擔保公司法律事務工作手冊

1、法務管理工作手冊擔保公司法律事務工作手冊目 錄第一章 公司法律事務管理體系及各部門崗位職責1一、公司法律事務管理體系簡述1二、公司法律顧問1三、法務部經理1四、法務助理（風險監(jiān)督與流程操作）2（一）主要工作類別2（二）業(yè)務操作中各環(huán)節(jié)的具體工作職責2五、法務助理（資料管理及數(shù)據(jù)處理）4（一）客戶資料的管理4（二）其他資料的管理5第二章 合同文本的啟用、簽約見證以及歸檔、借閱、返還等注意事項6一、合同的啟用6二、簽約見證前準備工作6（一）確認文本數(shù)量6（二）文本填寫中應注意的問題8（三）注意善后工作9三、見證中需要注意的問題9（一）核對簽約人身份9（二）要求相關人員在指定位置簽字9（三）確認簽約

2、人的簽字行為10四、見證后跟蹤10（一）力爭合同文本的完備10（二）查詢信用記錄10（三）核查借款人或反擔保人的其他財產11五、合同歸檔、借閱及返還11六、與財務部的交接11（一）業(yè)務檔案的交接11（二）產證/他證的交接11第三章 相關表格及附件13一、法律類13（一）合同類文本13（二）函件類文本13（三）尚未編號的文件14二、業(yè)務流程類14三、檔案管理類14四、權證管理類14目 錄第一章 公司法律事務管理體系及各部門崗位職責一、公司法律事務管理體系簡述公司建立在法律顧問領導下，由風險控制部具體執(zhí)行操作的法律事務管理體系。作為公司的風險控制核心之一，守牢公司風險控制的第一道防線和最后一道防線

3、。二、公司法律顧問1、宏觀掌控公司的法律事務，監(jiān)督、審核公司各業(yè)務環(huán)節(jié)的法律關系和法律問題。負責監(jiān)控公司經營過程中的重要法律風險點，對公司法律事務負全責。2、審核、修改、完善公司的各類法律文件。3、公司新項目、特殊項目的法律文本設計、審核、修訂、完善。4、對各類業(yè)務中出現(xiàn)的法律問題進行分析、論證，出具法律分析意見。5、法律相關知識及操作技能培訓。6、訴訟標的在500萬元以上的風險業(yè)務訴訟。7、牽頭協(xié)調好各部門的法律工作，加強部門間的溝通，貫徹行政首長的工作思路、方針，加強執(zhí)行力度。三、法務部經理1、協(xié)助法律顧問開展公司的法律事務工作。2、合同文本及相關文書初稿的制作、修改、完善工作。3、標的在

4、500萬元以下的風險業(yè)務訴訟。4、與業(yè)務部門合作開拓開展訴訟財產保全擔保業(yè)務、法律類經營管理咨詢業(yè)務及資產盤活業(yè)務。5、法務部內部行政事務的管理。四、法務助理（風險監(jiān)督與流程操作）（一）主要工作類別1、法律文書的準備、填寫、跟蹤完善、簽約見證及有資格見證人員的工作安排；2、部門間業(yè)務流程的溝通與監(jiān)控（內部工作聯(lián)系單的使用及反饋）；3、檔案審核；4、日常事務性工作，包括已訴、未訴案件的跟蹤、執(zhí)行；保全業(yè)務的開拓。5、行政上受風控部經理領導，業(yè)務接受法律顧問領導。（二）業(yè)務操作中各環(huán)節(jié)的具體工作職責1、資料傳閱階段的主要工作： 審核資料是否齊全、清晰、完善，并在業(yè)務/項目評審表中注明需要補充的資料

5、；根據(jù)業(yè)務部的初步反擔保方案提醒業(yè)務員需要簽署的合同文本、簽署人，以及房地產共有人承諾、財產共有人聲明、房產抵押、其他財產質押等需要特別注意的事項；2、業(yè)務前期操作階段： 資料傳閱完畢后須進行以下程序：安排評審會。不需上會討論的項目，根據(jù)評審委的意見，制作評審會決議；對已經形成的評審會決議，交風控部制作備忘錄；向銀行開具提供保證擔保確認函并留存復印件；保函蓋章后通知財務部，以便于安排資金使用。3、業(yè)務中期操作階段： 貸款人（銀行）對借款人的貸款審批通過后，應當進行下列程序： 根據(jù)銀行借款合同，簽訂銀行保證合同（審核合同編號、金額、期限、保證方式，在補充條款一欄加蓋 “憑*擔保同意放款聯(lián)系單放款

