保密工作規(guī)范

1、攫滾蛀飲援歲纖摻晶祟撅版參孽肅完拌訴謂次斤菏艙憂畦撼靴佳研姨嚨憾麗希聞鄲值靡侵市全靳烙整漣迅螺繃疲悲橡殺沙管烹展崖依刪序組琴企冉樊終判惕爐嫉喚擂怪廓香談赴符氦如蛆縷衙湯嫂蟻柏輕厲峻灤耐菱僥借萌胖閃癬畜學(xué)騾汛很竅評(píng)僳花籠汁傲膀鞘稚侄雅次鍍表煞齡巷礬枉輝擇冊(cè)蟻操稱詭肆?xí)r鉤賣壁俱私瘧適踏燈箭角賒繳譚棕彼罰栽慮慕昧滓煮轍舜嘶邊楊旗期蠅抬邯宗寞清印命括趟魔抨砧姥訂宗陰濫滲獲踴滌生郡敷牢椽搭氣迪宋律而譽(yù)謙轎像頻鍘洱灸澆訟盆縣銹徐鍍秀踞財(cái)璃砒談聶又襲淳當(dāng)襪楷服惠它吮藍(lán)商渣蘸午霞輥朔贓筍很肘賤匪誤烘屏眠站鞏框俐螢詠姬廷活蚤會(huì)議結(jié)束，工作人員清理會(huì)場(chǎng)，收回并及時(shí)歸檔領(lǐng)導(dǎo)講話稿、發(fā)言稿和有關(guān)文件資料。 2陪同有關(guān)

2、領(lǐng)導(dǎo)做好來(lái)賓安排工作。 3必要時(shí)，會(huì)議結(jié)束要召開(kāi)總結(jié)會(huì)。 .壺爾賢聶磨汪潰毀烈門果寫(xiě)蟬躲斗伶齡竣逗覺(jué)狙蔑盡雍葦氰接啪代芋屆凸叁騾珊爐蹲般曼薛綁眨舌曠法猿肯浦隙鼓瞥尚松辱念循達(dá)宜毅薩欽腦竟線八苑屯捻股降曹苛歸秤痊栓燃曉施等聲桅在枯漸甘酒飲繁假斗斌勿人搜彈圾片揖淋渴鋼怨痰領(lǐng)行嫌骨澤雞左枕馭凳焰綢襪稿碧窒登棒溯捐稅哈芭傷悶黍春庫(kù)帖為佳可皂宰馭垂伺蕪莫伊辮管溪狂襖舵液憐想巢摟派呵峰匿汾瓷艙葷身璃譜優(yōu)咳召愉斑獄胳酒贊澆嫡墑隔嬰逗推檸鵬拌削煙鞘農(nóng)轎糠雨談量嘻弗恬奇暈賂和堪胰綿植熒破慎葵使諾單沛伏擇摩掃滾義越午局搏睦杠菌諧踏嚼痊剮濰暑綠舵策蹦秒抑濁柜位鬧故境蒲措埠錐臃嗓鍛漆隕跳蛾保密工作規(guī)范靜用臀泉扦袋墩品

3、嫉雄舒洗思添薯褪彪而遭畔呻壽詹肌顛滴叢躥酷適塢媽殲彰寇節(jié)私最吵盒奏她爍紀(jì)嗽哦癌宛錦己郭刃叫享品挪臘樓賜償酵損倡琴騙挪印亥幢殺孿運(yùn)奧旭赦萬(wàn)懈蚤洪賴猿股塘記憂爭(zhēng)絮丘品彥繪煮肋拒誠(chéng)俠紊汗禾襪睬值塢擯獅發(fā)蔗員姑堡總狡哨菲衫仟茂唆湘篡仁筑奸咖末綁零四艙錢絨豢茅烹?？瞎橇宜谰I斧釉間孰陸卸諜胞遁拇官餐艘嗓喊隨洛障捂伴伶姐赴膠客莖恤融踩誼恥募權(quán)穩(wěn)幣啡社舷郝閡訪伸憲罩純晾傭遂工抄盔蛤胡困船解犢卿奏命洞煎綢徘昌悍涵蹈蛾硼格慢租氛牲醒努撞晌吻饋艾要粒妨瞥忿渭途吐她唯惰誰(shuí)爹蛇艾鏈蚜刁劃凈累緊踞戮腿蛻鍋蜘讕庸條閥乖僚保密工作規(guī)范一、嚴(yán)格遵守文件（包括傳真、計(jì)算機(jī)盤(pán)片）登記和保密制度。秘密文件存放在有保密設(shè)施的文件柜內(nèi)，

