采購(gòu)崗應(yīng)根據(jù)該項(xiàng)目的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，及時(shí)跟進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)度。4.3采購(gòu)項(xiàng)目管理a）為確保采購(gòu)項(xiàng)目按時(shí)保質(zhì)的完成，采購(gòu)員應(yīng)該制定詳細(xì)的項(xiàng)目管理計(jì)劃，跟蹤項(xiàng)目 執(zhí)行情況，并定時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)進(jìn)度；b）項(xiàng)目執(zhí)行中，涉及到有可能影響項(xiàng)目產(chǎn)品及服務(wù)的情況，如：交付時(shí)間，數(shù)量，價(jià) 格，產(chǎn)品設(shè)計(jì)變更，品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)或服務(wù)要求等，采購(gòu)崗需及時(shí)與申請(qǐng)部門協(xié)調(diào)處理，必要 時(shí)匯報(bào)到運(yùn)營(yíng)總監(jiān)進(jìn)行協(xié)調(diào)處理。4

15、.4確定潛在供應(yīng)商1）新供應(yīng)商的選擇由采購(gòu)員申請(qǐng)，經(jīng)分管總監(jiān)及總裁審批同意使用，原則上應(yīng)首先考 慮供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的合格供應(yīng)商。2）非唯一性的，且年采購(gòu)額超 100萬(wàn)元人民幣的采購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)至少有一家以上的經(jīng)驗(yàn)收 合格的后備供應(yīng)商;3）所有供貨供應(yīng)商均應(yīng)填報(bào)附件 2:潛在供應(yīng)商調(diào)查表，并提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照及稅務(wù)登 記證復(fù)件，根據(jù)上述標(biāo)準(zhǔn)初步篩選；4.5比價(jià)或招投標(biāo)a. 比價(jià)原則采購(gòu)單筆采購(gòu)項(xiàng)目單筆購(gòu)買金額比價(jià)方式人民幣KKKK元及以下直接米購(gòu)不需要比價(jià)人民幣KKKK元以上X0,000元以下（含2萬(wàn)元）至少選擇2家供應(yīng)商進(jìn)行比價(jià)人民幣X0,000元以上、X,000,00元及以下至少選擇3家供應(yīng)商進(jìn)行比價(jià)人民

16、幣X,000,00元以上至少選擇3家或以上供應(yīng)商進(jìn)行比價(jià)或招標(biāo)特定米購(gòu)項(xiàng)目的年度重復(fù)性米購(gòu)性質(zhì)比價(jià)方式唯一性的米購(gòu)項(xiàng)目采用參照物進(jìn)行性價(jià)比對(duì)比非唯一性的米購(gòu)項(xiàng)目至少選擇2家經(jīng)驗(yàn)收合格后的供應(yīng)商進(jìn)行比 價(jià)b 優(yōu)先在現(xiàn)有的合格供應(yīng)商（含集團(tuán)提供的合格供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)）中挑選業(yè)務(wù)范圍匹配的供 應(yīng)商，重復(fù)采購(gòu)的項(xiàng)目應(yīng)每一年進(jìn)行價(jià)格審核或成本分析；c涉及生產(chǎn)供應(yīng)安全或重大活動(dòng)保障等特殊情況的項(xiàng)目，應(yīng)該考慮使用2家或以上合格供應(yīng)商供應(yīng)同一產(chǎn)品或服務(wù)；d. 需要進(jìn)行招標(biāo)的項(xiàng)目，應(yīng)與集團(tuán)企管部相關(guān)同事及領(lǐng)導(dǎo)協(xié)同開展，向3家或以上經(jīng)審核 具有資質(zhì)的供應(yīng)商發(fā)出統(tǒng)一的招標(biāo)書；e. 標(biāo)書或詢價(jià)單應(yīng)根據(jù)需要包括但不限于如下

