北大青鳥(niǎo)TimeManagement時(shí)間管理課件

1、1 Time Management 2 引子：你了解時(shí)間嗎？ 一項(xiàng)調(diào)查表明： 工作繁忙的人同其配偶或其他“主要共同生活者” 有意義的交流時(shí)間平均每天金錢(qián)，時(shí)間=生命的價(jià)值。 時(shí)間的特征： 公平性：時(shí)間對(duì)每個(gè)人都同樣公平，每人 每天 都是24小時(shí)，每小時(shí)都是60分，每分都是60秒。 單程性：時(shí)間一去不返，人生是一次單程旅行。 5 ？既然時(shí)間是公平的，那么為什么 有人在有限的時(shí)間里既取得了學(xué)業(yè) 的成就、事業(yè)的成功，又沒(méi)耽誤享 受親情和友情，還能使自己的生活 豐富多彩，秘密何在呢？ 6 何謂時(shí)間管理？何謂時(shí)間管理？ 秘密在于是否掌握時(shí)間管理其本質(zhì)是主動(dòng)有效 地控制時(shí)間，而非被動(dòng)的受制于時(shí)間。時(shí)間管理

2、 實(shí)際包含三個(gè)層次的問(wèn)題： 意愿和決心：由人生觀價(jià)值觀等決定，由個(gè)人 自行解決； 原則和方法：本培訓(xùn)要解決的核心問(wèn)題，將圍 繞此展開(kāi)； 形成行為習(xí)慣：關(guān)鍵是觀念和毅力。 7 第二章第二章 時(shí)間那去了？對(duì)時(shí)間時(shí)間那去了？對(duì)時(shí)間 的分析的分析 請(qǐng)你分析：軟件開(kāi)發(fā)部項(xiàng)目經(jīng)理王鵬的一天。 請(qǐng)問(wèn)：王鵬的時(shí)間管理是否存在問(wèn)題，如有， 應(yīng)如何改進(jìn)？ 8 自我測(cè)試自我測(cè)試 你能支配自己的時(shí)間嗎？ 9 時(shí)間分析方法時(shí)間分析方法 工作清單分析； 工作重要性分析； 工作緊急性分析； 工作效益性分析； 10 工作清單分析： 分析你在一個(gè)工作日內(nèi)都做了那些工 作事項(xiàng)并填入下表，連續(xù)記錄四周后 匯總。 說(shuō)明：累計(jì)超過(guò)10

3、分鐘的工作填入 “工作事項(xiàng)”。 11 工作重要性分析： 分析一段時(shí)間內(nèi)各工作事項(xiàng)的重要程度并填表。 說(shuō)明：“重要性”的標(biāo)準(zhǔn)如下： 非常重要 A 絕對(duì)重要（其他事情都可以不做也要做） 重要 B 需要做（你不做就要出問(wèn)題） 不太重要 C 應(yīng)該做（可做可不做但做比不做好一點(diǎn)） 不重要 D 可不做（做也不見(jiàn)得好） 12 工作緊急性分析： 分析一段時(shí)間內(nèi)各工作事項(xiàng)的緊急程度并填入下表。 說(shuō)明：“緊急性”的標(biāo)準(zhǔn)如下： 非常緊急 A 現(xiàn)在就做（馬上放下其他事情開(kāi)始做） 緊急 B 短時(shí)間內(nèi)需要做（一般為當(dāng)天要做） 不太緊急 C 可放一放再做（可納入計(jì)劃中去安排） 不緊急 D 什么時(shí)候干都行（無(wú)需計(jì)劃） 13

