如何整理電腦文件,以提供工作效率？

1、 今天圍繞三個部分交流 怎樣改進 為什么做 為什么要管好電腦文件？ 工欲善其事 必先利其器 平凡不美 這些悲催的情況有木有？ 平凡不美 電腦文件最容易亂的地方在哪里？ 我的文檔 MyDocument 有木有？ 系統(tǒng)中用戶的文 件夾X:Documen- tsandSettings* 個人下載目錄 X:Downloads 有木有？ 桌面 Desktop 有木有？ 平凡不美 文件管理的真諦 平凡不美 電子文件三要素 文件存放路徑電子文件分類 文件怎樣存放才好 怎樣快速找到文件 文件保存屬性 電子文件 文件文件文件 文件文件文件 文件文件文件 平凡不美 要素之一：文件存放路徑 硬 盤 一棵樹 分 區(qū)

2、大的枝椏 文件夾 分枝， 內嵌文件夾 小枝椏 文 件 樹葉， 同樣把它當城市街道路小區(qū)單元房間 某一個文件所在的地方：分區(qū)文件夾子文件夾文件名， 路徑就是包含了這一些元素，找文件和安裝軟件都離不開這個路徑， 這個文件所在地地址就是由分區(qū)，文件夾，子文件夾，文件名組成。 平凡不美 要素之二：文件保存屬性 存檔 只讀 隱藏 能看的！ 能改的！ 只能看！ 不能改！ 防修改！ 一般你看不到 設置了才能看 可防錯誤刪除 文件類型格式格式特征 純文本文件 TXTTXT格式 格式簡單透明、不含結構信息和加密、不綁定軟硬件、能用基本文 本編輯工具閱讀、數(shù)據(jù)占用字節(jié)數(shù)少。 XMLXML格式 遵循XML技術規(guī)范，

3、格式開放、不綁定軟硬件、格式自描述、不包 含加密、易于轉換。 版式文件 PDFPDF格式 遵循ISO/DIS 19005文件管理 電子文件長期保存格式 第1部分 PDF1.4的使用(PDF/A-1)，支持數(shù)字簽名、格式開放、不綁定軟 硬件、格式自包含、格式自描述、固定顯示、不包含加密、可向其他 文本格式轉換。 CEBCEB格式支持數(shù)字簽名、格式自描述、固定顯示、可向其他文本格式轉換。 SEPSEP格式支持數(shù)字簽名、格式自描述、固定顯示、可向其他文本格式轉換。 要素之三：文件分類：常見電子文件格式1 文件類型格式格式特征 格式化文 本文件 RTF格式格式開放、不綁定軟硬件、不包含加密、易于轉換。

4、 WPS格式支持數(shù)字簽名、可向其他文本格式轉換。 圖像文件 TIFF格式支持無損壓縮、不綁定軟硬件、易于轉換、聚合能力強。 JPEG格式遵循相關標準規(guī)范，格式透明、不綁定軟硬件、易于轉換。 GIF格式支持無損壓縮、格式透明、不綁定軟硬件、易于轉換。 PNG格式支持無損壓縮、格式透明、易于轉換。 要素之三：文件分類：常見電子文件格式2 文件類型格式格式特征 音頻文件 WAV格式支持數(shù)字水印技術、支持無損或其他公開的壓縮算法、易于轉換 MP3格式 遵循GB/T 17191-1997信息技術 具有1.5Mbit/s數(shù)據(jù)傳輸率的 數(shù)字存儲媒體運動圖像及其伴音的編碼，壓縮算法公開、格式緊 湊、數(shù)據(jù)占用字

5、節(jié)數(shù)少、易于轉換。 WMA格式內置版權保護技術、格式緊湊、數(shù)據(jù)占用字節(jié)數(shù)少、易于轉換。 視頻文件 AVI格式支持數(shù)字水印技術、支持無損或其他公開的壓縮算法、易于轉換。 MOV格式格式緊湊、易于轉換。 MPEG格式 遵循GB/T 17191-1997信息技術 具有1.5Mbit/s數(shù)據(jù)傳輸率的 數(shù)字存儲媒體運動圖像及其伴音的編碼，壓縮算法公開、不綁定 軟硬件、易于轉換。 要素之三：文件分類：常見電子文件格式3 如何去做 怎樣改進 為什么做 平凡不美 電腦文件的“5S”管理 整理(Seiri)、整頓(Seiton)、清掃(Seiso)、清潔(Seiketsu)、素養(yǎng)(Shitsuke) 平凡不美

6、整理 Seiri 1S 盤符 固定化 整理 三要點 結構 科學化 存放 目視化 目標： 把需要的文件以定位、定量 以便用最快的速度取得所需。 平凡不美 整理 Seiri盤符固定化 1S C:D:E:F:四個盤符標準規(guī)劃為： 操作系統(tǒng)盤應用軟件盤工作文件盤私人文件盤 本地磁盤(C:)本地磁盤(D:)本地磁盤(F:)本地磁盤(E:) 計算機 盤符 固定化 整理 三要點 存放 目視化 結構 科學化 平凡不美 整理 Seiri結構科學化 1S 適合的文件夾 (科學地分類) 適中的層級數(shù) (結構的深度) 盤符 固定化 整理 三要點 存放 目視化 結構 科學化 工具軟件 精選PPT 參考文件 項目文件 常

