淺談秘書工作的原則性與靈活性畢業(yè)論文

1、貴州警官職業(yè)技術(shù)學(xué)院 畢業(yè)設(shè)計（論文） 論文題目： 淺談秘書工作的原則性與靈活性 年 級: 學(xué) 號: 姓 名: 專 業(yè): 指導(dǎo)老師: 論文完成日期：二零一三年六月六日 摘 要 【摘要摘要】：本文圍繞秘書工作的辦文、辦會、辦事、辦商四大項為中心，淺談我國 秘書工作的原則性和靈活性的統(tǒng)一。以此樹立秘書工作的基本原則性，同時還兼?zhèn)?秘書工作的靈活性，并提高自身的政治素質(zhì)、文化素養(yǎng)、技能水平、身體體質(zhì)和精 明的辦事能力。使秘書工作能達到全局統(tǒng)一、和諧效應(yīng)！ 【關(guān)鍵詞關(guān)鍵詞】：秘書工作； 原則性； 靈活性； 統(tǒng)一； 目 錄 摘 要.ii 第一章 緒 論.1 第一節(jié) 背景和意義.1 第二節(jié) 主要方法和研究

2、進展.1 第三節(jié) 主要內(nèi)容和結(jié)構(gòu)安排.1 第二章 秘書工作的原則性與靈活性.2 第一節(jié) 秘書工作的原則性.2 （一）正面效益原則.2 （二）以領(lǐng)導(dǎo)工作為核心原則.2 （三）具體工作流程閉環(huán)運作原則.2 （四）受權(quán)理事雙重角色原則.2 （五）綜合協(xié)調(diào)強化整體功能原則.3 （六）有效信息溝通原則.3 第二節(jié) 秘書工作的靈活性.3 原理與關(guān)系.3 第三章 秘書工作的原則性與靈活性的統(tǒng)一.4 第一節(jié) 秘書工作在思想理論上的統(tǒng)一.4 第二節(jié) 秘書工作在管理體制上的統(tǒng)一.4 第三節(jié) 秘書工作在工作實踐上的統(tǒng)一.5 第四章 原則性、靈活性的統(tǒng)一與“和諧哲學(xué)”.6 結(jié) 論.7 參考文獻.8 完.1 第一章 緒

3、 論 第一節(jié) 背景和意義 隨著社會經(jīng)濟文化的飛速發(fā)展，使現(xiàn)代秘書工作的宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境都發(fā)生 了很大的變化，現(xiàn)代秘書在錯綜復(fù)雜的事務(wù)工作中不僅需要強有力的業(yè)務(wù)水平能力， 還需處理好原則性與靈活性的應(yīng)變矛盾關(guān)系，保障整體工作的質(zhì)量與效率的高低。 關(guān)系著秘書工作可否能全局有效性的進行。 第二節(jié) 主要方法和研究進展 主要方法： 運用文獻分析法、綜合分析法、定性分析法和探索性研究法等進行研究。 研究進展： 2013 年 3 月 1 日至 4 月 30 日 選題、收集資料、形成提綱 2013 年 5 月 1 日至 6 月 8 日 深入研究、完成初稿 2013 年 6 月 9 日至 6 月 16 日 論

4、文修改、定稿打印 第三節(jié) 主要內(nèi)容和結(jié)構(gòu)安排 主要內(nèi)容：做任何工作，都需堅持原則性與靈活性的統(tǒng)一。原則是基礎(chǔ)，靈活 是發(fā)展。秘書工作注重原則性與靈活性有機結(jié)合，做到“運用之妙，存乎一心” ，于 領(lǐng)導(dǎo)工作及事業(yè)建設(shè)具有十分重要的意義。 結(jié)構(gòu)安排：本文以縱貫式結(jié)構(gòu)方式為基礎(chǔ)，形成中心線；以并列式結(jié)構(gòu)為主， 論證中心線；以遞進式結(jié)構(gòu)方式為輔，推導(dǎo)中心線。三種結(jié)構(gòu)方式交錯并進，形成 一體。 第二章 秘書工作的原則性與靈活性 第一節(jié) 秘書工作的原則性 在實踐需要的基礎(chǔ)上，以科學(xué)的規(guī)律為依據(jù)，形成的行為標(biāo)準(zhǔn)和衡量相應(yīng)的準(zhǔn) 則就是原則。在秘書工作實踐中，遵循秘書工作的一般規(guī)律和特殊規(guī)律以及對立統(tǒng) 一的規(guī)律，

