行政物資采購(gòu)審計(jì)報(bào)告

1、* * *公司關(guān)于對(duì)行政物資采購(gòu)的專項(xiàng)審計(jì)報(bào)告內(nèi)審字2013第00*號(hào)審計(jì)組于2013年*月*日一*月*日對(duì)人事行政部采購(gòu)及管理進(jìn)行了審計(jì)，本次審計(jì)的主要目的是加強(qiáng)公司行政物資采購(gòu)管理，規(guī)范行政物資采購(gòu)行為，降低行政采購(gòu)成本，保證供貨質(zhì)量和時(shí)效，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。審計(jì)組審閱了相關(guān)原始資料，與人事行政部人員進(jìn)行了面談，并抽查了會(huì)計(jì)憑證，采用了調(diào)查表、詢問、實(shí)地觀察、分析性復(fù)核等 方法。涉及的時(shí)間范圍是從 2012年1月1日至2013年4月31日?，F(xiàn)將本次審計(jì)情況報(bào)告如下：一、基本情況：（一）公司行政物資的采購(gòu)主要分成 2部分，一部分為辦公用品、日用品、藥品、禮品、工作服、及后勤消耗性物資， 此類

2、物資由行政專員負(fù)責(zé)采購(gòu)；一部分為辦公設(shè)備、辦公家具、宿舍設(shè)備、食堂設(shè)備類、煤氣等，此類物資由總務(wù)負(fù)責(zé)采購(gòu)。（二）本次審計(jì)抽查會(huì)計(jì)憑證 21份。其中*經(jīng)手的1份，*經(jīng)手的1份，*經(jīng)手的10份，*經(jīng)手的9份。抽查的相 關(guān)記錄詳見附件3 :抽查行政物資采購(gòu)相關(guān)的會(huì)計(jì)憑證。二、審計(jì)發(fā)現(xiàn)的細(xì)節(jié)說明（一）、采購(gòu)相關(guān)的不相容職務(wù)未分離主要問題1：行政物資的請(qǐng)購(gòu)、供應(yīng)商確認(rèn)、采購(gòu)、驗(yàn)收、保管、對(duì)賬、支付申請(qǐng)都由同一采購(gòu)人員完成。不符合不相容職務(wù)相互 分離原則。（二）、采購(gòu)計(jì)劃主要問題1：行政部不能提供采購(gòu)計(jì)劃。行政部在調(diào)查問卷中回答有制定月度計(jì)劃，但審計(jì)中發(fā)現(xiàn)實(shí)際未制定月度計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃是采購(gòu)管理中科學(xué)采購(gòu)的

3、前提條件，無采購(gòu)計(jì)劃，所需各種物資保質(zhì)、保量、經(jīng)濟(jì)、及時(shí)的連續(xù)供應(yīng)得不到 有效保障。（三）、采購(gòu)流程主要問題1：行政物資采購(gòu)大部分是先送貨，再補(bǔ)采購(gòu)單。這樣先完成采購(gòu)事項(xiàng)，再通過相關(guān)授權(quán)人員的審批，不符合公司正常的采購(gòu)流程，不利于采購(gòu)管理。主要問題2：大部分采購(gòu)單無供應(yīng)商簽字、蓋章確認(rèn)。不符合公司的采購(gòu)管理規(guī)定。公司采購(gòu)控制程序中“各采購(gòu)人員拿到審批后的采購(gòu)單到財(cái)務(wù)蓋合同章，采購(gòu)單傳給供應(yīng)商簽字蓋章后再進(jìn)行采購(gòu)。”主要問題3：部分物資先送貨，再出采購(gòu)單，后來再補(bǔ)請(qǐng)購(gòu)單。不符合公司的采購(gòu)管理規(guī)定，也喪失了請(qǐng)購(gòu)的意義。（四）、報(bào)價(jià)單不符合規(guī)定主要問題1：*經(jīng)手的大部分報(bào)價(jià)單格式雷同，沒有供應(yīng)商簽字

