目標(biāo)時(shí)間管理教學(xué)課件

1、 “時(shí)間管理”一直是個(gè)重要的問題，但從來沒像今天這 么重要過，為什么？原因如下： *社會(huì)節(jié)奏的不斷加快 *競(jìng)爭(zhēng)的壓力和客戶對(duì)品質(zhì)的要求 *尋求事業(yè)、家庭與社會(huì)生活平衡的需要 推進(jìn)時(shí)間管理的動(dòng)力何在？ 時(shí)間管理小測(cè)試： 下面的每個(gè)問題，請(qǐng)你根據(jù)自己的實(shí)際情況，如實(shí)地給 自己評(píng)分。計(jì)分方式為：選擇“從不”為0分，“有時(shí)” 記1分，“經(jīng)?！庇?分，“總是”記3分。 1、我每天列出一個(gè)應(yīng)辦事項(xiàng)清單，按重要順序來排列，依 次辦理這些事情。 2、我利用工作進(jìn)度表來書面規(guī)定工作任務(wù)與目標(biāo)。 3、我的日程表留有回旋余地，以便應(yīng)對(duì)突發(fā)事件。 4、我盡量一次性處理完畢每份文件。 5、我盡量回避干擾電話、不速之客的

2、來訪，以及突然的約 會(huì)。 6、我試著按照生理節(jié)奏規(guī)律曲線來安排我的工作。 7、當(dāng)其他人想占用我的時(shí)間，而我又必須處理更重要的事 情時(shí)，我會(huì)毫不猶豫說“不”。 8、凡是可交派下屬（委托別人）去做的，我都交派下去。 9、我在每個(gè)工作日之后，都會(huì)預(yù)想明天大致的工作內(nèi)容。 公布結(jié)果 l012分：你自己沒有時(shí)間規(guī)劃，總是讓別人牽著鼻子走 l1317分：你試圖掌握自己的時(shí)間，卻不能持之以恒 l1822分：你的時(shí)間管理狀況良好 l2327分：你是值得學(xué)習(xí)的時(shí)間管理典范 課程要點(diǎn) 一、 時(shí)間管理的基本概念和主要誤區(qū) 二、 時(shí)間管理的基本準(zhǔn)則 1. 目標(biāo)原則 （S.M.A.R.T） 2. 四象限原則 3. 20

3、/80原則 4. 習(xí)慣性原則 三、時(shí)間管理的方法和技巧 四、時(shí)間管理的相關(guān)工具 課程受益 學(xué)完本課程后，學(xué)員能夠達(dá)到： 充分認(rèn)識(shí)時(shí)間作為核心資源的寶 貴性； 掌握制定有效學(xué)習(xí)和工作計(jì)劃的 方法和技巧 在今后的工作中正確地時(shí)間分配 并充分有效地利用時(shí)間； 抓緊時(shí)間、提高效能 時(shí)間管理的基本概念： 什么是時(shí)間？ 時(shí)間是物質(zhì)運(yùn)動(dòng)的順序性和持續(xù)性，其 特點(diǎn)是一維性，是一種特殊的資源。 時(shí)間管理的基本概念： 時(shí)間作為資源的四項(xiàng)獨(dú)特性 （1）供給毫無彈性：時(shí)間的供給量是固定不變的，在任何情況下無法 增減，所以我們無法開源。 （2）無法蓄積：時(shí)間不象人力、財(cái)力、物力等可以被積蓄儲(chǔ)藏。不論 愿不愿意，我們都必

