[精編]公司檔案管理制度(1)

1、此資料由網絡收集而來，如有侵權請告知上傳者立即刪除。資料共分享，我們負責傳遞知識。公司檔案管理制度篇一：企業(yè)檔案管理制度 公司檔案管理制度 第一章 總則 第一條 為加強公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，特制訂本制度。 第二條 本制度所稱的檔案是指過去和現在的企業(yè)各級部門及員工從事生產、經營、企業(yè)管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。 第三條 重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由總經辦統一管理。 第二章 檔案歸檔 第四條 歸檔范圍 (一) (二) 通用管理：證書、部

2、門職責、崗位職責、手冊、注冊申報資料等。 工程基建：設計文件、圖紙、會議記錄、招投標文件、造價、工程管理 （變更、進度控制、質量控制）、工程驗收、工程報批資料等。 (三) 合同：原輔料采購、設備采購、工程基建、技術轉移、委托合同、設計 合同、其他合同。 (四) 設備檔案：公用系統、物料、倉庫等輔助設備；生產部設備、工程部設 備、qc部設備等。 (五) (六) 員工培訓：培訓計劃、總結、內部培訓記錄、外部培訓報告等。 計量：化測類、力質類、溫濕度類、壓力類、熱工類、長度類、計時類、 流量類等，設備內部校驗記錄歸于設備檔案中。 (七) 產品檔案：產品批件、包裝設計、技術轉移資料、產品工藝規(guī)程及空白

3、 批記錄、質量標準、留樣觀察和產品穩(wěn)定性試驗資料、產品質量回顧、變更情況、產品藥檢所檢驗報告（含送檢或抽檢）、產品重大質量事故資料等。 (八) (九) 供應商檔案。 質量標準：原料、輔料、中間產品、待包裝產品、成品、包裝材料等。(十) 檢驗方法：原料、輔料、中間產品、待包裝產品、成品、包裝材料等。 (十一) 記錄：除批記錄以外的所有記錄。包括輔助記錄、出入庫單、銷毀記錄、 盤存表、溫濕度記錄、物料請驗單等； (十二) 批記錄：批生產記錄、批檢驗記錄、批監(jiān)控記錄、批包裝記錄等。 (十三) 標準操作規(guī)程。 (十四) 驗證文件：驗證主計劃、廠房及公用系統、生產設備驗證、qc設備驗證、 工程部設備驗證

4、、方法驗證、工藝驗證、清潔驗證等。 (十五) 行政類文件： ? 行政法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標 準、規(guī)章規(guī)程等； ? 各類公文。本企業(yè)對外的正式發(fā)文與相關機構來往的批復； ? 各類證照、證書。包括章程、法人營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證、 土地證、房產證、商標注冊證書、企業(yè)和產品獲得的各類榮譽牌匾和證書等； ? 人事任命、勞動糾紛等； ? 各類固定資產資料。包括車輛所有原始證照、辦公設備、儀器設備說明書、 保修卡等； ? 所有加蓋公章的文件復印件； ? 在企業(yè)文化建設和社會活動中直接形成的有保存價值的各種文字、聲像光碟 等形式的歷史記錄。 第五條 歸檔

5、時間 (一) 各類證照、批件、商標、合同、協議等原始文件和加蓋公章的文件復印 件須于文件產生的24小時（一個工作日）內到檔案室辦理歸檔手續(xù)； (二) 設備檔案、產品檔案、質量標準、檢驗方法、標準操作規(guī)程隨時產生隨 時歸檔； (三) 員工培訓類資料按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理 歸檔手續(xù)； (四) 計量類資料按半年歸檔，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25 日之后12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)； (五) 供應商檔案按年度歸檔，于每年1月25日之后2月5日之前將上一年的 資料到檔案室辦理歸檔手續(xù)； (六) (七) 手續(xù)； (八) 驗證文件隨時產生隨時歸檔，驗證主計劃

6、按年度歸檔，于每年1月25 記錄文件。輔助記錄半年歸檔一次，其他記錄每年歸檔一次； 批記錄文件按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔 日之后2月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)； (九) (十) 其他文件每周一集中歸檔一次。 未按要求及時歸檔而造成損失的，由當事人承擔全部責任，并根據情節(jié) 輕重予以相應處理。 第六條 歸檔份數 (一) (二) 原件全部歸檔，并注明份數、出處。 使用頻繁的檔案，各使用部門應復印留存自用。 第七條 歸檔要求 (一) (二) (三) (四) 由檔案室和各部門指派一名專人負責歸檔事宜。 對已經破損或模糊的文件必須先修復再歸檔。 文件必須通過系統整理后再歸檔。