6、”的長條章）（須特別注意是否有最高額保證的情形）。根據(jù)評審會決議及后續(xù)情況說明制作合同文本。業(yè)務員做好簽約安排后，隨同業(yè)務員進行簽約見證。見證簽約時核對文件簽署人的身份，復印相關證件，向客戶做好合同解釋工作，指導客戶簽署合同，協(xié)助業(yè)務員解釋后續(xù)操作流程。簽約后在評審會決議及后續(xù)情況說明中做好記錄：對簽字完整性，簽約時情況進行描述，對未落實事項進行跟蹤；在合同基本簽全的大前提下走流程用章，以配合業(yè)務人員落實抵押登記等反擔保措施。4、業(yè)務后期操作階段： 業(yè)務員申請放款時，應當進行如下工作：根據(jù)評審會決議及后續(xù)情況說明核對合同文本及簽字是否完善；對于未落實事項繼續(xù)跟催；審核評審委意見是否落實；所缺資

7、料是否補齊；核實抵/質押手續(xù)是否辦妥。以上情況在同意放款聯(lián)系單審批流程表中注明，供其他簽字人員參考。各職能部門及總經理審核通過后，同意放款聯(lián)系單用章，妥善保管直至交到業(yè)務員手中。放款后，對未落實事項繼續(xù)跟蹤：a收取并核對他證原件（抵押給銀行的收取復印件）；b合同簽字用章不完善的繼續(xù)跟催；c收取銀行主合同及保證合同原件；d收取借款憑證原件或業(yè)務員核對后的復印件；e收取信貸員簽收后的同意放款聯(lián)系單原件；f檔案制作完成后，審核檔案并簽字確認；g返還客戶合同文本的準備與審核。業(yè)務到期或部分到期時，解除全部/部分擔保責任的，核對合同及借款憑證原件，核對業(yè)務編號及還款戶帳號。5、其他日常工作公司內部及外聯(lián)

8、資料的準備與撰寫。五、法務助理（資料管理及數(shù)據(jù)處理）工作職責包括客戶資料管理、其他資料管理、相關數(shù)據(jù)統(tǒng)計和行政工作四個方面。（一）客戶資料的管理根據(jù)目前業(yè)務分類及業(yè)務操作進程，進行資料的立卷、移交、歸檔、調閱、銷毀等工作。1、登記立卷當業(yè)務部將客戶資料移交到法務部后，首先應按客戶分類對資料進行登記立卷。若該筆業(yè)務已通過評審會評審，擬簽訂合同進行操作，則歸類于“合同正在執(zhí)行客戶”。打印*擔保有限公司擔保業(yè)務檔案卷內文件目錄，對資料進行全面整理、裝訂，放入檔案盒備查，盒表及盒側注明客戶類別、名稱、編號。同時在電腦上“合同正在執(zhí)行客戶”一欄中建立相應電子檔案，按備查類、要件類詳細登記客戶檔案中每一份

9、資料的名稱、頁數(shù)、收檔日期。在檔案整理過程中出現(xiàn)的問題，如缺漏合同及編號、缺少憑證、簽字不全等情況及時告之責任人員及主管。若該筆業(yè)務已停止操作或暫停操作，則在不操作客戶基本信息登記表中登記詳細資料，包括名稱、聯(lián)系人、電話、地址、經營范圍、申請擔保的日期、金額、期限等內容。客戶按企業(yè)/個人分類編號，便于業(yè)務部重新操作此筆業(yè)務時迅速調檔。2、日常管理 檔案要件管理：放款后，風控部需及時將要件類檔案移交至財務部，具體包括：銀行借款合同、銀行保證合同、借款擔保合同、抵押反擔保合同、不可撤銷擔保函、房產證原件、他項權利證明原件、業(yè)務委托書、經簽字確認的身份證復印件等。若原件只有一份，則復印一份風控部留檔