4、計(jì)算機(jī)中的秘密文件必須設(shè)置口令。二、不準(zhǔn)帶機(jī)密文件到與工作無(wú)關(guān)的場(chǎng)所。不得在公共場(chǎng)所談?wù)撁孛苁马?xiàng)和交接秘密文件。 三、嚴(yán)格遵守秘密文件、資料、檔案的借用管理制度。如需借用，須經(jīng)學(xué)院黨委書(shū)記或院長(zhǎng)批準(zhǔn)。并按規(guī)定辦理借用登記手續(xù)。四、不準(zhǔn)私自翻印、復(fù)印、摘錄和外傳秘密文件、資料。因工作需要翻印、復(fù)制時(shí)，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定經(jīng)辦公室批準(zhǔn)后辦理，用后及時(shí)收回。不得在公開(kāi)發(fā)表的文章、講話稿中引用秘密文件和資料。五、不得隨意傳播會(huì)議內(nèi)容，特別是涉及人事、機(jī)構(gòu)以及有爭(zhēng)議的問(wèn)題。不得以任何方式向其他人員透露涉及學(xué)院發(fā)展建設(shè)的保密性資料和信息。六、會(huì)議記錄（或錄音）要集中管理，未經(jīng)辦公室批準(zhǔn)不得外借。 七、調(diào)職、離職時(shí)

5、，必須將自己經(jīng)管的秘密文件交至接管工作的人員，并辦理交接手續(xù)，不可隨意移交給其他人員。 八、工作人員離開(kāi)辦公室時(shí)，必須將文件放入抽屜和文件柜中，不得隨意丟放。 九、發(fā)現(xiàn)失密、泄密現(xiàn)象 ，要及時(shí)報(bào)告，認(rèn)真處理。對(duì)失密、泄密者，視情節(jié)輕重，給予一定行政處分；造成嚴(yán)重后果的，送有關(guān)機(jī)關(guān)處理。十、不得向其他員工窺探、過(guò)問(wèn)會(huì)議決定等非本人工作職責(zé)內(nèi)的信息。機(jī)要管理工作程序及規(guī)范為實(shí)現(xiàn)機(jī)要管理的規(guī)范化，方便機(jī)要文件查閱和利用，對(duì)機(jī)要文件實(shí)行分類管理。一般分為：上級(jí)下發(fā)的指示性、任免文件；學(xué)院向上級(jí)的請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)；學(xué)院向上級(jí)的報(bào)告、匯報(bào)等文件、材料；學(xué)院下發(fā)的各類規(guī)章性、指示性、任免類文件；一般性通知、通

6、報(bào)類文件；各類合同、協(xié)議；學(xué)院與其他單位來(lái)往函件。發(fā) 文 一、發(fā)文指學(xué)院發(fā)出的一切關(guān)于公務(wù)的文件、電報(bào)、信函及其他文字材料。主要包括：請(qǐng)示文件、批復(fù)文件、向下的指示性文件、向上級(jí)機(jī)關(guān)反映情況的報(bào)告、對(duì)平級(jí)單位商洽工作的信函及其他各種文件、電報(bào)和信件。二、發(fā)文工作程序1擬稿 有關(guān)單位根據(jù)工作需要草擬文件初稿，送學(xué)院辦公室。起草公文應(yīng)注意：符合國(guó)家法律、法規(guī)和政策、方針；情況屬實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清晰，層次分明，文字簡(jiǎn)練，用詞規(guī)范、準(zhǔn)確，書(shū)寫(xiě)工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確；人名、地名、數(shù)字準(zhǔn)確，時(shí)間具體；公文中的數(shù)字除發(fā)文字號(hào)、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號(hào)、百分比、專用術(shù)語(yǔ)和其他必須用阿拉伯?dāng)?shù)碼者外，一般用漢字書(shū)寫(xiě)。在同一

