行政部運(yùn)營手冊(cè)

1、 目錄第一章 崗位職責(zé)和工作內(nèi)容1、 行政總監(jiān)崗位職責(zé)-（3）2、 行政經(jīng)理崗位職責(zé)-（4）3、 行政專員崗位職責(zé)-（5）4、 行政秘書崗位職責(zé)-（6）5、 后勤主管崗位職責(zé)-（7）6、 司機(jī)崗位職責(zé)-（8）第二章 工作流程與制度一、工作流程1、文件收發(fā)-（9）2、檔案管理-（10）3、印章管理-（11）4、辦公制度制定-（12）5、行政事務(wù)處理-（14）6、行政經(jīng)費(fèi)預(yù)算-（15）7、行政經(jīng)費(fèi)控制-（17）8、會(huì)議管理-（18）9、活動(dòng)組織-（19）10、接待管理-（20）11、宿舍管理-（21）12、車輛管理-（22）13、司機(jī)出車-（23）二、現(xiàn)行制度1、文書管理規(guī)定-（24）2、檔案管理

2、制度-（32）3、宿舍管理制度-（34）4、車輛管理制度-（36）5、辦公室準(zhǔn)則-（38）6、辦公室獎(jiǎng)懲制度-（40）7、值班經(jīng)理制度-（42）8、辦公室會(huì)務(wù)組織管理規(guī)定-（44）第三章 表格與單據(jù)1、酒店司機(jī)每日工作安排表-（46）2、酒店司機(jī)出車工作安排表-（47）3、酒 店 車 輛 請(qǐng) 修 單-（48）4、總值經(jīng)理排班表-（49）5、公文呈報(bào)表-（50）6、合同審批表-（51）7、文 件 辦 理 表-（52）8、公章使用申請(qǐng)表-（53）9、已批文件下發(fā)登記表-（54）10、檔案借閱登記表-（55）11、固定資產(chǎn)驗(yàn)收單-（56）12、固定資產(chǎn)調(diào)撥單-（57）13、固定資產(chǎn)報(bào)修單-（58）1

3、4、固定資產(chǎn)報(bào)廢單-（59） 第 2 頁 共 63 頁 標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)作程序 standard operating procedure 天然溫泉度假村行政部管理手冊(cè) 第一章 崗位職責(zé)和工作內(nèi)容一、 行政總監(jiān)崗位職責(zé)（編號(hào)：dt-exe-001）直屬上級(jí) 副總經(jīng)理直屬下級(jí) 行政經(jīng)理、人事經(jīng)理、保安經(jīng)理、工程經(jīng)理崗位職責(zé)范圍1、 規(guī)范制度管理2、 行政事務(wù)處理3、 下屬人員管理工作內(nèi)容1、 參與制定酒店年度管理費(fèi)用總預(yù)算和季度預(yù)算調(diào)整，匯總、審核下級(jí)部門上報(bào)的月度預(yù)算。2、 審核人力資源、行政辦公、后勤總務(wù)、安全保衛(wèi)、公關(guān)、工程技術(shù)等行政管理相關(guān)規(guī)章制度。3、 審核人事、行政、辦公、總務(wù)、安全、公關(guān)、技術(shù)

4、功能年度計(jì)劃和各類方案。4、 審核行政管理方針、措施和分管部門的工作細(xì)則。5、 負(fù)責(zé)重要對(duì)外接待和公關(guān)事務(wù)的組織、安排和實(shí)施，在上級(jí)的安排下代表酒店參加重大活動(dòng)。6、 負(fù)責(zé)酒店法律事務(wù)的組織工作，指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查酒店保密工作的執(zhí)行，負(fù)責(zé)重大突發(fā)行政事件的調(diào)查和處理。7、 定期對(duì)下屬部門的工作進(jìn)行檢查并提出改進(jìn)意見和要求，指導(dǎo)酒店后勤工作的開展。8、 負(fù)責(zé)分管部門經(jīng)理考核和各分管部門主管考核結(jié)果的審核。9、 組織分管部門和人員績(jī)效考核工作的實(shí)施，處理分管部門人員的考核申訴。二、 行政經(jīng)理崗位職責(zé)（編號(hào)：dt-exe-002）直屬上級(jí) 行政總監(jiān)直屬下級(jí) 行政專員、后勤主管、行政秘書崗位職責(zé)范圍1、

5、 制度規(guī)范建設(shè)2、 行政事務(wù)管理3、 公共關(guān)系管理4、 文書檔案管理5、 后勤總務(wù)管理6、 下屬人員管理工作內(nèi)容1、 制定和維護(hù)酒店各項(xiàng)通用管理制度，組織各部門制訂和完善管理流程。2、 制定辦公、行政、總務(wù)、公關(guān)等功能的年度計(jì)劃。3、 制定部門工作細(xì)則，組織制定酒店年度、季度、月度、周工作計(jì)劃。4、 負(fù)責(zé)酒店值班工作安排和協(xié)調(diào)。5、 主持召開酒店及部門的各類會(huì)議。6、 簽批酒店內(nèi)部各類行文的辦理意見，督導(dǎo)酒店檔案管理工作。7、 負(fù)責(zé)印章管理和文件用印管理工作。8、 負(fù)責(zé)重要對(duì)外接待和公關(guān)事務(wù)的組織、安排和實(shí)施。9、 負(fù)責(zé)酒店突發(fā)公關(guān)危機(jī)的調(diào)查和處理。10、 負(fù)責(zé)酒店各類責(zé)任目標(biāo)的督察、協(xié)調(diào)、反

6、饋和考核。11、 督導(dǎo)酒店后勤和總務(wù)工作。12、 負(fù)責(zé)組織開展部門培訓(xùn)工作。13、 負(fù)責(zé)部門主管考核和各主管對(duì)下屬考核結(jié)果的審核。14、 負(fù)責(zé)部門的成本管理工作。15、 組織行政人員的績(jī)效考核過程，協(xié)助行政總監(jiān)處理績(jī)效考核的申訴。三、 行政專員崗位職責(zé)（編號(hào)：dt-exe-003）直屬上級(jí) 行政部經(jīng)理崗位職責(zé)范圍1、 協(xié)助管理制度建設(shè)2、 行政事務(wù)管理3、 公關(guān)關(guān)系管理工作內(nèi)容1、 協(xié)助擬訂酒店各項(xiàng)通用管理制度，協(xié)助各部門制訂和完善管理流程。2、 協(xié)助制定辦公、行政、總務(wù)、公關(guān)等功能的年度計(jì)劃。3、 協(xié)助制定部門工作細(xì)則，協(xié)助制定酒店年度、季度、月度、周工作計(jì)劃。4、 負(fù)責(zé)酒店經(jīng)理值班、節(jié)假日

