行政部工作流程

1、1、領(lǐng)用人根據(jù)有關(guān)辦公用品清單及實際需要（見附表 1），向本部門兼職內(nèi)勤提出申請，由內(nèi)勤統(tǒng)一向行政部簽字領(lǐng)取。2、辦公用品采購原則上由各部門向行政部提出申請后統(tǒng)一采購，特殊物品采購由部門 領(lǐng)導(dǎo)及主管副總簽字同意后另行購買。3、辦公用品費(fèi)用每月攤銷一次，如費(fèi)用超出預(yù)算，由財務(wù)部通知行政部暫停向該部門 發(fā)放辦公用品，并在下一期預(yù)算中扣除超出部分。4、員工離職時，應(yīng)認(rèn)真清點辦公用品，到行政部填寫交接清單并簽字。5、公司辦公用品每月 1 日、15日發(fā)放 2 次，其余時間如急需領(lǐng)取辦公用品須部門經(jīng)理 簽字確認(rèn)。、印簽管理1、公司印章刻制均須報總裁批準(zhǔn)，由行政部憑公司介紹信統(tǒng)一到公安機(jī)關(guān)辦理刻制手 續(xù)。2

2、、下屬企業(yè)和部門根據(jù)實際需要申請刻制內(nèi)部或?qū)ν庥谜拢毥?jīng)總裁批準(zhǔn)。3、各部門印章由各部門指定專人負(fù)責(zé)保管；印章使用及保管須有記錄，不能委托他人 代管。4、用印人填寫用印登記簿，注明用印事由、數(shù)量、申請人、批準(zhǔn)人、用印日期。5、經(jīng)分管副總裁在該表上簽批后方可蓋印。三、復(fù)印1、公司所有復(fù)印文檔工作原則上由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)，未經(jīng)行政部確認(rèn)，各部門不得私 自拿到公司外復(fù)印。2、復(fù)印操作人應(yīng)自覺在行政部復(fù)印管理臺帳上登記。3、復(fù)印用紙、用墨費(fèi)用根據(jù)實際用量每月隨辦公用品攤銷，復(fù)印機(jī)維修費(fèi)用根據(jù)比例 每季度攤銷。4、如行政部發(fā)現(xiàn)復(fù)印操作人未填寫復(fù)印數(shù)量或數(shù)量不符，除責(zé)成其重新填寫外，將限 制該部門使用復(fù)印

3、機(jī) , 直至落實責(zé)任及相關(guān)處罰。5、任何人不得利用公司機(jī)器復(fù)印與工作無關(guān)文件，行政部一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，有權(quán)根據(jù)公司有 關(guān)規(guī)章制度 , 通知人事部進(jìn)行處罰。四、傳真收發(fā)1、公司與外界聯(lián)系需對方發(fā)送傳真時，盡量要求對方注明本公司具體收件人，以便行 政部及時分發(fā)。2、行政部收到傳真后，在傳真接收臺帳上登記，并負(fù)責(zé)通知收件人及時領(lǐng)取及簽字確 認(rèn)。3、行政部每月或每季度根據(jù)傳真使用比例攤銷費(fèi)用至各部門。五、信件收發(fā)1、公司所有收發(fā)管理工作均由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。收發(fā)業(yè)務(wù)范圍包括：文件、郵件、報刊、掛號、電報的發(fā)送、登記，以及特殊文件資料的遞送。2、收發(fā)人員須根據(jù)相關(guān)文件資料填寫收件登記簿、發(fā)文登記。3、收到信件資料