4、或蓋章確認(rèn)，極可能是自行偽造的。主要問題2：有些采購(gòu)項(xiàng)目未提供至少三家報(bào)價(jià)。有些采購(gòu)項(xiàng)目未提供報(bào)價(jià)單。主要問題3：報(bào)價(jià)單有自相矛盾的現(xiàn)象。例如2013年1-2月日用品的報(bào)價(jià)單中，維達(dá)擦手紙報(bào)價(jià)有兩項(xiàng)，一項(xiàng)為180元/件，一項(xiàng)為185元/件。主要問題4：審計(jì)人員要求查看辦公用品、日用品的三家報(bào)價(jià)時(shí)，采購(gòu)人員無法提供三家報(bào)價(jià)。(五) 、行政物資管理方面主要問題1：未登記岀入庫(kù)臺(tái)賬，無法清晰的查詢相關(guān)物資的賬面庫(kù)存數(shù)量，不利于實(shí)物監(jiān)管盤點(diǎn)。行政物資驗(yàn)收入庫(kù)以供應(yīng)商送貨單為準(zhǔn)，未另外編制入庫(kù)單。行政物資岀入庫(kù)單據(jù)、各部門申請(qǐng)單據(jù)不統(tǒng)一，不利于單據(jù)的收齊、整理、統(tǒng)計(jì)和管理。主要問題2：行政物資采購(gòu)的緊急

5、采購(gòu)頻率高。主要問題3：人事行政部未對(duì)行政物資進(jìn)行定期盤點(diǎn)工作。(調(diào)查問卷回答說有定期進(jìn)行盤點(diǎn))主要問題4：人事行政部未對(duì)行政物資采購(gòu)、耗用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。三、審計(jì)建議為加強(qiáng)公司行政物資采購(gòu)管理，建立健全公司內(nèi)部控制制度，節(jié)約人力物力，促進(jìn)各級(jí)采購(gòu)人員降本增效，針對(duì)本次行政物資采購(gòu)專項(xiàng)檢查發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)組提岀以下整改建議：1、規(guī)范采購(gòu)流程。(1) 、分離不相容職務(wù)。建議分離行政物資采購(gòu)中的不相容職務(wù)，增加管控的節(jié)點(diǎn)。并制定行政采購(gòu)人員定期輪崗制度，并遵循。例如采購(gòu)與驗(yàn)收、保管職務(wù)分離。(2) 、嚴(yán)格按照公司正常的采購(gòu)流程進(jìn)行采購(gòu)。即先請(qǐng)購(gòu)，審批后再采購(gòu)。(3) 、提供三家報(bào)價(jià)。按照公司要求

6、提供至少三家報(bào)價(jià)，并將對(duì)詢比議價(jià)、報(bào)價(jià)等資料妥善保管。2、加強(qiáng)采購(gòu)計(jì)劃性。(1) 、編制采購(gòu)計(jì)劃。建議對(duì)行政物資進(jìn)行年度、季度、月度計(jì)劃，按照計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu)。并規(guī)定計(jì)劃外采購(gòu)事項(xiàng)的審批程序。(2) 、加強(qiáng)緊急采購(gòu)的管理。例如規(guī)定緊急采購(gòu)的物資類型、金額上限、采購(gòu)頻率等。3、每月編制購(gòu)銷存報(bào)表。(1) 、編制購(gòu)銷存報(bào)表。加強(qiáng)管理行政物資的岀入庫(kù)單據(jù)，編制行政物資的購(gòu)銷存報(bào)表。規(guī)范相關(guān)的申請(qǐng)單據(jù)、岀入 庫(kù)單據(jù)，便于整理、查看、分析、統(tǒng)計(jì)等。(2) 、定期盤點(diǎn)。制定行政物資定期盤點(diǎn)方案，定期對(duì)行政物資進(jìn)行盤點(diǎn)，并作相關(guān)記錄。(3) 、統(tǒng)計(jì)分析。定期對(duì)行政物資采購(gòu)金額、耗用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。制定采購(gòu)目標(biāo)

7、，結(jié)合行政物資采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu) 計(jì)劃進(jìn)行對(duì)比分析。四、內(nèi)部審計(jì)人員的評(píng)論審計(jì)人員認(rèn)為行政物資采購(gòu)管理不到位，存在嚴(yán)重的漏洞，亟待完善行政物資采購(gòu)管理，建議制定行政物資采購(gòu)管理制度，并遵循。審計(jì)過程中行政部無法提供詳細(xì)、整理規(guī)范的信息資料。本次審計(jì)由于人事行政部的抵觸、不積極不及時(shí)提供資料、 采購(gòu)人員休假的工作交接不到位，導(dǎo)致此項(xiàng)審計(jì)無法取得完整、系統(tǒng)的資料，無法按計(jì)劃時(shí)間完成審計(jì)項(xiàng)目。行政物資采購(gòu)不符合不相容職務(wù)分離的原則，從而增大業(yè)務(wù)人員舞弊的可能性。行政物資采購(gòu)計(jì)劃工作不夠，應(yīng)進(jìn)行 年度、季度或月度采購(gòu)計(jì)劃。行政物資的存貨管理工作不夠到位，應(yīng)編制岀入庫(kù)臺(tái)賬，并定期對(duì)存貨進(jìn)行盤點(diǎn)，定期 對(duì)采購(gòu)