4、須固定消費(fèi)，所以我們無法節(jié)流。 （3）無法取代：任何一項(xiàng)活動(dòng)都有賴于時(shí)間的堆砌，這就是說，時(shí)間 是任何活動(dòng)所不可缺少的基本資源。因此，時(shí)間是無法取代的。 （4）無法失而復(fù)得：時(shí)間無法象失物一樣失而復(fù)得。它一但喪失，則 會(huì)永遠(yuǎn)喪失。 一寸光陰一寸金、寸金難買寸光陰 時(shí)間管理的基本概念： 什么是“時(shí)間管理”？ “時(shí)間管理”所探索的是 如何使有限的時(shí)間發(fā)揮最大 的受益，以便更好地完成既 定目標(biāo)。 時(shí)間管理理論的四個(gè)發(fā)展階段 l第一代時(shí)間管理-備忘錄型 被動(dòng)性時(shí)間管理， l第二代時(shí)間管理-事先規(guī)劃安排行程 開始提前管理，但沒有“優(yōu)先”觀念 l第三代時(shí)間管理-規(guī)劃、定優(yōu)先順序、操之在我 強(qiáng)化目標(biāo)追求，但

5、事務(wù)性工作耗時(shí)較多 l第四代時(shí)間管理-探索創(chuàng)造高品質(zhì)生活 承認(rèn)人比事重要，全盤規(guī)劃和平衡個(gè)人工作生活中的不同角色，著重 于規(guī)劃性事務(wù)的完成。 我們有時(shí)間與長(zhǎng)輩多相處一會(huì)兒?jiǎn)?？父母恩?我們有時(shí)間結(jié)識(shí)新的朋友嗎？你的朋友圈決定什么 我們有時(shí)間經(jīng)常讀有益的圖書嗎？人類最好的朋友 我們有時(shí)間靜下來進(jìn)行思考嗎？學(xué)而不思則罔 我們有時(shí)間經(jīng)常嘗試新的事物嗎？創(chuàng)新精神 我們?yōu)槭裁锤械矫刻於己苊?，可每天都缺乏成就感?我們每天都很忙嗎？ 時(shí)間管理的主要誤區(qū)： 誤區(qū)一：無目標(biāo)、隨遇而安 l哈弗大學(xué)的畢業(yè)生統(tǒng)計(jì)研究數(shù)據(jù): l80% 無明確的目標(biāo) l17% 有明確的短期目標(biāo) l3% 既有明確的短期目標(biāo)也有明確的長(zhǎng)期

6、目標(biāo) l二十年后的調(diào)查結(jié)果： l80% 普通職員 l17% 中產(chǎn)階級(jí) l3% 各界翹楚 目標(biāo)到底能帶來什么？ p目標(biāo)將有助于你建立價(jià)值觀 p而價(jià)值觀將有助你做出判斷 p做有效的事情而不是僅僅有效地做事情！ 案例分析案例分析 沒有目標(biāo)就不知道什么是西瓜什么是芝麻！ 失去機(jī)會(huì)的業(yè)務(wù)主管 誤區(qū)之二：工作缺乏計(jì)劃 l全盤了解、便于統(tǒng)籌 l分解目標(biāo)、便于完成 l實(shí)時(shí)監(jiān)控、便于跟進(jìn) l事后總結(jié)、便于改進(jìn) 目標(biāo)刻在石頭上、方法寫在沙灘上 計(jì)劃幫助我們： 計(jì)劃的要點(diǎn) l目標(biāo)負(fù)責(zé)的原則 l切實(shí)可行的原則 l注重調(diào)查的原則 l集思廣益的原則 l防患未然的原則 FAIL TO PREPARE IS PREPARE

7、TO FAIL FAIL TO PREPARE IS PREPARE TO FAIL 謀 定 而 后 動(dòng) lSWOT案例 誤區(qū)之三：時(shí)間控制不夠嚴(yán)密 有的人制定了工作計(jì)劃但又不認(rèn)真地履行，導(dǎo)致 計(jì)劃變成一紙空文。 l時(shí)間精度控制不夠 l習(xí)慣拖延時(shí)間Eat the frog first l不擅處理不速之客和電話的打擾； l不擅統(tǒng)籌利用時(shí)間 l不擅利用“零碎”時(shí)間 三個(gè)了解： l第一：要了解基礎(chǔ)工作單元的耗時(shí)值 l第二：要了解自己可支配時(shí)間的比例 l第三：要了解老板對(duì)于工作精度要求 工作完美度和消耗時(shí)間的匹配關(guān)系 70%50% 80%70% 85%90% 90%120% 誤區(qū)四：處事無輕重緩急 由