4、由行政部負(fù)責(zé)通知收件人及時領(lǐng)取。4、對貴重物品、匯款、郵包，要進(jìn)行專門登記，并及時通知個人簽字領(lǐng)取。5、對投遞錯誤的郵件，應(yīng)及時退回或設(shè)法轉(zhuǎn)移。六、名片管理1、公司名片格式統(tǒng)一化，由公司行政部依據(jù)企業(yè)形象規(guī)劃。2、印制名片申請者填寫名片印刷申請單，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后交由行政部負(fù)責(zé)印制。3、名片印制前需確認(rèn)名片職務(wù)、職稱、部門是否相符，姓名、聯(lián)系辦法 等需確認(rèn)無誤。4、公務(wù)、客戶名片須在公司內(nèi)作為共享資源。5、自確認(rèn)名片內(nèi)容起，一周內(nèi)到行政部領(lǐng)取。6、名片印制費(fèi)用每季度攤銷一次。七、公司設(shè)備申請流程為加強(qiáng)我公司固定資產(chǎn)管理，規(guī)范管理工作程序，提高資產(chǎn)的使用效率，杜絕浪費(fèi)；參照行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)管

5、理辦法 （國管財字【 2000】32 號）規(guī)定，結(jié)合我公司實際 情況，特制定我公司設(shè)備申請流程：（一）原則： 講究計劃性和成本效益，以物質(zhì)資源供給的有序性，保證公司職能的按計劃完成：1. 配發(fā)過程中，是否供應(yīng)，供應(yīng)多少，要以客觀需要為依據(jù)，而不是單純 的級別；2. 要考慮實際可能的收益（對工作的推動） ，而不是不計工本，不問效果，一定要保證重點，分清緩急，把有限的資源用在“刀刃”上；3. 要使庫存保持合理的限度 （基本上無閑置的資產(chǎn)） ，注意提高資金的有效利用率。（二）、具體流程 : 1各部門根據(jù)各自工作的實際情況和預(yù)算計劃，提出切實可行的申請要求（內(nèi)容 具體翔實、理由充分） ，經(jīng)部門經(jīng)理和分

6、管副總簽字同意后，抄送給行政部。2行政部根據(jù)各部門現(xiàn)有的設(shè)備資產(chǎn)情況對申請進(jìn)行核實，并對各部門要求從真正的客觀需求出發(fā)， 遵循設(shè)備申請原則， 提出解決建議和意見 （調(diào)撥或購買） 3如果采取“ 調(diào)撥 ”程序，行政部將調(diào)撥計劃上報行政部主管副總簽字確認(rèn)后實 施；4如果采取“ 購買 ”程序，行政部將參照“江蘇大軟件股份有限公司財 務(wù)審批流程暫行規(guī)定” （蘇股財字 02第 003 號）有關(guān)規(guī)定具體執(zhí)行。5采購由行政部統(tǒng)一申請費(fèi)用、組織購買、費(fèi)用攤銷，過程遵循“價廉物美”的 原則，在滿足各部門需求的基礎(chǔ)上，注意設(shè)備的性能價格比，多壓價比價、 厲行節(jié)約。設(shè)備采購結(jié)束后統(tǒng)一由行政部和市場部組織驗收核查；固定

7、資產(chǎn) 登記后，由各部門登記領(lǐng)用，責(zé)任到人。6所有資產(chǎn)在使用者離開公司或調(diào)離本部門時應(yīng)收歸行政部倉庫，并在部門設(shè)備管理員處登記。八、午餐飯票1. 員工到職，由本部門內(nèi)勤根據(jù)其到職日期向行政部領(lǐng)取飯票。2. 每月 3031 日，各部門內(nèi)勤根據(jù)本部門正式員工實際人數(shù)領(lǐng)取下月飯票。3. 每月 12 日，由各部門內(nèi)勤統(tǒng)計本部門上月飯票退票情況并向行政部提供詳細(xì)名單。如遇周末，順延兩天。行政部不接受個人零星領(lǐng)取及退票。4. 如出現(xiàn)帳款不齊或錯漏， 由各部門內(nèi)勤負(fù)責(zé)。 客飯餐券的領(lǐng)用需填寫客飯領(lǐng)用申請單， 并 由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)。5. 非正式員工（實習(xí)生等）領(lǐng)用飯票由本人全額付款，研究生按正式員工標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用飯