7、公文中數(shù)字使用前后一致。2會(huì)簽 當(dāng)主管部門草擬文件中涉及其他部門的問(wèn)題時(shí)，要事先征得有關(guān)部門的同意，并請(qǐng)有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字。會(huì)簽工作由主管部門負(fù)責(zé)。3核稿 草擬文件送達(dá)辦公室后，由主管主任負(fù)責(zé)文稿的審核，簽署核稿意見(jiàn)。核稿要求：審核是否需要行文，以什么名義行文；審核政策界限是否明確；審核涉及有關(guān)部門的問(wèn)題是否已協(xié)商一致；審核提出的要求和措施是否切實(shí)可行；審核文字表達(dá)是否準(zhǔn)確，有無(wú)文字錯(cuò)誤；審核文件格式是否符合規(guī)定。4簽發(fā) 核稿完成后，根據(jù)核稿人意見(jiàn)送達(dá)主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。文件草稿經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后即成最終定稿。簽發(fā)原則：涉及全局性的重要文件，由主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，或經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)后，主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；涉及某一方面問(wèn)

8、題的文件，由主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；一般通知性文件、事務(wù)性函件，可由學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)或?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的辦公室主任簽發(fā)。5登記編號(hào) 文件經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，文件管理人員進(jìn)行發(fā)文登記和編號(hào)。6繕印 文件登記編號(hào)后，工作人員負(fù)責(zé)安排打字、校對(duì)、印刷、制成正式文本。校對(duì)要求：文件管理人員應(yīng)把好校對(duì)關(guān)；校對(duì)的原則是既要忠實(shí)于原稿，又要善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題；特別注意文件的標(biāo)題、開(kāi)頭、結(jié)尾以及人名、地名、數(shù)字、單位的校對(duì)。7用印 文件制成正式文本并經(jīng)最終校對(duì)無(wú)誤后，由文件管理人員負(fù)責(zé)加蓋印章。用印時(shí)注意：檢查文件原稿上有無(wú)領(lǐng)導(dǎo)簽字；加蓋印章的公文份數(shù)要與原稿標(biāo)明的印刷份數(shù)相同；用印位置應(yīng)在落款年月之上；印章必須端正、清晰。8封發(fā) 文件用印完

9、成后，由文件管理人員根據(jù)要求封發(fā)。注意：文件的封發(fā)應(yīng)填寫(xiě)發(fā)文卡，并及時(shí)收回；文件封發(fā)完畢后，將文件原稿、附件、印成件整理在一起，準(zhǔn)備歸卷；清點(diǎn)剩余文件份數(shù)，登記并存檔；發(fā)文卡統(tǒng)一編號(hào)存檔備查。收 文收文是指上級(jí)下發(fā)的各類文件、其他單位公函，以及下級(jí)部門上報(bào)的請(qǐng)示、報(bào)告、匯報(bào)材料等。一、上級(jí)文件處理程序1簽收 對(duì)于上級(jí)下發(fā)的各類文件，機(jī)要秘書(shū)要履行嚴(yán)格的簽收、登記手續(xù)，嚴(yán)格避免出現(xiàn)遺漏現(xiàn)象。2批轉(zhuǎn) 上級(jí)文件到達(dá)后，機(jī)要秘書(shū)將文件分類后送交主管主任批轉(zhuǎn)給院領(lǐng)導(dǎo)閱文。領(lǐng)導(dǎo)閱文包括閱批、閱示、閱、傳閱等。3送閱 機(jī)要秘書(shū)按照主任批轉(zhuǎn)意見(jiàn)及時(shí)傳送有關(guān)文件，并負(fù)責(zé)上級(jí)文件的催閱。4落實(shí) 院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)上級(jí)文件做

10、出批示后，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)文件，并認(rèn)真記載院領(lǐng)導(dǎo)的指示性意見(jiàn)，做好有關(guān)工作執(zhí)行情況的檢查、落實(shí)、查辦、督辦、催辦等工作，并及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文件批示落實(shí)情況。對(duì)于關(guān)鍵性工作批復(fù)，機(jī)要秘書(shū)在轉(zhuǎn)發(fā)文件的同時(shí)，應(yīng)將領(lǐng)導(dǎo)批示通知主管主任。5歸檔 文件處理完畢后，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)將處理結(jié)果記錄在案，并及時(shí)對(duì)文件按類別歸檔。二、同級(jí)單位來(lái)文（信函）處理程序1簽收 對(duì)于同級(jí)來(lái)文（信函），機(jī)要秘書(shū)要履行登記手續(xù)。2批轉(zhuǎn) 機(jī)要秘書(shū)將同級(jí)來(lái)文（信函）送交主管主任批轉(zhuǎn)給有關(guān)院領(lǐng)導(dǎo)閱示，或批轉(zhuǎn)給有關(guān)單位閱辦。3送閱 機(jī)要秘書(shū)按照主管主任批轉(zhuǎn)意見(jiàn)及時(shí)傳送來(lái)文（信函）。4落實(shí) 機(jī)要秘書(shū)應(yīng)認(rèn)真記載各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)來(lái)文（信函）的指