4、工作效益性分析： 這里的效益指投入單位的人力資源（時(shí)間、精力、努 力）而產(chǎn)出的成果。分析一段時(shí)間內(nèi)各工作事項(xiàng)的效 益并填入下表。 說(shuō)明：“工作效益” 可以從以下三個(gè)的指標(biāo)衡量： A 目標(biāo)/職務(wù)貢獻(xiàn)度：某事項(xiàng)對(duì)實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)或履行 崗位職責(zé)的貢獻(xiàn)大小，貢獻(xiàn)越大，效益越高。 B 必要性：某事項(xiàng)由你來(lái)做的必要程度（可否由其 他同事或下屬完成），必要性越強(qiáng)，效益越高。 C 所需人力資源（時(shí)間、精力、努力），顯然，所 需資源越少，效益越高。 14 自我分析自我分析 盡可能全面地列出你具有代表性的 一周/一個(gè)月的所有工作事項(xiàng)，并按 照上面介紹的方法進(jìn)行分析。 15 第三章第三章 時(shí)間管理的原則時(shí)間管理的原則

5、 制訂計(jì)劃 排序分時(shí) 80/20原則 符合生理周期 養(yǎng)成習(xí)慣 16 原則原則1：制訂計(jì)劃：制訂計(jì)劃 計(jì)劃：為完成一定的目標(biāo)而事前對(duì)措施和步驟 作出的部署。 計(jì)劃的作用：事先計(jì)劃是時(shí)間管理的根本途徑， 要想控制時(shí)間，必須首先制訂計(jì)劃。 17 計(jì)劃的前提是確立目標(biāo) 哈佛大學(xué)有一個(gè)非常著名的關(guān)于目 標(biāo)對(duì)人生影響的跟蹤調(diào)查。對(duì)象是 一群智力、學(xué)歷、環(huán)境等條件都差 不多的年輕人，調(diào)查結(jié)果如下： 18 3% 有清晰且長(zhǎng)期有清晰且長(zhǎng)期 的目標(biāo)的目標(biāo) 有清晰但短期有清晰但短期 的目標(biāo)的目標(biāo) 有較模糊目標(biāo)有較模糊目標(biāo) 無(wú)目標(biāo)無(wú)目標(biāo) 19 3% 25年來(lái)幾乎都不曾更改過(guò)自己的人生目標(biāo)。他們都朝著同一個(gè)年來(lái)幾乎都不

6、曾更改過(guò)自己的人生目標(biāo)。他們都朝著同一個(gè) 方向不懈地努力，現(xiàn)在，他們幾乎都成了社會(huì)備界的頂尖成功方向不懈地努力，現(xiàn)在，他們幾乎都成了社會(huì)備界的頂尖成功 人士，他們中不乏白手創(chuàng)業(yè)者、行業(yè)領(lǐng)袖、社會(huì)精英人士，他們中不乏白手創(chuàng)業(yè)者、行業(yè)領(lǐng)袖、社會(huì)精英 大都生活在社會(huì)的中上層。他們的共同特點(diǎn)是，那些短期目大都生活在社會(huì)的中上層。他們的共同特點(diǎn)是，那些短期目 標(biāo)不斷被達(dá)成，生活狀態(tài)穩(wěn)步上升，成為各行各業(yè)的不可或標(biāo)不斷被達(dá)成，生活狀態(tài)穩(wěn)步上升，成為各行各業(yè)的不可或 缺的專(zhuān)業(yè)人士。如醫(yī)生、律師、工程師、高級(jí)主管等等缺的專(zhuān)業(yè)人士。如醫(yī)生、律師、工程師、高級(jí)主管等等 幾乎都生活在社會(huì)的中下層面，他們能安穩(wěn)地生活

7、與工作，幾乎都生活在社會(huì)的中下層面，他們能安穩(wěn)地生活與工作， 但都沒(méi)有什么特別的成績(jī)但都沒(méi)有什么特別的成績(jī) 幾乎都生活在社會(huì)的最底層，他們的生活都過(guò)得很不如幾乎都生活在社會(huì)的最底層，他們的生活都過(guò)得很不如 意，常常失業(yè)?？可鐣?huì)救濟(jì)，并且常常都在抱怨他人，意，常常失業(yè)。靠社會(huì)救濟(jì)，并且常常都在抱怨他人， 抱怨社會(huì)，抱怨世界抱怨社會(huì)，抱怨世界 20 制訂計(jì)劃的SMART原則 S 明確的(Specific) M 可衡量的(Measurable) A 可達(dá)成又具挑戰(zhàn)性的（Achievable） R 相適的或稱(chēng)合理的（Relevance） T 時(shí)間性（Timeliness） 21 我的目標(biāo)是想在一年內(nèi)賺

