企業(yè)檔案管理操作流程

1、企業(yè)檔案管理實務工作 （金社春） 2010年06月28日 什么是企業(yè)檔案什么是企業(yè)檔案 v企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中形成的，企業(yè)活動企業(yè)活動 是指企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、行政、科研、基建、設備是指企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、行政、科研、基建、設備 管理等各職能部門，管理等各職能部門，綜合運用資源條件、勞動力、 資本、科學技術(shù)、流通手段、企業(yè)信譽等經(jīng)濟要 素，制造產(chǎn)品獲取利潤和創(chuàng)造經(jīng)濟效益，實現(xiàn)企 業(yè)基本目標的活動。因此，企業(yè)檔案是企業(yè)各種 因素相互作用的產(chǎn)物，它綜合反映和說明企業(yè)的 基本面貌和全部活動，是各種內(nèi)容和載體檔案的 總和。 企業(yè)檔案工作 1 2 什么是企業(yè)檔案工作什么是企業(yè)檔案工作 怎樣做好企業(yè)檔案工作

2、怎樣做好企業(yè)檔案工作 什么是企業(yè)檔案工作 什么是企業(yè)檔案工作什么是企業(yè)檔案工作 一是企業(yè)一是企業(yè) 檔案行政檔案行政 管理工作管理工作 二是企業(yè) 檔案業(yè)務 建設工作 企業(yè)檔案的構(gòu)成 總體劃分為 經(jīng)營、生產(chǎn) 技術(shù)管理 基本建設、 設備儀表 財務會計、 人事管理 企業(yè)檔案的基本類型企業(yè)檔案的基本類型 文書檔案 其他載體檔案 會計檔案 企業(yè)檔案企業(yè)檔案 科技檔科技檔 案案 實物檔實物檔 案案 人事檔人事檔 案案 從而形成了以企業(yè)管理檔案為基礎(chǔ)， 以科技檔案為主體。 企業(yè)檔案行政管理企業(yè)檔案行政管理 1 2 檔案專業(yè)主管機關(guān) 企業(yè)檔案管理部門 怎樣做好企業(yè)檔案工作 2 爭取主動，建立網(wǎng)絡，為檔 案工作提

3、供組織保證 建立健全檔案管理規(guī)章 制度 加強基礎(chǔ)業(yè)務建設 管理不斷創(chuàng)新，全面提升檔案工管理不斷創(chuàng)新，全面提升檔案工 作作 收集、 整理 開發(fā) 利用 編研 統(tǒng)計、 檢索 鑒定、鑒定、 保管保管 對企業(yè)在工作中活動中形成的對企業(yè)在工作中活動中形成的 文件的積累、整理、歸檔的管文件的積累、整理、歸檔的管 理、對直屬單位監(jiān)督指導理、對直屬單位監(jiān)督指導 企業(yè)檔案業(yè)務建設工作企業(yè)檔案業(yè)務建設工作 了解企業(yè) 內(nèi)部各職 能的職責 ，盡快熟 文件形成 的規(guī)律 建立健全建立健全 檔案管理檔案管理 歸檔工作歸檔工作 及時收集 企業(yè)重大 活動的有 關(guān)檔案 企業(yè)檔案的收集工作 1 2 3 轉(zhuǎn)變收集轉(zhuǎn)變收集 觀念，注觀念

4、，注 重收集范重收集范 圍圍 4 企業(yè)分類一級類目企業(yè)分類一級類目 0129637458 黨 群 行 政 管 理 經(jīng) 營 管 理 生 產(chǎn) 技 術(shù) 財 務 審 計 人 事 勞 資 產(chǎn) 品 科 學 技 術(shù) 基 本 建 設 設 備 管 理 保持文 件之 間的 有機 聯(lián)系 0黨群工作 5人事勞資 3生產(chǎn)技術(shù)管理 1行政管理 2經(jīng)營管理 0-5文書檔案分類 按年度-問題-保管期限 4財務審計財務審計 0-5文書檔案整理、編目文書檔案整理、編目 全宗號年度 2007件號 1 類別 生產(chǎn)管理 保管期限 永久 頁數(shù) 6 全宗 號 年度 2006件號 1 類別 黨群 保管期限 永久 頁數(shù) 6 1 v 在文件右下

