時間管理技巧PPT學(xué)習(xí)教案

1、會計學(xué)1 時間管理技巧時間管理技巧 魯訊不吃魚；魯訊不吃魚； 陳景潤挨批時也能作自己的事陳景潤挨批時也能作自己的事 ； 拿破侖不睡覺；拿破侖不睡覺； 康德的行動規(guī)律可對鐘；康德的行動規(guī)律可對鐘； 第1頁/共30頁 我們?yōu)楹蚊y？ 自己的許多思想、宏圖大志等都只有在夢中實(shí)現(xiàn)； 沒有時間與家人多處一會兒； 沒有時間多讀書； 沒有時間嘗試新的事物； 沒有業(yè)余愛好的時間。 總之，沒有在有限的時間里做自己應(yīng)該做的事情， 每一天都忙卻忙的不是地方。 第2頁/共30頁 8：30上司打電話讓任經(jīng)理去談話，談了一會兒有關(guān) 公司人力資源規(guī)劃的問題，中間總經(jīng)理接聽電話、有客人 來訪等，使他們的談話一直延續(xù)到10：0

2、0。 10：00準(zhǔn)備布置下屬工作，又有電話打來詢問有關(guān)新 入職人員薪資的問題，解釋到10：20。 10：20找來下屬布置招聘工作，中間不斷有其他下屬 進(jìn)來請示工作，任經(jīng)理的思路和時間被分割和耽誤，布置 工作一直延續(xù)到11：00。 11：00對秘書報上來的文件等進(jìn)行批示、處理；閱讀 文件、各類的報告、建議書等，到12：00，還有一部分沒 有過目。 12：00匆匆吃過飯，看了一會兒報紙、與同事聊了一 會兒天，猛然想起總經(jīng)理交待的關(guān)于人力資源的規(guī)劃報告 還沒有完成，明天就要上交的，于是趕緊沖進(jìn)辦公室。 讓我們來看看任經(jīng)理的一天的活動： 第3頁/共30頁 14：00與銷售經(jīng)理約好討論招聘營銷人員的事宜

3、，由于對 招聘主管的工作不放心，本應(yīng)是下屬的職責(zé)，任經(jīng)理卻又全 包了下來，包括招聘計劃、招聘人員資格的具體要求等，都 由任經(jīng)理自己確定，此項(xiàng)工作又占去時間2個小時。 16：00剛要寫自己明天提交給總經(jīng)理的公司人力資源規(guī)劃 報告，一個下屬又進(jìn)來請示和審批，同時聊了一會兒個人的 私事和公司最近的傳聞。 16：30召集下屬開會，因?yàn)橄聦俜从巢块T內(nèi)部不團(tuán)結(jié)已經(jīng) 影響到了工作，任經(jīng)理必須就此事同下屬強(qiáng)調(diào)一下。但會議 不僅沒有達(dá)到任經(jīng)理的預(yù)期目的，還拖延了時間，一直持續(xù) 到17：00。 17：00 下屬走后，任經(jīng)理一看已經(jīng)過了下班時間，已經(jīng) 沒有時間來完成報告，只好挾著自己未寫完的報告和要處理 的文件回到

4、家中，看樣子今晚上又得加班到午夜了。 第4頁/共30頁 我們仔細(xì)分析一下，任經(jīng)理的我們仔細(xì)分析一下，任經(jīng)理的 時間為什么不夠用？時間為什么不夠用？ 電話干擾對公司員工解釋有關(guān)薪酬問題，這本不屬 于任經(jīng)理的事，有薪酬主管嗎？ 會議安排沒有計劃，會議拖延，主題不明確，對會議沒 有實(shí)行有效控制。 上司不定期的召見，使中層經(jīng)理的時間具有很大的隨意 性。 喜歡下屬事事請示和匯報的官僚作風(fēng)，下屬的不斷請示 和匯報，使自己成為下屬任務(wù)的執(zhí)行者，大大浪費(fèi)了自 己的時間。 對下屬工作不放心，替下屬做工作，結(jié)果整天被埋在事 務(wù)性的工作里。 凡事事必躬親，有許多不需要看和處理的文件等耽誤時 間。 第5頁/共30頁

5、缺乏一份詳盡的計劃，工作沒有目標(biāo)、沒有程序， 所以就沒有自己主動的行動。 做事情沒有輕重緩急和主次之分，經(jīng)常本末倒置， 終日埋頭于無關(guān)重要的事務(wù)上。 只注意細(xì)節(jié)和小事，事事過問，事事關(guān)心，就像一 個多事的婆婆，結(jié)果下屬沒有事情可做。 不知道中層經(jīng)理是可以說“不”的，經(jīng)常聽命于上 司的召喚，對下屬的打擾也不加以控制，結(jié)果是時 間浪費(fèi)在一些無關(guān)緊要和與己無關(guān)的事務(wù)上。 對于自己熟悉和喜歡的事盡快做完，對于棘手的問 題拖延進(jìn)行，只有通過加班來完成。 不舍得放權(quán)，不授權(quán)，下屬輕松自在，自己卻忙得 要死 。 第6頁/共30頁 時間管理的障礙何在 ？ 障礙一：障礙一：“我的習(xí)慣就這樣，不我的習(xí)慣就這樣，不