8、于無目標(biāo)、無計(jì)劃，所以導(dǎo)致對(duì)于事項(xiàng)的 輕重緩急無法判斷。最終表現(xiàn)在行動(dòng)上就是： l頭痛醫(yī)頭腳痛醫(yī)腳 l或者胡子眉毛一把抓 l陷身于繁復(fù)的事務(wù)中了無盡頭 1.吃力不討好、無完成任務(wù)的榮譽(yù)感 你的目標(biāo)是什么？ l每人寫下自己童年曾經(jīng)的理想 l每人給自己擬定一個(gè) 1年目標(biāo) l 一個(gè)3年目標(biāo) l 一個(gè)10年目標(biāo) l參照SMART原則 l10分鐘時(shí)間 時(shí)間管理的第一原則：目標(biāo)導(dǎo)向原則 1、SMART 目標(biāo)目標(biāo) 用清楚不含糊的方用清楚不含糊的方 法來定義預(yù)期的結(jié)法來定義預(yù)期的結(jié) 果果 用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)作為對(duì)用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)作為對(duì) 比基準(zhǔn)比基準(zhǔn) 沒有誤解沒有誤解 挑戰(zhàn)個(gè)人挑戰(zhàn)個(gè)人 拓展機(jī)會(huì)拓展機(jī)會(huì) 有清晰的數(shù)字有清晰的

9、數(shù)字 化的成功標(biāo)準(zhǔn)化的成功標(biāo)準(zhǔn) 有執(zhí)行重點(diǎn)的有執(zhí)行重點(diǎn)的 有助于評(píng)估的有助于評(píng)估的 何時(shí)何時(shí) 跟進(jìn)跟進(jìn) 回顧回顧 行動(dòng)行動(dòng) 可實(shí)現(xiàn)的可實(shí)現(xiàn)的 詳細(xì)的詳細(xì)的 可衡量的可衡量的 有挑戰(zhàn)的有挑戰(zhàn)的 現(xiàn)實(shí)的現(xiàn)實(shí)的 時(shí)效性時(shí)效性 Specific measurable attainable relevant time-based 做有效的事情而不是僅僅有效地做事情！做有效的事情而不是僅僅有效地做事情！ 四象限法則 工作性質(zhì)分析工作性質(zhì)分析 第二類是工作可以按照重要程度來劃分。 重要工作重要工作不重要工作不重要工作 費(fèi)用預(yù)算計(jì)劃 招聘計(jì)劃制定 重點(diǎn)客戶拜訪 工作報(bào)告總結(jié) 下達(dá)指示 一些文件和資料的 查詢

10、文件歸檔 應(yīng)付無關(guān)人員 領(lǐng)用物品 差旅費(fèi)報(bào)銷 第一類是工作的緊急程度是不同的。 緊急緊急不緊急不緊急 緊急處理客戶 投訴 意外事故的緊 急排除 重要客戶來訪 確定明天的廣 告 接待質(zhì)檢人員 工作總結(jié) 改善流程 處理同事間的誤解 輔導(dǎo)下屬工作 安排下一步工作 與同級(jí)部門間的協(xié) 調(diào) 政策的修改 時(shí)間管理的第二原則：四象限法則 練習(xí)時(shí)間： 1、你從昨天早晨開始牙疼，想去看醫(yī)生 2、星期六是一個(gè)好朋友的生日你還 沒有買生日禮物和生日卡 3、你有好幾個(gè)月沒有回家，也沒有打電 話或?qū)懶?4、有一份夜間兼職不錯(cuò)，但你必須在周 二或周三晚上去面試（19：00以前 ），估計(jì)要花一小時(shí) 5、明天晚上有一個(gè)1小時(shí)長(zhǎng)

