企業(yè)采購管理制度

1、企業(yè)采購管理制度企業(yè)采購管理制度（一）一、實行統(tǒng)一采購物資的范圍本公司所有的外購商品實行統(tǒng)一采購管理，具體范圍包括：1、日常銷售商品及客戶訂購商品。2、機器、設備、工具（含零配件、量具、檢驗儀器、模具等）。3、辦公事務用品及文具用品、表單印制。二、采購部門職責1、向供貨廠商詢價，篩選供貨單位，報經(jīng)總經(jīng)理審批確認。2、對經(jīng)總經(jīng)理審批確認的供貨廠商，供應部門應與其協(xié)商，草擬采購合同，其中涉稅事務處理，須先經(jīng)財務部門審核確認，然后報經(jīng)總理審批后確認。3、根據(jù)倉庫和柜組報送的商品庫存表，核實倉庫存量，結合商品庫存安全定額，編制商品請購單，報經(jīng)總經(jīng)理批準后組織采購。4、采購物資運抵公司后，根據(jù)公司內(nèi)部控

2、制的流程規(guī)定，簽發(fā)驗收單，并核銷采購計劃。5、對現(xiàn)款采購的材料物資，付款時審核供貨廠商的結算憑證、本廠的入庫憑證，經(jīng)審核無誤后，簽字確認，報送有關部門及總經(jīng)理審批付款。6、對賒購物資在本廠規(guī)定的掛帳結算日，審核供貨廠商提交的入庫單、退貨憑證，根據(jù)采購合同規(guī)定條款，編制掛帳結算單，報送財務部門審核。三、相關部門的工作職責（一）銷售部門的工作職責1、根據(jù)銷售訂單編制銷售計劃并下發(fā)相關部門。2、根據(jù)產(chǎn)品銷售趨勢，擬訂商品采購價格要求。（二）財務部門的工作職責1、設置供應商資料檔案，做好采購合同備案管理工作。2、認真審核物資采購及銷售的貨款結算、物資出入庫手續(xù)制度的執(zhí)行結果，發(fā)現(xiàn)問題及時向有關領導報告

3、。3、對貨款結算憑證進行合理性、合法性審核，發(fā)現(xiàn)問題督促有關部門糾正，避免給本廠造成經(jīng)濟損失。4、設置有關明細賬簿，及時辦理記賬手續(xù)，做到賬目清楚。5、做好與倉庫、采購、銷售部門的賬賬、賬實的核對工作。（三）倉儲部門的工作職責1、凡購進的各種商品，必須及時按入庫單驗收點數(shù)，并填寫實收數(shù)，及時登記保管賬。2、對賒購采購的物資，在掛帳結算簽證時，認真審核退貨資料，避免給本廠造成經(jīng)濟損失。（四）其他部門的工作職責其他部門因生產(chǎn)、經(jīng)營、管理需要，需采購相關物資時，必須編制請購單，報經(jīng)有關部門審核，并經(jīng)總經(jīng)理，必要時董事會審批后，交供應部門辦理采購事務。四、采購作業(yè)操作規(guī)程（一）基本規(guī)定1、本公司的采購

4、業(yè)務統(tǒng)一由采購部門負責辦理，其他部門或人員不得自行采購。2、采購部門應根據(jù)倉庫存貨情況和銷售部門下達的銷售訂單計劃，結合庫存物資的數(shù)量，報總經(jīng)理（或其授權人員）批準后執(zhí)行。3、采購部門根據(jù)批準的采購計劃組織采購，除零星采購外，批量采購業(yè)務必須先與供貨方簽訂采購合同，采購合同應包括品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價格、交貨日期、運費承擔、結算方式及經(jīng)濟處罰等項條款。在采購合同有效期內(nèi)，若因市場行情發(fā)生較大變化時，經(jīng)過總經(jīng)理批準可以與供貨商簽訂調(diào)價協(xié)議，并報請財務部門備案。4、采購物資運到本公司時，先由采購部門對照核對采購計劃，經(jīng)確認無誤后交有倉庫或柜組開具驗收單。5、除現(xiàn)款購入的物資外，所有以賒銷方式購