5、角編頁碼 v 在文件的右上角蓋上歸檔 章 0-5文書檔案編號文書檔案編號 v0-5類編號 v 2007 - 0 - 1 - 1 v v 件號（0-9） v 盒號（0-9） v 分類號（0黨群） v 目錄號（年代） 文書檔案的編目文書檔案的編目 v 歸檔文件應逐件編目。只對復文進行編目。歸檔文件目錄設件號、責任 者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目 v 歸檔文件目錄歸檔文件目錄 v 年度：2007年 保管期限：永久 序號 責任者 文號 題 名 日 期 頁數(shù) 備 注1 v 瓊電 關(guān)于注冊海南電網(wǎng)?？诜止?2007 v1 ?？诠荆?007） 的請示 0108 2 12號 v 2 南方電網(wǎng) 南電

6、字 關(guān)于同意注冊海南電網(wǎng)海口分 2007 v （2007） 公司的批復 0521 1 v 28號 0-5文書檔案組卷、排列文書檔案組卷、排列 歸檔文件應以歸檔文件應以“件件”為單位，為單位， 按照其排列順序編寫件號（室按照其排列順序編寫件號（室 編件號），并以歸檔章的形式編件號），并以歸檔章的形式 在歸檔文件上注明。件號應在在歸檔文件上注明。件號應在 分類的最低一級類目內(nèi)，按文分類的最低一級類目內(nèi)，按文 件排列順序從件排列順序從“1”1”開始標注。開始標注。 同一年度的歸檔文件，永久、同一年度的歸檔文件，永久、 長期、短期各排一個流水號。長期、短期各排一個流水號。 不同保管期的不能放一個合內(nèi)。

7、不同保管期的不能放一個合內(nèi)。 檔案盒脊背設置各檢索項，檔案盒脊背設置各檢索項， 包括全宗號、年度、保管期限、包括全宗號、年度、保管期限、 機構(gòu)機構(gòu) (問題問題)、起止件號、盒號。、起止件號、盒號。 什么是企業(yè)檔案工作 什么是企業(yè)會計檔案什么是企業(yè)會計檔案 是指會計憑證、是指會計憑證、 會計帳簿和財會計帳簿和財 務報表等會計務報表等會計 核算專業(yè)材料核算專業(yè)材料 是記錄和反是記錄和反 映單位經(jīng)濟映單位經(jīng)濟 業(yè)務的重要業(yè)務的重要 史料和證據(jù)史料和證據(jù) 了解企業(yè)會計檔案的種類了解企業(yè)會計檔案的種類 v盡快熟悉文件形成的規(guī)律。企業(yè)實行會計電 算化后，會計檔案的內(nèi)容、載體、生成、傳 輸、保管呈現(xiàn)出新的特

8、點，這需要我們不斷 深入了解： v機制會計檔案；機制會計檔案； v機讀會計檔案；機讀會計檔案； v計算機系統(tǒng)軟件計算機系統(tǒng)軟件 4 財務審計類財務審計類 v 財務審計綜合41 財務管理 42 會計財務 43 審計工作 44 4 財務審計類財務審計類 會計報表：年 報、季報、月 報、各財務分 析報表； 會計帳本：日 記帳、明細帳 、輔助帳、總 帳 會計憑證：原始 憑證、記帳憑證 、匯總報； 其他：固定資產(chǎn) 卡、財務移交清 冊等 43 會計財務 430 會計報表 431 會計帳簿 432 會計憑證 433 其他： 會計檔案的編號 例二某企業(yè)2002年度的會計年報（2007430001） 2007