7、 文件須經歸檔部門主管或部門以上領導簽字確認后方可歸檔。 第八條 歸檔手續(xù) 各類文件歸檔時，歸檔部門應填寫文件歸檔單一式二份，由歸檔部門負責人和總經辦負責人審批，歸檔部門和檔案室各留存一份，以備查考。由檔案員填寫文件歸檔登記薄，歸檔人和檔案員共同簽字確認。 第三章 檔案的收集與整理 第九條 檔案的收集 (一) 由各部門指派專人，每周一對其本部門需要歸檔的文件進行收集，并進 行分類、排列、編目后移交檔案室。 (二) 由檔案管理人員定期到各部門對零散的文件進行收集，再進行系統的、 全面的整理。 (三) 收集時要保證檔案的質量。如不完整，需進行進一步的收集，對收集不 全的檔案，要做好記錄。 第十條

8、檔案的整理 (一) (二) 檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。 檔案嚴格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進行系統、全面的整 理，并做電子目錄方便日后檢索。檔案編號由英文字母及阿拉伯數字組成，具體說明如下： 7、8、9位代表流水號001999。 、6位為檔案柜號。 、4位為二級分類的編號。 、2位為一級分類的英文縮寫。 第四章 檔案建檔 第十一條 分類梳理 歸檔的資料，由檔案員分類、編號，于文件歸檔的當天入庫，并建立檔案明細臺賬。 第十二條 檔案專用章 所有歸檔的復印件及歸檔原件產生的復印件，每頁紙加蓋藍色檔案專用章，加蓋檔案專用章的復印件視同原件使用，檔案專用章置于檔

9、案室，由檔案員保管。 第十三條 檔案編號章 檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號章，編號手寫，檔案編號章置于檔案 室，由檔案員保管，對已歸檔編號檔案做出的任何調整須登記備查。 第十四條 檢索目錄 所有歸檔文件，由檔案員建立對應關系的電子版檢索目錄，并定期核對。第十五條 電子備份 重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應一并建檔備份。 第五章 檔案使用和歸還 第十六條 檔案使用 (一) 文件復印：由使用人填寫檔案復印登記薄，一般性文件經部門負責人 批準，重要文件同時報分管副總批準，由檔案員復印、提供。 (二) 借出已加蓋檔案專用章的復印件：由使用人填寫檔案借出登記薄，

10、經 部門負責人批準，最長不超過十個工作日，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準；十日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)。 (三) 借閱原始文件：由使用人填寫檔案借閱登記薄，經部門負責人批準， 于檔案室指定的地點查閱，不得帶離檔案室，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準。 (四) 借出原始文件：由使用人填寫檔案借出登記薄，經部門負責人批準， 最長不超過五個工作日，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準，總經辦會簽；五個工作日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)；原件借出后不再歸還的，須經分管副總、總經理批準，總經辦會簽，檔案室保留復印件備查； (五) 外單位借出檔案時，由使用人填

11、寫檔案借出登記薄，須經總經理批準 后方可使用。 (六) 按規(guī)定審批，由當事人和檔案員在相應登記薄上登記并簽字確認方可使 用檔案；違者一經發(fā)現，對檔案員處以200-1000元/人/件的罰款；造成損失的，由檔案員全額承擔，并根據情節(jié)輕重予以相應處理。 第十七條 檔案歸還 (一) 檔案使用者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪 裁、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔案文件在歸還時，經檢查無誤后，應在檔 案借出登記薄登記，并由使用人和檔案員分別簽字確認。 (二) 發(fā)生損壞、丟失的，對使用人處以200-1000元/人/件的罰款；造成損失篇二：公司檔案管理制度實施細則 公司檔案管理制度管理細則

12、 為進一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實現檔案管理工作的的制度化、規(guī)范化、科學化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務，促進公司的可持續(xù)健康發(fā)展，根據相關法律法規(guī)及規(guī)定，并結合我公司實際情況，制定本細則。 一、總則 （一）公司檔案是在各項活動中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統地反映公司各項經營活動的真實記錄，是考察和研究公司歷史及現狀的重要依據。 （二）檔案管理工作是公司管理基礎工作的組成部分，是維護公司合法權益的重要工作。公司檔案管理工作堅持集中統一的原則，由公司行政與人力資源總監(jiān)統一負責，統一管理。 （三）公司檔案具體工作由檔案部進行日常管理，其他各部門在工作和業(yè)務經營