7、用軟件 控制文件夾 與文件的數(shù)目 50-100個 項目管理 01-MyFiles-RS 02-MyFiles-YW 提交文件 03-MyFiles-LA 10-MyFiles-BB 調研文件 工作安排 終端支持 會議管理 人事管理 財務管理 商品管理 培訓管理 平凡不美 整理 Seiri存放目視化 1S 盤符 固定化 整理 三要點 存放 目視化 結構 科學化 文件的命名與排序是有關聯(lián)的。常用的命名方法是： 文件夾名 2位數(shù)字 +“-”+ 文件夾名” 如：“01- 常用軟件”、“02 -系統(tǒng)軟件”。 文件名 2位數(shù)字 +“-”+ 文件名 如：“01- 演講比賽”、“02 培訓課件”。 這樣文件夾

8、會按數(shù)字的大小進行升序或降序的排列。這就看個人愛好了。 一般命名的方法，還會用上日期，這樣用的時候就可以以日期排序。像存儲照片的文件夾 就可以這樣命名：“20070801 演講比賽”、“20070910 嵩山秋景” 規(guī)范化地命名文件夾和文件 平凡不美 對把有用與無用的文件分開，再對無用的文件進行處理 整頓 Seiton 2S 進行整頓！ 果斷刪除! 平凡不美 定期清除和歸檔 清掃 Seiso 3S 2、定期清掃垃圾 1、定期歸檔文件 安裝目錄programfilestencentQQad 這里面是QQ廣告 安裝目錄programfilestencentQQflashshow 這是你的QQ好友的

9、QQ秀文件夾，可以放心刪除 裝目錄programfilestencentQQflashshow 2這是你的QQ好友的QQ秀文件夾，可以放心刪除 安裝目錄programfilestencentQQQQMusicMhirlCache這里面的空間音樂的臨時文件夾 這里面的文件會占很大的空間，所以盡快刪除掉吧！ 桌面上下載的各種文件要處理并定期歸檔 將電腦保持在無垃圾文件、桌面整潔的狀態(tài) 平凡不美 經(jīng)過三個環(huán)節(jié)之后，怎樣保持電腦文件井然有序？ 結構 建立完善的 文件結構 命名 規(guī)范化地命 名文件夾 歸檔 周期性地將 文件歸檔 1 12 23 3 清潔 Seiketsu 4S 軟件 清潔 Seikets

10、u 4S 2、安裝軟件 1、下載軟件 安裝軟件要安裝在合適的位置，并且記住 這個位置。 卸載軟件后要到軟件安裝的地方將目錄徹 底刪除。 下載時，把軟件存放在規(guī)劃好的位置中； 資料 2、歸檔資料 1、下載資料 對資料要及時看閱，有用的要整理到分類 文件夾中（注意區(qū)分已完成和未完成的） 沒有用的果斷刪除。 培養(yǎng)每天清潔的良好習慣？ 下載的各種資料放在臨時文件夾； 總結 思想 清理 環(huán)境 整理 電腦 管理 工作 電腦的空間因整理變大！ 思想的空間因總結變擴！ 生活的空間因清理變寬！ 素養(yǎng) Shitsuke 5S 理理 平凡不美 素養(yǎng)清潔 整理整頓清掃 小結：電腦文件管理的”5S” 文件 架構 建 區(qū)

11、別 文件 分 定期 歸檔 歸 每日 整理 整 效果 不錯 推 如何去做 怎樣改進 為什么做 平凡不美 Skill 1：發(fā)揮我的文檔作用 1S 我的文檔能方便地在桌面上、開始菜單、 資源管理器、保存/打開窗口中找到，有利 于我們方便而快捷地打開、保存文件。 利用“我的文檔”中已有的目錄，也可以 創(chuàng)建自己的目錄，將經(jīng)常需要訪問的文件 存儲在這里。 我 的 文 檔 平凡不美 Skill 2：發(fā)揮快捷方式的便利 2S 如果我們經(jīng)常要快速訪問文件或文 件夾，那可以右擊選擇“創(chuàng)建快捷 方式”，再將生成的快捷方式放置 到你經(jīng)常停留的地方。 當然，當文件和文件夾不再需要經(jīng) 常訪問時，你需要及時將快捷方式 刪除，以免快捷方式塞堵了太多空 間或牽扯了你的注意力。 平凡不美 Skill 3：注意區(qū)分要處理的和已完成的 3S 當你看到一些PPT達人的分享時，可 以下載到一個臨時的“temp”文件 夾中。 待有空時，仔細閱看“temp”中的 PPT，對于值得收藏的作品，可以 按人名或分類地存放在文件夾中 及時地處理過期的文件，存放該保留 的，刪除不需要的，是一個好習慣。 科學的電腦文件管理帶來什么 平凡不美 好文件管理讓