7、值班安排。5、 負(fù)責(zé)酒店報(bào)刊的征訂工作。6、 負(fù)責(zé)組織副總辦公會(huì)議、部門內(nèi)部會(huì)議的召開及會(huì)議決議的跟蹤落實(shí)。7、 負(fù)責(zé)酒店及本部門行政管理費(fèi)用的預(yù)算、決算草案編制工作。8、 負(fù)責(zé)酒店各類證照、批復(fù)的申辦、保管、變更、年審及注銷工作。9、 負(fù)責(zé)組織開展酒店工會(huì)、團(tuán)委、義工組等相關(guān)社團(tuán)工作及活動(dòng)。10、 負(fù)責(zé)組織開展政府舉辦的酒店各項(xiàng)創(chuàng)優(yōu)、評(píng)優(yōu)工作。11、 協(xié)助做好酒店內(nèi)外關(guān)系協(xié)調(diào)。12、 協(xié)助重要對(duì)外接待和公關(guān)事務(wù)的組織、安排和實(shí)施。13、 負(fù)責(zé)組織酒店質(zhì)檢工作。14、 負(fù)責(zé)組織酒店信息收集和信息調(diào)研工作的開展。15、 完成上級(jí)安排的其他工作任務(wù)。四、 行政秘書崗位職責(zé)（編號(hào)：dt-exe-00

8、4）直屬上級(jí) 行政部經(jīng)理崗位職責(zé)范圍1、 文書檔案管理2、 會(huì)務(wù)組織管理3、 事務(wù)協(xié)調(diào)處理4、 領(lǐng)導(dǎo)秘書服務(wù)工作內(nèi)容1、 負(fù)責(zé)起草以總經(jīng)理或總經(jīng)辦名義發(fā)出的各類公文。2、 負(fù)責(zé)起草以酒店名義發(fā)出的各類對(duì)外公文、信件。3、 負(fù)責(zé)撰寫酒店總經(jīng)理、副總經(jīng)理參加各類活動(dòng)的發(fā)言稿。4、 協(xié)助擬定酒店各類經(jīng)營管理方案和年度總結(jié)計(jì)劃。5、 負(fù)責(zé)酒店外部來文、內(nèi)部呈文、發(fā)文等各種行文處理工作。6、 負(fù)責(zé)酒店及總經(jīng)理信函、信件的接收處理工作。7、 負(fù)責(zé)酒店文件的打印、復(fù)印和裝訂工作。8、 負(fù)責(zé)酒店文件的匯總、整理、編號(hào)和歸檔管理工作。9、 負(fù)責(zé)總經(jīng)理召開的各種會(huì)議的組織工作及會(huì)議決議的跟蹤落實(shí)工作。10、 負(fù)責(zé)

9、總經(jīng)理召開各種會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要整理工作。11、 負(fù)責(zé)酒店用印工作。12、 負(fù)責(zé)根據(jù)總經(jīng)理的工作目標(biāo)指令，協(xié)調(diào)跨部門推進(jìn)的各項(xiàng)工作。13、 負(fù)責(zé)收集和處理同行和市場(chǎng)信息，為總經(jīng)理決策提供參謀建議。14、 負(fù)責(zé)提供總經(jīng)理日常秘書服務(wù)工作。15、 完成上級(jí)安排的其他工作任務(wù)。五、 后勤主管崗位職責(zé)（編號(hào)：dt-exe-005）直屬上級(jí) 行政部經(jīng)理直屬下級(jí) 司機(jī)崗位職責(zé)范圍1、 后勤制度建設(shè)2、 員工后勤管理3、 總務(wù)工作管理4、 下屬人員管理工作內(nèi)容1、 協(xié)助員工宿舍、食堂、辦公、車輛、資產(chǎn)等后勤總務(wù)管理制度，負(fù)責(zé)后勤管理制度的監(jiān)督、落實(shí)。2、 負(fù)責(zé)員工食宿安排及員工宿舍、食堂的環(huán)境、衛(wèi)生、紀(jì)律等相關(guān)

10、管理工作。3、 負(fù)責(zé)員工食宿費(fèi)用的預(yù)算、結(jié)算工作。4、 負(fù)責(zé)酒店車輛的調(diào)配安排。5、 負(fù)責(zé)編制車輛年度、月度維修保養(yǎng)計(jì)劃，組織開展車輛的定期維護(hù)、保養(yǎng)。6、 負(fù)責(zé)酒店車輛年檢、保險(xiǎn)、稅費(fèi)等相關(guān)手續(xù)的組織辦理。7、 負(fù)責(zé)組織酒店車輛費(fèi)用的預(yù)算、結(jié)算工作。8、 負(fù)責(zé)車輛事故的處理，開展事故原因的調(diào)查工作。9、 負(fù)責(zé)組織落實(shí)酒店辦公公共環(huán)境衛(wèi)生工作及節(jié)能工作。10、 負(fù)責(zé)酒店辦公設(shè)施設(shè)備的申購、配置及維護(hù)保養(yǎng)工作。11、 負(fù)責(zé)酒店辦公電話費(fèi)用的統(tǒng)計(jì)管理工作。12、 負(fù)責(zé)酒店固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理工作。13、 負(fù)責(zé)酒店經(jīng)營臨時(shí)所需的人力、物資調(diào)配工作。14、 負(fù)責(zé)對(duì)司機(jī)進(jìn)行培訓(xùn)、考核。15、 完成

11、上級(jí)安排的其他工作任務(wù)。六、 司機(jī)崗位職責(zé)（編號(hào)：dt-exe-006）直屬上級(jí) 后勤主管崗位職責(zé)范圍1、 提供出車服務(wù)2、 車輛性能維護(hù)工作內(nèi)容1、 負(fù)責(zé)提供酒店內(nèi)部公務(wù)用車服務(wù)和客人租車服務(wù)。2、 協(xié)助前廳部提供主樓與附樓之間的擺渡車服務(wù)。3、 負(fù)責(zé)定期對(duì)車輛性能進(jìn)行檢查和維護(hù)保養(yǎng)工作。4、 負(fù)責(zé)酒店領(lǐng)導(dǎo)車輛的檢查、保潔和維護(hù)保養(yǎng)工作。5、 負(fù)責(zé)掌握車輛維修保養(yǎng)的業(yè)務(wù)知識(shí)，對(duì)車輛的一般鼓掌能快速分析、判斷并及時(shí)排除。6、 負(fù)責(zé)了解當(dāng)?shù)亟煌ü芾碚叻ㄒ?guī)和事故處理的業(yè)務(wù)知識(shí)，熟悉當(dāng)?shù)氐缆贰⒔煌?、氣象情況。7、 執(zhí)行酒店車輛安全管理制度，確保車輛無碰撞、無刮花、無損壞。8、 負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)保險(xiǎn)公司、維