11、的電視節(jié)目 ，與你的工作有密切關(guān)系 6、明晚有一場(chǎng)演唱會(huì) 7、你在圖書館借的書明天到期 8、外地一個(gè)朋友邀請(qǐng)你周末去他那兒玩 ，你需要整理行李 9、你要在周五交計(jì)劃書前把它復(fù)印十份 10、明天下午2：004：00你有一個(gè) 會(huì)議 11、你欠某人1000元錢，他明天也要參 加那個(gè)會(huì)議 12、你明天早上從9：0011：00要 聽一場(chǎng)講座 13、你的上級(jí)留下一張便條，要你盡快與他見面、你的上級(jí)留下一張便條，要你盡快與他見面 14、你沒有干凈的內(nèi)衣，一大堆臟衣服沒有洗、你沒有干凈的內(nèi)衣，一大堆臟衣服沒有洗 15、你要好好洗個(gè)澡并且要理發(fā)、你要好好洗個(gè)澡并且要理發(fā) 16、你負(fù)責(zé)的項(xiàng)目小組將在明天下午、你負(fù)

12、責(zé)的項(xiàng)目小組將在明天下午6：00開會(huì)，開會(huì)， 預(yù)計(jì)預(yù)計(jì)1小時(shí)小時(shí) 17、你身上只有、你身上只有500元現(xiàn)金，需要取錢元現(xiàn)金，需要取錢 18、大家明晚聚餐、大家明晚聚餐 19、明天下午的會(huì)議你需要做一個(gè)簡(jiǎn)報(bào)、明天下午的會(huì)議你需要做一個(gè)簡(jiǎn)報(bào) 20、這個(gè)星期有些材料沒有整理完，要在下下周、這個(gè)星期有些材料沒有整理完，要在下下周 一前整理好，約一前整理好，約2小時(shí)小時(shí) 21、你收到一個(gè)朋友的信一個(gè)月了，沒有回信，、你收到一個(gè)朋友的信一個(gè)月了，沒有回信， 也沒有打電話給他也沒有打電話給他 22、星期五下午要出一份通報(bào)，預(yù)計(jì)準(zhǔn)備通報(bào)要、星期五下午要出一份通報(bào)，預(yù)計(jì)準(zhǔn)備通報(bào)要 花費(fèi)花費(fèi)15個(gè)小時(shí)個(gè)小時(shí) 23

13、、你邀請(qǐng)戀人后天晚上來你家燭光晚餐，但家、你邀請(qǐng)戀人后天晚上來你家燭光晚餐，但家 里什么吃的也沒有里什么吃的也沒有 24、下周二你要參加一個(gè)業(yè)務(wù)考試，需要至少十、下周二你要參加一個(gè)業(yè)務(wù)考試，需要至少十 個(gè)小時(shí)復(fù)習(xí)，但必須使用業(yè)余時(shí)間個(gè)小時(shí)復(fù)習(xí)，但必須使用業(yè)余時(shí)間 練習(xí)內(nèi)容：對(duì)上述事件進(jìn)行分類，并為未來一周的工作做一個(gè)計(jì)劃表，論述對(duì)于練習(xí)內(nèi)容：對(duì)上述事件進(jìn)行分類，并為未來一周的工作做一個(gè)計(jì)劃表，論述對(duì)于 不重要的事情打算怎樣處理？時(shí)間不重要的事情打算怎樣處理？時(shí)間15分鐘分鐘 假如現(xiàn)在是本周日的晚上，面前是下一周要做的事情假如現(xiàn)在是本周日的晚上，面前是下一周要做的事情 例表：例表： 上午中午下午

14、晚上 周一 周二 周三 周四 周五 周六 周日 時(shí)間管理第三原則：20/80法則 l80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得 做的，應(yīng)當(dāng)享有優(yōu)先權(quán)。 l做好的事情比把事情做好更重要。做好的事情，是有 效果。事情做好僅僅是有效率。 l首先考慮效果，然后才考慮效率。 安排好你的大石頭 故事分享： 自我意識(shí)及目的會(huì)幫助你確定代表“大石頭”的那些活動(dòng)。記住這些 應(yīng)該屬于第二象限的活動(dòng)，例如： n 規(guī)劃、準(zhǔn)備、預(yù)防機(jī)會(huì)總是垂青有準(zhǔn)備的人 n 界定價(jià)值觀 n 建立人際關(guān)系 n 真正的更新與重塑（教學(xué)相長(zhǎng)） 事關(guān)重大者不可受制于細(xì)枝末節(jié) -哥德 時(shí)間管理的第四原則：習(xí)慣性管理準(zhǔn)則 p 要有書面的