17、內(nèi)容：-招標(biāo)內(nèi)容和要求；-招投標(biāo)時(shí)間表；-投標(biāo)文件格式及（或）報(bào)價(jià)模板；-簽訂合同的主要條款，如：交貨地點(diǎn)，交貨時(shí)間，運(yùn)輸方式，轉(zhuǎn)包限制，風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移，安裝，驗(yàn)收，付款條件，保修，更改條款，提供服務(wù)人員的要求，違約責(zé)任，保密協(xié)議等；-廢標(biāo)條件，例如：截標(biāo)時(shí)間后收到的標(biāo)書、技術(shù)參數(shù)不符合要求等，廢標(biāo)應(yīng)得到總裁的 批準(zhǔn)；f .標(biāo)書應(yīng)密圭寸或通過(guò)電子招標(biāo)系統(tǒng)上傳至總裁，同時(shí)開標(biāo)；若標(biāo)書以郵寄方式送達(dá)，應(yīng)請(qǐng) 第3方部門見(jiàn)證開標(biāo)；要有開標(biāo)記錄，記錄價(jià)格，文件情況，需要開標(biāo)參與人簽名，招 標(biāo)文件由運(yùn)營(yíng)總監(jiān)保管；g. 供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果必須由總裁批準(zhǔn)。h. 其他招標(biāo)行為依集團(tuán)后續(xù)補(bǔ)充的招投標(biāo)相關(guān)制度的規(guī)定執(zhí)行；4.

18、6確定采購(gòu)標(biāo)的規(guī)格及技術(shù)指標(biāo)；a. 采購(gòu)員應(yīng)在批準(zhǔn)發(fā)出采購(gòu)訂單前確認(rèn)產(chǎn)品或服務(wù)的主要采購(gòu)標(biāo)的及技術(shù)指標(biāo)；b. 項(xiàng)目技術(shù)指標(biāo)的制定應(yīng)該參考相應(yīng)的國(guó)際，國(guó)家，行業(yè)或者企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合申請(qǐng)部門在采購(gòu)申請(qǐng)單上注明的基本規(guī)格，指標(biāo)或需求，與供應(yīng)商確定具體的技術(shù)要求內(nèi)容；c. 技術(shù)具體的指標(biāo)及細(xì)節(jié)，采購(gòu)員應(yīng)與申請(qǐng)部門和驗(yàn)收部門溝通確定；d. 需進(jìn)行招投標(biāo)的項(xiàng)目，招投標(biāo)之前應(yīng)與集團(tuán)企管部相關(guān)同事共同成立專項(xiàng)招標(biāo)小組，由 招標(biāo)小組統(tǒng)一制定各種技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及招標(biāo)書要求，采購(gòu)產(chǎn)品或服務(wù)的主要規(guī)格及技術(shù)指 標(biāo)或其范圍，以便供應(yīng)商根據(jù)統(tǒng)一的要求報(bào)價(jià)；e. 產(chǎn)品規(guī)格及技術(shù)指標(biāo)必須反映在訂單/合同或其附件中 4.7采購(gòu)訂單

19、/合同;a. 申請(qǐng)部門的采購(gòu)申請(qǐng)需符合公司相關(guān)的要求，需填寫采購(gòu)申請(qǐng)單，格式詳見(jiàn)附件3：采購(gòu)申請(qǐng)單模板；b. 采購(gòu)訂單由采購(gòu)員提交，經(jīng)公司及集團(tuán)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)（參照集團(tuán)財(cái)務(wù)權(quán)限規(guī)定）審批同意批 準(zhǔn)并蓋章后，才能發(fā)出采購(gòu)訂單，訂單格式詳見(jiàn)附件4:采購(gòu)訂單模版；c. 采購(gòu)項(xiàng)目在生產(chǎn)或執(zhí)行過(guò)程中需要用到的工具，器械設(shè)備，如：生產(chǎn)模具等；應(yīng)當(dāng)在采 購(gòu)訂單或合同中清晰的表明該工具或設(shè)備的權(quán)屬關(guān)系和處理?xiàng)l款；d. 訂單簽署后，采購(gòu)員應(yīng)在生產(chǎn)期間定期與供應(yīng)商確認(rèn)生產(chǎn)進(jìn)度，確保準(zhǔn)時(shí)交貨。4.8驗(yàn)收和付款；驗(yàn)收工作由采購(gòu)員和采購(gòu)需求部門共同執(zhí)行，并以需求部門的驗(yàn)收為準(zhǔn)。a）產(chǎn)品交付前，采購(gòu)員應(yīng)該與供應(yīng)商溝通，制定詳細(xì)