12、修廠處理和解決交通事故。9、 負(fù)責(zé)監(jiān)督車輛日常維修工作。10、 負(fù)責(zé)按要求做好車輛行駛記錄、費(fèi)用登記申報(bào)工作。11、 協(xié)助上級(jí)辦理車輛相關(guān)手續(xù)。12、 完成上級(jí)安排的其他工作任務(wù)。第一章 工作流程與制度一、工作流程政策和程序policy&procedure編號(hào)：p&p-exe-001文件收發(fā)步驟-step標(biāo)準(zhǔn)-standard提示-tips1收文處理l 收到文件后，及時(shí)填寫收發(fā)文件登記表l 填寫收文登記表2、文件分類及審核簽發(fā)l 根據(jù)文件類型進(jìn)行文書分類l 根據(jù)文件類型，擬訂辦公室意見l 及時(shí)送至審批領(lǐng)導(dǎo)，督促文件審批速度l 審核、簽發(fā)在文件傳遞中要填寫文件簽收表，記錄文書傳遞時(shí)間及情況l 填

13、寫公文呈報(bào)表l 填寫內(nèi)部公文簽收表3、發(fā)文處理l 根據(jù)審核、簽發(fā)意見及時(shí)發(fā)送至相關(guān)部門l 記錄文件接收情況，確保文件精神準(zhǔn)確下發(fā)至相關(guān)部門l 填寫收發(fā)文登記表4、文件保存l 重要文件進(jìn)行整理分類l 編制成卷并定期查閱、更新l 制定各類文件保存目錄政策和程序policy&procedure編號(hào)：p&p-exe-002檔案管理步驟-step標(biāo)準(zhǔn)-standard提示-tips1檔案整理l 根據(jù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行文件收集，并將起整理形成檔案按雛形l 檔案目錄表2、檔案分類l 根據(jù)檔案性質(zhì)對(duì)其進(jìn)行分類，在將同一類型檔案進(jìn)行細(xì)分，便于檔案編號(hào)3、檔案編號(hào)管理l 分好類的檔案按照規(guī)定對(duì)其進(jìn)行編號(hào)，以便于日后

14、工作查找l 分類檔案目錄4、檔案歸類管理l 將已分類、編碼的檔案進(jìn)行歸檔、保存l 對(duì)于保存期限不同的檔案進(jìn)行定期檢查l5、檔案調(diào)閱管理l 根據(jù)檔案登記限制檔案借閱l 對(duì)檔案借閱過程進(jìn)行登記管理l 檔案借閱表6、檔案清理l 定期打掃檔案存放處，并對(duì)其進(jìn)行盤點(diǎn)l 將過期或者報(bào)廢的檔案及時(shí)清理、銷毀l政策和程序policy&procedure編號(hào)：p&p-exe-003印章管理步驟-step標(biāo)準(zhǔn)-standard提示-tips1印章刻制l 根據(jù)公司用章要求提出申請(qǐng)，填寫申請(qǐng)表l 申請(qǐng)表報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核審批l 選擇印章刻制公司進(jìn)行印章刻制l 檔案目錄表2、制定印章管理規(guī)定l 根據(jù)印章用途制定印章管理規(guī)定

15、，明確印章的使用范圍、使用程序和保管辦法3、印章保管l 根據(jù)別授權(quán)的保管權(quán)限對(duì)印章進(jìn)行保管l 分類檔案目錄4、印章使用l 嚴(yán)格保障使用的規(guī)范性，遵守印章使用程序l5、印章廢棄l 根據(jù)公司實(shí)際情況提出申請(qǐng)l 根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定和公司印章管理辦法，印章廢棄應(yīng)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提出申請(qǐng)并備案l 檔案借閱表政策和程序policy&procedure編號(hào)：p&p-exe-004-01辦公制度制定步驟-step標(biāo)準(zhǔn)-standard提示-tips1收集制度建議和要求l 了解與制度有關(guān)的人員和部門的意見和建議l 確保制度制定的有效、可行性2、起草制度草案l 起草過程必須時(shí)刻保持同相關(guān)部門和人員的聯(lián)系，傾聽他們對(duì)制度所

16、涉及內(nèi)容的想法l 需要參考公司其他制度和舊制度，確保同舊制度和其他制度的有效銜接l 參考國家法律法規(guī)，避免制度內(nèi)容違法3、組織會(huì)議討論l 行政部組織討論會(huì)議，對(duì)初步擬訂的制度條款進(jìn)行討論和完善l 參會(huì)討論人員包括公司高層領(lǐng)導(dǎo)、各部門的負(fù)責(zé)人和行政部主管級(jí)以上員工l 對(duì)參會(huì)人員的意見和建議進(jìn)行匯總，在此基礎(chǔ)上，對(duì)制度條文進(jìn)行完善4、制度草案公示l 在初稿完成后需要在公司顯著位置張貼共示l 請(qǐng)公司員工對(duì)制度初稿提出意見，并收集員工意見政策和程序policy&procedure編號(hào)：p&p-exe-004-02辦公制度制定（續(xù)）步驟-step標(biāo)準(zhǔn)-standard提示-tips5、修改完善制度草案l

17、 在公示期間收集的員工各類意見和建議，并進(jìn)行匯總、分類l 在此基礎(chǔ)上對(duì)制度進(jìn)行修改完善6、制度草案報(bào)審l 將修改完善的制度報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批l 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)制度草案進(jìn)行審核通過后，簽字生效，如上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為有待改進(jìn)，則提出改進(jìn)意見，交行政部修改完善，直到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核通過為止7、制度實(shí)施l 制定發(fā)布辦公制度的通知和公告l 組織公司員工了解和學(xué)習(xí)新制度l 按照新制度要求開展工作政策和程序policy&procedure編號(hào)：p&p-exe-005行政事務(wù)處理步驟-step標(biāo)準(zhǔn)-standard提示-tips1、制定事務(wù)處理規(guī)范l 制定行政事務(wù)處理規(guī)定l 將行政事務(wù)處理規(guī)定報(bào)相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)審核、審批后執(zhí)行2、

18、接受事務(wù)處理任務(wù)l 行政部工作人員根據(jù)各自崗位職責(zé)接受行政事務(wù)處理任務(wù)3、明確事務(wù)處理要求和期限l 工作人員在行政處理任務(wù)時(shí)，應(yīng)與任務(wù)傳達(dá)者明確事務(wù)處理要求和期限4、進(jìn)行事務(wù)處理l 根據(jù)崗位職責(zé)和權(quán)限，選擇合適的工作方法l 在事務(wù)處理過程中遇到疑問及時(shí)提出l 工作人員根據(jù)自身的權(quán)責(zé)范圍內(nèi)調(diào)配信息處理，協(xié)調(diào)各種信息處理疑問，并解決問題5、匯報(bào)任務(wù)完成情況l 工作人員向任務(wù)派發(fā)人及主管上級(jí)匯報(bào)事務(wù)處理情況6、相關(guān)資料和信息整理l 工作人員根據(jù)公司規(guī)定對(duì)事務(wù)處理過程中的表單及其他信息進(jìn)行整理歸類l 將整理歸類的表單及信息資料匯總歸檔政策和程序policy&procedure編號(hào)：p&p-exe-00