6、 好改好改” 障礙二：障礙二：“時間管理有什么用，時間管理有什么用， 計劃趕不上變化計劃趕不上變化” 障礙三：障礙三：“時間掌握在別人手中時間掌握在別人手中 ” 障礙四：障礙四：“時間管理太麻煩時間管理太麻煩” 第7頁/共30頁 對自己工作時間的分析對自己工作時間的分析 自己時間 哪里去了？ 第8頁/共30頁 8：30 部門例會 9：00 看資料、文件 9：15 接聽和打回復(fù)幾電話 9：30 下屬來請示工作 9：45 與財務(wù)部經(jīng)理討論費(fèi)用 問題 10：20 替上司營銷總監(jiān)去開會 10：55 給外地辦事處打電話 11：10與行政部經(jīng)理聊天 11：30 替下屬修改銷售分析報 告 12：00 吃午飯

7、 13：00 接待一個客戶 13：30 備向營銷總監(jiān)匯報的資 料 肖經(jīng)理的一天 14：30 下屬來談他工作中的困 難和抱怨 14：50 與人事經(jīng)理談某下屬 的獎金問題 15：20 接顧客投訴電話、很惱 火 15：30 打電話詢問投訴之事、 教訓(xùn)下屬 15：50 老總找去談事 16：20 下屬又來請示工作 16：30 撰寫招聘計劃 17：00 下班時間到了，發(fā)現(xiàn)招聘計 劃中有好幾個問題得去找人事 經(jīng)理協(xié)商 18：00 有一個下屬還想反映 一下情況 第9頁/共30頁 請回憶記錄自 己昨天一天的活動 ，包括所想所作的 事(從起床到晚安) 。 第10頁/共30頁 時間管理的原則 q80/20 原則 q

8、 目標(biāo) A B C 原則 q 優(yōu)先順序 原則 q 計劃原則 q 習(xí)慣原則 第11頁/共30頁 q 20%的工作占整個工作的工作占整個工作80% 的價值的價值 q 集中的精力要做集中的精力要做20%的工作的工作 q 投入投入20%精力做另外精力做另外80%的的 工作工作 80/2080/20原則原則 第12頁/共30頁 A=A=必須做的必須做的 B=B=應(yīng)該做的應(yīng)該做的 C=C=不值得做不值得做 目標(biāo)目標(biāo)ABCABC原則原則 第13頁/共30頁 優(yōu)先順序原則優(yōu)先順序原則 第一類是工作的緊急程度是不同的。第一類是工作的緊急程度是不同的。對于緊對于緊 急的工作要先做，對于不太急的工作要先做，對于不太

9、 的工作后做的工作后做 。 緊急緊急不緊急不緊急 1.緊急處理客戶投 訴 2.意外事故的緊急 排除 3.客戶拜訪 4.確定明天的廣告 5.接待質(zhì)檢人員 1.工作總結(jié) 2.修改工作流程 3.處理同事的一些誤解 4.輔導(dǎo)下屬工作 5.安排下一步工作 6.與同級部門間的協(xié)調(diào) 7.銷售政策的修改 例：某銷售經(jīng)理某天 工作緊急程度劃分 第14頁/共30頁 第二類是工作可以按照重要程度來劃分，對于重要的第二類是工作可以按照重要程度來劃分，對于重要的 工作要花費(fèi)較多的時間和精力去做，對于不太重工作要花費(fèi)較多的時間和精力去做，對于不太重 要或不重要的工作不必去做或只花費(fèi)很少時間去要或不重要的工作不必去做或只花

10、費(fèi)很少時間去 做。做。 例：銷售部經(jīng)理的某一天工作的重要程度劃分 重要工作重要工作不重要工作不重要工作 1.銷售費(fèi)用預(yù)算計劃 2.部門招聘計劃制定 3.重要客戶拜訪 4.工作報告總結(jié) 5.下達(dá)指示 1.一些文件和資料的查詢 2.文件歸檔 3.應(yīng)付無關(guān)人員 4.領(lǐng)用物品 5.差旅費(fèi)報銷 第15頁/共30頁 第四象限第四象限 不緊急 不重要 第三象限第三象限 緊 急 不重要 第二象限第二象限 不緊急 重 要 第一象限第一象限 緊急 重要 重要 不重要 緊急 不緊急 四象限分析法 第16頁/共30頁 四象限法解析四象限法解析 忙碌瑣碎的事 處理文件等函件 電話 浪費(fèi)性時間 逃避性活動 造成干擾的訪問