5、在處理各項事務(wù)中按相應(yīng)的原則辦事，有利于提高工作的質(zhì)量和效率， 增強工作的規(guī)范性，克服隨意性，有利于避免減少疏漏失誤。 （一）正面效益原則 秘書工作價值取向必須符合事業(yè)公利、組織公利，以有效補益和優(yōu)化社會效益、 組織管理效益和領(lǐng)導(dǎo)工作效益為出發(fā)點，在工作效能作用指向、工作過程指向、心 理及思維指向和素質(zhì)發(fā)展指向等方面，都以不斷提高正面效益為目標(biāo)。只有這樣， 才能自覺地開拓進取，嚴(yán)格要求自己，規(guī)范自己的思想和行為，不斷提高工作質(zhì)量 和效率。 （二）以領(lǐng)導(dǎo)工作為核心原則 秘書的一切職能活動，必須圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作展開，按領(lǐng)導(dǎo)工作的需要提供全面、 周密、及時、有效的服務(wù)。與領(lǐng)導(dǎo)工作目標(biāo)保持高度的一致性；以

6、為完成領(lǐng)導(dǎo)工作 計劃服務(wù)為依歸；注重樹立和維護領(lǐng)導(dǎo)威信，突出領(lǐng)導(dǎo)，隱蔽自己；圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作 目標(biāo)出謀獻策，拾遺補缺；注重對領(lǐng)導(dǎo)補益，做好鋪墊、代勞、拓展等綜合服務(wù)工 作；充分發(fā)揮紐帶和橋梁作用，密切領(lǐng)導(dǎo)與群眾、領(lǐng)導(dǎo)與社會公眾、領(lǐng)導(dǎo)與上級組 織、領(lǐng)導(dǎo)與往來單位的關(guān)系和聯(lián)系，代表公眾利益開展領(lǐng)導(dǎo)工作，樹立和維護良好 的領(lǐng)導(dǎo)形象和組織形象。 秘書工作最直接、最主要的具體任務(wù)就是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，只有以領(lǐng)導(dǎo)工作為 核心展開綜合，才能做到全面、周密、及時、有效，才能符合領(lǐng)導(dǎo)工作的實際需要， 才有利于在領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下，與領(lǐng)導(dǎo)配合默契，提高工作效率和效益。 （三）具體工作流程閉環(huán)運作原則 現(xiàn)代管理系統(tǒng)是一個開放系

7、統(tǒng)，秘書工作是開放的管理系統(tǒng)中的子系統(tǒng)，但在 處理具體事務(wù)的工作流程中，必須遵從閉環(huán)運作原則。 在各項業(yè)務(wù)活動中，各秘書崗位的分工、各工作環(huán)節(jié)必須有序銜接、首尾相連， 形成“閉環(huán)回路”和連續(xù)運作的工作流程，維護工作進程的有序性、穩(wěn)定性和連續(xù) 性，充分發(fā)揮整體功能。這樣，就可避免迷失方向或出現(xiàn)差錯，并有助于提高工作 效益。 （四）受權(quán)理事雙重角色原則 秘書在受權(quán)辦理特定工作事務(wù)中，兼有“領(lǐng)導(dǎo)代表”和“秘書”雙重角色。領(lǐng) 導(dǎo)者授權(quán)給秘書，指定其處理特定事務(wù)時，秘書擁有領(lǐng)導(dǎo)者委授的處理特定事務(wù)的 處置權(quán)，但其職務(wù)和身份，仍是秘書。人們在特定問題的處理過程中，把受權(quán)理事 的秘書作為領(lǐng)導(dǎo)人看待，而在相互

8、交往中又以對待秘書的慣例待之。 所以，既要代表領(lǐng)導(dǎo)把事務(wù)處理好，又要以秘書辦事的態(tài)度，忠實體現(xiàn)組織和 領(lǐng)導(dǎo)意圖，尊重各方，協(xié)調(diào)關(guān)系，自覺地用雙重身份的尺度，來要求自己，衡量自 己的工作行為。 （五）綜合協(xié)調(diào)強化整體功能原則 秘書在處理協(xié)調(diào)工作中,要按照整體大于部分之和的原理,充分發(fā)揮綜合部門的作 用,正確使用各種協(xié)調(diào)手段,從目標(biāo)、利益、功能、節(jié)奏等多方面促進各子系統(tǒng)、各要 素、各相關(guān)方面協(xié)調(diào)配合，緩化矛盾，強化整體合力，維護組織協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)。秘書協(xié) 調(diào)的基點，應(yīng)是強化整體功能，維護和增強整體合力，要通過協(xié)調(diào)使有關(guān)各方服從 大局，加強共識，緩化矛盾，維護組織的協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)。 （六）有效信息溝通原則 秘書