10、，原件交財務室保管。若有兩份以上原件，則原件交財務一份，其余留風控部存檔。若無特殊原因，備查類資料不移交財務室。移交檔案時填寫檔案交接表，列明移交資料，由風控部及財務部直接責任人員簽字確認。向客戶返還合同的（原則上單方承諾類合同不予返還），返還前需要再次核對合同的完整性及準確性，確認無誤的，打印合同文本簽收表，列明返還合同類別、編號、份數(shù)及日期，由借款單位合同領取人簽字確認（最好同時加蓋公章）；無法確認合同領取人身份的，復印身份證明復印件并由其簽字確認。調檔：業(yè)務員調閱檔案限于自有項目，原則上不得查閱他人項目。在保檔案調閱以備查類為主，需要查閱要件類的，應在檔案管理人員監(jiān)督下進行。調閱不操作客

11、戶檔案時，需做好記錄；如果調閱已移交到*金融廣角（*）辦公室的檔案時，需填寫擔保業(yè)務檔案調閱單。評審會決議、月度業(yè)務報表、風險及業(yè)務動態(tài)報告等公司內部管理資料原則上不予調閱，確有需要的，報主管領導審批。產證、他證管理：收到（或退還）客戶產證和他證原件時，開具*擔保有限公司擔保物、償債物收妥通知書（或*擔保有限公司擔保物、償債物處理通知書），交財務部簽字確認，并在*擔保有限公司抵（質）押物權證收妥登記簿中登記。業(yè)務員調閱產證辦理房產抵押時，由風控部及財務部直接責任人員在財務部權證管理明細簽字確認，業(yè)務員在權證借還交接表上簽字確認，并及時催告業(yè)務員歸還產證。3、資料歸檔當某個項目解除擔保責任后，對

12、資料重新裝訂進行歸檔。同時填寫檔案交接表交*金融廣角（*）辦公室保管。（二）其他資料的管理其他資料主要指除業(yè)務檔案外的其他材料，包括紅頭文件、相關流程表格以及外送材料等等。1、公司行文：收發(fā)文件須填寫收檔表，對文件名稱、文號、責任人做詳細登記。2、流程表格：分類管理，并做好使用記錄。3、外送資料：外送資料主要是報送銀行及政府相關部門。業(yè)務員申請外送資料時，由部門經理批準并簽字，并注明報送單位。外送資料中的財務報表每月更新。目 錄目 錄第二章 合同文本的啟用、簽約見證以及歸檔、借閱、返還等注意事項一、合同的啟用1、本公司所有具法律效力文件的制定、修改、補充均須報法律顧問審查，并報送總經理批準。2

13、、修正、定稿后的法律文本原件由法律顧問、總經理簽字確認后，交檔案保管員保管；修改前的法律文本作為備查檔案由檔案管理員保管。3、由簽約對方提供的合同文本須交法律顧問審查，待法律顧問審查同意并報總經理批準后方可對外簽約。初次使用的合同文本由業(yè)務部門送交法律顧問審查并報總經理批準后方可對外簽約。二、簽約見證前準備工作仔細閱讀檔案資料，準備合同文本。（一）確認文本數(shù)量1、合同類文本合同類文本包括三份：借款擔保合同（編號：200601）；抵押反擔保合同（編號：200602）；業(yè)務委托合同（編號：200603）。有關法律文本的編號，見附件二法律文本編號。借款擔保合同（編號：200601）：以3份為基數(shù)，每

14、多1套抵押反擔保合同，加1本借款擔保合同；抵押反擔保合同（編號：200602）：每套房產以4份為基數(shù)。業(yè)務委托書（編號：200603）：1份。2、函件類文本函件類文本包括十種：借款人股東會決議（編號：200604）； 預付款（編號：200605）； 給銀行的提供保證擔保確認函（編號：200606）； 反擔保人和抵押人是法人的股東會決議（編號：200607）； 確認函（先放款，未落實反擔保措施的）（編號：200608）； 反擔保人和抵押人是法人的董事會決議（編號：200609）； 反擔保人和抵押人是法人的股東會特別決議（修改公司章程金額超出章程規(guī)定的）（編號：200610）； 不可撤銷承諾函（財

