包裝材料廠有限公司控制工作概述

1、珠海海通紙品包裝材料廠有限公司控制工作概述一、 什么是控制1 控制：監(jiān)視各項(xiàng)活動(dòng)以保證它們按計(jì)劃進(jìn)行并糾正各種重要偏差的過程。2 控制的重要性：控制是管理職能環(huán)節(jié)中最后的一環(huán)，一個(gè)有效的控制系統(tǒng)可 以保證各項(xiàng)行動(dòng)完成的方向是朝著達(dá)到組織目標(biāo)的，控制系 統(tǒng)越是完善，管理者實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)就越是容易。二、 控制過程控制過程可以劃分為三個(gè)階段：（1） 衡量實(shí)際績效 （2） 將實(shí)際績效與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行比較（3） 采取管理行動(dòng)來糾正偏差或不適當(dāng)?shù)臉?biāo)準(zhǔn)注意，控制的前提是有標(biāo)準(zhǔn)的存在！這些標(biāo)準(zhǔn)實(shí)際上是一系列目標(biāo)（指標(biāo)），是可以用來對(duì)實(shí)際行動(dòng)進(jìn)行度量的。它們是通過計(jì)劃職能產(chǎn)生的，標(biāo)準(zhǔn)必須從計(jì)劃中產(chǎn)生，計(jì)劃必須先于控制

2、。 衡量為了確定實(shí)際工作的績效究竟如何，管理者首先需要收集必要的信息，然 后開始第一步，即衡量。在進(jìn)行衡量之前，應(yīng)該考慮如何衡量和衡量什么。 如何衡量 有四種信息常常被管理者用來衡量實(shí)際工作績效，它們分別是：個(gè)人的觀察、統(tǒng)計(jì)報(bào)告、口頭匯報(bào)和書面匯報(bào)。 個(gè)人觀察提供了關(guān)于實(shí)際工作的最直接和最深入的第一手資料。這種觀察可以包含非常廣泛的內(nèi)容，尤其是走動(dòng)管理，可以獲得面部表情、語調(diào)以及懈怠這些常被其它來源忽略的信息。 企業(yè)中廣泛使用了計(jì)算機(jī)，因此管理者越來越多的依靠統(tǒng)計(jì)報(bào)告（銷售日?qǐng)?bào)、生產(chǎn)日?qǐng)?bào)）來衡量實(shí)際工作情況。這種報(bào)告不僅包括計(jì)算機(jī)輸出的文字、又包括多種圖形、圖表等，并且按管理者的要求列出各種數(shù)

3、據(jù)、指標(biāo)。 信息也可以通過口頭匯報(bào)的形式獲得，如各種會(huì)議、一對(duì)一的談話或電話交談等。盡管這種信息是經(jīng)過過渡的，但它是一種快捷的、有反饋的、同時(shí)可以通過語言語調(diào)和詞匯本身來傳達(dá)的信息。 實(shí)際工作情況也可以通過書面報(bào)告來衡量。與統(tǒng)計(jì)報(bào)告相比，它顯得更深入、全面；與口頭匯報(bào)相比，它更正式、更準(zhǔn)確。 衡量什么 衡量什么是比如何衡量更關(guān)鍵的一個(gè)問題。如果錯(cuò)誤地選擇了標(biāo)準(zhǔn)， 將會(huì)導(dǎo)致嚴(yán)重的不良后果。我們衡量什么將會(huì)在很大程度上決定組織中的 員工追求什么。 通用的控制準(zhǔn)則如中員工的滿意程度、出勤率等。 一個(gè)制造業(yè)工廠的經(jīng)理可以用每日的產(chǎn)量、單位產(chǎn)品所耗費(fèi)的工時(shí)、 單位成品所耗費(fèi)的資源、次（廢）品率、貸期達(dá)成