8、票。九、訂餐、訂票、訂房申請流程為方便公司全體員工，體現(xiàn)行政部的服務(wù)性?，F(xiàn)將有關(guān)訂餐、訂票、訂房的申請流程 匯總?cè)缦拢?、各部門根據(jù)各部門的實際需要，提出訂餐、訂票、訂房申請，并填寫相應(yīng)的申請表 （內(nèi)容具體詳實） ，部門經(jīng)理簽字確認(rèn)。2、各部門在訂餐、訂票、訂房之前，先行申請好費(fèi)用，交予行政部代辦，在行政部辦 好后立即將現(xiàn)金或支票交與行政部結(jié)款。3、各部門承擔(dān)在訂餐、訂票、訂房時過程中由于自身失誤帶來的風(fēng)險，例如承擔(dān)退票 費(fèi)、退房費(fèi)等。4、費(fèi)用超過 500 元以上，申請需要其部門主管副總簽字確認(rèn)。5、訂餐、訂票、訂房工作需一定的提前量（訂票一般提前23 天知會行政部，訂餐、訂房一般提前 12

9、天）。6、各部門申請不得提高出實際需要的要求。十、 禮 品1、禮品由行政部負(fù)責(zé)根據(jù)不同檔次選擇訂購，選擇原則為高雅、 大方、實用 , 能體現(xiàn)公司 形象。2、各部門根據(jù)禮品清單（見附表2）領(lǐng)用公司禮品，需向本部門經(jīng)理提出申請，填寫禮品領(lǐng)用單，簽字確認(rèn)費(fèi)用來源。3、各級部門經(jīng)理 （ 必要時由總裁或分管行政副總 ）簽字后到行政部領(lǐng)取禮品。4、禮品費(fèi)用每季度攤銷一次，如費(fèi)用超出預(yù)算，由財務(wù)部通知行政部暫停向該部門發(fā)放禮 品，并在下一期預(yù)算中扣除超出部分。十一、 宣傳品1、公司宣傳品包括手提袋（長、短） 、宣傳彩頁、公司簡介和產(chǎn)品說明書等。2、領(lǐng)用宣傳品在 5 份以下的，由領(lǐng)用人在行政部宣傳用品領(lǐng)用臺帳

10、上登記。3、領(lǐng)用宣傳品在 5 份以上的，需填寫宣傳用品領(lǐng)用申請單，由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)后， 在宣傳用品領(lǐng)用臺帳上登記后領(lǐng)用。4、宣傳品費(fèi)用初步擬訂每季度攤銷一次，如費(fèi)用超出預(yù)算，由財務(wù)部通知行政部暫停 向該部門發(fā)放宣傳品，并在下一期預(yù)算中扣除超出部分。5、如行政部發(fā)現(xiàn)其未填寫或領(lǐng)用數(shù)目超過填寫數(shù)目，行政部除責(zé)成其重新填寫外，并 向其部門經(jīng)理投訴及進(jìn)行相關(guān)處罰。十二、 會議管理1. 公司行政部統(tǒng)一管理會議制度，所有會議均須及時通知行政部,便于安排和登記備案。如有必要由行政部發(fā)出會議通知確認(rèn)。2. 會議承辦人需提交會議時間、會議地點、所需準(zhǔn)備等（見附表3），便于行政部配合工作。會前由行政部派人做好會

11、場布置及設(shè)備調(diào)試。3. 除其他部門主辦的會議資料各自存檔外，會議資料由行政部整理、立卷、存檔。4. 會議結(jié)束后由行政部派人清理會場，查收設(shè)備。5. 會議室使用費(fèi)用按部門使用比例每季度攤銷一次。十三、 車輛管理1、公司現(xiàn)有車輛主要供公司重要活動及主要業(yè)務(wù)活動使用，公司人員如要用車，請遵循 以下管理條例：2、公司車輛由行政部門負(fù)責(zé)管理，分別按車號設(shè)冊登記管理。3、公司車輛的使用實行“派車單”制度。員工應(yīng)認(rèn)真填寫“派車單”，交由所在部門一級部門經(jīng)理簽字。若有預(yù)計用車需要，應(yīng)提前23 天向行政部門提交“派車單”申請。4、“派車單”經(jīng)行政部匯總后，由行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)車輛統(tǒng)一調(diào)度。5、車輛使用完畢，使用人員

