采購管理制度范文

1、采購管理制度范文 1. 目的 確保公司在上游優(yōu)秀供應(yīng)商的支持下， 及時地采購到具有最優(yōu)性價比的所需貨品。 2. 目標 把握一批優(yōu)秀供應(yīng)商， 使采購程序合理化、 采購行為規(guī)范化、 談判過程透明化、 審 批權(quán)限明確化、貨品性價最優(yōu)化、 貨品供應(yīng)及時化、 采購成本節(jié)約化， 存貨庫存最 小化。 3. 范圍 本公司及下屬各分公司或控股公司所需各項貨品的采購工作。 4. 職能化分 4.1 計劃部：生產(chǎn)性物資、設(shè)備、設(shè)施及各類儀器儀表的采購工作及生產(chǎn)安裝過程 中配套之安全保護設(shè)施與設(shè)備的采購工作。 4.2 管理部：行政用車輛、辦公設(shè)備及用品、各類保險服務(wù)及通信、消防用品、廣 告服務(wù)及辦公環(huán)境維護設(shè)施的采購工

2、作。 4.3 公司其他部門在非極特殊情況下無權(quán)行使采購職能,須嚴格遵守本制度規(guī)定的 采購職能化分。 4.4各分公司/參控股公司應(yīng)按分公司管理條例 中相關(guān)規(guī)定，行使其采購職能。 5. 采購計劃與采購預(yù)算的編制 5.1業(yè)務(wù)部于每年十二月份， 提供公司下年度每種型式組合房屋的 “銷售預(yù)測計劃”， 生產(chǎn)部根據(jù)“銷售預(yù)測計劃”結(jié)合庫存能力、生產(chǎn)需要量及生產(chǎn)周期,由生產(chǎn)部編 制下年度“年度生產(chǎn)計劃”。 計劃部根據(jù) 年度生產(chǎn)計劃 編制年度采購計劃 和月度采購計劃，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子審核通過后，將副本送交財務(wù)部，由財務(wù)部編制 采購資金預(yù)算年計劃與月計劃o 5.2 年度采購計劃和月度采購計劃及采購資金預(yù)算年計劃與月計劃

3、報 董事會執(zhí)委會批準同意后，計劃部開始實施。 5.3業(yè)務(wù)部變更銷售計劃或有臨時性重大銷售決策 （例如緊急訂單 ），應(yīng)與生產(chǎn)部、 計劃部、財務(wù)部協(xié)商，以排定生產(chǎn)日程，并據(jù)以修改采購計劃及采購預(yù)算。 6. 需求貨品請購 6.1 請購申請工具為 :請購單、請購貨品清單、內(nèi)呈報告，其中請購貨品 清單為請購單或內(nèi)呈報告的明細附件并與之組成請購文件。 請購單 適用于經(jīng)常性或預(yù)算內(nèi)貨品請購； 內(nèi)呈報告 適用于非經(jīng)常性或非預(yù)算內(nèi)貨品的 請購。 6.2 請購部門經(jīng)辦人員在發(fā)生貨品需求時， 應(yīng)提前開具請購文件填寫貨品品名、 規(guī) 格、數(shù)量、需求日期、注意事項， 預(yù)估貨品額度的大小等， 填好后送相應(yīng)的職能采 購部門，

4、采購部門按照請購貨品審批程序及權(quán)限報上級審批。 6.3 緊急請購時，由請購部門于請購單下方空白處加蓋“緊急采購”章，以緊 急件卷宗遞送采購部門。 6.4日常辦公用品由管理部按月依照消耗狀況， 并考慮庫存情況， 填制請購文件提 出請購。 用量穩(wěn)定的材料請購前， 由需求部門依據(jù)去年的平均月用量， 并參酌今年營業(yè) 的銷售目標與生產(chǎn)計劃設(shè)定， 若產(chǎn)銷計劃有重大變化 （如市場發(fā)生重大變化等 ），應(yīng) 修定月用量，制定生產(chǎn)用料計劃交計劃部編制采購計劃。 計劃部應(yīng)與生產(chǎn)部共同確定原材料及成品“基準存量” ，由計劃部填寫“基準 存量設(shè)定表”呈生產(chǎn)副總、常務(wù)副總審核，報總經(jīng)理審批，計劃部物管負責人依 “基準存量”