13、活動中形成的裝飾工程、基建、科研、文書、音像、人事、會計、實物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門不得分散保存。 二、檔案部門設置及其職責 （一）公司設立檔案部并配備專職檔案人員，公司檔案部的基本職責為： 1、組織實施黨和國家關于檔案工作的有關方針、政策、法規(guī)和檔案管理部門制訂的有關規(guī)定、辦法、細則。2、制訂本公司檔案工作的規(guī)定、管理辦法和工作計劃等。 3、在統一領導、分級管理的原則下根據本專業(yè)的管理要求對檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進行監(jiān)督和指導。 4、負責對本公司形成的各門類檔案實行綜合管理，積極提供利用。 5、辦理領導交辦的其他有關檔案業(yè)務工作。 （二）各部門設立兼職檔案員，其主要

14、職責是： 1、認真執(zhí)行本公司檔案工作的規(guī)章制度主動向檔案部反映檔案工作情況，積極配合其開展工作并接受綜合檔案室的監(jiān)督、指導和檢查。 2、根據本公司各部門歸檔范圍負責做好本部門檔案材料的收集整理工作并在規(guī)定期限內向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實和安全。 三、檔案接收與整理 (一）公司編制文件材料的歸檔范圍，根據各部門的職責不同，主要有以下幾個方面： 1、行政部： （1）公司各項規(guī)章制度、簡介、執(zhí)照、資質證書、經營計劃、管理決策等； （2）與總部及其他單位往來發(fā)文； （3）行政管理方面，包括： 1）辦公用品管理、采購、出車及維修記錄等；2）日常管理方面的員工考勤，前臺的外出登記、鑰匙登記、

15、來客記錄、電話記錄、維修登記、材料收發(fā)、設計師排單，公司會議記錄、重要談話、各種總結、報告、請示批復，員工民主生活會方面的記錄等； 2、人資部：人事方面的勞動合同、各項協議、員工獎懲、晉升、培訓、入職手續(xù)、員工資料等。 3、企劃部：公司企劃方面的宣傳方案、形象展示、廣告宣傳、營銷方案等；媒體合作通路的正常詢價報價、合作協議合同；年度季度月度或重大節(jié)假日的宣傳費用預算、決算等；市場調研方案、搜集的客戶資料等。 4、倉管部：倉庫管理方面的材料進出登記、核算、保管等內容 5、客服部：主要包括客戶考核評分、客戶檔案卡、工程保修、派工、保潔派工、維修派工等；客戶投訴記錄、客戶增值服務記錄、客戶回訪記錄、

16、客戶意見調查記錄 6、設計部：主要包括效果圖、施工圖、報價表、工程施工合同及附件、設計師談單記錄表等。 7、工程部：主要為施工管理手冊所包含的內容 8、財務部：主要包括財務管理中的各種賬冊、報表、憑證、工資發(fā)放，后勤方面的固定資產核算、費用申請等 9、法務與檔案部：主要包括日常經營中的各種合同、司法文書，檔案方面的管理指導、檔案保管、核算、借閱、銷毀等內容。 10、市場部：有關營銷促銷活動方案、小區(qū)物業(yè)及客戶資料、市場調研資料、與客戶簽訂的協議等。 以上各部門歸檔材料的范圍有所變更時應及時通知檔案管理部門，以便檔案管理及時作出調整。各部門應歸檔的材料形式包括紙質、音像及實物文件。 （二）歸檔文

17、件的等級劃分及保管期限 需歸檔的文字、音像及實物材料的分級、保管期限如下：（三）檔案編號方法 1、以一個立檔單位所形成的全部檔案為對象，依據公司部門及業(yè)務劃分，結合檔案的內容和檔案載體的形式制定編號方法，便于科學管理和開發(fā)利用。 2、檔案大類別均以部門前兩個字拼音首字母命名，具體為： 行政部：xz 人資部：rz客服部：kf 設計部：sj 市場部：sc工程部：gc 財務部：cw 法務與檔案部：fd企劃部：qh 倉管部：cg 3、工程項目命名。以上七部門（主要是設計部、工程部、客服部三部門）凡涉及工程項目的檔案材料均以項目名縮寫為大類別，以南華康城小區(qū)3號樓1單元2號為例，其項目大類編號為：nhk

18、c-3-1-2。各部門涉及工程項目的檔案材料具體命名如下： 日期 客戶地址詳細信息 4、非工程項目檔案命名。由于公文編號受長度，美觀等各方面的制約，鑒于公司正逐步組建發(fā)展，現內部崗位編制并不復雜且部門 篇三：公司檔案管理制度 公司檔案管理制度 一、總則 （一）為規(guī)范公司（以下簡稱“公司”）檔案的管理，根據集團檔案工作管理規(guī)定，結合公司iso9000體系與貿管程序，特制定本制度。 （二）本制度所稱檔案，是指公司在經營活動中形成的，有保存價值的各種文字、圖表、聲像等各種形式的文件材料的總和。 （三）公司成立檔案管理小組，各部門指定一名員工作為小組成員，公司指派一名檔案管理員負責公司檔案的管理（見附