9、工作要以提高信息利用的效果為出發(fā)點，在悼念信息時盡可能全面、真實、 準(zhǔn)確，在加工處理信息時注重識別、篩選、分析、綜合，在傳輸傳輸時盡可能注重 針對性、有效性、適用性，盡可能性提高信息的利用。利用在防止泛濫、信息失真、 信息干擾等。 第二節(jié) 秘書工作的靈活性 原理與關(guān)系 原則性是指規(guī)章制度、法律法規(guī)和基本規(guī)律，靈活性是指處理問題的方式方法、 藝術(shù)性。兩者看似矛盾，卻可以完美結(jié)合。原則是基礎(chǔ)，靈活是發(fā)展，原則是靈活 變化的度，靈活是在原則限制范圍內(nèi)的靈活，又反作用于原則。當(dāng)個人意見與領(lǐng)導(dǎo) 的意見不一致時，遵守紀(jì)律、服從領(lǐng)導(dǎo)這是秘書工作的基本原則。對于自己的 意見，則可以選擇適當(dāng)?shù)臅r機，以委婉的方式

10、向領(lǐng)導(dǎo)表達，與領(lǐng)導(dǎo)溝通，這就是秘 書工作中的靈活性了。當(dāng)然，若發(fā)現(xiàn)有違法紀(jì)的行為或不當(dāng)之處，秘書應(yīng)堅持原則， 并勇于向領(lǐng)導(dǎo)提出。這也是秘書的基本準(zhǔn)則！ 靈活性原理，指計劃的靈活性越大，因未來意外事件引起損失的可能性就越小， 兩者是反比例關(guān)系。靈活性原理是計劃工作中最主要的原理，它主要針對計劃的制 定過程，使計劃本身具有適應(yīng)性，要求計劃的制定“量力而行，留有余地”。至于 計劃的執(zhí)行，則必須嚴(yán)格準(zhǔn)確，要“盡力而為，不留余地”。 靈活性是有一定限度的，它的限制條件是：一、不能總是以推遲決策的時間來 確保計劃的靈活性，必須考慮周全，當(dāng)機立斷。二、使計劃具有靈活性是要付出代 價的，甚至由此而得到的好處可

11、能補償不了它的費用支出，這就不符合計劃的效率 性。三、某些情況往往根本無法使用靈活性。如果允許其靈活處置，則可能產(chǎn)生極 為負(fù)面的影響。 綜上所述，大事講原則，小事講方法，靈活性與原則性的有效處理，將會更有 利于秘書工作的開展。 第三章 秘書工作的原則性與靈活性的統(tǒng)一 第一節(jié) 秘書工作在思想理論上的統(tǒng)一 原則性與靈活性是同一事物的兩個方面，它們因社會客觀需要而統(tǒng)一起來。人 是處在一定的社會關(guān)系之中的，而社會關(guān)系是復(fù)雜的。同時，社會生活、生產(chǎn)條件 相對于人們的需求也總是有限的。由于這種社會復(fù)雜多樣的原因，單靠原則性并不 能完全解決問題，原則性不應(yīng)該、也不可能把所有社會事物都規(guī)范起來。社會的復(fù) 雜多

12、樣，呼喚著人們之能動性和創(chuàng)造性的靈活發(fā)揮。結(jié)果，在發(fā)揮原則規(guī)范作用的 網(wǎng)線之間，留下了大量的空白地帶，這便是靈活性的活動空間。有了“原則性”與 “靈活性”的統(tǒng)一，人們改造自然、創(chuàng)造歷史的活動才得以有序并充滿活力。二者 的矛盾運動，推動了歷史的前進?？梢姡瓌t性與靈活性同時出現(xiàn)、相互間緊密結(jié) 合是必然的，不是主觀人為的，是事物發(fā)展的客觀需要。這是原則性與靈活性的外 在統(tǒng)一性。 在原則性與靈活性的辯證關(guān)系中，原則性寓于靈活性之中?？梢哉f，每一具體 的領(lǐng)導(dǎo)工作，表現(xiàn)的主要是靈活性，表達的主要是原則性。原則性體現(xiàn)的是一種社 會意志，是被社會主導(dǎo)力量所推崇的主觀見之于客觀的東西；靈活性是人的一種能 動作