9、4 3 00 0 1 v v 案卷號（案卷號（001-999） v 會計年報（三類）會計年報（三類） v 會計帳務（二類）會計帳務（二類） v 財務審行（一類）財務審行（一類） v 年度（目錄號）年度（目錄號） 會計檔案的編號 例二某企業(yè)2007年度的會計帳簿（2007431001， 4 財務審計類、財務審計類、3會計帳務、會計帳務、1帳簿、帳簿、001案卷號）案卷號） v2007 4 3 10 0 1 v v 案卷號（案卷號（001-999） v 會計帳簿（三類）會計帳簿（三類） v 會計帳務（二類）會計帳務（二類） v 財務審行（一類）財務審行（一類） v 年度年度(目錄號目錄號) 會計檔

10、案的編號 v2007 4 320 0 1 v v 案卷號（案卷號（001-999） v 三級類目（三級類目（0-9） v 二級類目（二級類目（0-9） v 一級類目（一級類目（0-9） v 目錄號（年代）目錄號（年代） v 例一某企業(yè)例一某企業(yè)2007年年1 月會計現(xiàn)金收款憑證編號月會計現(xiàn)金收款憑證編號 （2007年度、年度、4財務審計類、財務審計類、3會計帳務、會計帳務、2憑證、憑證、 001案卷號）案卷號） 會計檔案材料保管期限的劃分會計檔案材料保管期限的劃分 報表 帳簿 憑證 其他 年 報 月、 季 報 現(xiàn)金、 銀行 日記 帳 總 帳、 分 類 帳 原 始 憑 證 記 帳 憑 證 匯 總

11、 憑 證 銀 行 對 帳 單 銀 行 調(diào) 節(jié) 表 固 定 資 產(chǎn) 卡 會計 檔案 清冊 永 久 3 年25年15年15 年 15 年 15 年 5年5年5年永久 企業(yè)會計檔案組卷企業(yè)會計檔案組卷 會計報表按年報、季報、月報分別組 卷，因保管期限不同；裝具大不一致。會 計帳本是一本一卷；會計憑證一般由經(jīng)辦 會計當月憑證按形成時間先后分別裝訂若 干成冊，一般厚度不得超過3厘米，加封 面裝于憑證合內(nèi)，并編號。 人事檔案人事檔案 v人事檔案是人事部門按黨的人事政策，在 培養(yǎng)、選撥和任用人員等工作中形成的記 載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務 能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內(nèi)容的文件 材料，是歷史地、全面

12、地考察了解和正確 選撥使用人員的重要依據(jù)，是國家檔案的 重要組成部分。 人事檔案的收集工作人事檔案的收集工作 v收集的材料必須經(jīng)過認真鑒別。歸檔材料收集的材料必須經(jīng)過認真鑒別。歸檔材料 應真實、完整齊全、文字清楚、對象明確、應真實、完整齊全、文字清楚、對象明確、 手續(xù)完備。需經(jīng)人事部門審查蓋章或本人手續(xù)完備。需經(jīng)人事部門審查蓋章或本人 簽字、簽字、蓋章后方能歸入人事檔案。 503人事檔案分類人事檔案分類 2 1 3 100 1 2001 第一層 人事檔案材料的分類及編號人事檔案材料的分類及編號 v 一、履歷表（履歷表、個人簡歷） v 二、自傳 v 三、鑒定、考察、考核 v 四、學歷、學位、學績