19、件1）。 二、 管理職責 （一）公司檔案管理小組職責： 負責規(guī)劃公司檔案管理工作，對檔案管理工作提出意見和建議；負責指導、檢查各部門的歸檔工作。 （二）公司檔案管理員職責 督促、組織檢查各部門的歸檔工作，驗收各部門移交的檔案；負責各部門移交檔案的管理，注意安全，嚴防丟失和泄密；做好公司檔案的檢索、使用、借閱、催還工作；協助組織檔案管理小組各項工作；負責檔案管理制度的建設。 （三）各部門檔案管理員的職責： 負責協調部門檔案的收集、整理、歸檔、建目錄工作，確保檔案的完整、齊全；負責部門檔案移交前的檔案管理工作，認真遵守保密規(guī)定，妥善保管部門檔案，注意安全，嚴防丟失和泄密；負責向計財處貿管或公司檔案

20、管理員移交部門應移交檔案；參加檔案價值鑒定和銷毀工作；參與檔案管理小組組織的各項工作。 三、 檔案歸檔范圍 公司檔案分為八大類：貿易業(yè)務合同類、貿易業(yè)務非合同類、鈮產品業(yè)務部技術推廣類、投資業(yè)務類、人事類、財務類、行政管理類、特殊檔案等，具體如下： （一）貿易業(yè)務合同類檔案包括：鈮產品業(yè)務部、礦產資源部、鋼鐵部、有色金屬部等部門在業(yè)務過程中形成的合同、貨權轉移單據、費用結算憑證等。 （二）貿易業(yè)務非合同類檔案包括：客戶函件、客戶資料、客戶評審等文件。 （三）鈮產品業(yè)務部技術推廣類檔案類別包括：專項活動、出版物、宣傳出版活動、獎項等文件。 （四）投資業(yè)務類檔案，以項目為檔案類別，歸檔資料包括：項

21、目資料、項目調研報告、項目可行性研究報告、合作意向書、項目投資批件、投資合同、章程、項目公司決議、項目管理階段文件等。 （五）人事類檔案類別包括：員工檔案、一般人事文件、招聘、培訓、出國報告等文件。 （六）財務類檔案類別包括：計帳憑證、帳簿報表、納稅申報、出口退稅、外匯管理、貿易管理、預算總結、審計評估、統計報表、基礎資料、財務規(guī)章制度等文件。（七）行政管理類檔案類別包括：紙質收文、電子收文、公司發(fā)文、大事記、會議記錄、汽車類合同、新聞簡訊、信息化管理資料、erp項目資料、辦公合同、iso9000等文件。 （八）特殊檔案類別包括：薪酬、福利、各項保險、薪酬相關人事文件、績效考核等文件。 四、歸

22、檔要求 檔案歸檔時按卷宗形式歸檔。 （一）貿易業(yè)務合同類，各部門應按年度以合同進行歸檔，一個合同及合同項下所有單據為一個卷宗，對應一個“檔號”，并遵循單據、文件自然形成的規(guī)律，按照單據、文件產生的先后順序進行整理、歸檔，完成“歸檔文件目錄”（附件3）的填寫。 （二）貿易業(yè)務非合同類、鈮產品業(yè)務部技術推廣類、投資業(yè)務類、人事類、財務類、行政管理類、特殊檔案類檔案歸檔時，按檔案細分類別進行歸檔，各年度每個檔案細分類別為一個卷宗，對應一個檔號，在每類檔案中遵循其自然形成的規(guī)律，按年度根據其產生的先后順序進行整理、歸檔，完成 “歸檔文件目錄”（附件3），并按年度編制各部門的“部門檔案目錄”（附件2），

23、檔案歸檔流程及檔案狀態(tài)見“檔案歸檔流程圖及檔案狀態(tài)圖”（附件4）。 （三）歸檔的合同、協議必須是正本原件。凡有電子版的，紙質版本應與電子版同時保存。 （四）檔號的編號規(guī)則： 1、貿易業(yè)務合同類檔號編制規(guī)則為：部門-年度-合同號。其中“部門”以字母代替：鈮產品業(yè)務部nt、礦產資源部tk、鋼鐵部gt、有色金屬部gj。“年度”為合同產生年度，若合同號前面有合同產生年度，則編號時直接以“部門-合同號”作為編號。如鈮鐵部2021年合同號為2021rmjs/n3003項下檔案對應的檔案編號為：nt-2021rmjs/n3003。 2、貿易業(yè)務部門非合同類檔案、鈮產品業(yè)務部技術推廣類按檔案類別進行歸檔，檔號編制規(guī)則為：部