8、金額、耗用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。制定目標(biāo)，從而降低行政物資采購(gòu)成本。行政物資的緊急采購(gòu)過于頻繁，大部 分物資先送貨再岀請(qǐng)購(gòu)單、采購(gòu)單，建議加強(qiáng)管理緊急采購(gòu)的情況，嚴(yán)格按照正常的采購(gòu)流程執(zhí)行。附：1、審計(jì)方案2、審計(jì)通知書3、抽查行政物資采購(gòu)相關(guān)憑證4、行政回復(fù)的調(diào)查問卷5、審計(jì)工作底稿行政物資采購(gòu)專項(xiàng)審計(jì)報(bào)告內(nèi)審字2013第00*號(hào)根據(jù)年度審計(jì)計(jì)劃的安排，審計(jì)部于2013年*月*日一*月*日對(duì)人事行政部采購(gòu)及管理進(jìn)行了專項(xiàng)審計(jì)。本次審計(jì)的主要目的是加強(qiáng)行政物資采購(gòu)管理，規(guī)范行政物資采購(gòu)行為，降低行政采購(gòu)成本，保證供貨的及時(shí)性與質(zhì)量， 提高公司經(jīng)濟(jì)效益。時(shí)間范圍涵蓋2012年1月1日至2013年4月

9、31日。(在概述欄請(qǐng)勿將與審計(jì)報(bào)告無關(guān)的內(nèi)容寫入，主要寫審計(jì)時(shí)間、審計(jì)目的。)本次審計(jì)主要發(fā)現(xiàn)如下：1、崗位設(shè)置不合理，不相容職位未分離2、未編制月度采購(gòu)計(jì)劃3、部分物資采購(gòu)無三家比價(jià)資料且價(jià)格偏高一、項(xiàng)目概況：1、公司行政物資的采購(gòu)主要分成2部分：一部分為辦公用品、日用品、藥品、禮品、工作服、及后勤消耗性物資，此類物資由行政專員負(fù)責(zé)采購(gòu)；一部分為辦公設(shè)備、辦公家具、宿舍設(shè)備、食堂設(shè)備 類、煤氣等，此類物資由總務(wù)負(fù)責(zé)采購(gòu)。2、2013年1月1日至2013年4月31日，總金額XX元。本次審計(jì)抽查會(huì)計(jì)憑證 21份，累計(jì)金額 XX 元，占總采購(gòu)金額的 XX% （需要告訴管理層）二、本期審計(jì)發(fā)現(xiàn)：1、

10、崗位設(shè)置： 采購(gòu)相關(guān)的不相容職務(wù)未分離行政物資的請(qǐng)購(gòu)、供應(yīng)商確認(rèn)、采購(gòu)、驗(yàn)收、保管、對(duì)賬、支付申請(qǐng)都由同一采購(gòu)人員完成。不符合不相容職務(wù)相互分離原則。容易導(dǎo)致采購(gòu)人員利用權(quán)力進(jìn)行舞弊。（提出采購(gòu)需求是否也是采購(gòu)人員提出的，請(qǐng)檢查行政物資的賬齡數(shù)量，是否存在不合理采購(gòu)來說明問題。對(duì)于行政物資是否為制 定采購(gòu)，這一塊需要明確）審計(jì)建議：2、采購(gòu)計(jì)劃 未編制月度采購(gòu)計(jì)劃：行政部在調(diào)查問卷中回答有制定月度計(jì)劃，但審計(jì)中發(fā)現(xiàn)實(shí)際未制定月度計(jì)劃。未編制閱讀的采購(gòu)計(jì)劃，容易導(dǎo)致各種物資保質(zhì)、保量、經(jīng)濟(jì)、及時(shí)的連續(xù)供應(yīng)得不到有效保障。審計(jì)建議：3、采購(gòu)流程 行政物資采購(gòu)大部分是先送貨，再補(bǔ)采購(gòu)單。這樣先完成采

