關(guān)于會計員和出納員之間相互制衡的思考

1、關(guān)于會計員和出納員之間相互制衡的思考中圖分類號：f275 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：a 文章編號：1001-828x（2014）09-00-02會計員和出納員之間相互制衡是一種基本的內(nèi)部控制措施。它對于保護(hù)單位的財產(chǎn)物資特別是貨幣資金的安全完整，防止貪污挪用等舞弊行為的發(fā)生，具有重要的意義。那么，怎樣實現(xiàn)會計員與出納員之間的相互制衡呢？一、明確相互之間的職責(zé)分工，確保他們之間能夠?qū)崿F(xiàn)相互制衡按照不相容職務(wù)應(yīng)當(dāng)相互分離的原則，出納應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)：1.貨幣資金的收入、支出和保管。這是出納員最基本、最重要的職責(zé)，也是出納員名稱的由來。2.現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的登記。這是出納員保證貨幣資金收付存的正確性，實現(xiàn)與會計

2、員相互制衡的基本手段。3.有價證券及貨幣資金收支原始憑證的保管。規(guī)模較小的單位，這些工作可以由出納員兼任。因為這些工作與貨幣資金收付業(yè)務(wù)密切相關(guān)、相容。為了防止出納員貪污挪用或隱瞞貪污挪用單位的貨幣資金和有價證券，出納員不得兼任：1.稽核工作。出納員兼任稽核工作，會使其貪污挪用等舞弊行為得不到單位的及時發(fā)現(xiàn)；會減少出納員與會計員之間相互制衡的途徑和手段。2.會計檔案保管工作。出納員兼任會計檔案保管工作，會給出納員提供銷毀與自己貪污挪用等舞弊行為相關(guān)的資料，掩蓋自己舞弊行為的機(jī)會；會給出納員提供利用已報銷原始憑證進(jìn)行重復(fù)報銷等舞弊行為的機(jī)會；會使出納員和會計員之間以錢賬分管為核心，職責(zé)分工名存實

3、亡。3.總分類賬及收入、費用、債權(quán)、債務(wù)等與貨幣資金收支密切相關(guān)的明細(xì)分類賬的登記工作。出納員兼任這些分類賬的登記工作，會給出納員提供利用偽造、變造、篡改會計記錄，掩蓋其舞弊行為的機(jī)會；會使出納員與會計員之間錢賬分管這一最必要的職責(zé)分工不復(fù)存在。按照不相容職務(wù)應(yīng)當(dāng)相互分離的原則，為了實現(xiàn)與出納員的相互制衡，單位會計員應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)：1.貨幣資金收付原始憑證的復(fù)核。這是發(fā)揮會計監(jiān)督職能，保證出納員辦理的貨幣資金收付業(yè)務(wù)真實、合理、合法的重要手段。2.收付款記賬憑證的編制。收款憑證和付款憑證是出納員辦理款項收付的重要依據(jù)之一，是出納員和會計員登記日記賬和分類賬的統(tǒng)一依據(jù)，是實現(xiàn)出納員與會計員相互對賬、相

4、互制衡的重要保證。3.分類賬，特別是總分類賬及收入、費用、債權(quán)、債務(wù)等與貨幣資金收支密切相關(guān)的明細(xì)分類賬的登記工作。這是保證會計員與出納員之間能夠通過相互對賬達(dá)到相互制衡的條件。4.賬目稽核。這是會計員與出納員之間相互對賬、相互制衡的基本形式。為了保證這種對賬制衡機(jī)制的有效，會計員與出納員之間的賬目核對工作應(yīng)由負(fù)責(zé)賬目稽核工作的會計員主動提出，而不能由出納員作出安排，以防出納員拖延對賬，掩蓋其貪污、挪用等舞弊行為。鑒于會計員與出納員經(jīng)常是合署辦公，相互之間聯(lián)系緊密。因此，會計員在工作中，不得代出納員收付貨幣資金和登記日記賬，不得以任何方式接觸單位的貨幣資金，確保不相容職務(wù)的分離，防止會計員發(fā)生