8、 100萬(wàn)！ 請(qǐng)問(wèn)我應(yīng)該如何計(jì)劃我的目標(biāo)呢？ 一個(gè)符合一個(gè)符合SMARTSMART原則的計(jì)劃是目標(biāo)原則的計(jì)劃是目標(biāo) 能否實(shí)現(xiàn)的度量?jī)x。能否實(shí)現(xiàn)的度量?jī)x。 22 計(jì)劃的形成：采用樹(shù)杈法（魚(yú)骨法） 將目標(biāo)分解成任務(wù)形成計(jì)劃 寫(xiě)下一個(gè)大目標(biāo)； 寫(xiě)出實(shí)現(xiàn)該目標(biāo)所有的必要條件及充分條件，作為小目標(biāo)，即 第一層樹(shù)杈 ； 寫(xiě)出實(shí)現(xiàn)每個(gè)小目標(biāo)所需的必要條件及充分條件，變成第二層 樹(shù)杈 ； 如此類(lèi)推，直到畫(huà)出所有的樹(shù)葉-即時(shí)目標(biāo)為止，才算完成該 目標(biāo)多杈樹(shù)的分解 ； 檢查多杈樹(shù)分解是否充分、即反之從葉子到樹(shù)枝再到樹(shù)干，不 斷檢查如果小目標(biāo)均達(dá)成，大目標(biāo)是否一定會(huì)達(dá)成，如是則表 示分解已完成；如不是則表明所列的條

9、件還不夠充分，繼續(xù)補(bǔ) 充被忽略的樹(shù)枝 。 23 目標(biāo)目標(biāo) 尋找尋找 如意配偶如意配偶 相遇條件 你的條件 對(duì)象條件 能力 品格 生理?xiàng)l件 工作 他可能期望你達(dá)到的條件 如何吸引他 如何找到他 如何創(chuàng)造緣份 收入 未來(lái) 感情長(zhǎng)期維系條件 個(gè)人條件 個(gè)人觀念 家庭條件 基本條件 應(yīng)自我塑造的條件 他會(huì)在哪里 如何處理競(jìng)爭(zhēng)者 如何接觸到他 事業(yè)條件 24 一位人事主管的周工作計(jì)劃 第第 39 周周工工作作計(jì)計(jì)劃劃 姓姓名名： 張張虹虹制制訂訂日日期期： 9月月25日日 事事項(xiàng)項(xiàng)序序號(hào)號(hào)工工作作事事項(xiàng)項(xiàng)優(yōu)優(yōu)先先順順序序協(xié)協(xié)調(diào)調(diào)人人消消耗耗工工時(shí)時(shí)完完成成時(shí)時(shí)間間備備注注 1辦理員工檔案、學(xué)生協(xié)議63本

10、周 2三季度考核方案的制定及實(shí)施1部門(mén)經(jīng)理6本周 3考核制度的修改3部門(mén)經(jīng)理8本周初稿試行 4中層經(jīng)理考核的實(shí)施2全體6本周 5考核前的培訓(xùn)4部門(mén)經(jīng)理6 6安排對(duì)員工的法律培訓(xùn)74周三 7在“大學(xué)生就業(yè)”上登廣告的相關(guān) 工作 82本周三 8與交通醫(yī)院聯(lián)系復(fù)查及帳務(wù)結(jié)算92本周 9與德勤聯(lián)系薪資調(diào)查一事5部門(mén)經(jīng)理4本周 其其他他 1新員工的上崗培訓(xùn)2周一、周 四 2勞動(dòng)合同的簽訂及發(fā)放2周五 3 4 25 原則原則2：排序分時(shí)：排序分時(shí) 即排出順序、分配時(shí)間資源即排出順序、分配時(shí)間資源 26 時(shí)間管理矩陣圖 重要 不重要 緊急 不緊急 危機(jī) 急迫的問(wèn)題 有限期的任務(wù)，會(huì)議 籌備事項(xiàng) 準(zhǔn)備及預(yù)防工