19、6-01行政經(jīng)費(fèi)預(yù)算步驟-step標(biāo)準(zhǔn)-standard提示-tips1、各部門指定、上報(bào)年度經(jīng)費(fèi)預(yù)算l 每年年初，各部門根據(jù)上年度行政經(jīng)費(fèi)開支情況，結(jié)合本年度工作進(jìn)度與實(shí)際需求制定年度經(jīng)費(fèi)需求l 行政經(jīng)費(fèi)預(yù)算實(shí)施細(xì)則l 各部門年度經(jīng)費(fèi)需求計(jì)劃表2、匯總、審核各部門年度經(jīng)費(fèi)需求計(jì)劃l 受理各部門的年度經(jīng)費(fèi)需求計(jì)劃并根據(jù)公司行政經(jīng)費(fèi)預(yù)算實(shí)施細(xì)則及相關(guān)規(guī)定進(jìn)行初審l 對(duì)于超支或不合理的經(jīng)費(fèi)要求予以駁回3、編制行政經(jīng)費(fèi)年度預(yù)算計(jì)劃l 匯總各部門合理的經(jīng)費(fèi)需求計(jì)劃l 根據(jù)各部門的計(jì)劃表編制公司級(jí)行政經(jīng)費(fèi)年度預(yù)算計(jì)劃表（初版）4、報(bào)審、修改l 年度預(yù)算計(jì)劃編制完成后，報(bào)行政部經(jīng)理審核l 行政部經(jīng)理根據(jù)上

20、年度各部門行政經(jīng)費(fèi)的支出情況、本年度的實(shí)際需求及公司本年度總體預(yù)算情況，審閱行政經(jīng)費(fèi)年度計(jì)劃l 工作人員根據(jù)經(jīng)理審核意見，與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人商議后，修改預(yù)算計(jì)劃l 修改后的行政經(jīng)費(fèi)年度計(jì)劃（第2版）經(jīng)行政部經(jīng)理審核后，報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批l 根據(jù)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批意見，修改預(yù)算計(jì)劃，直至符合公司相關(guān)要求，形成正式行政經(jīng)費(fèi)年度預(yù)算計(jì)劃政策和程序policy&procedure編號(hào)：p&p-exe-006-02行政經(jīng)費(fèi)預(yù)算（續(xù)）步驟-step標(biāo)準(zhǔn)-standard提示-tips5、頒發(fā)年度預(yù)算計(jì)劃l 根據(jù)公司公文管理制度，將行政經(jīng)費(fèi)年度預(yù)算計(jì)劃編號(hào)、印制、發(fā)文6、編制月用款預(yù)算計(jì)劃l 工作人員根據(jù)行政經(jīng)費(fèi)年度預(yù)

21、算計(jì)劃在財(cái)務(wù)部配合下編制各部門每月用款計(jì)劃l 各部門月用款計(jì)劃經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審閱后，報(bào)行政部經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批7、行政經(jīng)費(fèi)撥款申請(qǐng)l 工作人員根據(jù)每月用款計(jì)劃，向財(cái)務(wù)部提出經(jīng)費(fèi)撥款申請(qǐng)l 財(cái)務(wù)部根據(jù)每月用款計(jì)劃結(jié)合各部門的業(yè)務(wù)情況及行政部資金結(jié)存情況給予撥款政策和程序policy&procedure編號(hào)：p&p-exe-007行政經(jīng)費(fèi)控制步驟-step標(biāo)準(zhǔn)-standard提示-tips1、下達(dá)行政經(jīng)費(fèi)年度計(jì)劃l 每年年初將本年度行政經(jīng)費(fèi)預(yù)算計(jì)劃及各部門用款計(jì)劃下達(dá)至各部門行政經(jīng)費(fèi)年度預(yù)算計(jì)劃2、分解行政經(jīng)費(fèi)控制目標(biāo)l 根據(jù)各部門的實(shí)際情況，分解各部門的行政費(fèi)用支出指標(biāo)l 制定目標(biāo)管理體系

22、的具體指標(biāo)3、各部門提出行政經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)l 各部門根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)的開展情況，提出行政經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)l 各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核本部門所發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用單據(jù)4、按控制目標(biāo)逐級(jí)審核l 各部門負(fù)責(zé)人審核后，在單據(jù)齊全、內(nèi)容符合要求、數(shù)據(jù)無誤的情況下，在報(bào)銷單據(jù)上簽字確認(rèn)，報(bào)行政部審核l 行政部審核各項(xiàng)費(fèi)用是否符合預(yù)算計(jì)劃的項(xiàng)目、內(nèi)容、額度，并簽署相關(guān)意見l 對(duì)于預(yù)算外的費(fèi)用，需報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批l 對(duì)于未得到批準(zhǔn)的費(fèi)用由發(fā)生部門承擔(dān)5、財(cái)務(wù)部辦理報(bào)銷l 對(duì)于預(yù)算范圍內(nèi)的費(fèi)用，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審核后，到財(cái)務(wù)部辦理報(bào)銷l 對(duì)于預(yù)算外費(fèi)用需上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，交財(cái)務(wù)部報(bào)銷政策和程序policy&procedure編號(hào)：p&p-e

23、xe-008會(huì)議管理步驟-step標(biāo)準(zhǔn)-standard提示-tips1、確定會(huì)議主題l 詢問上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，確定會(huì)議主題2、確定會(huì)議時(shí)間l 選擇合適的會(huì)議時(shí)間，便于參會(huì)者全部出席3、選擇會(huì)議地點(diǎn)l 根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和與參人員選擇理想的會(huì)議地點(diǎn)4、會(huì)議議程安排l 根據(jù)會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人員等因素?cái)M訂會(huì)議議程安排表會(huì)議議程安排表5、會(huì)議布置l 根據(jù)會(huì)議場(chǎng)地特點(diǎn)和會(huì)議性質(zhì)合理地布置會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)6、會(huì)場(chǎng)通知l 將會(huì)議議程安排表與會(huì)議通知單一并發(fā)送參會(huì)人，并確認(rèn)會(huì)議期間是否能夠到場(chǎng)7、會(huì)議資料、用品準(zhǔn)備l 制定會(huì)議用品明細(xì)表，根據(jù)該表準(zhǔn)備會(huì)議資料及用品，確保會(huì)議順利進(jìn)行會(huì)議用品明細(xì)表8、會(huì)議過程服務(wù)l 引導(dǎo)參會(huì)人