5、為底線將庫存情況報計劃部副經(jīng)理及經(jīng)理，計劃部經(jīng)理依此并結(jié)合 采購周期的長短及倉儲容量做出采購計劃和請購計劃。 生產(chǎn)用料差異量的設(shè)定是指當每 10 天統(tǒng)計實際用量與設(shè)定量差異 5以上時， 或每月統(tǒng)計三次并匯總數(shù)據(jù)也相差 5%以上時，生產(chǎn)部管理人員應(yīng)于每月 5 日前針 對上月開具用料差異表 ，查明差異原因及擬訂處理措施，確定是否修正“基準 存量”的偏差。生產(chǎn)部與計劃部協(xié)商修改基準存量后，計劃部依此做出請購變更 計劃。 6.8審批請購單前，采購職能部門應(yīng)利用電腦 （人工作業(yè) ）查詢在途量、庫存量 及安全存量，將上述材料作為審核與審批的說明依據(jù)。 7. 請購核準權(quán)限及撤消請購審批權(quán)限 7.1請購單或內(nèi)

6、呈報告請購貨品的核準權(quán)限嚴格按深圳市雅致輕鋼房屋 系統(tǒng)有限公司財務(wù)資金審批權(quán)限暫行規(guī)定及深圳市雅輕鋼房屋系統(tǒng)有限公司 財務(wù)資金審批一覽表中的“審核”與“審批”權(quán)限執(zhí)行。 7.2 確需撤銷已請購貨品時 ,需求貨品部門立即通知采購部門停止采購，同時在已 填制請購單 第一、三聯(lián)下方空白處加蓋紅色 “撤銷”的戳記并注明撤銷原因， 送回原貨品需求部門。 原請購單已送物管員待辦收料時，計劃部應(yīng)通知物管 員將請購單退回原請購部門。 7.3 如貨品需求部門發(fā)生請購項目變化 ,應(yīng)在第一時間告知采購部門并向公司分管 領(lǐng)導(dǎo)請示，當原請購單已無法撤銷時， 采購職能部門應(yīng)通知原請購部門， 并共 商處理措施，并報告需求部

7、門的公司分管副總。 8. 采購作業(yè) 8.l 各請購部門依需求計劃填寫請購單后交采購職能部門辦理請購審批手續(xù)。 計劃部應(yīng)核定常用材料項目類別，定期集中辦理采購。對超大型項目大規(guī)模集中 采購設(shè)備或材料時 ,可采用招標完成，招標的形式及程序由計劃部按專案提出招標 方案 ,報常務(wù)副總審核 ,領(lǐng)導(dǎo)班子復(fù)議 ,總經(jīng)理批準。 對各請購部門依需要提出請購的經(jīng)常性使用且使用量較大宗的材料， 采購職能 部門應(yīng)事先選定廠商 （見供應(yīng)商評鑒辦法 ），議定長期供應(yīng)價格， 采購經(jīng)辦人 員詢價完成后，在請購單上詳填詢價或議價結(jié)果及擬訂“訂購廠商” “交貨期 限”與“報價有效期限”，按上面第 7 條規(guī)定的審核及審批權(quán)限呈報批

8、準后，通知 需求部門已開始辦理采購，并告知到貨期限。 采購經(jīng)辦人員接獲批準的請購單后應(yīng)依據(jù)請購貨品的緩急，并參考市場行 情及過去采購記錄或廠商提供的資料，精選三家以上的供應(yīng)商辦理比價或經(jīng)分析 后議價。 若供應(yīng)商提供的規(guī)格與請購材料規(guī)格略有不同或?qū)俅闷罚?采購經(jīng)辦人員應(yīng)檢 查所附資料并于 請購單說明，先由需求部門或請購部門簽注意見后辦理， 并重 新辦理核準手續(xù)。 屬于買賣慣例超過實際需求量的情況 （如最低購買量超過請購量 ），采購經(jīng)辦人 員于議價后，應(yīng)于請購單中注明，經(jīng)計劃部經(jīng)理審核,常務(wù)副總審批后辦理。 對廠商的報價資料經(jīng)整理后， 經(jīng)辦人員應(yīng)深入分析市場行情， 先以電話等聯(lián)絡(luò) 方式向廠商議價