15、產抵押給銀行的）（編號：200611），該項材料中又分為兩個文本，即不可撤銷承諾函財產抵押給銀行自然人（編號：20061101），不可撤銷承諾函財產抵押給銀行法人（編號：20061102）； （該文件為預備性文件，在財產所有人不是我公司的反擔保人時使用。如果已經將財產所有人列入了我公司的反擔保人，該文件暫不使用）。借款人董事會決議（編號：200612）。借款人和反擔保人是一人有限責任公司的股東決定（暫未編號）。上述文本根據(jù)abcd四類不同的業(yè)務種類進行選擇，原則上是簽署一份。但根據(jù)不同的業(yè)務情況，也可以選擇份數(shù)。其中：a類文件為財產抵押給我司的文件；b類文件為財產抵押給銀行的文件；c類文件為既

16、有抵押給我司的財產，又有抵押給銀行的財產；d類文件為無財產抵押的文件。有關根據(jù)不同業(yè)務類別所簽署的不同文件，見附件一*擔保有限公司法律文本分類表。另有借款人/反擔保人財產實力證明及由反擔保人出具的預付代償款承諾，這兩項文本需要業(yè)務員提前與客戶溝通落實，準備合同時法務部再次提醒。（在對借款人的還款能力不能完全確定以及反擔保措施比較薄弱，需要借款人提供其他財產線索或者有資金監(jiān)管時，由借款人或者反擔保人提供該材料。）（二）文本填寫中應注意的問題1、一定要填寫合同編號，一筆業(yè)務只有一個合同編號，若抵押反擔保合同有多套的，則以統(tǒng)一編號加分支號碼的形式填寫。例如：某業(yè)務編號為2004 030，則借款擔保合

17、同編號民為zc（2004）db第（030）號，兩套抵押反擔保合同為zc（2004）dy（030-1）號、zc（2004）dy（030-2）號。2、合同封面的填寫：封面由我公司統(tǒng)一填寫。3、借款擔保合同中：銀行的借款合同編號及保證合同編號必須填寫；若簽訂合同時尚未拿到以上編號，則必須在歸檔前補充完整；第十七條“其他事項”中粘貼以下文字：借款人和法人反擔保人承諾：在本合同項下原擔保人的債權實現(xiàn)之前，本公司不進行分配利潤和其他處置資產的行為。借款人和法人反擔保人發(fā)生分配利潤或處置資產的行為的，視為借款人或法人反擔保人違約，除將所分配的利潤和處置資產所得用于提前履行本合同項下的義務外，還需按照本合同第

18、七條第三款的約定，分別向原擔保人支付10的違約金。4、抵押反擔保合同的填寫尤其要注意，因各交易中心要求不同，故可先填寫基本信息，其他登記完成后補充（以他證上的數(shù)據(jù)為依據(jù)），但應該盡量保持一套合同的一致性。5、銀行保證/最高額保證合同（個人消費類貸款只有個人借款合同）的補充條款一欄應加蓋“憑*擔保有限公司同意放款聯(lián)系單放款”的長條章；6、合同填寫后不得隨意修改，若必須修改，則需簽署人及我公司確認。（三）注意善后工作詳細閱讀資料，對于哪份合同需要哪些人簽字提前做好筆記，以免遺漏。若有人未到場，或臨時知道有些股東無法簽字的，回公司后務必真實記錄并向上級匯報，并向業(yè)務員確認能否補簽，補簽時間。無法補簽

19、的，由業(yè)務人員填寫后續(xù)執(zhí)行記錄報評審委審核。三、見證中需要注意的問題（一）核對簽約人身份1、自然人核對身份證原件或其他身份證明文件（如護照）與復印件是否一致，并要求簽署人在身份證明文件復印件上簽字確認及填寫電話號碼等聯(lián)系方式（特別是反擔保人）。2、法人核對公章中的名稱是否和營業(yè)執(zhí)照中的名稱一致。特別要注意字體的繁簡區(qū)別、簡稱、括弧內的文字是否相同。如*xxxx有限公司和xxxx（*）有限公司是不同的單位。還有的括弧內的集團公司的字樣等也要充分注意，其核心就是公章的名稱必須和營業(yè)執(zhí)照的名稱一致。3、核對法定代表人的身份。看營業(yè)執(zhí)照中的法定代表人是誰，實際簽約人是誰。如果不相符，則要弄明白原因，根