24、員簽到并入席，及時(shí)統(tǒng)計(jì)到會(huì)人員數(shù)量l 提前安排會(huì)場(chǎng)服務(wù)9、會(huì)議記錄l 安排專人采用適當(dāng)、有效的方式對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行記錄，保證會(huì)議內(nèi)容記錄完整10、會(huì)后跟蹤l 對(duì)會(huì)議中提出的議題、決議進(jìn)行會(huì)后檢查、跟蹤、管理政策和程序policy&procedure編號(hào)：p&p-exe-009活動(dòng)組織步驟-step標(biāo)準(zhǔn)-standard提示-tips1、確定活動(dòng)主題l 根據(jù)年度活動(dòng)計(jì)劃表確定活動(dòng)主題l 安排相應(yīng)人員進(jìn)行活動(dòng)策劃2、確定活動(dòng)內(nèi)容l 根據(jù)活動(dòng)主題選擇活動(dòng)內(nèi)容，達(dá)到活動(dòng)組織的目的3、確定活動(dòng)人數(shù)l 進(jìn)行活動(dòng)參加人員統(tǒng)計(jì)，l 向不能參加活動(dòng)人員的了解原因4、活動(dòng)預(yù)算l 根據(jù)公司活動(dòng)預(yù)算規(guī)定進(jìn)行計(jì)算5、活動(dòng)

25、申請(qǐng)l 制定活動(dòng)策劃方案與活動(dòng)申請(qǐng)表一同報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核、審批6、活動(dòng)實(shí)施l 審批通過后，進(jìn)行活動(dòng)實(shí)施，活動(dòng)負(fù)責(zé)人在活動(dòng)過程中進(jìn)行控制7、活動(dòng)總結(jié)l 活動(dòng)負(fù)責(zé)人在活動(dòng)結(jié)束后對(duì)活動(dòng)整個(gè)過程進(jìn)行總結(jié)，并提出改進(jìn)意見政策和程序policy&procedure編號(hào)：p&p-exe-010接待管理步驟-step標(biāo)準(zhǔn)-standard提示-tips1、接受接待任務(wù)l 接待任務(wù)需明確接待日期和接待對(duì)象2、收集接待對(duì)象信息l 信息收集應(yīng)準(zhǔn)確、全面3、制定接待計(jì)劃l 接待計(jì)劃包括接待標(biāo)準(zhǔn)、接待程序、接待成本及接待事項(xiàng)等，報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批l 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核通過后交行政部執(zhí)行，審核未通過，交行政部修改至審核通過4、安排車

26、輛和食宿l 根據(jù)接待安排，分析現(xiàn)有車輛狀況，確保接待車輛l 安排賓客食宿，進(jìn)行住宿預(yù)定接待行程安排表5、實(shí)施接待l 根據(jù)接待規(guī)格組織接待活動(dòng)，包括請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、布置現(xiàn)場(chǎng)等6、返程票務(wù)預(yù)定l 根據(jù)接待行程安排，提前為客人預(yù)定返程車票或機(jī)票7、客人送站l 提前為客人準(zhǔn)備送站的車輛，并安排相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同客人進(jìn)行道別8、費(fèi)用結(jié)算和報(bào)銷l 對(duì)接待期間的費(fèi)用憑證進(jìn)行整理匯總，報(bào)財(cái)務(wù)部進(jìn)行審核l 財(cái)務(wù)部根據(jù)公司報(bào)銷規(guī)定進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷政策和程序policy&procedure編號(hào)：p&p-exe-011宿舍管理步驟-step標(biāo)準(zhǔn)-standard提示-tips1、員工宿舍申請(qǐng)l 酒店員工均可申請(qǐng)員工宿舍l 需填寫住宿

27、申請(qǐng)單，交相關(guān)部門審核2、員工住宿登記l 由后勤主管統(tǒng)一登記3、物品發(fā)放l 員工需要部分生活用品可以領(lǐng)用，但需簽字確認(rèn)l 員工日常生活用品自備4、宿舍日常管理l 員工在宿舍住宿期間必須服從宿舍管理員的安排和公司有關(guān)規(guī)定l 定期對(duì)員工的住宿行為和宿舍衛(wèi)生等情況進(jìn)行檢查考核l 對(duì)違反管理制度者或檢查多次不合格者給予一定處罰，情況嚴(yán)重者，責(zé)令搬離宿舍接待行程安排表5、退宿舍l 離職、或被責(zé)令搬離宿舍必須搬離退宿手續(xù)l 退宿時(shí)，必須交還宿舍各類鑰匙及其他需退還物品并需要宿舍管理員確認(rèn)后，方可離開政策和程序policy&procedure編號(hào)：p&p-exe-012車輛管理步驟-step標(biāo)準(zhǔn)-stand

28、ard提示-tips1、車輛購置l 按經(jīng)濟(jì)、適用、配套的原則進(jìn)行選購l 根據(jù)車輛使用性能合理選擇，考慮原有車輛的利用率，掌握好商務(wù)用車與租車業(yè)務(wù)用車的比例2、設(shè)置車輛管理檔案l 要登記車輛的來源、購買日期、原值、基本裝備、技術(shù)性能、定期行使里程等l 凡車輛調(diào)動(dòng)、牌照變更、停駛、封存、維修、改裝、改造、車損等必須記入檔案3、車輛使用管理l 根據(jù)企業(yè)情況制定車輛管理制度l 使用車輛人員提前做好車輛預(yù)約l 根據(jù)車輛預(yù)約的人數(shù)、行車路線等，做好派車計(jì)劃，進(jìn)行車輛調(diào)度、安排合適司機(jī)l 對(duì)于不能安排車輛或變更出車時(shí)間等情況，要作好解釋說明，避免耽誤工作4、車輛維護(hù)保養(yǎng)l 必須對(duì)車輛即使保養(yǎng)和維修l 定期清

29、潔、檢查、緊固零件、更換磨損件l 必要時(shí)進(jìn)行大修，消除隱患，排除故障接待行程安排表5、定期車檢、繳費(fèi)l 按國家有關(guān)規(guī)定準(zhǔn)時(shí)繳費(fèi)6、車輛報(bào)廢l 因事故或自然災(zāi)害等原因不堪 的車輛要及時(shí)報(bào)廢l 車型陳舊、性能落后、油耗大、環(huán)保不達(dá)標(biāo)或政策上不允許繼續(xù)上路的要及時(shí)報(bào)廢l 嚴(yán)重?fù)p壞、影響使用、無修復(fù)價(jià)值的要及時(shí)報(bào)廢政策和程序policy&procedure編號(hào)：p&p-exe-013司機(jī)出車步驟-step標(biāo)準(zhǔn)-standard提示-tips1、接受派車單l 由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)后提交到行政部請(qǐng)，接受用車申l 司機(jī)準(zhǔn)備出車2、安排出車路線l 根據(jù)出車時(shí)間、目的地，合理安排行車路線，繞開易堵點(diǎn)3、出車前檢查l