9、，定價談判應(yīng)由計劃部經(jīng)理及副經(jīng)理共同參加，如為專業(yè)性強的 設(shè)備或儀器還必須由公司指定專業(yè)技術(shù)人員參加， 一次性大宗采購（超 500 萬元） 應(yīng)至少有一名公司主管領(lǐng)導(dǎo)參加， 報價談判結(jié)果應(yīng)及時向公司常務(wù)副總經(jīng)理匯報。 采購部門接到請購部門以電話聯(lián)絡(luò)的緊急采購貨品情況時， 采購部門負責人應(yīng) 立即指定經(jīng)辦人員先進行詢價、 議價，待接到批準的 請購單 后，按采購程序優(yōu) 先辦理。 采購經(jīng)辦人員接到經(jīng)審核審批后的請購單后，應(yīng)嚴格按請購單向廠商 訂購，并以傳真件確定交貨 （到貨 ）日期，同時要求供應(yīng)商于送貨單上注明“請 購單編號”和“運輸及交付方式” 。 若屬分批交貨者，采購經(jīng)辦人員應(yīng)于請購單上簽署“分批交

10、貨”字樣。計 劃部應(yīng)制定“采購進度控制表”控制采購作業(yè)進度 ,采購經(jīng)辦人員未能按既定進度 完成作業(yè)時，應(yīng)填制“進度異常反應(yīng)單” 并注明“異常原因” 及“預(yù)定完成日期”， 經(jīng)計劃部經(jīng)理審核后轉(zhuǎn)送請購部門，與請購部門共同擬訂對策及處理意見,如無法 達成一致 ,須報公司常務(wù)副總審訂。 采購貨品經(jīng)審核及審批后，如發(fā)生采購數(shù)量、金額的變更時，請購部門應(yīng)依 更改后的采購金額所需的審核審批權(quán)限重新呈報； 請購部門所請購材料，如系華南建材公司系統(tǒng)內(nèi)各公司的制品或材料，請購 部門應(yīng)優(yōu)先采購本系統(tǒng)內(nèi)公司的產(chǎn)品 （其價格采中間價解決 ）。 采購部門在接到請購單時，立即辦理詢價、議價，并將詢議價結(jié)果記錄 于請購單，但

11、必要時須事先送請購部門簽注意見 8.13請購單 批準后送回采購部門向供應(yīng)商辦理訂購， 應(yīng)與供應(yīng)商簽訂買賣 合 同書一式四份，第一份正本存采購部門合同管理員處，第二份正本交公司財務(wù) 部，第三份及第四份交供應(yīng)商。 8.14因缺貨以致無法按期采購，采購職能部門應(yīng)立即通知請購部門 8.15 采購部門或請購部門與供應(yīng)商接貨時，先將請購單與供應(yīng)廠商的托運單 據(jù)封存，并實際清點件數(shù)及量度規(guī)格后再與 請購單核對，相符后簽收， 如發(fā)現(xiàn) 不符時，立即通知供應(yīng)商送貨人員，并簽字說明不符。 9. 采購運輸 9.1 采購貨品，原則上由供應(yīng)廠商負責直接運送到公司倉庫或公司計劃部指定的交 貨地點。 9.2 采購貨品直接送工

12、廠或指定地點， 由供應(yīng)商自備運送單據(jù)， 交計劃部物管人員 簽收后取回，留作交貨憑證。 10. 采購驗收管理 10.1 貨品正式訂購后，計劃部即通知廠商按時送貨，并將請購單第一聯(lián)留計 劃部，第二聯(lián)交物管人員，第三交請購部門、第四聯(lián)交財務(wù)部，物管人員據(jù)此驗 收。 10.2 所有采購的貨品收貨時都要有已批準的請購單作證，收貨應(yīng)由貨品需求 部門同計劃部物管人員檢查、 點數(shù)、量度，至少應(yīng)抽查驗收貨品質(zhì)量。 若有必要出 具檢驗報告，則所有購進貨物的驗收報告必須由請購或采購之外的人員編制。 10.3 采購部門應(yīng)對所有來貨備有記錄， 標明供應(yīng)商、運輸人員、請購單編號等。 部分交貨有短少時應(yīng)立即通知財務(wù)部門以保

