化妝品文件和記錄管理制度1.doc

1、化妝品文件和記錄管理制度1 文件名稱文件和記錄管理制度文件編號(hào)COP-01 版/次A/0 文件類別程序文件生效日期2021901 頁(yè)數(shù) 5 編制質(zhì)量管理小組審核黎利媚批準(zhǔn)于欣龍 建立必要的、系統(tǒng)的、有效的文件管理制度并保證執(zhí)行。 適用于公司內(nèi)部管理體系所有文件包括管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)規(guī)范指導(dǎo)類文件、記錄以及適當(dāng)范圍內(nèi)的外來(lái)文件。 3.1總經(jīng)理：負(fù)責(zé)管理手冊(cè)與程序文件的批準(zhǔn)。 3.2質(zhì)量負(fù)責(zé)人管理者代表：負(fù)責(zé)組織編寫(xiě)管理手冊(cè)、程序文件及其審核。 3.3各職能部門：負(fù)責(zé)人組織編寫(xiě)和制定相關(guān)質(zhì)量計(jì)劃、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備文件、工藝文件、檢驗(yàn)/操作規(guī)程、審核報(bào)告、管理文件、質(zhì)量記錄。質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審批。

2、 3.4質(zhì)管部：負(fù)責(zé)體系文件的歸口管理，并負(fù)責(zé)文件的發(fā)放、回收、歸檔或組織修改。 4.1.1公司質(zhì)量管理體系文件的控制由質(zhì)管部負(fù)責(zé)，包括質(zhì)量管理體系文件、技術(shù)性文件及與質(zhì)量管理體 系相關(guān)的外來(lái)文件等。以文件和資料的受控程度來(lái)分,可分為“受控和“非受控兩類，受控文件 須加蓋紅色“受控文件。 4.2.1質(zhì)量管理體系文件：質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)和記錄表格等。 4.2.2技術(shù)性文件：配方、工藝文件、各類標(biāo)準(zhǔn)和原料、包材資料等。 4.2.3外來(lái)文件：與質(zhì)量管理體系有關(guān)的法律、法規(guī)、國(guó)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)文件等。 4.2.1管理手冊(cè)、程序文件。 4.2.2質(zhì)量計(jì)劃、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備文件、工藝文件、

3、檢驗(yàn)/操作規(guī)程、審核報(bào)告。 4.2.3與體系有關(guān)的其它管理文件和資料。 4.4文件的編制、審核、批準(zhǔn)。 1管理手冊(cè)和程序文件由質(zhì)量負(fù)責(zé)人組織文件編寫(xiě)小組編寫(xiě)。 2質(zhì)量計(jì)劃、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備文件、工藝文件、檢驗(yàn)/操作規(guī)程、審核報(bào)告、管理文件由各職能部門負(fù)責(zé)人組織編寫(xiě)。 3質(zhì)量記錄的制定或編寫(xiě)由產(chǎn)生質(zhì)量記錄的文件編寫(xiě)部門負(fù)責(zé)。 4文件編寫(xiě)后編寫(xiě)人轉(zhuǎn)相關(guān)部門會(huì)簽看法并確定該文件發(fā)放范圍，必需保證使用本文件部門均可獲得。 1管理手冊(cè)、程序文件由質(zhì)量負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)； 2質(zhì)量計(jì)劃、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備文件、工藝文件、檢驗(yàn)/操作規(guī)程、審核報(bào)告、管理文件等三級(jí)文件由權(quán)責(zé)廠長(zhǎng)審核，管理者代表批準(zhǔn)。 3質(zhì)量記錄隨

4、對(duì)應(yīng)的文件獲批準(zhǔn)而生效。 4.5.1所有文件都作分類編號(hào)。外來(lái)文件通常保留其原有編號(hào) 4.5.2文件的編號(hào)規(guī)則如下： (a)管理手冊(cè)編號(hào)：JS-16 二個(gè)阿拉伯?dāng)?shù)字，代表管理手冊(cè)之編寫(xiě)年號(hào) 英文字母代表杰臣化妝品 (b)程序文件編號(hào)：COP-01 兩位阿拉伯?dāng)?shù)字，代表文件順序號(hào)，從“01開(kāi)始COP 代表公司程序文件 (c)三級(jí)文件編號(hào) JSWI-001 三位阿拉伯?dāng)?shù)字，代表文件順序號(hào)，從“001開(kāi)始 代表公司三級(jí)質(zhì)量文件 (d)質(zhì)量記錄編號(hào) QC-4001 001 代表排序號(hào) 4 代表4級(jí)文件，表單 代表質(zhì)量記錄 4.6.1第一次編制的定為AA/0版，在原有內(nèi)容基礎(chǔ)上少量修訂的版本“修改狀態(tài)依

5、次為1、2、3、4當(dāng)達(dá)到5次修訂 時(shí)，整版修改為B版，以此類推。當(dāng)發(fā)生重大修訂時(shí)，整版升為B 版，以此類推。 47 文件的發(fā)放 管理性文件批準(zhǔn)后，由質(zhì)管部依照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分發(fā)。文件分發(fā)時(shí)，各領(lǐng)用人必需在文件發(fā)放回收登記表中簽名，并注明領(lǐng)取數(shù)量和日期，認(rèn)真核對(duì)文件內(nèi)容、數(shù)量，確認(rèn)是否正確，保證文件的完整性及有效性。所有正本儲(chǔ)存于質(zhì)管部，關(guān)于發(fā)放到各部門的副本加蓋“受控章，發(fā)放到各部門。 4.7.2文件使用者假設(shè)發(fā)現(xiàn)文件少頁(yè)、損壞或丟失時(shí)，經(jīng)申請(qǐng)，使用部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后交質(zhì)管部補(bǔ)辦。 4.7.3文件對(duì)外的發(fā)放：本公司與質(zhì)量管理體系有關(guān)的受控文件因必需要向外發(fā)放時(shí)，由質(zhì)管部登記，并由負(fù)責(zé)對(duì)外聯(lián)系人員簽發(fā)。 1 文件之實(shí)施，必需要相關(guān)人員完全了解才干徹底執(zhí)行，故宣導(dǎo)教育非常重要。 2