30、 搞好車輛衛(wèi)生，保持車輛的內(nèi)外整潔美觀l 對(duì)車輛水箱、油量、機(jī)油、剎車等做基本檢查l 需加油應(yīng)提前準(zhǔn)備，發(fā)現(xiàn)故障及時(shí)匯報(bào)，更換車輛4、出車l 根據(jù)派車單信息，按時(shí)出車，并遵守交通規(guī)則和安全規(guī)定l 司機(jī)解送乘車人員要熱情、禮貌l 乘車人下車辦事時(shí)，應(yīng)選擇好地方等候，不能遠(yuǎn)離車輛、不能在車上睡覺，不翻閱乘車人的物品l 乘車人辦事時(shí)間長(zhǎng)，可以先返回接待行程安排表5、收車l 出車完成后，司機(jī)應(yīng)及時(shí)將車入庫，并填寫行車記錄l 收車后，要將車輛內(nèi)外沖洗干凈二、現(xiàn)行制度（一） 文書管理規(guī)定(編號(hào)：p&p-exe-014)1.0 總則1.1 為使酒店公文處理工作規(guī)范化、制度化，結(jié)合酒店實(shí)際情況，特制定本制度。

31、1.2 酒店公文，是傳達(dá)貫徹政府方針、政策；發(fā)布酒店內(nèi)部須執(zhí)行的規(guī)劃、制度、條例與辦法等政策性文件；請(qǐng)示和答復(fù)問題；指導(dǎo)、布置和商洽工作；報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具，是具有行政效力和規(guī)范格式的公務(wù)文書。1.3 行政部是酒店的文件總控中心，主管并負(fù)責(zé)指導(dǎo)酒店的公文處理工作。行政部須指定富有公文管理經(jīng)驗(yàn)的人員負(fù)責(zé)公文控制工作。該人員對(duì)酒店內(nèi)所行文件的文種、格式、詞語、主題詞、提要等具有建議修改權(quán)。行政部負(fù)責(zé)人須對(duì)各部門代表酒店的上行文及酒店內(nèi)的重要行文進(jìn)行審核把關(guān)并簽字定稿。行政部全體辦公室職員均應(yīng)具備公文處理的有關(guān)知識(shí)和技能，并都負(fù)有規(guī)范公文管理的義務(wù)和責(zé)任。1.4 酒店行政部及各部門要充分發(fā)

32、揚(yáng)實(shí)事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，克服形式主義和經(jīng)驗(yàn)主義，努力提高公文處理的質(zhì)量和效率。1.5 酒店行文要少而精，注重效用。屬于知照性的事務(wù)不需按此制度規(guī)定的格式行文，或不需行文。1.6 公文處理必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。酒店及各部門所行公文經(jīng)行文單位領(lǐng)導(dǎo)審核、行政部定稿后必須由行文單位統(tǒng)一編號(hào)、簽發(fā)。文件審批頁及文件正稿由行政部負(fù)責(zé)保存歸檔。1.7 酒店及各部門的公文處理工作，必須嚴(yán)格執(zhí)行酒店保密制度以確保酒店機(jī)密。2.0 公文種類2.1 決定、決議對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，用“決定”。經(jīng)會(huì)議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用“決議”。2.2 通知 發(fā)布酒店內(nèi)規(guī)章制度和行政措施，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同

33、級(jí)和不相隸屬單位的公文，批轉(zhuǎn)下級(jí)單位的公文，要求各級(jí)單位辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)，用“通知”。2.3公告、通告、通報(bào) 向酒店內(nèi)外宣布重要、重大事項(xiàng)，用“公告”。在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)，用“通告”。表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要情況，以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng)，用“通報(bào)”。2.4報(bào)告向上級(jí)單位匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，用“報(bào)告”。2.5請(qǐng)示 向上級(jí)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)，用“請(qǐng)示”。2.6批復(fù) 答復(fù)下級(jí)單位的請(qǐng)示事項(xiàng)用“批復(fù)”。2.7意見對(duì)某一重要問題提出設(shè)想、建議和安排，用“意見”。2.8會(huì)議紀(jì)要記載、傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，用“會(huì)議紀(jì)要”。2.9函 與平行的或不相隸屬的單

34、位相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向無隸屬關(guān)系的主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等，用“函”。3.0 公文格式3.1 酒店公文一般由眉首、正文、文尾三部分組成。3.2 眉首:公文的眉首由行政中心設(shè)計(jì)形成。包括文件頭及文件字號(hào)。3.3 正文:正文部分一般包括標(biāo)題、發(fā)送單位、內(nèi)容、附件、落款等。3.3.1標(biāo)題:標(biāo)題置于發(fā)送單位之上，眉首之下，居中。標(biāo)題一般包括公文種類和發(fā)文事由，要求準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容。除發(fā)布規(guī)章和批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，標(biāo)題一般不加書名號(hào)和其它標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。如果轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)的原文件標(biāo)題過長(zhǎng)，可重新確定標(biāo)題。3.3.2發(fā)送單位一般置于標(biāo)題之下，內(nèi)容之上，左端頂格。3.3.3文件內(nèi)容的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一

35、層用“一”，第二層用“（一）”，第三層用“1”，第四層用“（1）”。3.3.4附件名稱標(biāo)于文件內(nèi)容之后，落款之前。附件一般與主件合訂發(fā)送，如不能合訂，應(yīng)在附件首頁右上角注明文件的發(fā)文字號(hào)，與主件同時(shí)發(fā)送。3.3.5落款指正文末尾的發(fā)文單位名稱、印章和發(fā)文日期。發(fā)文日期以簽發(fā)日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)單位簽發(fā)日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文中落款，主辦單位排列在前。3.4 文尾：包括主題詞、抄報(bào)欄、抄送欄、打印人、校對(duì)人和份數(shù)等項(xiàng)。3.4.1主題詞：置于橫線之上左端，詞目之間間隔一個(gè)漢字距離。 3.4.2抄報(bào)欄、抄送欄：在主題詞下橫線之上。上級(jí)部門為抄報(bào)、平級(jí)部門為抄送，可用規(guī)范化簡(jiǎn)稱。發(fā)送單位如不能在正

36、文中標(biāo)出，則在文尾列明。3.4.3公文校對(duì)以原稿為準(zhǔn)，非承辦人不得擅自改動(dòng)原文。校對(duì)未發(fā)現(xiàn)的差錯(cuò)由校對(duì)人員負(fù)責(zé)；校對(duì)后，打字員沒有改正的，由打字員負(fù)責(zé)。校對(duì)人和打印人姓名在抄報(bào)、抄送欄橫線下打印，重要行文還應(yīng)在此處標(biāo)出打印份數(shù)。3.5公文文字從左至右橫寫、橫排。公文用紙一般為a4紙，左側(cè)裝訂?！巴ǜ妗钡扔眉埓笮。鶕?jù)實(shí)際需要確定。公文標(biāo)題用加粗小二號(hào)黑體、小標(biāo)題用加粗小三號(hào)宋體，內(nèi)容用小四號(hào)仿宋體。4.0 行文規(guī)則4.1 酒店及各部門對(duì)上級(jí)單位的請(qǐng)示或報(bào)告，用酒店名義或部門名義發(fā)文。4.2 酒店對(duì)政府及上級(jí)單位的請(qǐng)示或報(bào)告，與不相隸屬的單位協(xié)商工作，用酒店名義發(fā)文。4.3 內(nèi)部行文，可按行文的