5、貪污、挪用等舞弊行為。二、嚴(yán)格遵循規(guī)定的工作程序，確保他們能相互制衡地處理業(yè)務(wù)按照內(nèi)部控制原理和規(guī)范的要求，合理設(shè)置會計員和出納員在處理各項業(yè)務(wù)中的工作程序，是實現(xiàn)他們相互制衡地處理各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要保證。單位中需要會計員和出納員相互制衡地處理的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)主要有收款業(yè)務(wù)、付款業(yè)務(wù)和票據(jù)、印章保管業(yè)務(wù)等。在收付款業(yè)務(wù)中，會計員與出納員應(yīng)當(dāng)按照下列程序進(jìn)行處理：先由會計員對單位領(lǐng)導(dǎo)已審批的收付款原始憑證進(jìn)行復(fù)核，在確認(rèn)審批范圍、權(quán)限、程序正確，相關(guān)手續(xù)和單據(jù)齊備，憑證內(nèi)容、金額、收付方式、收付單位等正確的情況下，據(jù)以填制收付款記賬憑證，然后交出納員辦理收付款手續(xù)。出納員應(yīng)根據(jù)經(jīng)會計員復(fù)核無誤的收付款

6、原始憑證和編制的收、付款記賬憑證，按審批、復(fù)核的金額、結(jié)算單位等，辦理收付款手續(xù)；辦妥后應(yīng)在收付款憑證上加蓋“收訖”或“付訖”章；然后，據(jù)以登記現(xiàn)金或銀行存款日記賬；最后，再將有關(guān)憑證交給會計員據(jù)以登記分類賬。那種讓出納員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的審批直接收付款，而不讓會計員在出納員收付款前進(jìn)行復(fù)核，僅在出納員收付款后被動記賬的做法，扼殺了會計的監(jiān)督職能，削弱了會計員對出納員的制約作用，破壞了他們之間的相互制衡。在票據(jù)、印章保管業(yè)務(wù)中，一般應(yīng)由出納員負(fù)責(zé)保管收付款票據(jù)，因而單位的財務(wù)印章一般應(yīng)由會計員分管。具體地說，在收款票據(jù)控制中，單位的收款票據(jù)特別是自制收據(jù)應(yīng)由負(fù)責(zé)票據(jù)保管的出納員負(fù)責(zé)購買。然后，在單位財

7、務(wù)負(fù)責(zé)人的見證下，由負(fù)責(zé)單位財務(wù)印章保管的會計員在收款票據(jù)上加蓋單位財務(wù)印章，以明確票據(jù)的歸屬和將來的出票責(zé)任，加強(qiáng)票據(jù)的內(nèi)部控制，提高票據(jù)的有效性。蓋章后，負(fù)責(zé)票據(jù)保管的出納員和負(fù)責(zé)財務(wù)印章保管的會計員應(yīng)分別清點票據(jù)的數(shù)量和編號，在查明沒有缺號、重號和缺章之后，該出納員應(yīng)據(jù)以登記“票據(jù)登記簿”，并將票據(jù)妥善保管；該會計員也應(yīng)據(jù)以在“印章使用登記簿”中詳細(xì)記載蓋章時間、用途、收據(jù)數(shù)量及起訖號，以明確各自責(zé)任，加強(qiáng)相互控制。財務(wù)負(fù)責(zé)人應(yīng)在審查他們的記錄真實相符的情況下，在兩個登記簿中簽字或蓋章見證。在付款票據(jù)控制中，單位的付款票據(jù)特別是支票，應(yīng)由負(fù)責(zé)票據(jù)保管的出納員負(fù)責(zé)購買、登記、保管。出納員應(yīng)