12、、駕駛?cè)藛T須填寫“車輛使用實際情況記錄單”，交行政部備案。6、行政部門每月將耗油量及行駛旅程記錄簽報分管副總查核一次，以防浪費(fèi)，如超過 耗油標(biāo)準(zhǔn)時（指不正常）應(yīng)送請調(diào)整修理。7、公司車輛內(nèi)部使用費(fèi)用如下 :0.5 元 / 分鐘計費(fèi)。 市內(nèi)用車：普通轎車?yán)锍藤M(fèi)1.5 元/公里；面包車?yán)锍藤M(fèi) 2 元/公里。等候計費(fèi)：等候時間在半小時內(nèi)，免計費(fèi)用，超過半小時部分，按 長途用車：普通轎車?yán)锍藤M(fèi) 1.0 元/公里；面包車?yán)锍藤M(fèi) 2 元/公里。直接費(fèi)用（如汽油費(fèi)、過橋過路費(fèi)、停車費(fèi)等） ，由各用車部門自理。 各部門車輛使用費(fèi)每季度結(jié)算，并由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)后交財務(wù)部。十四、設(shè)備維修流程1報修人員先將報修信

13、息反饋給各部門的設(shè)備管理員； 2部門設(shè)備管理員初步檢查后，填寫設(shè)備報修單（提供設(shè)備編號和故障現(xiàn)象） ，部門經(jīng)理批準(zhǔn)后送交行政部；3行政部設(shè)備管理員根據(jù)編號，聯(lián)系廠商，組織及時維修；4通過暫借、調(diào)撥等方式，將暫時不用的設(shè)備給報修者使用；5機(jī)器設(shè)備維修完畢，行政部登記備案，發(fā)還給報修者使用； 6涉及到的維修費(fèi)用，由各部門承擔(dān)。十五、電子屏使用規(guī)范（一）原則 電子屏是公司對內(nèi)對外的信息傳遞載體。 為更好的使用電子屏， 做到使用主體合格， 信 息確認(rèn)有效，發(fā)布時間合理等，特制定本使用規(guī)范。一、使用主體1、行政事業(yè)部享有電子屏的操作及管理權(quán)。2、行政事業(yè)部設(shè)專人負(fù)責(zé)電子屏的使用、維護(hù)、修理。3、電子屏責(zé)

14、任人的職責(zé)包括：及時實施公司信息發(fā)布，制定信息發(fā)布時間表，制定信 息更新計劃，電子屏信息發(fā)布的匯總整理，電子屏日常維護(hù)，電子屏故障排除，電 子屏修理配合等。4、電子屏責(zé)任人對行政事業(yè)部經(jīng)理負(fù)責(zé)。二、發(fā)布內(nèi)容1、電子屏的發(fā)布內(nèi)容分為日常型信息和特別型信息。2、日常型信息內(nèi)容包含：公司宣傳介紹、公司新聞動態(tài)、業(yè)內(nèi)新聞動態(tài)。3、特別型信息內(nèi)容包含：各類通知、各類公告、各類賀詞及其他信息。4、日常型信息的搜集整理由行政事業(yè)部完成。5、特別型信息的搜集整理由行政事業(yè)部配合消息相關(guān)部門完成。三、發(fā)布時間1、電子屏的使用時間為每個工作日的上午8：30 至下午 6： 30（有特殊情況的除外） 。2、日常型信息發(fā)布時效： 公司宣傳介紹每日 2 小時，分 46 時段發(fā)布； 公司新聞動態(tài) 每日 2小時，分 4 6時段發(fā)布；業(yè)內(nèi)新聞動態(tài)每日 1小時，分 24 時段發(fā)布。3、特別型信息發(fā)布時效由信息相關(guān)部門會同行政事業(yè)部核定：公告的發(fā)布時間一般為2 個工作日，每日 2 小時，分 4