11、購(gòu)事項(xiàng)，再通過相關(guān)授權(quán)人員的審批， 不符合公司正常的采購(gòu)流程，不利于采購(gòu)管理。（這種不是什么問題，重點(diǎn)不在這里。）審計(jì)建議： 大部分采購(gòu)單無供應(yīng)商簽字、蓋章確認(rèn)。不符合公司的采購(gòu)管理規(guī)定。公司采購(gòu)控制程序中“各 采購(gòu)人員拿到審批后的采購(gòu)單到財(cái)務(wù)蓋合同章，采購(gòu)單傳給供應(yīng)商簽字蓋章后再進(jìn)行采購(gòu)。”（供應(yīng) | 商一般只在報(bào)價(jià)單、訂單上、送貨單上進(jìn)行確認(rèn)，需要詢問采購(gòu)人員不簽字的原因在哪里）審計(jì)建議： 部分物資先送貨，再出采購(gòu)單，后來再補(bǔ)請(qǐng)購(gòu)單。不符合公司的采購(gòu)管理規(guī)定，也喪失了請(qǐng)購(gòu)的意 義。（是否有緊急采購(gòu)流程，與問題一重復(fù)。）審計(jì)建議：4、報(bào)價(jià)單管理 *經(jīng)手的大部分報(bào)價(jià)單格式雷同，沒有供應(yīng)商簽字或

12、蓋章確認(rèn)，極可能是自行偽造的。（審計(jì)人員存在主觀捏造審計(jì)問題，應(yīng)該刪除此類發(fā)現(xiàn)，或者進(jìn)一步分析。）審計(jì)建議： 有些采購(gòu)項(xiàng)目未提供至少三家報(bào)價(jià)。有些采購(gòu)項(xiàng)目未提供報(bào)價(jià)單。（這一塊需要細(xì)化，需要舉例說明，項(xiàng)目多的需要列表，另外審計(jì)人員可以依靠京東網(wǎng)、超市價(jià)格、當(dāng)當(dāng)網(wǎng)等的價(jià)格進(jìn)行參考，提供不提供報(bào)價(jià)單不是問題，只是個(gè)表面問題。）審計(jì)建議： 報(bào)價(jià)單有自相矛盾的現(xiàn)象。例如 2013年1-2月日用品的報(bào)價(jià)單中，維達(dá)擦手紙報(bào)價(jià)有兩項(xiàng)，一項(xiàng) 為180元/件，一項(xiàng)為185元/件。（這一塊需要細(xì)化，需要舉例說明，項(xiàng)目多的需要列表，另外審計(jì)人員可以依靠京東網(wǎng)、 超市價(jià)格、當(dāng)當(dāng)網(wǎng)等的價(jià)格進(jìn)行參考， 另外需要與財(cái)務(wù)付款

13、等， 可能存在議價(jià)， 第一次議價(jià)為185元，第二次議價(jià)為180元，需要與采購(gòu)進(jìn)一步確認(rèn)。）審計(jì)建議： 審計(jì)人員要求查看辦公用品、日用品的三家報(bào)價(jià)時(shí)，采購(gòu)人員無法提供三家報(bào)價(jià)。（這一塊需要細(xì)化，需要舉例說明，項(xiàng)目多的需要列表，另外審計(jì)人員可以依靠京東網(wǎng)、超市價(jià)格、當(dāng)當(dāng)網(wǎng)等的價(jià)格 進(jìn)行參考。）審計(jì)建議：5、行政物資管理方面 未登記出入庫(kù)臺(tái)賬，無法清晰的查詢相關(guān)物資的賬面庫(kù)存數(shù)量，不利于實(shí)物監(jiān)管盤點(diǎn)。行政物資驗(yàn) 收入庫(kù)以供應(yīng)商送貨單為準(zhǔn)，未另外編制入庫(kù)單。行政物資出入庫(kù)單據(jù)、各部門申請(qǐng)單據(jù)不統(tǒng)一，不 利于單據(jù)的收齊、整理、統(tǒng)計(jì)和管理。（重新審計(jì)，這個(gè)重點(diǎn)是是否形成了出入庫(kù)臺(tái)賬，另外審計(jì)人 員是否根據(jù)出入庫(kù)單或者供應(yīng)商的送貨單得到的賬面數(shù)進(jìn)行了盤點(diǎn)。