11、作 計(jì)劃 關(guān)系的建立 培訓(xùn)，授權(quán)，創(chuàng)新 干擾，一些電話(huà) 一些會(huì)議 一些緊急事件 符合別人期望的事 細(xì)瑣的工作 浪費(fèi)時(shí)間的閑聊 無(wú)關(guān)緊要的信件 無(wú)關(guān)緊要的私人電話(huà) 27 錯(cuò)誤傾向：偏重第一類(lèi)事務(wù) 結(jié)果： 壓力 筋疲力竭 危機(jī)處理 忙于收拾殘局 28 錯(cuò)誤傾向：偏重第三類(lèi)事務(wù) 結(jié)果： 輕重不分，未有效完成本職 缺乏自制力，怪罪他人 面臨危機(jī)壓力 失去目標(biāo)與計(jì)劃 29 第二象限工作法 合理的按照緊急和重要兩個(gè)緯度劃分自己 的工作事項(xiàng)； 將大部分時(shí)間和精力放在第二象限的工作 上，主要根據(jù)第二象限的工作制訂計(jì)劃， 80%的時(shí)間資源放在第二象限，20%放在其 他象限。 30 原則原則3：80/20原則原則

12、 80/20原則（也叫帕雷托原則）： 80%的工作價(jià)值來(lái)自于20%的工作事 項(xiàng)，而剩下的20%的價(jià)值來(lái)自于80%的 工作事項(xiàng)。 31 80/20原則的啟示 啟示：20%的工作事項(xiàng)創(chuàng)造80%的工作價(jià)值；抓 住工作的關(guān)鍵，集中80%的主要精力做20%的主 要工作，可以保證80%的工作結(jié)果；改進(jìn)這20% 的工作處理方法，可以獲得80%的新效果。 誤區(qū)：面面俱到都想做好；完全主義 都想做完；平均分配時(shí)間和精力。 32 原則原則4：符合生理周期：符合生理周期 了解你的“興奮”和“低潮”時(shí)間 段并以此為依據(jù)制定你每天的工作 計(jì)劃。 請(qǐng)做以下測(cè)試，了解自己的生活節(jié) 奏，以便有效的工作： 33 原則原則5：養(yǎng)

13、成習(xí)慣：養(yǎng)成習(xí)慣 送給參訓(xùn)者三句話(huà)： 好習(xí)慣是在有意識(shí)的控制中形成的，壞習(xí)慣是在 無(wú)意識(shí)的放任中形成的。 我們先要塑造自己良好的習(xí)慣，然后好習(xí)慣會(huì)塑 造我們自己。 形成好習(xí)慣的過(guò)程同時(shí)也是克服壞習(xí)慣的過(guò)程， 形成過(guò)程中會(huì)比較困難，但好習(xí)慣一旦養(yǎng)成也會(huì) 具有自然的慣性，保持起來(lái)相對(duì)比較容易；堅(jiān)持 下去，21天可基本形成習(xí)慣。 34 第四章第四章 時(shí)間管理的步驟時(shí)間管理的步驟 分析當(dāng)前工作事項(xiàng)和時(shí)間支配 確定浪費(fèi)時(shí)間的因素 審核目標(biāo) 將目標(biāo)分解成可管理的任務(wù) 安排時(shí)間計(jì)劃 實(shí)施計(jì)劃并力爭(zhēng)形成習(xí)慣 評(píng)估計(jì)劃并進(jìn)行調(diào)整 35 一、分析你當(dāng)前的工作事項(xiàng)和時(shí)一、分析你當(dāng)前的工作事項(xiàng)和時(shí) 間支配情況間支配情

