會議管理制度地產(chǎn)開發(fā)公司

1、會議管理制度1、目 的：為規(guī)范公司會議管理，提高會議質(zhì)量，降低會議成本，特制定本 制度。2、適用范圍：本制度適用于海南銘鑫房地產(chǎn)開發(fā)有限公司總部會議管理。3、管理權責：3.1總工辦負責公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。3.2會議提擬人或主辦部門負責會議的組織工作，并有權對違反本制度的行為提 出處罰。3.3會議的審批權限詳見“ 5.1會議提擬與審批”。4、會議分類：序 號會議名 稱主題/特點類別主持人參加人1例會（含早會）固定時間、固定匯報程序， 盡量解決即席提出的問題。公司例會總經(jīng)理/副總經(jīng)理部門或公司 全體人員2動員會發(fā)言固定、沒有討論程序公司臨時 行政會議總經(jīng)理/副總經(jīng)理會議提擬人提擬

2、3研討會對某一課題或問題切磋、探 討，不一定有結果公司臨時 行政會議副總經(jīng)理/部門負 責人會議提擬人提擬4專題會為某一專題而開，必須有結 論公司臨時 行政會議會議提擬人指定會議提擬人提擬5評比會一般在年底或某一重大活動 結束后召開公司例會總工辦負責人會議提擬人提擬6總結會總結前一段工作，研究、部 署下階段工作公司例會總經(jīng)理/副總經(jīng)理會議提擬人提擬7匯報會下級向上級或有關人員匯報 工作情況公司臨時 行政會議會議提擬人指定會議提擬人提擬8調(diào)度會任務安排，人員派遣，設備 物資情況的調(diào)動公司臨時 行政會議會議提擬人提擬會議提擬人提擬9部門例會部門固定匯報程序部門會議部門負責人自定10培訓會規(guī)章制度工作

3、流程先進經(jīng)驗 等培訓部門會議培訓負責人自定11溝通會不定期舉行，以交流雙向溝 通為主公司臨時 行政會議會議提擬人指定會議提擬人提擬5、管理內(nèi)容:5.1會議提擬與審批。公司月度例會無須提擬和審批。公司臨時行政會議、公司年度例會由總經(jīng)理直接提擬或由議題 涉及業(yè)務的主辦部門負責人提擬、總經(jīng)理批準。部門會議由各部門自行安排，但會議時間、參加人等，不得與公司會議沖突。其中，部門會議屬非例會性質(zhì)且需另行核給專項費用 的，應向上一級主管部門報批同意；屬例會性質(zhì)的，由本部門另行提 擬方案呈報總經(jīng)理批準后執(zhí)行。5.2 會議計劃與統(tǒng)籌。5.2.1 每月28日前，總工辦應與各部門協(xié)調(diào)確定下月計劃召開的臨 時行政會議

4、，統(tǒng)一報總經(jīng)理審批后，匯同公司月例會編制月度會議 計劃，于月底前發(fā)放至各部門負責人。5.2.2 凡總工辦已列入計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需安 排新的臨時行政會議時，會議召集部門應提前2天完成會議提擬和報 批手續(xù)，并報請總工辦調(diào)整會議計劃。未經(jīng)總工辦同意，任何人不得 隨意打亂正常會議計劃。5.2.3 會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時會 議服從例會。各類會議的優(yōu)先順序為：公司例會、公司臨時行政會議、 部門會議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受此限。5. 3會議準備。5.3.1 會議通知遵照以下規(guī)定：1、已列入月度會議計劃表的會議，月中無調(diào)整的，不再另行通知， 由部門按計

5、劃表直接通知與會人；2、屬下列情況之一者，按“誰提擬，誰通知”的原則進行會議通知：（1）未列入月度會議計劃而臨時提擬的會議；（2）雖然已列入月度會議計劃，但需對會議議題、需準備的會議資 料、會務安排等作特別說明；（3）其它提擬人認為應另行通知的情況。3、會議通知期一般應提前一天以上，通知對象為與會人、會務服務提 供部門；4、會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準備的會議 資料、會務安排等作特別說明的會議， 應以會議通知單進行書面通知； 涉及多個部門和參加人數(shù)眾多的大型會議， 主辦部門還應編制詳細的 會議計劃通知相關部門。5.3.2 會議的其它準備工作遵照以下規(guī)定：1、會議提擬部門應提

6、前做好會議資料（如會議議程議題、提案、匯 報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應提交資料等）準備的組 織工作；2、會務服務提供部門應提前做好會務準備工作，如落實會場，布置 會場，備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設施、用品 等；3、公司總部召開的公司級會議會務服務統(tǒng)一歸口總工辦負責。4、部門在總部召開的會議需用公共會場的， 應向會議室管理部門 （綜 合辦）書面提出，由會議室管理部門（綜合辦）統(tǒng)籌安排。5.4 會議組織。5.4.1 會議組織遵照“誰提擬，誰組織”的原則。5.4.2 會議主持人須遵守以下規(guī)定：1、主持人應不遲于會前 5 分鐘到達會場，檢查會務落實情況，做好 會前準備。2