8、根據(jù)會計員復(fù)核無誤的原始憑證和編制的付款憑證，簽發(fā)支票等付款票據(jù)。在送交會計員蓋章后，付款票據(jù)生效、發(fā)生。簽發(fā)付款票據(jù)后，出納員應(yīng)在“票據(jù)登記簿”中登記付款票據(jù)的簽發(fā)情況，會計員也應(yīng)在“印章使用登記簿”錄蓋章情況。出納員登記的“票據(jù)登記簿”與會計員登記的“印章使用登記簿”應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行相互核對，實現(xiàn)相互制衡。三、提高兩種工作人員的素質(zhì)，確保他們的相互制衡能長期有效 要保證會計員和出納員能夠長期相互制衡，根本的措施是確保這兩者具有較高的素質(zhì)。這些素質(zhì)包括品德上的誠實性、業(yè)務(wù)上的勝任性和相互關(guān)系上的獨立性。品德上的誠實性是指會計員和出納員要忠于單位及其所有者，遵紀(jì)守法，記實守信，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)。這是他們

9、能夠相互制衡的根本保證。為此，單位要加強(qiáng)對他們的誠信和職業(yè)道德教育，全面記錄他們的品德表現(xiàn)，及時褒獎他們認(rèn)真負(fù)責(zé)的行為，批評和追究他們的不誠實表現(xiàn)，將不誠實的會計員和出納員調(diào)離相關(guān)工作崗位。業(yè)務(wù)上的勝任性是指會計員和出納員要具有與自己工作相適應(yīng)的專業(yè)知識和工作能力。這是他們能夠相互制衡的重要保證。為此，單位要加強(qiáng)會計員和出納員的培訓(xùn)工作，保證他們業(yè)務(wù)勝任并不斷提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)；要全面、客觀地考核他們的工作能力和業(yè)績，并與獎懲和職務(wù)晉升相聯(lián)系，保證他們在業(yè)務(wù)上能不斷進(jìn)取，對不勝任的會計員和出納員也應(yīng)及時調(diào)離。相互關(guān)系上的獨立性是指會計員與出納員之間不能存在血緣上的近親關(guān)系，不能存在組織、人事上

10、的上下級關(guān)系，兩者的職權(quán)應(yīng)是大體平衡的，兩者不能有共同的私人利益。這是保證他們之間相互制衡能長期有效的重要條件。為此，單位應(yīng)當(dāng)按照獨立性的要求配備會計員和出納員，并合理劃分他們的職權(quán)；要定期輪換這兩種工作人員，這不僅能夠長期保持會計員與出納員的相互獨立，而且在前后任工作交接時，可以發(fā)現(xiàn)前任工作中存在的問題，揭露前任會計員與出納員相互串通舞弊的問題，強(qiáng)化會計員與出納員之間的相互制衡。四、經(jīng)常檢查督促他們的工作，確保他們能夠時刻做到相互制衡要確保會計員與出納員時刻做到相互制衡，僅有適當(dāng)?shù)闹贫劝才攀遣粔虻?，對他們的實際工作情況進(jìn)行經(jīng)常的檢查督促也是必不可少的。首先，單位負(fù)責(zé)人應(yīng)切實履行對單位內(nèi)部控制

11、的建立健全和有效實施所承擔(dān)的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。不僅要親自組織建立和始終帶頭嚴(yán)格執(zhí)行內(nèi)部控制制度，而且要注意考察會計員與出納員的品行、能力及相互之間獨立性的保持情況，要親自檢查、組織內(nèi)部審計檢查單位內(nèi)部控制的執(zhí)行情況。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題要及時采取措施加以解決，保證單位內(nèi)部控制始終比較完善和有效。其次，單位內(nèi)部審計要切實承擔(dān)起對單位內(nèi)部控制的職責(zé)。為此，內(nèi)部審計人員要經(jīng)常檢查會計員與出納員是否嚴(yán)格履行各自的職責(zé)和權(quán)限，工作程序是否合規(guī)，賬目和登記簿是否經(jīng)常核對，注意有無越權(quán)違規(guī)辦理業(yè)務(wù)、不經(jīng)常核對賬目和登記簿的問題；要經(jīng)常核對會計員和出納員登記賬目和登記簿，注意彼此是否相符；要經(jīng)常盤點庫存現(xiàn)金、有價證券、收付款憑證，核對銀行賬，注意會計員和出納員登記的賬目和登記簿是否賬實相符，有無串通舞弊的問題；在單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生翻新