13、用，表達的可能是客觀的、符合實際的，也可能是主觀的、違背實際的。由兩 者的外在統(tǒng)一性所決定，二者的結(jié)合必須相一致，不可能原則性是客觀的，靈活性 是主觀脫離客觀的，那樣，讓原則性寓于靈活性之中就會使原則性“喪失原則” 。兩 方面只有同時以客觀性為基礎(chǔ)，靈活性的主觀發(fā)揮只有符合了客觀實際，其相互的 結(jié)合才是科學(xué)的、正確的。這是原則性與靈活性的內(nèi)在統(tǒng)一性。 總之，原則性與靈活性的外在統(tǒng)一與內(nèi)在統(tǒng)一是客觀的。在外在統(tǒng)一上，沒有 離開原則性的靈活性，也沒有離開靈活性的原則性。在內(nèi)在統(tǒng)一上，離開了客觀性， 原則性就不再“原則” 、靈活性就會極端靈活化?？陀^性是原則性與靈活性相互結(jié)合 的根本依據(jù)。 第二節(jié)

14、秘書工作在管理體制上的統(tǒng)一 秘書工作只有同領(lǐng)導(dǎo)保持一致，才能更好地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，這是一切公私秘書部 門始終不變的基本原則。同領(lǐng)導(dǎo)保持一致，絕不是唯領(lǐng)導(dǎo)馬首是瞻、對群眾的呼聲 充耳不聞，僅僅充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的馬前卒、傳聲筒；而是在正確的信念、理念指導(dǎo)下，有 自己獨立人格、獨立思考和正確決斷的保持一致。 貓比大象靈活，顯然不僅僅是貓體重較輕，其身體結(jié)構(gòu)也便于縱躍翻滾。組織 的靈活性、創(chuàng)造性與其內(nèi)部體制有很大的關(guān)系。我們完全可以在保證組織性質(zhì)（原 則性）的情況下，通過對其內(nèi)部結(jié)構(gòu)適當(dāng)?shù)淖儞Q，提高這個組織的靈活性，使原則 性與靈活性在新的組織體制下實現(xiàn)理想的結(jié)合。 系統(tǒng)論的觀點認(rèn)為，一個由相互聯(lián)系、互相制約的若

15、干部分組成的整體，經(jīng)過 優(yōu)化設(shè)計后，整體功能能夠大于部分之和，產(chǎn)生 112 的組織效應(yīng)。貓比大象靈 活就說明了這一點。當(dāng)然，并不是所有系統(tǒng)都有這種“組織效應(yīng)” ，組織效應(yīng)的產(chǎn)生 是有條件的。系統(tǒng)論的核心問題，實質(zhì)是研究系統(tǒng)的最優(yōu)化問題，即如何使系統(tǒng)功 能整體大于部分之和。一個領(lǐng)導(dǎo)者，在將原則性與靈活性結(jié)合時，利用系統(tǒng)的方法， 在自己的領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)域內(nèi)，適時、果敢地調(diào)整和優(yōu)化管理體制，這種體制既能充分包容 或增強原則性，又能大大提高靈活性，使所轄系統(tǒng)的機能煥發(fā)出旺盛的生機和活力。 大事講原則，小事講方法，將組織的靈活性與原則性處理好，將會更有利于工作的 開展。 各級黨政機關(guān),企事業(yè)單位都需要擁有大批精

16、明能干的秘書,才能適應(yīng)現(xiàn)代社會 高效率的管理模式和新的發(fā)展勢頭,因此,秘書人員在不斷擴充理論、應(yīng)用知識、提 高各種辦事能力的同時,還必須靈活自如地應(yīng)用秘書工作中應(yīng)具備的藝術(shù)性,最終將 秘書工作做到游刃有余。 第三節(jié) 秘書工作在工作實踐上的統(tǒng)一 探討原則性與靈活性的結(jié)合問題，實質(zhì)上是研究在什么前提下選擇靈活性的問 題。在一個工作點上，一個確定的原則性周圍存在著眾多個理論上的靈活性，其中 每一個靈活性都有可能與這個原則性結(jié)合。它們一旦結(jié)合，理論就成了實際。在領(lǐng) 導(dǎo)工作領(lǐng)域里，秘書要做的是如何使這個實際結(jié)合成為正確結(jié)合，保證事業(yè)的成功 運營，這便是我們要尋找的前提。 全局性是一種客觀性，從全局出發(fā)的