14、況 。 分析你在一個(gè)工作日內(nèi)都做了那些工作 事項(xiàng)和實(shí)際用時(shí)，連續(xù)記錄四周后匯總 成星期和月度工作完成情況表； 運(yùn)用“緊急性”、“重要性”、“效益 性”指標(biāo)對(duì)工作事項(xiàng)作出分類(lèi)，分別歸 納到第一至第四象限中； 36 二、確定浪費(fèi)時(shí)間的因素并列出二、確定浪費(fèi)時(shí)間的因素并列出 應(yīng)對(duì)它們的策略。應(yīng)對(duì)它們的策略。 審查你的時(shí)間使用情況，并確定浪費(fèi)時(shí)間 的因素。 針對(duì)每一種浪費(fèi)時(shí)間的因素，思考適合你 的風(fēng)格的策略。一次對(duì)付一種浪費(fèi)時(shí)間的 因素。 對(duì)你制定的策略進(jìn)行嘗試，保留切合實(shí)際 的那些。 37 三、審核目標(biāo)。三、審核目標(biāo)。 審核你個(gè)人的工作目標(biāo)是否與組織的戰(zhàn) 略、目標(biāo)、部門(mén)的任務(wù)以及崗位職責(zé)相 適應(yīng)。

15、考慮你為每一目標(biāo)安排的優(yōu)先順序、時(shí) 間資源分配和完成期限。 38 四、將目標(biāo)分解成可管理的任務(wù)。四、將目標(biāo)分解成可管理的任務(wù)。 采用樹(shù)杈法（魚(yú)骨法）將工作目標(biāo)分解 成需要完成的多層任務(wù)，在此基礎(chǔ)上才 能制定自己的年度、半年、季度、月度、 周工作計(jì)劃。 根據(jù)任務(wù)對(duì)首要目標(biāo)的支持程度，給每 項(xiàng)任務(wù)設(shè)定優(yōu)先順序，將任務(wù)按先后順 序進(jìn)行排列。 39 五、安排時(shí)間計(jì)劃。五、安排時(shí)間計(jì)劃。 在任務(wù)分解的基礎(chǔ)上制定自己的年度、半年、季 度、月度、周工作計(jì)劃；同時(shí)從長(zhǎng)期和短期的角 度考慮，計(jì)劃每天應(yīng)完成的任務(wù)，一次應(yīng)制定出 數(shù)周甚或數(shù)月的時(shí)間安排。 根據(jù)計(jì)劃確定所有必要的工作事項(xiàng)，運(yùn)用“緊急 性”、“重要性”

16、、“效益性”指標(biāo)對(duì)工作事項(xiàng) 作出分類(lèi)，分別歸納到第一至第四象限中； 運(yùn)用第二象限工作法排出完成事項(xiàng)的順序和分配 時(shí)間資源。 40 目標(biāo)任務(wù)總體工作計(jì)劃工作事項(xiàng)短期具體工作計(jì)劃 整體思路： 41 六、實(shí)施計(jì)劃并力爭(zhēng)形成習(xí)慣。六、實(shí)施計(jì)劃并力爭(zhēng)形成習(xí)慣。 帶上你的待辦事項(xiàng)清單，需要時(shí)對(duì)照查詢(xún)，以保 證你至少完成了當(dāng)天的首要任務(wù)。 在一天結(jié)束時(shí)對(duì)計(jì)劃進(jìn)行復(fù)核。獎(jiǎng)賞自己按計(jì)劃 完成了某些任務(wù)，并在一周剩下的時(shí)間內(nèi)對(duì)計(jì)劃 進(jìn)行必要的調(diào)整。 謹(jǐn)記，像堅(jiān)持計(jì)劃這樣的新習(xí)慣一開(kāi)始是很難保 持的。習(xí)慣成自然，你實(shí)踐得越多，保持起來(lái)就 會(huì)越容易。 42 七、評(píng)估計(jì)劃并進(jìn)行調(diào)整。七、評(píng)估計(jì)劃并進(jìn)行調(diào)整。 在使用有關(guān)

