汽車4S店配件入庫管理規(guī)定

1、1. 目的 規(guī)范配件入庫管理行為，嚴格把好配件入庫關，從配件進入倉庫的最初環(huán)節(jié)開始，建立良好的庫存管理秩序，使配件入庫過程：質量合格、憑據(jù)有效、計量準確、名實相符、記錄清晰、便于追溯。2. 范圍本規(guī)定適用*集團所有售后服務經(jīng)營單位備件庫的配件入庫管理。3. 職責3.1 備件倉管員負責本單位倉庫的物資存放規(guī)劃、日常存儲、入庫、出庫管理，對配件入庫負具體管理責任；3.2 備件主管負責本單位備件管理，對備件倉庫管理進行把關、督促，對配件入庫管理負直接領導責任；3.3 售后服務經(jīng)理負責督促相關責任人認真執(zhí)行本規(guī)定，協(xié)調本單位各部門之間有關備件方面的工作關系，對本單位的備件管理負總責。4. 備件到貨驗收

2、包括清點備件數(shù)量、核對單證和檢查備件質量。4.1 清點備件數(shù)量主要是核對備件的到貨數(shù)量與到貨清單上的數(shù)量是否一致，如果不一致必須認真做好登記，及時和供貨商溝通，查明原因解決問題；4.2 核對單證包括核對計劃單、訂單與到貨清單、發(fā)票等計量單位、數(shù)量、金額是否準確無誤，發(fā)現(xiàn)問題必須及時查明原因并解決；4.3 檢驗備件質量主要是檢驗是否有損壞的零件，如果有損壞必須及時做到：4.3.1 立即填寫不合格品記錄表和供方評價記錄表，對檢驗發(fā)現(xiàn)有損壞的備件單獨放置在“不合格區(qū)”；4.3.2 立即與供貨商（包括承運商、供應商）取得聯(lián)系，對該批零件進行索賠；5. 備件清點的同時，應做好相關記錄工作：5.1 在備件

3、外包裝上標注入庫日期，以便在發(fā)貨時做到“先進先出” ；5.2 對于安全件，認真填寫安全數(shù)據(jù)表和安全件清單 ；6. 清點驗收無誤立刻辦理配件入庫手續(xù)，在配件入庫時必須做到：6.1 入庫操作時務必認真核對供貨商名稱、配件編碼、配件名稱、計量單位、入庫數(shù)量和金額，確保與到貨清單、采購發(fā)票等完全一致；6.2 辦理備件入庫時，必須認真核對備件對應的倉位，對于沒有倉位的備件應及時合理設置倉位。6.3 外采購零件入庫時，其備件編碼確定為以該零件原廠編碼加后綴的形式確定；對于沒有原廠編碼的配件，用該配件名稱的漢語拼音碼代替，同時必須注明該配件的使用車型、年款等配件屬性。6.4 將零件按倉位正確擺放在貨架上，同

4、時在對應的進銷存卡上進行登記。6.5 打印備件采購入庫單后，再次核對實物、發(fā)票（或到貨清單）、存放倉位等是否一致。6.6 完成入庫操作后，應將計劃單、備件訂單、到貨清單、備件采購入庫單裝訂在一起妥善保存，作為財務報銷憑證。7. 所有備件到貨必須立即辦理驗收入庫，未辦理入庫前一律不允許出庫。8. 屬備件部管理的所有配件、材料、輔料等，均必須在*售后系統(tǒng)中辦理入庫，倉庫不得出現(xiàn)任何*系統(tǒng)之外的帳外物資。8.1 對于集團內部調撥入庫的配件，應以經(jīng)審批有效的零件內部調撥申請單和調出單位的出庫單為憑證，辦理入庫手續(xù)；8.2 對于暫無發(fā)票，無法確定配件價格而生產(chǎn)急需的配件，應根據(jù)到貨單或其他相關單證所注明

5、的價格（或當前廠家配件供貨價格或歷史采購價格），采用暫估入庫方式辦理入庫，待取得發(fā)票明確價格后，及時作調帳處理。暫估入庫及調帳涉及的單證必須單獨存放保管，及時交本單位財務會計。8.3 對于從同品牌其他網(wǎng)點臨時借用的配件，應以經(jīng)審批的網(wǎng)點間零件借用表為憑證，按對應的當前廠家供貨價格或歷史采購價格辦理借用入庫，借件憑證于當天交財務保管，歸還時辦理借用退庫手續(xù)。8.4 對于廠家提供的“以舊換新”不收取費用的配件（例如：召回維修用、促銷活動用零件、材料等），應單獨建立賬冊， 獨立進行進銷存管理，所有相關憑證必須裝訂完整妥善保管。8.5 對于車間回收的可再利用的零件，財務主管確認、服務經(jīng)理批準，與舊件管