15、待辦單、日計(jì)劃、周計(jì)劃和月度計(jì)劃 ；每天花10分鐘作計(jì)劃、準(zhǔn)備； p 將你的工作排出優(yōu)先順序，并在高效的時(shí)間里做 完最重要的工作 p 多總結(jié)問題，改善方法準(zhǔn)備盒、先添加附件 p 盡量一次性完成任務(wù)，不要拖延和返工 完成任務(wù)獲得結(jié)果！ 完成任務(wù)只是對(duì)程序、過程負(fù)責(zé) 獲得結(jié)果是對(duì)價(jià)值、目的負(fù)責(zé) 什么是一次性完成任務(wù)看看我們是如何做的 先解決心情、再解決事情！ 給自己時(shí)間思考，謀定而后動(dòng)！ 事出有因解決、不要就事論事解決！ 有目標(biāo) 有計(jì)劃 有重點(diǎn) 有方法 好習(xí)慣的養(yǎng)成只需要21天 時(shí)間管理的方法和技巧時(shí)間管理的方法和技巧 方法之一：圍繞目標(biāo)有計(jì)劃地工作 q 為自己建立一張工作表，包括事項(xiàng)目標(biāo)、作業(yè)標(biāo)

16、準(zhǔn)、 最后期限、優(yōu)先順序等內(nèi)容 q 把所有的工作按照緊迫性、重要性等進(jìn)行劃分，與你 的目標(biāo)掛鉤確定重要工作及每日的工作優(yōu)先順序 q 排除工作過程中的干擾，保持優(yōu)先次序的穩(wěn)定性 q 每天的計(jì)劃都有一定的預(yù)留時(shí)間來處理變化或危機(jī)、 偶然事件等 q 嚴(yán)于律己，嚴(yán)格按計(jì)劃表工作，做時(shí)間的主人 例表： 目標(biāo)事項(xiàng) 作 業(yè) 標(biāo) 準(zhǔn) 關(guān) 鍵 點(diǎn) 891011 1 2 13141516 1 7 1 8 1 9 2 0 2 1 2 2 2 3 24 當(dāng)日工作 準(zhǔn)備 完成月度 計(jì)劃 處理相關(guān) 文件 召集各部 門會(huì)議 市場(chǎng)走訪 請(qǐng)老同學(xué) 咖啡 和家人看 電影 批電子公 文 方法之二：減少無序行動(dòng) q歸納相似的事情 ，

17、將它們放在一起處理。始終考 慮能否并行而不是串行來解決問題 q把大的、艱難的任務(wù)細(xì)分為小的、容易的部分， 以便逐一解決 q減少例行事務(wù)，縮短低價(jià)值的事件，拋開沒有價(jià) 值的信件和文書工作 q減少、推遲或委派別人完成優(yōu)先級(jí)很低的任務(wù) 方法之三：避免貪大求全 q 成就感是建立在要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)上的 q 上司認(rèn)可是基于你職責(zé)內(nèi)的工作的完成情況 q 不要被派生出來的事情影響 q 不要過分追求盡善盡美，只追求達(dá)到目標(biāo)，完 成職責(zé) 先確保完成再追求完美！ 方法之四：避免拖延 q 嚴(yán)格要求自己，規(guī)定任務(wù)完成的期限 q 與同事、上司、下屬探討改進(jìn)工作方法，辨清 各自的職責(zé)，不推諉和相互扯皮 q 當(dāng)老板和同事把工作布