13、證正常的會計處理和及時的后續(xù)追索。 10.4 所有采購貨品必須經(jīng)受質(zhì)量控制檢查，必須儲藏在另設(shè)的分開的隔離區(qū)內(nèi)并 明顯地標明“不得移動”等字樣，一直保持到驗收入庫為止。 采購部門應(yīng)提前 1 日 通知物管人員，以便于接貨調(diào)度。 10.5 從儲藏倉庫轉(zhuǎn)移原材料和包裝材料，必須有批準的出庫單 ，才能辦理轉(zhuǎn)移 工作。 10.6 凡發(fā)生應(yīng)由供應(yīng)商、運輸人造成的材料損壞或退貨等情況，應(yīng)在收貨時明確 責任，辦理追蹤索賠。 11. 價格及質(zhì)量的復(fù)核 11.1 計劃部應(yīng)經(jīng)常性地調(diào)查主要材料的市場與行情，建立供應(yīng)商資料，作為采購 及價格審核的參考。特別是所需大宗材料的項目，提供市場行情資料，作為材料 存量管理及核

14、準成交價格的參考。 11.2 貨品需求部門應(yīng)就企業(yè)內(nèi)所使用的材料質(zhì)量定期予以復(fù)核 （如材料選用、質(zhì)量 檢驗 ）等。 12. 異常處理 12.1 需求貨品部門在數(shù)量與質(zhì)量審查作業(yè)中，若發(fā)覺所送來的材料與請購單 上所核準的數(shù)量內(nèi)容不符時，應(yīng)及時在請購單驗收欄注明數(shù)量不符并將差異 量注明；如存在明顯質(zhì)量問題則在 請購單 上注明質(zhì)量不符情況， 并填寫采購 貨品意見反應(yīng)處理表 （或附檢驗報告資料 ），驗收后將請購單復(fù)印留底，原件 及采購貨品意見反應(yīng)處理表 （或附檢驗報告資料 ）轉(zhuǎn)計劃部處理， 并通知計劃部 主管人員是否將該批貨品存放在拒收貨品隔離區(qū)內(nèi)，原則上非請購單上所核 準的材料不予接受。 12.2

15、發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商以次充好現(xiàn)象，如確定為惡意的情況，則我公司不給辦理結(jié)算和 退貨，并給予罰款處理。 13. 采購結(jié)算 13.1 辦理付款時 ,物管直接簽收人應(yīng)將已辦妥收料的請購單 （必要時附上材 料檢驗報告表）送計劃部。經(jīng)與發(fā)票核對無誤后，計劃部經(jīng)理在請購單上簽 字“收訖” 字樣后送財務(wù)部。 財務(wù)部應(yīng)按相應(yīng)財務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。 如為分 批收料，請購單的第四聯(lián)須于第一批收料后送財務(wù)部，計劃部用第一聯(lián)留底。 請購部門用第三聯(lián)留底，物管人員用第二聯(lián)存底。 13.2如果到貨為短交應(yīng)補足的情況，財務(wù)部應(yīng)依照實收數(shù)量，進行整理付款。 財務(wù)部在發(fā)現(xiàn)超交情況時 ,要求計劃部必須提供正常的審批手續(xù)，方能依照實 收

16、數(shù)量進行整理付款，否則僅依據(jù)訂貨數(shù)付款。 供應(yīng)商領(lǐng)款時，必須將托運單據(jù)簽收聯(lián)、入庫單、發(fā)票先到計劃部對帳后， 再繳回我公司財務(wù)部， 經(jīng)財務(wù) 人員核對無誤后， 再憑供應(yīng)廠商法人委托書或其他 有效簽字領(lǐng)款，或辦理電子轉(zhuǎn)帳。 已訂貨品的退貨，原則上要求廠商重做或修改至通過合格驗收時為止，如只 能部分符合使用要求而貨品需求部門同意接受者，則依實際情形，酌扣貨款。被 退貨品應(yīng)依合約條款辦理扣款或索賠。 14. 采購紀律 14.1采購項目的招標、詢價和談判，必須嚴格按照公司規(guī)定的程序進行。 采購工作人員必須嚴格遵守公司的有關(guān)商業(yè)機密，不得單獨與供應(yīng)商接觸談 及采購實質(zhì)性問題，更不能向?qū)Ψ叫孤豆緮M定的標底和談判策略，任何人不得 將我公司的重要信息以任何方式告知對方。 在采購工作過程中，除正當?shù)臉I(yè)務(wù)禮節(jié)需要接受少量價值不高的紀念品外， 不準單獨接受超額饋贈禮品，確實難以拒絕的應(yīng)交公司管理部處理。 對于違反上述規(guī)定者，視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的紀律處分；觸犯刑律的，交 司法機關(guān)追究其刑事責任。 凡每批采購金額在 30