17、輔助工具安排時(shí)間一個(gè)月之后，監(jiān)督你的執(zhí)行 情況及其所帶來(lái)的結(jié)果。向自己提出以下問(wèn)題： 你能完成為一周設(shè)定的任務(wù)嗎？ 為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)你正在取得進(jìn)展嗎？ 不做某些事情會(huì)有什么后果？ 你在回避浪費(fèi)時(shí)間的情況嗎？ 這是你能堅(jiān)持的計(jì)劃嗎？ 如果你在按時(shí)完成任務(wù)方面有困難，可以讓你的經(jīng)理、同 事和下屬提供反饋意見(jiàn)。采納他們的意見(jiàn)不斷改進(jìn)自己的 工作，并根據(jù)你的分析修訂自己的計(jì)劃。 43 第五章第五章 時(shí)間管理的技巧時(shí)間管理的技巧 安排時(shí)間計(jì)劃的技巧 遵循時(shí)間計(jì)劃的技巧 控制浪費(fèi)時(shí)間因素的技巧 44 一、安排時(shí)間的技巧一、安排時(shí)間的技巧 45 1期望不要太多期望不要太多 我們都有太多的事情要做。承認(rèn)你不可 能將

18、所有的目標(biāo)都實(shí)現(xiàn)是很重要的，即 使是你的最首要目標(biāo)。期望太多對(duì)生活 的所有方面都有不好的影響?！傲私饽?的主要責(zé)任，專(zhuān)注于你最主要的目標(biāo)” 這一原則有助于你避開(kāi)這個(gè)陷阱。 46 2利用工具利用工具 時(shí)間安排工具可以幫助你輕而易舉地對(duì)任務(wù)和活 動(dòng)進(jìn)行整體規(guī)劃，使你能夠觀察自己能否應(yīng)對(duì)任 何計(jì)劃外的請(qǐng)求，也可以使你了解自己為什么沒(méi) 有時(shí)間。 以下是一些時(shí)間計(jì)劃工具： 年度、季度、月度與每周的工作計(jì)劃表格 待辦事項(xiàng)清單 約會(huì)日程表 管理軟件（如電腦日程表和個(gè)人助理） 臺(tái)歷、效率手冊(cè) 47 下面重點(diǎn)介紹待辦事項(xiàng)清單：一份有效的待 辦事項(xiàng)清單包括以下按優(yōu)先順序排列的工作 事項(xiàng)： 你需要做出的決定； 你需

19、要起草的總結(jié)報(bào)告； 你正在等待的信息； 你需要撥打或你期待接聽(tīng)的電話(huà)； 你需要發(fā)送的信函和電子郵件； 你應(yīng)該參加的會(huì)議和約會(huì)； 48 49 3記住帕金森定律記住帕金森定律： 抓住工作的關(guān)鍵，集中80%的主要 精力做20%的主要工作。 50 4平衡你每日的活動(dòng)平衡你每日的活動(dòng)： 即計(jì)劃時(shí)間時(shí)要考慮放松的時(shí)間，用來(lái) 活動(dòng)身體、娛樂(lè)和參加社會(huì)活動(dòng)。 51 5每天留出至少一個(gè)小時(shí)計(jì)劃每天留出至少一個(gè)小時(shí)計(jì)劃 外的時(shí)間外的時(shí)間 用以應(yīng)付危機(jī)和突發(fā)事件和處理一 些耗費(fèi)時(shí)間而無(wú)效的事情。 52 6給每月工作設(shè)定一個(gè)核心主給每月工作設(shè)定一個(gè)核心主 題題 爭(zhēng)取每月完成一項(xiàng)重要任務(wù)，每周爭(zhēng)取每月完成一項(xiàng)重要任務(wù)，