18、置給你，他認(rèn)為已經(jīng)完 成 q 迅速處理困難之事，等待和拖延不會(huì)使它們變 容易 q 始終給自己余地 方法之五：學(xué)會(huì)說“不” q 不要扮演救世主，避免作出過多許諾。對(duì)你在有限 時(shí)間內(nèi)能完成的工作持現(xiàn)實(shí)態(tài)度 q 找到一個(gè)隱蔽的地方，如圖書館或空閑的辦公室 q 當(dāng)你有重要的事情要處理時(shí)，學(xué)會(huì)對(duì)別人說“不” q 說“不”有時(shí)候不需要任何借口，只要你的拒絕對(duì) 你來說是合理的 q 上一條不適用于上司，對(duì)上司要有足夠合理的解釋 和說明 時(shí)間管理擴(kuò)展閱讀 電話干擾的原因及解決辦法電話干擾的原因及解決辦法 不速之客的解決辦法不速之客的解決辦法 社交閑談的原因及解決辦法社交閑談的原因及解決辦法 溝通不良的原因及解決

19、辦法溝通不良的原因及解決辦法 進(jìn)度失控的原因及解決辦法進(jìn)度失控的原因及解決辦法 會(huì)議耽誤的原因及解決辦法會(huì)議耽誤的原因及解決辦法 擱置的原因及解決辦法擱置的原因及解決辦法 危機(jī)應(yīng)付的原因及解決辦法危機(jī)應(yīng)付的原因及解決辦法 事必躬親的原因及解決辦法事必躬親的原因及解決辦法 時(shí)間管理策略時(shí)間管理策略 超級(jí)鏈接6點(diǎn)優(yōu)先工作制： 該方法是效率大師艾維利在向美國(guó)一家鋼鐵公司提供咨 詢時(shí)提出的，它使這家公司用了5年的時(shí)間，從瀕臨破產(chǎn)一 躍成為當(dāng)時(shí)全美最大的私營(yíng)鋼鐵企業(yè)。 這一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分別 從“1”到“6”標(biāo)出6件最重要的事情。每天一開始，先全 力以赴做好標(biāo)號(hào)為“1”的事情，

20、直到它被完成，然后再全 力以赴地做標(biāo)號(hào)為“2”的事，依此類推 艾維利認(rèn)為，如果一個(gè)人每天都能全力以赴地完成6件 最重要的大事，那么，他一定是一位高效率人士。 工作側(cè)重：重點(diǎn)、重點(diǎn)、再重點(diǎn) 超級(jí)鏈接麥肯錫30秒電梯理論： 麥肯錫公司有過一次沉痛的教訓(xùn)：該公司曾經(jīng)為一 家重要的大客戶做咨詢。前期談判后，項(xiàng)目經(jīng)理在電梯偶 遇對(duì)方董事長(zhǎng)，董事長(zhǎng)問起項(xiàng)目的情況，由于該項(xiàng)目經(jīng)理 沒有準(zhǔn)備，而且即使有準(zhǔn)備，也無法在電梯從30層到1層 的30秒鐘內(nèi)把結(jié)果說清楚。最終失去了這一重要客戶。 從此，麥肯錫要求公司員工凡事要在最短的時(shí)間內(nèi)把結(jié) 果表達(dá)清楚，凡事要直奔主題、直奔結(jié)果。麥肯錫認(rèn)為， 一般情況下人們最多記住一二三，記不住四五六，所以凡 事要?dú)w納在3條以內(nèi)。這就是如今在商界流傳甚廣的“30 秒鐘電梯理論”或稱“電梯演講”。 看待問題邏輯、邏輯、再邏輯！ 超級(jí)鏈接崔西定律： 崔西定律是指：任何工作的困難度與其執(zhí)行步驟的數(shù) 目平方成正比：例如完成一件工作有3 個(gè)執(zhí)行步驟，則此工 作的困難度是9，而完成另一工作有5個(gè)執(zhí)行步驟，則此工 作的困難度是25，所以必須要簡(jiǎn)化工作流程。 工作流程優(yōu)化、優(yōu)化、再優(yōu)化！ 超級(jí)鏈接莫法特工作（休息）法： 圣經(jīng)新約的翻譯者詹姆斯.莫法特的書房里有三張桌 ：第一張擺著他正在翻譯的圣經(jīng)譯稿；第二張擺的是 他的一篇論文的原稿；第三張擺的是他正在寫的一篇偵探 小