17、一切考慮歸根結(jié)底都是客觀的選擇，是原 則性與靈活性相結(jié)合的基本依據(jù)。只有站在全局的角度，領(lǐng)導(dǎo)者才能高屋建瓴，超 脫于瑣碎事務(wù)。全局性是具體的，不是抽象的，只要領(lǐng)導(dǎo)者具備了全局意識，賦予 靈活性以全局性的內(nèi)涵，是很容易在工作中對眾多靈活性進行取舍操作的。以往原 則性與靈活性的結(jié)合錯誤或失敗，歸根結(jié)底，都是以犧牲全局性為代價的。所以， 全局性作為實際工作中原則性與靈活性的結(jié)合點是當(dāng)之無愧的。全局性本身作為一 切原則的一個“原則” ，同時又能包容靈活性在其間的創(chuàng)造發(fā)揮。1936 年西安事變 的和平解決促成了中國抗日民族統(tǒng)一戰(zhàn)線的形成就說明了這一點。只有從大局出發(fā)， 制定或選擇的策略及靈活性才能符合客

18、觀實際，才具有生命力。 秘書工作是上情下達、下情上報的樞紐,有調(diào)度、協(xié)調(diào)、綜合加工的作用。秘書 人員處在這樣一個重要位置,就得按領(lǐng)導(dǎo)者的意圖前進,服從于領(lǐng)導(dǎo)。但秘書必須明 白服從并不等于盲從和不加分析的附和(這里談及的”分析”有兩層意思:一是從分 析中加深理解領(lǐng)導(dǎo)意圖,增強執(zhí)行的信心;二是從分析中拾遺補缺,起進一步完善的作 用)。按領(lǐng)導(dǎo)者的意見辦事,也只能是執(zhí)行正確的意見,對一些不正確的、違法亂紀(jì)、 以權(quán)謀私的點子或行為,不僅不能辦,還要堅決抵制和反對,只有這樣才能成為名副其 實的“優(yōu)秀秘書” 。 第四章 原則性、靈活性的統(tǒng)一與“和諧哲學(xué)” 原則性與靈活性永遠是一對矛盾，但沒有絕對的對立，只有

19、統(tǒng)一起來才能和諧。 辯證法認(rèn)為，世界是多樣性統(tǒng)一的物質(zhì)世界。這個物質(zhì)世界，是由相互聯(lián)系、相互 作用、相互制約的各個方面、各個個體組成的有機整體。人類社會和自然是一個有 機整體，人類社會內(nèi)部也是一個有機整體。我們?nèi)绻姓J(rèn)這一點，那么就必須強調(diào) 對立的雙方，在一定條件下的共生共存。這就絕對需要有“矛盾的斗爭性與同一性 之間的辯證關(guān)系”的政治哲學(xué)觀和自然哲學(xué)觀的指導(dǎo)。為了和“斗爭哲學(xué)”的政治 哲學(xué)觀相區(qū)別，我們不妨稱之為“和諧哲學(xué)”的政治哲學(xué)觀。 矛盾同一性的外在表現(xiàn)形式，就是事物整體的和諧、合作、團結(jié)、統(tǒng)一、聯(lián)合、 調(diào)和、均勢、平衡、凝聚等。從唯物辯證法的觀點來看，矛盾的斗爭性和同一性的 最終目的，都是為了求得和諧。只不過前者主要是為了在新的基礎(chǔ)上獲得新的和諧。 后者主要是為了維系原有的和諧。矛盾的斗爭性，之所以被認(rèn)為是絕對的，這是從 “事物的發(fā)展是絕對的”這個意義上來理解的，而不應(yīng)該從“斗爭就是目的”這個 意義上來理解。當(dāng)然，為了維系原有的和諧，也是要經(jīng)過堅持不懈的努力和斗爭的。 這正是矛盾同一性中斗爭性，以及矛盾斗爭性的同一性的真正含義 秘書工作的原則性與靈活性是辯證統(tǒng)一的。沒有原則性,只有靈活性,工作就會 失去大方向;只有原則性,沒有靈活性,工作就會失去創(chuàng)造性。正確處理好原則性與