20、的交付計(jì)劃并通知相關(guān)部門收貨；b）采購(gòu)員應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)相關(guān)部門的驗(yàn)收狀況，若出現(xiàn)因品質(zhì)問(wèn)題而導(dǎo)致的拒絕收貨，應(yīng)協(xié)調(diào) 供應(yīng)商、申請(qǐng)部門、品質(zhì)部門等相關(guān)方面，對(duì)問(wèn)題作全面分析，研究解決或改善方案；c）需要供應(yīng)商返工改善品質(zhì)的情況，應(yīng)該及時(shí)和申請(qǐng)或使用部門溝通，確定需要的時(shí)間和 影響；d）產(chǎn)品/服務(wù)驗(yàn)收合格入庫(kù)或項(xiàng)目完成后，根據(jù)合同標(biāo)的，采購(gòu)員需準(zhǔn)備相關(guān)的財(cái)務(wù)單據(jù)及 審批文件，按財(cái)務(wù)程序交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽名后上交財(cái)務(wù)部；e）財(cái)務(wù)部審驗(yàn)有關(guān)采購(gòu)的單據(jù)及文件（包括但不限于合同或采購(gòu)訂單、發(fā)票、收貨憑證、 0A審批單等）無(wú)誤后根據(jù)付款條件付款。4.9供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量追蹤a）申請(qǐng)部門在采購(gòu)申請(qǐng)時(shí)要明確注明所需產(chǎn)品的質(zhì)量

21、要求，以便采購(gòu)員在潛在供應(yīng)商選擇 時(shí)能夠找到符合需求的供應(yīng)商和產(chǎn)品，并把質(zhì)量要求寫進(jìn)采購(gòu)訂單或者合同；b）供應(yīng)商質(zhì)量問(wèn)題由申請(qǐng)部門提出后，并由采購(gòu)員及產(chǎn)品使用部門再次確認(rèn)；c）采購(gòu)員將與需求部門及供應(yīng)商一起對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量作出原因分析，并提供解決方案；f）供應(yīng)商質(zhì)量問(wèn)題將記錄在案并影響供應(yīng)商年度評(píng)估分?jǐn)?shù)，不合格供應(yīng)商將暫停供貨資格, 待整改后重新評(píng)估；g）嚴(yán)重不合格產(chǎn)品的供應(yīng)商一經(jīng)認(rèn)定，暫停供貨資格，待整改后重新評(píng)估；d）采購(gòu)員定期向申請(qǐng)部門了解產(chǎn)品使用情況。說(shuō)明：本流程中的“產(chǎn)業(yè)公司內(nèi)部流程”，須在各子公司的制度流程中規(guī)范5 文件管控采購(gòu)員負(fù)責(zé)保存所有采購(gòu)項(xiàng)目相關(guān)的所有資料，文檔正常情況下保存五年，保存期限過(guò) 后，由采購(gòu)員提出申請(qǐng)，經(jīng)分管總監(jiān)及總裁同意后，方可銷毀資料。6 附件- 附件1潛在供應(yīng)商調(diào)查表- 附件2:采購(gòu)申請(qǐng)單模版- 附件3:采購(gòu)訂單模版- 附件4:供應(yīng)商選用表7 附則- 本制度未盡事宜，按國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)和公司章程的規(guī)定執(zhí)行- 本制度由XX集團(tuán)總經(jīng)辦負(fù)責(zé)解釋和修訂。- 本制度自公布之日起實(shí)施。附件1:潛在供應(yīng)商調(diào)查表營(yíng)業(yè)執(zhí)毎胃業(yè)電送侮梏人嵐関址空茸評(píng)丟人營(yíng)業(yè)執(zhí)喝堡 音范圍主兵客戶公司性質(zhì)國(guó)營(yíng)二夸