11、、電話 信件、報告 某些會議 許多迫在眉睫的急事 符合別人期望的事 準(zhǔn)備工作 預(yù)防措施、價值觀的澄清 計劃 人際關(guān)系的建立 真正的再創(chuàng)造能力 增進(jìn)自己的能力 重要重要 緊急狀況 迫切問題 限期完成的會議或工作 緊急 不緊急 重要 不重要 第17頁/共30頁 請對你自己昨天請對你自己昨天 一天的活動進(jìn)行四一天的活動進(jìn)行四 象限法分析，并選象限法分析，并選 一人上臺演示后進(jìn)一人上臺演示后進(jìn) 行分析。行分析。 第18頁/共30頁 計劃性原則計劃性原則 必須事先對工作做出計劃必須事先對工作做出計劃 必須按照計劃去執(zhí)行、去實(shí)施必須按照計劃去執(zhí)行、去實(shí)施 必須留出處理不可預(yù)計事務(wù)的時間必須留出處理不可預(yù)計

12、事務(wù)的時間 第19頁/共30頁 習(xí)慣性原則習(xí)慣性原則 v你要知道什么是好的時間管理習(xí)慣你要知道什么是好的時間管理習(xí)慣 ？ v對于職業(yè)管理人來說壞習(xí)慣是可以對于職業(yè)管理人來說壞習(xí)慣是可以 并且是必須要改變的。并且是必須要改變的。 v好的習(xí)慣是可以養(yǎng)成并且是必須要好的習(xí)慣是可以養(yǎng)成并且是必須要 形成的。形成的。 v良好的習(xí)慣可以在有意中形成良好的習(xí)慣可以在有意中形成 。 第20頁/共30頁 q工作效率低、辦事拖拉 q時間觀念差，工作時磨磨蹭噌 q工作時眉毛胡子一把抓，經(jīng)常找不到主次 q經(jīng)常被電話、不速之客干擾 q上班時間不緊湊，晚上加班干 q什么事情都愿意管，認(rèn)為自己很忙才好 q沒有目標(biāo)、沒有計劃

13、、人云亦云 q零碎時間都被隨意打發(fā)掉，不會利用零碎時間 q沒有時間安排表，由別人來安排 q不會休息、不會娛樂、沒有空閑 你是否有這樣的一些習(xí)慣你是否有這樣的一些習(xí)慣 第21頁/共30頁 每天要花10分鐘作計劃 要有書面的待辦單、日計劃、周計劃和月度 計劃 每周都將你的工作排出優(yōu)先順序 能在高效的時間里做完你的重要工作 有明確的生活和工作目標(biāo) 必須養(yǎng)成習(xí)慣必須養(yǎng)成習(xí)慣 第22頁/共30頁 時間管理的改進(jìn)途徑 第23頁/共30頁 方法之一：有計劃地工作方法之一：有計劃地工作 q建立包括目標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)、最后期限、優(yōu)先順序 一套計劃體系。 q在剛開始時作計劃。 q嚴(yán)于律己，經(jīng)常激勵和要求別人監(jiān)督和檢查 。

14、 q把所有的工作按照緊迫性、重要性等進(jìn)行劃 分，制訂自己的優(yōu)先工作次序。 q每天的計劃都有一定的預(yù)留時間來處理變化 或危機(jī)、偶然事件等。 第24頁/共30頁 方法之二：減少無序行動方法之二：減少無序行動 q 時刻對自己的工作和任務(wù)進(jìn)行反 思，整理和形成一套有效的、有 條理的思維方式。 q 工作和任務(wù)肯定有輕重和緩急之 分，與你的目標(biāo)掛鉤確定重要工 作及每日的工作優(yōu)先順序。 第25頁/共30頁 方法之三：避免貪大求全方法之三：避免貪大求全 q 不要追求盡善盡美，只追求達(dá)到目標(biāo) ，完成職責(zé)。 q 成就感是建立在要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)上的， 不能脫離你的目標(biāo)。 q 讓上司認(rèn)可是在完成你的職責(zé)內(nèi)的工 作基礎(chǔ)上的，能干是在對你分內(nèi)事項(xiàng) 的處理中體現(xiàn)出來的。對別人的請求 和要求，不屬自己的分內(nèi)之事要敢于 說“不” 。 第26頁/共30頁 方法之四：避免拖延方法之四：避免拖延 q 嚴(yán)格要求自己，規(guī)定任務(wù)完成的期限。 q 排除工作過程中的干擾，保持優(yōu)先次序 的穩(wěn)定性。 q 不要