5、入的物資均必須由送貨廠商代表簽字確認，以明確雙方的經(jīng)濟責任。6、賒銷方式購入物資的合同約定付款日，供應部門根據(jù)財務部門規(guī)定的結算要求，通知供貨方及時開具專用發(fā)票。7、無論是現(xiàn)款采購還是賒購，在結算付款時均需由供應部門填開“采購付款申請單”，連同有關憑證報經(jīng)財務部門審核，并經(jīng)總經(jīng)理批準后，出納人員方可付款。8、財務部門在對采購物品結算付款時，應當認真審核采購合同、采購付款申請單、驗收單、發(fā)票或收款收據(jù)等有關單證，賬目結算不清或未按合同規(guī)定期限付款以及不符合稅務制度規(guī)定的結算憑證財務部門不得辦理審核手續(xù)。9、出納員須在接到經(jīng)總經(jīng)理批準的付款憑證后辦理付款手續(xù)，付款時必須認真審核是否具備簽章齊全的條

6、件，對簽章不起的付款憑證不得辦理付款手續(xù)。若因付款時間較急，出納員可以先以電話請示的方式報經(jīng)總經(jīng)理同意后辦理付款手續(xù)，但必須在總經(jīng)理回到公司后補辦審批手續(xù)。10、采購物資除經(jīng)總經(jīng)理批準直接交付使用部門使用及管理外，其他物料、工具等必須先經(jīng)過倉庫驗收后由領用部門辦理領用手續(xù)。五、經(jīng)濟責任處罰1、倉庫和柜組必須按時將存貨變動情況上報采購部，對貪圖省事、亂報采購計劃，造成本公司流動資金使用浪費的，依照銀行貸款利率的兩倍標準對有關責任人處以罰款。2、采購部門在確保品質(zhì)的前提下，必須充分考慮市場變化和庫存成本等因素，制定大宗物品的采購方案，落實供貨單位。并對采購物品的品質(zhì)、貨款結算安全負責。若因玩忽職守

7、，造成公司經(jīng)濟損失的，應負相應的經(jīng)濟賠償責任。特別是結算過程中產(chǎn)生的應收款項，有關采購人員負有無條件的清收責任。3、財務部門必須認真履行審核監(jiān)督責任，對審核把關工作不嚴、不及時向總經(jīng)理匯報有關事情真相，并造成公司經(jīng)濟損失的，給予相應的經(jīng)濟和行政處分。4、倉庫部門外購物品辦理驗數(shù)入庫手續(xù)，并對入庫采購物品的數(shù)量負責。若發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符時，應當及時向有關部門報告（必要時直接報告總經(jīng)理），同時妥善保管該批采購物品等待處理。對倉庫保管員工作馬虎，未按本辦法規(guī)定操作，造成入庫數(shù)量短缺的應負經(jīng)濟賠償責任。企業(yè)采購管理制度（二）一、總則（一）、為規(guī)范本集團及下屬生產(chǎn)企業(yè)的采購工作，特制定本制度。（二）、本制度適

8、用于集團公司及集團下屬各生產(chǎn)企業(yè)的采購活動。二、采購原則（一）、嚴格執(zhí)行詢議價程序凡未通過招標確定供應商價格的物品的采購，每次采購金額在2000元以上，必須有三家以上供應商提供報價，在權衡質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務、資信、客戶群等因素的基礎上進行綜合評估，并與供應商進一步議定最終價格，臨時性應急購買的物品除外。（二）、合同會簽制度固定資產(chǎn)的采購合同，必須經(jīng)過有關部門如生產(chǎn)管理部、質(zhì)量部、財務部、審計部、生產(chǎn)企業(yè)總經(jīng)辦、設備維修部共同參與，調(diào)研匯總各方意見，經(jīng)公司分管領導審核，總經(jīng)理批準簽約。屬集團采購的項目，應報總裁批準。（三）、職責分離采購人員不得參與物資和服務的驗收，采購物資質(zhì)量、數(shù)量

9、、交貨等問題的解決，應由采購部根據(jù)合同要求及有關標準與供應商協(xié)商完成。（四）、一致性原則采購人員定購的物資或服務必須與請購單所列要求規(guī)格、型號、數(shù)量相一致。在市場條件不能滿足請購部門要求或成本過高的情況下，及時反饋信息供申請部門更改請購單作參考。如確因特定條件數(shù)量不能完全與請購單一致，經(jīng)審核后，差值不得超過請購量的5%-10%。（五）、最低價搜尋原則采購人員隨時搜集市場價格信息，建立供應商信息檔案庫，了解市場最新動態(tài)及各地區(qū)最低價格，實現(xiàn)最優(yōu)化采購。（六）、廉潔制度所有采購人員必須做到：1、熱愛企業(yè)，自覺維護企業(yè)利益，努力提高采購材料質(zhì)量，降低采購成本。2、加強學習，提高認識，增強法治觀念。3