13、、培訓和專業(yè)技術(shù)材料 v 五、政審材料 v 六、參加黨、團材料 v 七、獎勵材料 v 八、處分材料 v 九、錄用、任免、聘用、專業(yè)、工資、待遇、出國、退休 v 十、其他（獨生子女登記、軍人結(jié)婚登記、下鄉(xiāng)證明等） 企業(yè)人事檔案材料組卷企業(yè)人事檔案材料組卷 錄用、錄用、 任免、任免、 待遇、待遇、 其他其他 入黨團、獎入黨團、獎 懲、處分懲、處分 鑒定表、鑒定表、 學歷、政審學歷、政審 履歷表履歷表 、自傳、自傳 人事檔案的編號人事檔案的編號 v人事檔案的編號有音序編號法，許多種， 今天給大家介紹的一種編號方法是音序編 號法。音序編號法，比任何一種方法實用、 便捷。優(yōu)點是：1、簡單易學；2、字體無

14、 要求；3、不易錯號；5、簡化歸檔手續(xù)；6、 提高工作效率；7、用途廣廣泛。 編號基本方法編號基本方法 v 第一步：把所有的人事檔案姓名用拼音拼寫出來，取每一 個拼音的第一個字母； v 第二步：把同一個字母的放在一起，按姓的漢字聲母的 ABCD依次排列（單名中間空一個字符）；再按名的 漢字聲母的ABCD依次排列，依此類推（見附表） v 第三步：按過索引的檔案號、姓名、籍貫進行排序上架； v 第四步：每一個字母后留一定的空號，以備增加檔案之用。 v 第五步：箱柜右上角應標明檔案號的第一個字母。 科科 技技 檔檔 案案 v科技檔案是企事業(yè)單位和國家機構(gòu)、社 會組織及個人從事生產(chǎn)、科研、基建及 管理

15、活動中形成的對國家和社會具有保 存價值的應當歸檔保存的科技文件材料。 科技檔案的特點科技檔案的特點 v1、專業(yè)性 v2、成套性 v3、可更改性 v4、通用性 v5、現(xiàn)實性 科技檔案種類科技檔案種類 v一、農(nóng)業(yè)科技檔案（農(nóng)、林、牧、副、漁） v二、地質(zhì)檔案、測會檔案、醫(yī)學科技檔案 v三、工業(yè)科技檔案（產(chǎn)品、科研、設備、 基建） 科技檔案收集歸檔科技檔案收集歸檔 v一、收集方法 v一列入、一同步、一參加、一把關(guān) 1、 明確基建、設備、科研、產(chǎn)品等業(yè)務 管理部門的崗位職責，即把科技檔案的收 集、積累、移交歸檔工作列入該科室的職 責范圍，并責任到人 一 列 入 一一 同同 步步 v 科技檔案的收集工作

16、與基建、生產(chǎn)、科研、 設備管理活動同步進行。 v（1）事前介入。在與有關(guān)單位簽訂協(xié)議合同時 （如勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位），應對科 技檔案的套數(shù)、費用、質(zhì)量要求、立卷人、移交 時間等提出明確要求，作為科技檔案接收時的依 據(jù)。 v（2）事中監(jiān)督。本單位要負責組織、監(jiān)督和檢查 有關(guān)單位（如勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位） 科技檔案的形成、積累、整理、移交工作，做到 邊施工邊收集邊整理。 一一 參參 加加 v 檔案人員參加產(chǎn)品科研成果評優(yōu)、基建 項目竣工驗收會和設備開箱，覆行簽字手 續(xù)，并對現(xiàn)場形成的文件材料和設備開箱 后的隨機材料進行現(xiàn)場收集。 一一 把把 關(guān)關(guān) 把好外出人員帶回材料的收集關(guān)圍繞

17、 基建項目、設備選購、科研、學述等活動 外出開會、學習培訓帶回的各種文件要及 時向本單位檔案室移交。并由檔案部門簽 字后，才能報銷差旅等有關(guān)費用（此項規(guī) 定可納入本單位的規(guī)章制度，以把好文件 材料的收集關(guān)）。 科科 研研 文文 件件 歸歸 檔檔 范范 圍圍 v科研準備階段：科研課題審批文件、任務 書、方案論證、課題計劃等 v研究實驗階段：分析報告、實驗報告、計 算書、設計圖等 v總結(jié)鑒定驗收階段：鑒定書、科研報告、 總結(jié)、論文、技經(jīng)材料等 v成果推廣應用階段：擴大生產(chǎn)設計文件、 工藝 文件、技術(shù)轉(zhuǎn)讓文件等 產(chǎn)產(chǎn) 品品 文文 件件 歸歸 檔檔 范范 圍圍 v：產(chǎn)品研發(fā)階段（開發(fā)研制報告、可行性分