37、種類和性質(zhì)，用部門名義行文。酒店各部門不得聯(lián)合行文，各部門之間非必要盡量不用發(fā)文形式解決一般性質(zhì)的問題。4.4 請(qǐng)示應(yīng)一文一事，報(bào)告中不得夾帶請(qǐng)示。請(qǐng)示一般明確一個(gè)主送單位，不要多頭主送。如果需要同時(shí)上報(bào)另一個(gè)上級(jí)單位時(shí)，可以用抄報(bào)的形式。不要同時(shí)抄送下級(jí)單位。請(qǐng)示一般不要以個(gè)人名義上報(bào)。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，請(qǐng)示不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。4.5 酒店行文，除檢舉、控告類逐級(jí)上報(bào)會(huì)延誤時(shí)機(jī)、可特殊處理之外，一般不得越級(jí)上報(bào)。因特殊情況，必須越級(jí)行文的，越級(jí)上報(bào)的公文要同時(shí)抄送被越級(jí)的上級(jí)單位。對(duì)不符合規(guī)定和要求的越級(jí)行文，收文機(jī)關(guān)可不予辦理，并予以退回。5.0 公文形成5.1 公文形成過程，包括

38、擬稿、核稿、會(huì)簽、簽發(fā)、膳印、用印、發(fā)送等。5.2 擬稿5.2.1公文起草必須使用統(tǒng)一格式，由行文部門熟悉該項(xiàng)工作和業(yè)務(wù)的專人負(fù)責(zé)。重要公文應(yīng)由行文部門負(fù)責(zé)人主持起草，在適當(dāng)范圍內(nèi)征求意見，經(jīng)集體研究后定稿。5.2.2草擬公文應(yīng)遵守以下幾點(diǎn)：5.2.2.1符合國家法律、法規(guī)。如提出新的政策規(guī)定，應(yīng)與原有的有關(guān)政策相銜接，并加以說明。5.2.2.2實(shí)事求是、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、語言精練、標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡(jiǎn)短。5.2.2.3用詞準(zhǔn)確、規(guī)范。人名、地名、專業(yè)術(shù)語、數(shù)字、事物名稱、引文等準(zhǔn)確無誤。使用簡(jiǎn)稱應(yīng)先用全稱，在括號(hào)內(nèi)注明“以下簡(jiǎn)稱xx”。簡(jiǎn)稱應(yīng)規(guī)范化。時(shí)間應(yīng)具體到年月日，不要將“2

39、00x年”簡(jiǎn)寫成“xx年”，一般不用“明年”、“上月”、“前日”等詞語表達(dá)。5.2.2.4公文中的數(shù)字，除發(fā)文時(shí)間、內(nèi)容結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩的語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其它均使用阿拉伯?dāng)?shù)字。公文中應(yīng)使用國家法定的計(jì)量單位。5.2.2.5引用公文應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。5.2.2.6起草公文的依據(jù)文件、重要參考資料及有關(guān)說明材料，應(yīng)附在文稿之后。5.3 核稿 公文草擬完成，應(yīng)經(jīng)行文部門負(fù)責(zé)人審核后送行政部負(fù)責(zé)人審核把關(guān)并簽字定稿。審核的重點(diǎn)是：是否需要行文，應(yīng)由那一個(gè)部門行文；是否符合國家的方針政策與法律法規(guī)；與本酒店頒發(fā)的文件是否銜接；提出的意見和辦

40、法是否明解具體、切實(shí)可行；需要同有關(guān)部門協(xié)商的事項(xiàng)，是否已協(xié)商一致；內(nèi)容是否準(zhǔn)確屬實(shí)；文字表達(dá)、文種使用、公文格式、密級(jí)標(biāo)引和處理程序等是否符合有關(guān)規(guī)定。審核時(shí)如發(fā)現(xiàn)不妥之處，必須進(jìn)行修改，屬于重要的原則問題，應(yīng)退回原承辦部門修改，審核人要明確簽署意見、姓名和時(shí)間。5.4 會(huì)簽5.4.1需要會(huì)簽的文稿，行文部門應(yīng)主動(dòng)與相關(guān)單位協(xié)商、會(huì)簽。未按規(guī)定會(huì)簽的文稿，行政部可以退回重辦。5.4.2在會(huì)簽中遇有分歧意見，應(yīng)由行文部門請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)處理，要如實(shí)反映各方面意見。5.5審批簽發(fā)5.5.1審批公文，主批人應(yīng)明確簽署意見、姓名和時(shí)間。其他審批人圈閱后，應(yīng)當(dāng)視為同意。5.5.2一般的公文由各部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)；

41、酒店政策性文件由各部門負(fù)責(zé)人簽署意見后，由主管副總經(jīng)理簽發(fā)。重要的或涉及面廣的，由總經(jīng)理簽發(fā)。經(jīng)授權(quán)公文可由行政部經(jīng)理簽發(fā)。簽發(fā)后的公文不得再做任何修改。若確需修改，必需重新送簽。5.5.3 公文簽發(fā)后，行政部應(yīng)根據(jù)內(nèi)容登記、編號(hào)，注明發(fā)送范圍、份數(shù)等。5.6 膳印、翻印5.6.1經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)后的公文，付印前必須對(duì)照原稿再次認(rèn)真校核，發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，應(yīng)及時(shí)更正。校核（對(duì)）人應(yīng)在校對(duì)稿上簽名，以便讓打字員將其姓名打印在文尾。5.6.2酒店各類文件，除絕密或注明不準(zhǔn)翻印的以外，經(jīng)行政部經(jīng)理批準(zhǔn)，可以翻印、復(fù)制。5.7用印公文用印要端正、清晰，印章的下部邊緣壓在發(fā)文日期上，并盡量使年月日露出。如正文無空檔