10、、廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應商伸手。4、嚴格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督。5、工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。6、努力學習業(yè)務，廣泛掌握與采購業(yè)務相關的新材料、新工藝、新設備及市場信息。（七）、招標采購凡大宗或經(jīng)常使用的材料，如原、輔、包材料、零星且繁雜的物資、辦公用品、中藥材等都應通過詢議價或招標的形式，由生產(chǎn)、質(zhì)量、財務、審計、采購、總經(jīng)辦等相關部門共同參與，定出一段時間內(nèi)（一年或半年或一季度）的供應商、價格，簽訂供貨協(xié)議，以簡化采購程序，提高工作效率。對于價格隨市場變化較快的材料，除縮短招標間隔時限外，還應隨著掌握市場行情，調(diào)整采購價

11、格。三、采購程序（一）、供應商的選擇和審計1、原輔材料的供應商必須證照齊全，具有生產(chǎn)產(chǎn)品的合法證件。變更原輔材料的供應商必須經(jīng)過送樣檢驗、小試、中試，征得生產(chǎn)、質(zhì)量部門同意。必要時，報有關管理部門批準備案。2、對于大宗和經(jīng)常使用的商品或服務，采購部應較全面地了解掌握供應商的生產(chǎn)管理狀況、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、成本控制、運輸、售后服務等方面的情況，建立供應商檔案，做好業(yè)務記錄，會同企業(yè)生產(chǎn)、質(zhì)量、采購部門對供應商定期進行評估和審計。3、固定資產(chǎn)及零星物資采購在選擇供應商時，必須進行詢議價程序和綜合評估。供應商為中間商時，應調(diào)查其信譽、技術服務能力、資信和以往的服務對象，供應商的報價不能作為唯一決定

12、的因素。4、為保證原、輔、包材質(zhì)量的穩(wěn)定，供應商也應相對穩(wěn)定。5、為確保供應渠道的暢通，防止意外情況的發(fā)生，對于生產(chǎn)運營所必需的商品，應有兩家或兩家以上供應商作為后備供應商或在其間進行交互采購。大宗商品應同時由兩家以上供應商供貨，以保證貨源、質(zhì)量和價格合理。6、對于零星且規(guī)格繁雜的物資，每年度根據(jù)部門預算計劃統(tǒng)計造表交采購部門，向三家以上供應商詢價，經(jīng)有關部門及采購部門綜合評估后，選擇合適的供應商，簽訂特約供貨協(xié)議，定期結算。（二）、采購程序1、原輔包裝材料的采購計劃及資金預算銷售計劃生產(chǎn)計劃資金預算2、固定資產(chǎn)及其他零星物品的申請，由各使用部門填寫請購單，寫清采購物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量

13、標準、技術指標、制作工藝、材質(zhì)、要求到貨日期等，由部門經(jīng)理簽字上報分管領導批準，交集團采購部門。3、采購詢價、綜合評估、會簽合同，由采購部門協(xié)調(diào)生產(chǎn)、財務、審計、質(zhì)量、工程、維修總經(jīng)辦及使用部門共同完成，報主管領導審批。生產(chǎn)、質(zhì)量、工廠維修、使用部門負責采購材料的適用性，財務部門負責預算控制、價格調(diào)查、資信調(diào)查、合同付款條款的審核，法律部門負責合同條款的審查，審計部門負責合同的事前審計和事后財務審計。采購部門負責合同條款的談判，付款申請、索賠、采購檔案的建立，市場信息的收集。同時，與供方和生產(chǎn)廠聯(lián)系貨物接送的時間、方式、到貨情況、質(zhì)量反饋及聯(lián)系售后服務事宜。凡由集團采供部代各生產(chǎn)企業(yè)采購的物資

14、，采購合同簽訂后，由集團采供部采購人員將合同傳真至生產(chǎn)企業(yè)采購部。4、計劃、倉儲主管負責計劃匯總、接貨、記錄，接收報告的出具。倉儲、質(zhì)量部門負責原輔包材的驗收，并出具檢測報告。并于每月10日、20日將本月收貨入庫單、檢測報告匯總連同原輔料庫存數(shù)傳真至集團采供部。設備由申請部門、工程技術部門驗收，并出具驗收報告。（三）、中藥材采購：1、中藥材一般應實行招標采購，由于其價格隨市場行情波動較大，一般3月需重新組織招標一次。2、在招標確定了供應商以后，應通過市場調(diào)研，上網(wǎng)公布需求信息等途徑廣泛收集藥材價格信息，與供應商協(xié)商，不斷調(diào)整價格。四、審計監(jiān)督采購全過程進行財務監(jiān)督和審計。在采購招標、采購詢議價