4、率來衡量。 比較 通過比較可以確定實(shí)際工作績準(zhǔn)備與標(biāo)準(zhǔn)之間的偏差。在某些活動(dòng)中，偏差是在所難免的。因此，確定可以接受的偏差范圍是非常重要的。如圖：允許上限 差異的允許范圍 t t+1 t+2 t+3 t+4 t+5 標(biāo)準(zhǔn)允許下限 定義可接受的偏差范圍 如果偏差顯著地超出這個(gè)范圍，就應(yīng)該引起管理的注意！ 采取管理行動(dòng) 控制的最后一個(gè)步驟就是采取管理行動(dòng)，管理者應(yīng)該在下列三種行動(dòng)方案中進(jìn)行選擇：什么也不做；改進(jìn)實(shí)際績效；修訂標(biāo)準(zhǔn)。 改進(jìn)實(shí)際績效 如果偏差是由于工作績效的不足所產(chǎn)生的，管理考就應(yīng)該采取糾正行動(dòng)，這種糾正行動(dòng)的具體方式可以是：管理策略、組織結(jié)構(gòu)、培訓(xùn)上的調(diào)整或作出人事上的調(diào)整。 管理者

5、在采取糾正行動(dòng)之前，首先要決定是應(yīng)該采取立即糾正行動(dòng)，還是徹底糾正行動(dòng)。 立即糾正行動(dòng)是指立即將出現(xiàn)問題的工作糾正到正確的軌道上來；而徹底糾正首先要弄清工作中的偏差是如何產(chǎn)生的，為什么產(chǎn)生，然后再從產(chǎn)生偏差的地方開始進(jìn)行糾正行動(dòng)。 許多管理者常常以沒有時(shí)間為借口而不采取徹底糾正行動(dòng)，并因此而滿足于不斷的救火式直接糾正行動(dòng)。而事實(shí)證明，作為一個(gè)有效的管理者，對(duì)偏差進(jìn)行認(rèn)真的的分析，并花一些時(shí)間永久性地糾正實(shí)際工作績效與標(biāo)準(zhǔn)之間的偏差是非常有效的。 修正標(biāo)準(zhǔn) 工作中的偏差也有可能來自不現(xiàn)實(shí)的標(biāo)準(zhǔn)，也就是說指標(biāo)訂得太高或太低。在這種情況下，應(yīng)注意標(biāo)準(zhǔn)的調(diào)整，而不是工作績效。 但應(yīng)注意，不論是普通員工

6、還是經(jīng)理，當(dāng)他們沒有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)，首先想到的是責(zé)備標(biāo)準(zhǔn)本身。因此，如果你認(rèn)為標(biāo)準(zhǔn)是現(xiàn)實(shí)的，你就應(yīng)該堅(jiān)持。 總結(jié) 把以上三個(gè)步驟結(jié)合起來，形成控制工程圖：將實(shí)際績效與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行比較yes標(biāo)準(zhǔn)正被達(dá)到嗎 ？ 糾正績效 識(shí)別差異 的原因 通過 通過 目 標(biāo) 標(biāo) 準(zhǔn) 衡量 實(shí)際績效nononoyesyesyes差異是可以接受的嗎？ 修改標(biāo)準(zhǔn) 標(biāo)準(zhǔn)是可以接受的嗎？ 三、 控制的類型問題發(fā)生后加以分析、糾正反饋控制前饋控制當(dāng)問題發(fā)生時(shí)對(duì)其進(jìn)行糾正預(yù)計(jì)問題 立即糾正行動(dòng) 徹底糾正行動(dòng) 過 程 輸 出 輸 入管理中的控制手段可以在活動(dòng)開始之前、進(jìn)行之中或結(jié)束之后進(jìn)行。第一種稱為前饋控制，第二種稱為現(xiàn)場(chǎng)控制，第三種

