04421質(zhì)量管理體系認(rèn)證三級文件制度 表單WI086

1、制 作facture檢檢查check核 準(zhǔn)authorize郭海燕謝意誠謝意誠版本修訂日期修訂章節(jié)修訂內(nèi)容批準(zhǔn)人生效日期備注a首次發(fā)行謝意誠2002/7/1b部門變更謝意誠部分內(nèi)容與實際操作不符謝意誠2003/04/5b/12003/5/8部分內(nèi)容與實際操作不符謝意誠2003/05/08b/2200/4/20傳真復(fù)印作業(yè)方式變更謝意誠2004/4/27待添加的隱藏文字內(nèi)容11.0. 目的 規(guī)范文控作業(yè)過程步驟和要求,確保各項作業(yè)有條不紊的開展,準(zhǔn)確、安全、及時處理各種文件與數(shù)據(jù),防止私人數(shù)據(jù)傳真、影印、電郵.2.0. 范圍2.1. 本公司內(nèi)外部書面文件接收、編號、復(fù)印、發(fā)放、回收、存檔.2.2

2、. 書籍管理.3.0. 參考文件3.1. 文件編寫格式與編號規(guī)范3.2. 文件與數(shù)據(jù)控制程序3.3. 編號規(guī)范4.0. 定義 4.1. 文控中心:受控文件與數(shù)據(jù)控制部門.5.0. 權(quán)責(zé):5.1. 各部門及人員:5.1.1. 確保要處理的文件與數(shù)據(jù)內(nèi)容、格式、編號、簽署正確.5.1.2. 按規(guī)定辦理文件與數(shù)據(jù)的有關(guān)交接、簽收手續(xù),及時提供回收文件.5.2. 文控文員5.2.1. 審查需處理的文件與數(shù)據(jù) 內(nèi)容、格式、簽署、編號.5.2.2. 按規(guī)定準(zhǔn)確、安全、及時辦理文件與數(shù)據(jù)的傳真、復(fù)印、文件管理、書籍管理.5.3. 文控中心主管5.3.1. 審查文件發(fā)放對象數(shù)量.5.3.2. 確保一個完善的文

3、件管理系統(tǒng).6.0. 作業(yè)內(nèi)容6.1. 內(nèi)部書面文件管理6.1.1. 流程,見附圖.6.1.2. 文件的移交與接收a文件制定部門將簽署好的文件正稿移交文控中心.b工程科文件移交時需填寫“文件移交登錄表”(f-088),文控文員簽收.c文件審查文控文員審查文件、編號、版本、格式是否正確,屬較明顯錯誤要退原稿給制定部門返工.d復(fù)印蓋章e原稿文件上已有發(fā)放對象數(shù)量時,可按照進(jìn)行復(fù)印作業(yè).f原稿文件沒有發(fā)放對象數(shù)量時,可向制定部門詢問并征求管理代表的意見.g在復(fù)印好文件的右上角分別蓋“受控文件”章和部門副本號章.h.文控文員將文件分發(fā)給需要部門,并及時回收舊版,接收部門在“文件分發(fā)表”上簽收,收回的舊

4、版文件蓋“作廢”章后方可作環(huán)保紙利用.j歸檔保管1.每種文件按一定順序擺放.2.每種文件區(qū)域和每個活頁夾都有標(biāo)識,每個活頁夾都有文件與數(shù)據(jù)目錄列表.3.發(fā)改版文件時舊版原稿文件蓋“作廢”章,在新版活頁夾的文件與數(shù)據(jù)目錄列表備注欄標(biāo)注作廢,并將舊版原稿放和到對應(yīng)的舊版文件區(qū)域活頁夾,同時在舊版活頁夾的文件與數(shù)據(jù)目錄列表上登記.6.2. 復(fù)印作業(yè)6.2.1. 各部門需復(fù)印時,將資料交給文控中心確認(rèn)然后根據(jù)部門密碼進(jìn)行復(fù)印作業(yè).6.2.2. 文控文員要檢查資料和交辦單,如屬下列情形可拒絕其復(fù)印:a復(fù)印的資料與工作無關(guān)或沒有必要復(fù)印.b復(fù)印的份數(shù)不合適.6.2.3. 每月5日前,文控文員需將各部門復(fù)印