15、、合同簽訂和采購結算過程中，除有生產(chǎn)、質(zhì)量、使用部門、工廠維修部門及相關領導參與外，財務、審計部門要全程參與。財務部門主要負責材料價格的核查，審計部門主要負責合同條款的審核和財務支付的事前事后審計。采購人員要自覺接受財務和審計部門對采購活動的監(jiān)督和質(zhì)詢。對采購人員在采購過程發(fā)生的違犯廉潔制度的行為，審計部門將有權對有關人員提出降級、處罰、開除的處理建議，直至追究法律責任。企業(yè)采購管理制度（三）為了嚴格管理和控制公司采購物資的質(zhì)量和價格，規(guī)范公司的采購管理行為，堵塞采購環(huán)節(jié)的漏洞，有效降低企業(yè)的經(jīng)營成本，特制定本制度。一、比價采購管理的實施原則：公司的比價采購管理要嚴格遵循以下原則：（1）決策民

16、主化；（2）操作透明化；（3）權力分散化；（4）采購規(guī)范化；（5）效益最大化。在此基礎上構筑全公司的比價采購管理體制。2、公司實行集團公司和各分公司、子公司三級管理的比價采購管理模式。具體分工辦法如下：集團公司成立采購管理辦公室，由公司總工程師分管領導，與各分公司的采購管理部門按采購效益最大化的原則進行分工管理。集團采購辦公室具體負責經(jīng)辦由集團集中統(tǒng)一采購的材料物資如：各分公司、子公司共用的白糖、香精等大宗常用原輔材料。（3）提出制定和調(diào)整采購物資控制價格的建議；（4）對供貨單位和價格有否決權；（5）檢查處理違反公司比價采購管理制度和損害公司利益的行為。3、集團公司采購管理辦公室的主要職責是：

17、（1）根據(jù)市場信息及時提供價格建議；（2）嚴格控制和執(zhí)行比價采購小組確定的采購價格；（3）自覺接受比價采購管理小組的監(jiān)督，按程序開展工作；（4）建立價格信息網(wǎng)絡及臺賬；（5）采購人員隨時注意市場價格的變化，并及時將信息反饋給比價采購管理小組。4、特殊情況的處理辦法：當比價采購管理在實施過程中，出現(xiàn)特殊情況時，比價采購管理小組無法裁定的，上報公司總裁，由總裁依據(jù)公司比價采購管理的實施原則進行裁定。四、比價采購管理程序1、由各物資使用部門在保障生產(chǎn)經(jīng)營和管理需要的前提條件下做好采購計劃，并建立健全計劃管理工作，將物資采購計劃與財務預算管理統(tǒng)一起來，以公司預算為前提和依據(jù)，按月制定采購明細計劃，按比

18、價采購的分工上報各級比價采購管理辦公室，經(jīng)比價采購管理小組批準后方可進行比價采購。2、采購部門在采購前，必須先進行廣泛的市場調(diào)查，然后由比價管理小組召集有關成員，集體研究，對所采購的物資貨比三家，進行綜合評價，統(tǒng)一意見。堅決杜絕采購中的權力行為和個人行為。采購部門根據(jù)研究的結果，在比價采購辦公室審核備案，辦理<采購物資價格審核單>后具體執(zhí)行。3、各類物資采購不論簽訂合同與否，都按此程序辦理。4、對于價格低、采購量不大且不經(jīng)常使用的物資，暫不按比價采購程序管理。但必須事先經(jīng)過比價采購辦公室確認。5、在比價采購工作中，要逐步實行公開招標采購，以降低采購成本。為此，公司要求，只要具備條件，各分、子公司對大宗物資的購置及其它經(jīng)營活動所需物資都要進行公開招標，公司總部比價管理小組將指導和配合企業(yè)的招標活動。6、對由集團公司進行統(tǒng)一采購的材料物資，分別付款的管理辦法。由公司采購部門統(tǒng)一進行采購統(tǒng)籌管理，各分公司和子公司分別進行付款。對各分公司和子公司的物資采購計劃實施網(wǎng)絡化的適時管理，在保障生產(chǎn)經(jīng)營前提條件下，以最近