18、析報告、 計劃任務書等） v 產(chǎn)品設計過程（各種部件圖、產(chǎn)品說明書、合格 證等） v 產(chǎn)品試驗過程（試驗報告、質(zhì)量分析、產(chǎn)品研制 總結(jié)、產(chǎn)品鑒定書等） 基基 建建 項項 目目 文文 件件 歸歸 檔檔 范范 圍圍 v項目前期文件項目前期文件:立項、可研、設計立項、可研、設計 v項目管理文件項目管理文件:招投標、合同、協(xié)議、征招投標、合同、協(xié)議、征 地、地、 施工管理施工管理 v施工文件：施工文件：開工報告、技術(shù)交底、材質(zhì)證明設開工報告、技術(shù)交底、材質(zhì)證明設 計變更、質(zhì)量評定、工程記錄、設備調(diào)試記錄、計變更、質(zhì)量評定、工程記錄、設備調(diào)試記錄、 完工驗收報告等完工驗收報告等 v項目竣工文件：項目竣工

19、文件：竣工驗收報告、竣工圖、項目竣工驗收報告、竣工圖、項目 質(zhì)量評審材料、工程聲象材料等質(zhì)量評審材料、工程聲象材料等 設設 備備 文文 件件 歸歸 檔檔 范范 圍圍 v購置設備申請及批復、協(xié)議及合同 v外購設備的隨機文件 v設備安裝、調(diào)試和驗收過程形成文件 v設備操作規(guī)程，運行、維修記錄 v設備改進、改裝、技術(shù)文件 v設備報廢申請、鑒定及審批文件 歸檔要求歸檔要求 v 1、歸檔的文件材料應為原件。 v 2、歸檔的文件材料內(nèi)容必須齊全、完整、準確、系統(tǒng)。 v 3、文件材料應采用耐久性強的書寫材料書寫，不得使用 易褪色的書寫材料，否則必須復印。 v 4、文件材料應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字

20、蓋 章手續(xù)完備。 v 5、圖紙應折疊或A4（297210mm）幅面，所有竣工圖 均應在圖標欄上方空白處加蓋竣工圖章，圖標欄露在外面， 竣工圖章應使用不易褪色的紅印泥。 v 6、組卷所用的各種目錄、表格、封面（底）、卷盒一律 采用檔案行政部門監(jiān)制的產(chǎn)品。 歸檔時間歸檔時間 v（一）基建檔案 v1、工程前期文件（依據(jù)性、基礎(chǔ)性文件）： 工作完成后，一次性歸檔。 v2、施工、監(jiān)理、竣工文件： v（1）規(guī)模?。嚎⒐を炇蘸笕齻€月內(nèi)一次性 立即歸檔。 v（2）規(guī)模大、周期長：可按單位、分部工 程，通過單項驗收后歸檔 v（二）設備、儀器：大型設備應在設備、 儀器安裝、調(diào)試成功，交付使用時歸檔， 小型設備儀器