20、據(jù)不同情況進行處理。如公司章程已變更，但未在工商行政管理部門作變更登記，一定要取得關于法定代表人變更的股東會決議。如是股東（或上級）委派，則要取得委派的文件。（二）要求相關人員在指定位置簽字1、借款擔保合同：借款人為自然人的，應該在“借款人”一欄對應簽字，不可簽在“授權代表”一欄，也避免分別在兩欄內重復簽兩次。借款人及反擔保人的地址、聯(lián)系方式、日期等項均要填寫完整，反擔保人較多的，可簽署在列簽處。借款人或反擔保人是法人的，應當在相應的位置加蓋公章。2、抵（質）押反擔保合同：抵（質）押人為自然人的，不能簽署在授權代表欄；抵（質）押人為多人的，可簽署在列簽處。抵（質）押人為法人的，應當在相應的位置

21、加蓋公章。3、簽署股東會或董事會決議時應注意以下問題： 不能把股東會決議和董事會決議混簽在一份文件上；也不能把兩個公司的股東或董事混簽在一份文件上；要分清股東是誰，董事是誰，是哪個公司的股東或董事；根據(jù)公司章程的規(guī)定，注意是否有的股東不能就該事項行使表決權（如為股東擔保，被擔保的股東就不能行使表決權）；參加表決的股東的表決權的數(shù)額是否可以形成有效決議，如果不能夠形成有效決議，要求簽字單位提供其他股東的書面意見；董事會決議是否符合公司章程的規(guī)定，是否達到公司章程要求的有效決議的票數(shù)。法人反擔保人的公司章程中如果沒有關于對外擔保的內容的，請股東分別出具關于修改公司章程的股東會決議（或股東意見）。（

22、三）確認簽約人的簽字行為盡量要求所有簽署合同的自然人在簽字旁按手印，以確認身份。鑒于借款擔保合同第十六條的約定，簽約時務必要求簽署人自行填寫地址欄。四、見證后跟蹤（一）力爭合同文本的完備1、對一次性尚未簽署完畢的的合同，需要多次見證。遇到這種情況應做好筆記，并及時向業(yè)務人員跟催，應盡量控制在放款前完善合同文本。2、一次性簽署完畢的合同，要核對簽約份數(shù)是否夠用，與評審會記錄是否相符，作好下一步歸檔立卷的準備。（二）查詢信用記錄1、若對自然人的信息掌握不充分的，可以要求其提供信用報告；2、法人如營業(yè)執(zhí)照中的信息有瑕疵，應建議查詢工商登記檔案材料。（三）核查借款人或反擔保人的其他財產1、對借款人或反

23、擔保人尚未作作抵押登記的不動產，應進行查詢確認。2、對借款人或反擔保人的動產，須進行登記造冊，以備查用。3、對借款人或者反擔保人提供其他財產或財產權利的，須查詢備案，以備我公司追償時掌握財產線索。五、合同歸檔、借閱及返還1、合同簽署后應及時交給法務部檔案管理員歸檔，簽字蓋章不全的，也一并交法務部，需完善時再調檔。2、合同的借閱需要在法務部檔案管理員處做相應記錄，借閱人簽字確認；3、客戶要求合同返還的，返還前務必由法律顧問審核，返還客戶時要求客戶在合同簽收單上簽字。4、合同在簽署后應及時給法務部主管審查，此外合同在放款前、移交財務部前、返還客戶前、正式歸檔時還需經過幾次核查，以保證法律手續(xù)的完善。 六、與財務部的交接（一）業(yè)務檔案的交接1、及時將銀行借款憑證、合同、股東會（董事會）決議、業(yè)務委托書及評審會紀要等要件類資料的原件移交財務部。交接時，填寫檔案交接表并由雙方簽字確認，各執(zhí)一份。2、如果業(yè)務具體操作情況發(fā)生變更，由業(yè)務部填寫后續(xù)執(zhí)行情況表，與后續(xù)要件類資料的原件一并移交財務部。（二）產證/他證的交接1、業(yè)務發(fā)生后收到產證/他證原件，填寫擔保物、償債物收妥通知書，交于財務部保管，核對無誤后，在擔保物、償債物收妥通知書上簽字確認，雙方各執(zhí)一份。2、業(yè)務脫保時，填寫擔保物、償債物處理通知書，經業(yè)務部、風控部及總經理簽