42、，可另起一空白頁注上發(fā)文日期并蓋章，并在該頁的左上方標(biāo)明“此頁無正文”字樣。不符合行文規(guī)則、字跡模糊以及超出規(guī)定份數(shù)的公文不得蓋印。5.8 發(fā)送 文件發(fā)送由行文單位自行據(jù)分發(fā)范圍以書面或電子郵件形式發(fā)放，需全員知悉的文件在公告欄中張貼周知。6.0公文處理6.1公文處理包括簽收、批辦、承辦、催辦、辦結(jié)等程序。6.2 簽收6.2.1外來文件由行政部統(tǒng)一簽收、拆封、編號(hào)、登記并處理。6.2.1.1上級(jí)發(fā)來的文件及注有密級(jí)的資料和平級(jí)發(fā)來的文件，均由行政部統(tǒng)一簽收、開拆、登記后處理。6.2.1.2酒店工作人員外出參加會(huì)議帶回的文件，應(yīng)及時(shí)交給行政部文書員登記并歸檔。6.2.2 行政部負(fù)責(zé)酒店名義行文的

43、處理。酒店各部門文員負(fù)責(zé)本部門文件的統(tǒng)一處理。6.3批辦6.3.1上級(jí)下發(fā)的公文，由行政部根據(jù)公文內(nèi)容，批轉(zhuǎn)分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱看，或交分管該事項(xiàng)的負(fù)責(zé)人閱辦。傳閱文件應(yīng)迅速快捷，以確保信息及時(shí)準(zhǔn)確地傳遞。6.3.2領(lǐng)導(dǎo)人之間不宜直接橫向傳遞公文，以免積壓或傳失。6.3.3下級(jí)上報(bào)公文，只需要批示而不必發(fā)文的，經(jīng)行政部交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽批后，將批示復(fù)印件交原行文單位辦理。6.4 承辦6.4.1由領(lǐng)導(dǎo)批示、指定承辦單位的公文，均應(yīng)返還行政部并轉(zhuǎn)交承辦單位，承辦單位應(yīng)抓緊時(shí)間辦理（部門收到急件時(shí)，應(yīng)在二日內(nèi)答復(fù)并返回文件，一般要辦理的文件，五日內(nèi)應(yīng)辦理，最遲不超過一周），不得延誤，推諉。6.4.2行政部有權(quán)

44、責(zé)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文及酒店發(fā)出的文件，進(jìn)行監(jiān)督、催促，以防止積壓或漏辦。6.4.3承辦結(jié)束，承辦單位及人員應(yīng)立即向發(fā)出批示的領(lǐng)導(dǎo)反饋結(jié)果。并將公文及事項(xiàng)處理結(jié)果（書面）交行政部歸檔。6.5辦結(jié)6.5.1閱件，凡應(yīng)閱知的人員都已簽署意見或圈閱的視為辦結(jié)。6.5.2辦件，凡按有關(guān)程序，符合下列情況之一的為辦結(jié)。6.5.2.1已按領(lǐng)導(dǎo)人批示認(rèn)真承辦，履行了處理程序并有結(jié)果的。6.5.2.2上級(jí)機(jī)關(guān)公文，已通過行文或其他方式貫徹執(zhí)行的。6.5.2.3函件已作明確答復(fù)的。6.5.2.4請(qǐng)示已作答復(fù)的。6.5.3公文辦結(jié)后，應(yīng)及時(shí)送交文書人員整理立卷，個(gè)人不得私自保存。7.0 文件管理7.1 行政部及各部門

45、須有專人負(fù)責(zé)文書的處理管理工作，建立嚴(yán)格的管理制度，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的保密紀(jì)律教育，做好文件管理工作。嚴(yán)禁將秘密文件帶往公共場(chǎng)所或家中。7.2 文件傳遞過程中，必須辦理簽收、登記、注銷等手續(xù)，并按著收文登記本檢查歸檔，以防遺漏。7.3 行政部及各部門工作中收發(fā)的各類文書及其附件，都必須由承辦責(zé)任人收集齊全、分類整理后定期歸檔（每季一次）。行政部及各部門相關(guān)承辦人不得越期自行留存應(yīng)該歸檔的文件。7.4文件歸檔后遵照檔案管理制度執(zhí)行。沒有存檔價(jià)值和存查必要的公文，由檔案管理部門鑒別、登記后銷毀。8.0 附則8.1 本管理制度解釋權(quán)歸行政部。8.2 本管理制度自2006年8月1日起執(zhí)行。（二） 檔案管

46、理制度（編號(hào)：p&p-exe-015）1. 總則11為規(guī)范公司檔案管理工作，特制定本制度12文書完結(jié)后，原稿由行政部歸檔，公司各部門根據(jù)實(shí)際需要留存影本，如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管的，行政部以影本歸檔。2. 文件、檔案整理2.1文件點(diǎn)收2.1.1檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應(yīng)立即追查歸入。2.1.2文件的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門科室。2.1.3與本案武官的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。2.2文件整理2.2.1中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則2.2.2右方裝訂文件及福建均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左

47、上角，理齊訂牢2.2.3文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補(bǔ)整、裁切、折疊，是其整齊劃一。3. 檔案分類3.1檔案分類應(yīng)根據(jù)內(nèi)容、部門、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門、大類、小類三級(jí)分類。然后依檔案性質(zhì)分為若干大類，在同類中依序分為若干小類3.2檔案分類應(yīng)力求切合實(shí)用，如果因檔案教多，三級(jí)分類不夠應(yīng)用時(shí)，須在第三級(jí)之后增設(shè)第四級(jí)“細(xì)類”，如檔案不多，也可僅使用二級(jí)。3.3同一“小類”的檔案以裝訂一個(gè)檔案夾為原則，如果檔案較多，一個(gè)檔案夾不夠用的情況下，可以分為兩個(gè)以上檔類裝訂，并于小類之后增設(shè)“卷次”編號(hào)，以便查考。4. 檔案調(diào)閱4.1各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱表。4.

48、2調(diào)閱檔案人員必須愛護(hù)檔案，要保護(hù)檔案安全與保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、轉(zhuǎn)借或損壞，否則按違反保密法追究當(dāng)事人責(zé)任，4.3外單位調(diào)閱檔案應(yīng)持有單位介紹信并經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。4.4檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案管理人員核查無誤后，檔案才可歸入檔案夾。5. 檔案清理5.1檔案管理人員應(yīng)及時(shí)擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲腐朽，每年依規(guī)定清理一次，無保存價(jià)值的檔案給予銷毀，并目錄附注欄注明銷毀日期。5.2每年對(duì)檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案安全。5.3對(duì)于，失去作用的檔案進(jìn)行銷毀采用碎紙機(jī)進(jìn)行處理，銷毀檔案材料要認(rèn)真鑒定，確定銷毀檔案材料已列冊(cè)登記，銷毀檔案時(shí)必須指派專人監(jiān)銷，防止失密。（三） 宿舍管理制度（編號(hào)：p&p-exe-016）1) 宿舍由人力資源部與部門結(jié)合共同管理，日常行政的監(jiān)督主要由宿舍管理員負(fù)責(zé)。2) 新入住員工由行政部統(tǒng)一安排住宿房間，員工憑員工宿舍行李放行單到舍管員處登記后，方可對(duì)號(hào)入住。3) 未經(jīng)允許，員工不得私自調(diào)換房間。