6、理員辦理交接手續(xù)后，以零成本或修復到可再利用狀況所花費用成本辦理入庫。8.6 外協(xié)加工件驗收，加工質量由質檢員負責檢驗并簽名確認，并及時在對外包方的評估記錄表中記載質量、服務信息，其他按上述相關規(guī)定辦理。9. 配件入庫后，及時做好備件損壞情況、訂貨缺件情況和備件價格變化情況統(tǒng)計、核對，并通報備件計劃員、備件主管。10. 配件辦理入庫后，備件部必須及時更新訂貨看板，及時將到貨信息有效通知到訂貨部門、訂貨人員，確保及時通知用戶或待料班組。11. 入庫過程中對于廠家更新編碼的零件，必須在電腦系統(tǒng)中、備件進銷存卡上明確注明替代關系等信息，為日后準確發(fā)貨創(chuàng)造條件。12. 獎懲規(guī)定12.1 違反本規(guī)定，對

7、配件入庫不認真，導致庫存誤差的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)給予主要責任人100-500元罰款；12.2 配件入庫不及時錄入系統(tǒng)、不及時登記進銷存卡，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)處以50元/次的罰款。12.3 配件到貨入庫后，不及時更新訂貨看板，不及時將到貨信息有效通知到訂貨部門、訂貨人員超過半個工作日，對倉管員、備件計劃員各處以100元罰款，備件主管處以50元罰款。12.4 所有配件入庫、驗收等單證，必須由經(jīng)辦人員簽名，凡抽查發(fā)現(xiàn)未簽名單證，對相關經(jīng)辦人應給予每份50元罰款，由此導致?lián)p失的，由責任人按進貨價全額賠償；12.5 發(fā)現(xiàn)到貨存在的數(shù)量、質量、包裝等問題，不及時處理或記錄不符合規(guī)定，導致索賠失敗的，由責任人按進貨價全額賠償

8、；12.6 對配件編碼發(fā)生變化，不按本規(guī)定詳細記錄配件屬性的，每發(fā)現(xiàn)一例，給予責任人100元罰款；12.7 堅持原則，拒絕、制止、舉報違規(guī)行為的，視情形給予獎勵100-500元。13. 附件：供方評價記錄表對外包方評估記錄表不合格品記錄表安全件清單安全數(shù)據(jù)表備件采購入庫單供方評價記錄表 編號 供貨單位產(chǎn)品編碼產(chǎn)品名稱規(guī) 格生 產(chǎn) 廠 家評估內容評估項目評估結果評估人對供方的能力或質量體系進行現(xiàn)場評價或評估 對產(chǎn)品樣品進行質量評價結果： 對產(chǎn)品持續(xù)供應情況進行評估結果：對比其它用戶的使用經(jīng)驗結果：最終評定： 評定人：審批人意見： 年 月 日填表說明：此表用于記錄對供方評價的各項內容，必須確保真實

9、、客觀。 所有簽名必須由相應負責人親筆手寫簽名，否則一律拒絕受理對外包方的評估記錄表企業(yè)/地址:工作訂單號碼維修委托單 號碼車型結果 (x)抱怨/意見的內容 已完成檢查人:日期牌照號oknot ok( )姓名 / 簽名填表說明：此表用于記錄外包服務的各項實施結果，必須確保真實、客觀。 所有簽名必須由相應負責人親筆手寫簽名，否則一律拒絕受理。不合格品記錄表備件編碼備件名稱數(shù)量入庫時間保質期損壞程度損壞原因分析鑒定人鑒定日期處理意見備件主管填表說明：1、 本表用于不合格品記錄2、 發(fā)現(xiàn)庫存不合格品必須及時組織鑒定，并認真填寫此表3、 損壞程度、損壞原因分析由鑒定人根據(jù)鑒定結果填寫4、 處理意見由備

10、件主管填寫所有相關人員必須手寫簽名，電腦打印簽名無效，一旦發(fā)現(xiàn)追究相關人員責任。安全件清單序號倉位編碼備件編碼備件名稱安全標識保質期限到期日期入庫日期庫存數(shù)量入庫批號備注1234567891011121314151617181920制表： 審核： 填寫說明：1、 本表用于記載庫存安全件信息，便于安全件追蹤；2、 本表中“安全標識”一欄內容應與粘貼于實物上的安全標識編號一致3、 同一配件有不同入庫時間的，必須分別在實物“安全標識”上標注“入庫批號”，并在本表對應欄目記載。4、 制表、審核相關人員必須手寫簽名，電腦打印簽名無效，一旦發(fā)現(xiàn)追究相關人員責任。安全數(shù)據(jù)表序號倉位碼名稱用途化學成份 危險類別使用條件儲存要求處理要求制表： 審核： 日期：填表說明：1、 本表用于記載庫存危險品安全數(shù)據(jù)；2、 本表必須依據(jù)庫存危險品屬性認真詳實填寫，庫存危險品更新或品種變化時應及時更新或補充；3、 倉庫所有工作人員必須熟知本表記錄的各項內容；4、 制表、審核相關人員必須手寫簽名，電腦打印簽名無效，一旦發(fā)現(xiàn)追究相關人員責任。備件采購入庫單單位名稱 入庫時間入庫單號供應商