7、、主持人一般應于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決問題 及達成目標、議程推進中應注意的問題等，進行必要的說明。3、會議進行中，主持人應根據(jù)會議進行中的實際情況，對議程進行 適時、必要的控制，并有權限定發(fā)言時間和中止與議題無關的發(fā)言， 以確保議程順利推進及會議效率。4、屬討論、決策性議題的會議，主持人應引導會議做出結論。對需 集體議決的事項應加以歸納和復述， 適時提交與會人表明意見； 對未 議決事項亦應加以歸納并引導會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。5、主持人應將會議決議事項付諸實施的程序、實施人（部門）、達 成標準和時間等會后跟進安排向與會人明確。5.4.3 與會人須遵守以下規(guī)定：1、應準時到會，

8、并在會議簽到表（詳見附件 3）上簽到。2、會議發(fā)言應言簡意賅，緊扣議題。3、遵循會議主持人對議程控制的要求。4、屬工作部署性質(zhì)的會議，原則上不在會上進行討論性發(fā)言。5、遵守會議紀律，與會期間應將手機調(diào)到振動或?qū)⑹謾C呼叫轉(zhuǎn)移至 部門另一未與會人處， 原則上不允許接聽電話或接發(fā)短信， 如須接聽， 請離開會場；會場內(nèi)禁止吸煙，以及手拿手機、手中筆、茶杯蓋等物 品磕碰會議室桌面等不文明現(xiàn)象。6、做好本人的會議紀錄。5.4.4 多個部門參加的臨時行政會議原則上由總經(jīng)理主持，總經(jīng)理 另有授權的，從總經(jīng)理授權。5.4.5 公司月度例會、臨時行政會議一般應控制在 2 小時以內(nèi)，根 據(jù)會議進行情況確需延時的，主

9、持人須征得與會人員同意。5.4.6 主持人為會議考勤的核準人，考勤記錄由會議記錄員負責。5.5 會議記錄。5.5.1 公司各類會議均應以專用記錄本進行會議記錄。5.5.2 公司各類會議原則上應確定專人負責記錄。會議記錄員的確 定應遵守以下規(guī)定：1、各部門應常設一名會議記錄員（一般為本部門的內(nèi)務文員，名單 報總工辦備案） ，負責本部門會議及本部門負責組織的會議的記錄工 作。2、會議記錄遵照“誰組織，誰記錄”的原則，如有必要，主持人可 根據(jù)本原則及考慮會議議題所涉及業(yè)務的需要，臨時指定會議記錄 員。3、總經(jīng)理主持的公司例會、臨時行政會議原則上由總經(jīng)理秘書負責 會議記錄工作，總經(jīng)理另有指定的，從總經(jīng)

10、理指定。5.5.3 會議記錄員應遵守以下規(guī)定：1、以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據(jù)需 要整理會議紀要。2、會議記錄應盡量采用實錄風格，確保記錄的原始性。3、對會議已議決事項，應在原始記錄中括號注明“議決”字樣。4、會議原始記錄應于會議當日、會議紀要最遲不遲于次日呈報會議 主持人審核簽名。5、做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時將經(jīng)主持人核準 的會議簽到表的考勤記錄報考勤人員。5.5.4 下列情況下，應整理會議紀要：1、公司各類臨時行政會議；2、須會后對會議精神貫徹落實進行跟進的會議；3、其它主持人要求整理會議紀要的會議。5.5.5 會議紀要的發(fā)放或傳閱范圍由主持人確

11、定。公司各類臨時行 政會議的會議紀要須報總工辦一份存檔備查。5.5.6 會議原始記錄的備檔按以下規(guī)定：1、本部門負責組織的公司各類行政會議的會議記錄，由本部門常設 會議記錄員負責日常歸檔、 保管，但用完后的記錄本應作為機要檔案 及時轉(zhuǎn)總工辦統(tǒng)一歸檔備查。2、本部門會議記錄由本部門常設會議記錄員統(tǒng)一歸檔備查。5.5.7 會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。其調(diào) 閱應嚴格按公司文檔管理制度和保密制度的有關規(guī)定執(zhí)行。5.6 會議跟進。5.6.1 會議決議、決策事項須會后跟進落實的，遵照“誰組織，誰 跟進”的原則；會議主持人另有指定的，從主持人指定。5.6.2 總經(jīng)理主持的會議的會后跟進工作原則上由總工辦負責落 實，總經(jīng)理另有指定的，從公司總經(jīng)理指定。5.6.3 會議跟進的依據(jù)以會議原始記錄及會議紀要為準。5.7 獎懲。5.7.1 獎勵。按獎懲管理制度執(zhí)行。5.7.2 遲到、早退、缺席。1、遲到。所有參加會議的人員在會議規(guī)定召開時間后 5 分鐘內(nèi)未到 的，計為遲到。2、早退。凡參加會議人員，如未經(jīng)主持人同意在會議召開結束前5分鐘提前離開會場的， 計為早退； 與會人員在開會前應提前告知和交 待好各自部門同志的應辦的事情， 以免在開會期間延誤正常工作從而 影響會議進程與質(zhì)量。3、缺席。凡必須參加會議人員未經(jīng)請假擅自不參加會議或請