20、每周 完成組成該重要任務(wù)的重要一環(huán)。完成組成該重要任務(wù)的重要一環(huán)。 53 二、遵循時(shí)間計(jì)劃的技巧二、遵循時(shí)間計(jì)劃的技巧 54 1利用個(gè)人生理周期：利用個(gè)人生理周期： 了解你的“興奮”和“低潮”時(shí)間段， 把需要?jiǎng)?chuàng)造力和智慧的重要工作或活 動(dòng)安排在你精力旺盛的時(shí)間來(lái)做。日 常的或單調(diào)的事務(wù)則應(yīng)放在精力不太 旺盛時(shí)處理。 55 2今天抽取一些時(shí)間為明天最重今天抽取一些時(shí)間為明天最重 要的工作做些準(zhǔn)備。要的工作做些準(zhǔn)備。 查看你的檔案，審查時(shí)間期限，或 突出關(guān)鍵事件，這樣當(dāng)你第二天開(kāi) 始工作時(shí)，你將節(jié)省不少時(shí)間。 56 3獎(jiǎng)勵(lì)自己的有效使用工作時(shí)獎(jiǎng)勵(lì)自己的有效使用工作時(shí) 間。間。 57 4不必花太多時(shí)

21、間追求完美。不必花太多時(shí)間追求完美。 如果你已完成當(dāng)天任務(wù)的90%，你 就算成功了。 58 5將你的計(jì)劃放在一個(gè)易于取放將你的計(jì)劃放在一個(gè)易于取放 的地方。的地方。 把你要完成的目標(biāo)粘貼到你隨時(shí) 可以看見(jiàn)的地方。視線(xiàn)之內(nèi)應(yīng)該 永遠(yuǎn)有一幅掛歷或臺(tái)歷打開(kāi)著置 于你的桌面之上。不時(shí)用它檢查 你一天的工作是否達(dá)到了目標(biāo)。 59 三、控制浪費(fèi)時(shí)間因素的技巧三、控制浪費(fèi)時(shí)間因素的技巧 60 1給約會(huì)限定以保持你自己能在給約會(huì)限定以保持你自己能在 既定的會(huì)面時(shí)間內(nèi)集中精力。既定的會(huì)面時(shí)間內(nèi)集中精力。 61 2合并同類(lèi)項(xiàng)合并同類(lèi)項(xiàng)： 盡可能將相似的任務(wù)進(jìn)行綜合與合并。 62 3把諸如回電話(huà)、收發(fā)把諸如回電話(huà)、

22、收發(fā)EMAIL、 約會(huì)、案頭工作等相似的活動(dòng)集中約會(huì)、案頭工作等相似的活動(dòng)集中 到一個(gè)時(shí)間段處理。到一個(gè)時(shí)間段處理。 例如，將所有的電話(huà)安排在每天計(jì)劃好的 某個(gè)時(shí)間一起打；在一上班、午休后、下 班前各留15分鐘處理EMAIL，余時(shí)不看。 63 4利用意料之外的空閑時(shí)間利用意料之外的空閑時(shí)間 下列多種因素會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)意料之外 的空閑時(shí)間：旅行延遲、會(huì)議取消、 約會(huì)延遲。這些時(shí)間經(jīng)常會(huì)被浪費(fèi) 掉。要養(yǎng)成利用這些空余時(shí)間處理 事務(wù)的習(xí)慣。 64 利用空閑時(shí)間的建議： 5分鐘 10分鐘 30分鐘 安排一個(gè)約會(huì) 打一個(gè)簡(jiǎn)短的電話(huà) 瀏覽刊物、雜志和 寫(xiě)張便條 為某次會(huì)議準(zhǔn)備議題 安排你的每周計(jì)劃 更新代辦單 閱讀并回復(fù)電子郵件 撰寫(xiě)一份報(bào)告提綱 安排即將來(lái)臨的旅行 填寫(xiě)一份開(kāi)支報(bào)告 65 5利用授權(quán)利用授權(quán) 授權(quán)能夠讓你在你所擁有的時(shí)間內(nèi)擴(kuò)大你 能夠完成的工作范圍。仔細(xì)檢查你希