7、稱為反饋控制?，F(xiàn)場(chǎng)控制 前饋控制前饋控制的最渴望采取的控制類型,因?yàn)樗鼙苊忸A(yù)期出現(xiàn)的問題，而不 是當(dāng)問題出現(xiàn)時(shí)再補(bǔ)救。這種控制需要及時(shí)和準(zhǔn)確的信息，但不幸的是，這些常常是很難辦到的，因此，管理者不得不借助于另外兩類的控制。 現(xiàn)場(chǎng)控制 現(xiàn)場(chǎng)控制，它是發(fā)生在活動(dòng)進(jìn)行之中的控制。在活動(dòng)進(jìn)行之中予以控制，管理者可以在發(fā)生重大損失之前及時(shí)糾正問題。 最常見的同期控制方式是直接視察。當(dāng)管理者直接視察下屬的行動(dòng)時(shí)，管理者可以同時(shí)監(jiān)督員工的實(shí)際工作，并在發(fā)生問題時(shí)馬上進(jìn)行糾正。 反饋控制 最常用的控制類型就是反饋控制，控制作用發(fā)生在行動(dòng)之后。反饋控制的主要缺點(diǎn)在于：管理者獲得信息時(shí)損失已經(jīng)造成了，這與亡羊補(bǔ)

8、牢類似。 與前饋控制和同期控制相比，反饋控制在兩個(gè)方面要優(yōu)于它們。首先，反饋控制為管理者提供了關(guān)于計(jì)劃的效果究竟如何的真實(shí)信息。如果反饋顯示標(biāo)準(zhǔn)與現(xiàn)實(shí)之間只有很小的偏差，說明計(jì)劃的目標(biāo)是達(dá)到了；反之，管理者就應(yīng)該利用這一信息使新計(jì)劃制定得更有效。其次，反饋控制可以增強(qiáng)員工的積極性，因?yàn)槿藗兿Ｍ@得評(píng)價(jià)他們績效的信息，而反饋正好提供了這樣的信息。 人員 在實(shí)踐中，管理者幾乎用到了所有列舉的方法來增大使員工按期望的方式去做的可能性。員工行為控制手段1挑選 識(shí)別和雇用那些價(jià)值觀、態(tài)度和個(gè)性符合管理當(dāng)局期望的人2目標(biāo) 當(dāng)員工接受了具體的目標(biāo)，這些目標(biāo)就會(huì)指導(dǎo)和限制他們的行為3職務(wù)設(shè)計(jì) 職務(wù)設(shè)計(jì)的方式在

9、很大程度上決定著人們可從事的任務(wù)，工作的 節(jié)奏，人們之間的相互作用，以及類似的活動(dòng)。4定向 就員工定向規(guī)定了何種行為是可接受的或不可接受的5直接監(jiān)督 監(jiān)督人員親臨現(xiàn)場(chǎng)可限制員工的行為和迅速發(fā)現(xiàn)偏離標(biāo)準(zhǔn)的行為6培訓(xùn) 正式培訓(xùn)計(jì)劃向員工傳授期望的工作方式7傳授 老員工非正式和正式的傳授活動(dòng)向新員工傳遞了“該知道和不該 知道”的規(guī)則8正規(guī)化 正式的規(guī)則、政策、職務(wù)說明書和其他規(guī)章制度規(guī)定了可接受的 行為和禁止的行為9績效評(píng)估 員工會(huì)以使各項(xiàng)評(píng)估指標(biāo)看上去不錯(cuò)的方式行事10組織報(bào)酬 報(bào)酬是一種強(qiáng)化和鼓勵(lì)期望行為和消除不期望行為的手段11組織文化 通過故事、儀式和高層管理的表帥作用，文化傳遞了什么構(gòu)成了 人們的行為信息 財(cái)務(wù) 下表中列舉了一些組織中常用的財(cái)務(wù)比率指標(biāo)，它們是組織中的各種財(cái)務(wù)報(bào)表中的一對(duì)有意義的數(shù)據(jù)比較并計(jì)算出百分比或比率，利用這些比率作為一種內(nèi)部控制手段，用它來考察組織在利用其資產(chǎn)、負(fù)債、庫存等方面的效率。 常用財(cái)務(wù)比率指標(biāo) 作業(yè) 一個(gè)組織的成功，在很大程度上取決于它在生產(chǎn)產(chǎn)品或提供服務(wù)能