21、開箱驗收時即可歸檔。 v（三）科研課題 v1、一般情況下：在研究結(jié)束并完成成果鑒 定后歸檔。 v2、研究周期長的：可按階段歸檔或按年度 歸檔。 v（四）產(chǎn)品、工藝：應在產(chǎn)品定型驗收、 正式投產(chǎn)時歸檔，也可視周期長短分階段 歸檔 歸檔份數(shù)歸檔份數(shù) v1、基建檔案一般不少于2套，一套（原件） 由建設單位保管，一套（原件）移交當?shù)?城建檔案館。 v2、其他檔案一般歸檔1套，較重要的和利 用頻繁的文件材料可根據(jù)實際情況增加歸 檔份數(shù)。 歸檔手續(xù)歸檔手續(xù) v檔案交接時，應編制移交清單，一式兩份， 交接雙方簽字、蓋章后方可交接。 基本建設分類 v基本建設類的二級及二級以下類目按工程 專業(yè)性質(zhì)或建筑項目設置

22、進行分類 v步驟：大類項目階段 v同一項目分：立項、設計、施工、竣工等 基建類檔案分類與編號 v 目錄號 分類號 v DGB2 8 0 4 0 0001 v v 案卷號（0-999） v 單位工程 v 土建施工分類號 v 綜合 v 基建 v 目錄代號(前三位項目代號拼音 DGB字母， 后一位是項目期數(shù)) 檔號圖示檔號圖示 ：例：例:一、水利工程（一、水利工程（灌區(qū)工程：灌區(qū)工程： 大類按專業(yè)職能，屬類按問題、合同項目劃分）大類按專業(yè)職能，屬類按問題、合同項目劃分） 設備儀表分類 v設備儀表類按專業(yè)、用途分類 ； v步驟：大類項目（種類）設備型號 v 同一項目（種類）分：立項考察購 置驗收安裝調(diào)

23、試使用維護等階段； 設備檔案的編號 v 50001 9 2 1 2 0 1 v v 說明書（01-99） v 桿上開關(guān)（19） v 配電網(wǎng)設備(1-9) v 架空線路配電網(wǎng)設備（19） v 設備（19） v 500KV第1條線路(目錄號) 例：某供電公司架空線路配電網(wǎng)設備的說明書的編號。 （按項目、專業(yè)、種類分） 科研分類 v1、“性質(zhì)課題”分類法 v2、“專業(yè)課題”分類法 產(chǎn)品檔案分類產(chǎn)品檔案分類 v1、“系列型號”分類法 v2、“品種問題”分類法 科技檔案組卷科技檔案組卷 v 根據(jù)文件材料的形成規(guī)律，將若干份互有聯(lián)系的文件組合 在一起，使之便于保管和利用的過程 案卷案卷 是由互有聯(lián)系的若干

24、文件組合而成的檔案保管單位 排列案卷和卷內(nèi)文件順序排列案卷和卷內(nèi)文件順序 v科研類：課題準備立項階段研究實驗階段 總結(jié)鑒定階段成果申報獎勵階段推廣 應用階段等。 v 基建類：項目依據(jù)性文件材料基礎(chǔ)性文件 材料工程設計(含初步設計、技術(shù)設計、施工 設計)工程施工工程監(jiān)理工程竣工驗 收等。 v 設備類：設備依據(jù)性文件材料外購設備開 箱驗收(自制設備的設計、制造、驗收)設備安 裝調(diào)試隨機文件材料設備運行設備 維護等。 卷內(nèi)文件材料之間的排列順序卷內(nèi)文件材料之間的排列順序 vA管理性文件組合：按問題的重要程度和事 項、事務發(fā)展過程的先后順序排列。 vB結(jié)論和依據(jù)性文件組合：按結(jié)論性文件在 前，依據(jù)性文件在后的順序排列。 vC文字和圖紙組合：按文字在前，圖紙在后 的順序排列。 vD譯文和原文組合：按譯文在前，原文在后 的順序排列 科技檔案的編目科技檔案的編目 v 產(chǎn)品、科研、基本建設、設備儀器四類的文件材料仍執(zhí)行 科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求的規(guī)定，按“卷” 整理。不裝訂的卷內(nèi)文件右上角蓋上檔號章，文件的右下 角編上頁碼 檔 號序 號 50001-4211-011 1 科技檔案的編目科技檔案的編目2