內外部溝通控制程序

1、 程序文件.內外部溝通控制程序gc-qp5.5.3- 2010-03 版本b/1 *有限公司程序文件內外部溝通控制程序文件編號： gc-qp5.5.3-2010-03 文件版本： b/1 編制/日期： 審核/日期： 批準/日期： 2010年10月20日發(fā)布 2010年10月20日實施 *有限公司發(fā)布程序文件.內外部溝通控制程序1 目的運用有效的溝通方式,使公司全體員工在和諧、友好的氛圍中開展工作,為更好地完成和實現(xiàn)公司工作任務與既定發(fā)展目標而達成共識,通力協(xié)作并有效地與相關方進行溝通協(xié)作以實現(xiàn)組織目標。2 范圍公司全體員工、各職能部門以及相關方。3 職責3.1人事行政部負責公司內橫向、縱向的溝

2、通協(xié)調工作；以及與外部相關方進行溝通聯(lián)絡。 3.2營銷部負責與客戶的溝通。3.3品質部負責客戶抱怨、供貨商材料不良處理及內部各部門之間的溝通。3.4 采購部負責與供應商及外發(fā)加工廠之間的有效溝通。4.工作程序4.1內部溝通4.1.1內部溝通方式包括但不限于以下形式：內審會議、管理評審會議、公司大會、主管例會、部門會議、班組會議、書面聯(lián)絡、電子平臺、現(xiàn)場交流、電話聯(lián)絡、公告、標語。4.1.2內審會議、管理評審會議參照內部審核控制程序、管理評審控制程序規(guī)定執(zhí)行。4.1.3公司大會。4.1.3.1會議內容包括：上月重大事件的回顧與總結，后期公司發(fā)展方向性展望與宣導。4.1.3.2會議由行政部經理主持

3、，公司全體人員必須參加。4.1.4主管例會4.1.4.1一般為每周一次。a.會議內容包括上周各部門重大事件的回顧與總結，后期各部門發(fā)展的計劃與展望，對各部門的合理建議。b.主管例會由部門負責人輪流主持，由各部門負責人參加。必要時，部門負責人可帶與會議相關的本部門員工參加會議。c.會議記錄執(zhí)行情況由人事行政部追蹤落實，并于下一次主管例會上公布。4.1.5部門會議4.1.5.1各部門根據(jù)部門運作情況召開部門會議。4.1.5.2門會議一般由部門負責人主持，部門內中基層干部參加；必要時可全體參加，部門會議可形成記錄。4.1.6班組會議4.1.6.1班組會議可采用早會、班前會等形式進行。4.1.6.2班

4、組會議由班組長主持，各班組員工參加。a.班組會議一般不會形成記錄，但會議內容在班組范圍內具有強制性。b.書面聯(lián)絡、電子平臺、現(xiàn)場交流、電話聯(lián)絡、公告等。4.1.7各部門之間進行信息傳遞和交流，屬較簡單處理的事宜可用現(xiàn)場口頭交流或電話方式溝通；屬較重要的事宜應以書面聯(lián)絡或電子郵件的形式溝通。書面溝通必須確保相關信息的傳遞質量、及時性、有效性，以免耽誤處理問題的時機。4.1.8行政部對公司的規(guī)章制度、會議精神或各部門的好人好事、獎罰公告等在公布欄內公布，以傳遞公司管理趨向和員工操行現(xiàn)狀。4.1.9標語是宣導公司精神和管理目標的標識，亦是更新員工的思想理念，營造團隊精神和管理氛圍的有效工具。行政部可

5、根據(jù)公司現(xiàn)狀及發(fā)展要求，張貼相關的企業(yè)文化標語等宣傳品。4.1.10上司與下屬以談話方式進行溝通或布置工作任務,在巡視與指導工作時進行現(xiàn)場的機會教育。4.1.11下屬在工作中發(fā)現(xiàn)問題及時向上司口頭報告或以書面形式匯報上司,上司應作相應的處理并反饋給下屬。下屬要適時向上司匯報所交付工作任務的完成情況。4.1.12可利用公司內部網(wǎng)站發(fā)布相關信息。4.2外部溝通4.2.1外部溝通包括與客戶、供應商、相關方的溝通。4.2.1.1與客戶的溝通a.與客戶的溝通一般以營銷部為窗口，必要時，其它部門應參與和協(xié)助。b.與客戶相關的訂單接收與評審、客戶意見反饋、滿意度調查、退貨處置的相關溝通過程參照與顧客有關的過

6、程控制程序規(guī)定執(zhí)行。4.2.1.2與供應商的溝通a.與供應商的溝通一般以采購部為窗口，必要時，其它部門應參與和協(xié)助。b.與供應商相關的評審、退料處置等參照采購控制程序規(guī)定執(zhí)行。4.2.1.3與外部相關方溝通時，各部門與對應的相關方進行溝通。包括聯(lián)絡的接收，文件形成和答復。4.2.1.4無論內部、外部溝通。屬較重要事項的溝通效果都要上報部門負責人。必要時，須在溝通記錄上簽核。4.3記錄4.3.1各種溝通后可形成的記錄，應在相應層級予以保存，以作后續(xù)跟蹤與追溯。4.3.2各層級溝通形成的記錄形式可包括書面、電子檔、影像、實物等多種形式。4.3.3各種溝通記錄作為公司管理文件的合理補充，具有相應層級的強制性，任何部門及個人都必須遵照執(zhí)行。必要時，記錄內容可分解到各級管理文件內，以便標準化的執(zhí)行。5 相關文件5.1 內部審核控制程序5.2 管理評審控制程序5.3 與顧客有關的過程控制程序6 相關記錄5.1 qr/5.5.3-01 會議記錄5.2 qr/5.5.3-02 工作聯(lián)絡單附加說明：本標準由品質部起草本標準由品質部歸口管理附：內外部溝通流程控制圖主管部門收集信息外部信