5、用紙量進(jìn)行統(tǒng)計.必要時,要進(jìn)行分析,以降低紙張消耗量.6.3. 收發(fā)傳真接收、登記、傳真、歸檔.6.3.1.各部門如需往外傳真時,需交給文控文員確認(rèn)后方可傳真.6.3.2.文控文員要檢查傳真數(shù)據(jù),如屬非工作數(shù)據(jù)或沒必要傳真的可拒絕其傳真.6.3.3.在值班期間文控中心應(yīng)對訂單等協(xié)助傳真上班期間如有時間也應(yīng)協(xié)助其他部門傳真作業(yè)6.3.4.確認(rèn)傳真有顯示“ page send ok”后,在傳真件右上角蓋“faxed”章,證明已成功傳出否則應(yīng)重新傳真。6.3.5.收傳真作業(yè)a. 文控文員一般最少每隔30分鐘查看一次有無傳真數(shù)據(jù)b. 原則上傳真由各個部門人員到文控中心領(lǐng)取緊急訂單或退貨等傳真件文控文員

6、應(yīng)實時通知責(zé)任人或直接送交至相關(guān)部門.c. 若收到的文件屬客戶圖紙則先交給項目負(fù)責(zé)人確認(rèn),然后登記編號,再進(jìn)行復(fù)印分發(fā).分發(fā)到有關(guān)部門,編號參照編號規(guī)范d若收到一些新的(從沒有收過)并且沒有注明收件人的文件,文控把收到的數(shù)據(jù)拿到與數(shù)據(jù)有關(guān)的部門查問清楚;若沒有人認(rèn)領(lǐng),則把數(shù)據(jù)存放在文控一周后再進(jìn)行銷毀.6.4. 外來數(shù)據(jù)的收發(fā)和管理6.4.1. 流程圖,見附圖6.4.2. 由出差人員、客戶、供貨商或其他人員拿回公司的外來文件與數(shù)據(jù),必須交文控中心登錄,然后文控發(fā)放.6.4.3. 外來文件的編號參照編號規(guī)范進(jìn)行.6.4.4. 外來文件由文控和相關(guān)部門審查.6.4.5. 所有外來文件統(tǒng)一編號,但為

7、了方便查找,需將其分成以下幾類:a客戶資料.b客戶圖紙并且由使用部門有直接使用的由文控中心或項目開發(fā)部確認(rèn)有效性和分發(fā)范圍,由文控中心編號、發(fā)放、回收、接收部門簽收,原件由文控保存管理.c其他文件與數(shù)據(jù).6.4.6. 外來文件歸檔.a傳真收到的外來文件和數(shù)據(jù)及由6.4.2收到的外來資料按先后次序放在一起.b每一類外來文件與數(shù)據(jù)需分區(qū)建立活頁夾擺放,每類活頁夾都要標(biāo)識文件與數(shù)據(jù)類別和次序號.當(dāng)放滿一個活頁夾時要在活頁夾外面注明起止編號,以方便查找. 6.4.7.外來文件的保存期限a客戶文件與數(shù)據(jù)1.現(xiàn)有機(jī)種一直留存.2.淘汰機(jī)種,淘汰后一年以上可銷毀有特別要求除外.b其他外來文件與數(shù)據(jù)按實際情況決定保存期限.6.5. 書籍?dāng)?shù)據(jù)的管理6.5.1. 凡是屬冠萬音響公司的員工,都可以借閱書刊,但借書刊時必須辦好登記手續(xù),每人每次借書刊數(shù)量不能超過兩本,在已借書刊期間內(nèi)不能再借,借閱時間不可超過兩周.6.5.2. 所借的書刊必須妥善保管,不可有破損、涂改、丟失等,如有以上行為文控中心將交由人事科處理.6.5.3. 所有的書籍,未經(jīng)文控中心批準(zhǔn),不