采購資料歸檔及物資信息管理規(guī)定

1、佛山市金匯海投資有限公司佛山市金匯海投資有限公司 foshan jin hui hai investment co., ltd. 采購部資料歸檔及物資信息管理規(guī)定采購部資料歸檔及物資信息管理規(guī)定 目錄目錄 1 目目 的的.1 2 范范 圍圍.1 3 職職 責(zé)責(zé).1 4 程程 序序.1 4.1 采購文件資料歸檔.1 4.2 物資信息管理.3 4.3 資料保密管理.3 5 相關(guān)文件相關(guān)文件.4 采購資料歸檔及物資信息管理規(guī)定 版次：a/0 頁次： 1 /4 物資采購資料歸檔及物資信息管理規(guī)定 1 目目 的的 對公司物資采購工作中所形成的文件、資料進行規(guī)范化管理，利 用物資資源信息為公司采購、投標(biāo)工

2、作服務(wù)。 2 范范 圍圍 適用于公司物資采購文件資料的歸檔管理及物資信息管理。 3 職職 責(zé)責(zé) a）計劃員負責(zé)采購申請、采購計劃的收集、歸檔、管理； b）采購工程師/采購經(jīng)理負責(zé)采購合同、合作協(xié)議、合同簽訂過 程文件、合同執(zhí)行過程文件的收集、歸納； c）信息管理員負責(zé)采購文件及資料的歸檔、管理，信息采編。 4 程程 序序 4.1 采購文件資料歸檔采購文件資料歸檔 4.1.1 文件資料歸檔過程 采購資料歸檔及物資信息管理規(guī)定 版次：a/0 頁次： 2 /4 a）計劃員收集采購申請、采購計劃，以工程項目為單位歸檔， 制作合同臺帳； b）采購工程師/采購經(jīng)理收集采購合同(合作協(xié)議）及簽訂過程 文件、

3、執(zhí)行過程文件，按 4.1.2.所列順序整理，交信息管理員； c）信息管理員檢查資料的完整性，采編有關(guān)信息后交資料室。 4.1.2 歸檔資料范圍 a）采購申請、采購計劃過程：采購申請單、商務(wù)/技術(shù)附件（如 采購申請附件為電子版，需存檔一份有效文字版） ，采購計劃； b）合同簽訂過程文件資料： 詢比價（含密封報價、合作協(xié)議）合同：合同審批表、合同（含 技術(shù)協(xié)議） 、采購情況說明、比價情況匯總、報價資料； 招標(biāo)合同：合同審批表、合同（含技術(shù)協(xié)議） 、招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組定 標(biāo)審批表、綜合評審表、商務(wù)評審表（含商務(wù)比較表） 、技術(shù)評審表 （含技術(shù)評分匯總表、技術(shù)參數(shù)比較表） 、開標(biāo)價格記錄表、投標(biāo)報 價（含多

4、次報價） 、澄清文件、招標(biāo)申請書、招標(biāo)工作計劃、招標(biāo)書 審批表、招標(biāo)開標(biāo)會記錄表、招標(biāo)書、投標(biāo)書、及其它說明文件。 c）合同執(zhí)行過程文件：驗收報告、問題投訴、問題解決過程及 結(jié)果等； d）供方信息：供方資質(zhì)文件、評審記錄、情況反饋、價格表 （電子文檔、價格手冊等） 、產(chǎn)品樣本等； 采購資料歸檔及物資信息管理規(guī)定 版次：a/0 頁次： 3 /4 4.1.3 歸檔時間 a）合同及合同簽訂過程文件應(yīng)在合同簽訂后即時歸檔； b）合同執(zhí)行過程文件：收到驗收報告后 2 個工作日內(nèi)，問題投 訴解決后 2 個工作日內(nèi)； c）供方情況反饋：采購實施過程中發(fā)現(xiàn)供方異常狀況，相關(guān)人 員應(yīng)在 2 個工作日內(nèi)提供詳細報

5、告； 4.1.4 借閱 a）按公司檔案歸檔范圍移交公司檔案室的資料借閱按公司檔案 借閱的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行； b）留存物資部的資料本部門員工按涉密權(quán)限實行登記借閱；借 閱期不超過 5 個工作日，其它部門員工通過工作聯(lián)系單形式進行借閱。 借閱期不超過 3 個工作日。 4.1.5 其它說明 a）傳真件應(yīng)復(fù)印后歸檔； b）合同及中標(biāo)單位投標(biāo)書交 2 份（部門留存 1 份） ，其余資料交 1 份。 c）物資采購部轉(zhuǎn)交資料室歸檔的資料按公司資料歸檔制度執(zhí)行。 d）采購工程師及采購經(jīng)理應(yīng)履行資料歸檔的工作職責(zé)，物資采 采購資料歸檔及物資信息管理規(guī)定 版次：a/0 頁次： 4 /4 購部將這部分工作納入工作質(zhì)量考

6、核范圍進行考核。 4.2 物資信息管理物資信息管理 4.2.1 物資采購部負責(zé)物資采購的質(zhì)量、價格、供應(yīng)商資質(zhì)、市 場供求商情等采購基礎(chǔ)工作的管理； 4.2.2 采購工程師/采購經(jīng)理應(yīng)充分利用 internet 網(wǎng)、報刊、 會展、學(xué)術(shù)交流、專業(yè)文摘及多媒體等信息渠道，熟悉公司需求產(chǎn)品 的技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、供方的資質(zhì)及信譽等方面的商情，為 重大項目投標(biāo)提供信息。 4.2.3 信息管理員負責(zé)建立和管理物資供應(yīng)信息數(shù)據(jù)庫，提供查 詢服務(wù)。 4.3 資料保密管理資料保密管理 4.3.1 對物資采購資料的涉密權(quán)限規(guī)定如下： 涉密崗位權(quán)限 序 號 涉密范圍部 長 部長助理 計劃員 采購經(jīng)理 采購工程師 國際商務(wù)助理 信息 工程師 監(jiān) 造 主 管 核 算 1 合同文件及資料(含合 作協(xié)議書） 2 合同臺帳 3 采購?fù)ㄖ獑?4 采購招標(biāo)文件 采購資料歸檔及物資信息管理規(guī)定 版次：a/0 頁次： 5 /4 5 供方投標(biāo)文件 6 對外投標(biāo)報價匯總表 單 7 分承包方檔案 8 資金計劃表 9 項目采購匯總表 10 各類工作計劃 11 員工業(yè)績考核表 12 公司管理制度 13 公司會議資料 14 公司文件 說明： “”表示可