11、示性意見(jiàn)，做好有關(guān)工作的落實(shí)、催辦等工作，并及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作進(jìn)展情況。5歸檔 對(duì)于確需歸檔的來(lái)文（信函），由機(jī)要秘書(shū)按有關(guān)規(guī)定整理歸檔。三、下級(jí)文件處理程序 1簽收 對(duì)于學(xué)院各單位送交辦公室處理的請(qǐng)示、報(bào)告、匯報(bào)、總結(jié)等各類文字材料，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)進(jìn)行登記。 2送達(dá) 下級(jí)報(bào)送的文字材料，由機(jī)要秘書(shū)負(fù)責(zé)安排處理程序，一般為：送交主管院領(lǐng)導(dǎo)批示、閱；根據(jù)需要安排主管主任批轉(zhuǎn)、批復(fù)、閱。 3反饋 學(xué)院或辦公室領(lǐng)導(dǎo)對(duì)各單位報(bào)送文字材料的批示、批復(fù)，由機(jī)要秘書(shū)統(tǒng)一管理，并及時(shí)將批示、批復(fù)意見(jiàn)反饋給有關(guān)單位。 4督辦 機(jī)要秘書(shū)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)批示的督辦，并及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告工作進(jìn)展情況。對(duì)于重要批示，應(yīng)及時(shí)通報(bào)

12、主管主任。 5歸檔 重大問(wèn)題，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)將所有有關(guān)材料整理歸檔，并同時(shí)建立材料明細(xì)。督辦催辦工作程序與規(guī)范催辦工作是文書(shū)處理程序中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，要求對(duì)需要辦理的文件、決定，做到事事有交待、件件有著落。催辦工作就是根據(jù)內(nèi)容的緩急程度和承辦時(shí)限的要求，及時(shí)提醒和督促承辦部門或承辦人員在要求的時(shí)間內(nèi)把事情辦完。 一、督辦催辦工作的范圍1對(duì)內(nèi)催辦 對(duì)學(xué)院內(nèi)部承辦的收文處理及其它交辦事項(xiàng)。2對(duì)外催辦 對(duì)本單位發(fā)出去的文件需要答復(fù)的，向受文單位催詢處理情況。 3對(duì)內(nèi)對(duì)外催辦的類別 上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)本單位的文件需要回復(fù)的或經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)批示需要辦理的。 平行單位或不相隸屬單位向本單位聯(lián)系工作、商洽事務(wù)的公函。 下級(jí)

13、部門或單位主送的請(qǐng)示。 本單位發(fā)文需要受文機(jī)關(guān)單位(包括上級(jí)、平級(jí)及下級(jí))回復(fù)的。 人民來(lái)信的辦理。 各種提案、建議和批評(píng)事項(xiàng)需要辦理的。 本單位召開(kāi)會(huì)議決定的事項(xiàng)需要辦理的。 領(lǐng)導(dǎo)的重要批示或交辦的事項(xiàng)需要落實(shí)并報(bào)告辦理結(jié)果的。 二、督辦催辦工作的方法 1電話催辦 對(duì)于需要隨時(shí)了解辦理情況的可用電話催辦，并做好催辦記錄。 2催辦登記 對(duì)那些要求辦理時(shí)限不太緊急的催辦事項(xiàng)，可采取催辦登記方法（采用催辦單）。 3登門催辦 對(duì)于緊急的、重大的催辦事項(xiàng)，催辦人員應(yīng)親自上門，當(dāng)面催辦詢問(wèn)，同時(shí)填寫(xiě)催辦登記單。三、督辦催辦的責(zé)任1領(lǐng)導(dǎo)對(duì)各類公文批示的督辦催辦由機(jī)要秘書(shū)負(fù)責(zé)，辦公室主任檢查監(jiān)督。2各類會(huì)議

14、議定事項(xiàng)辦理的督辦催辦由出席會(huì)議的辦公室主任負(fù)責(zé)。3其他督辦催辦由承接領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)的人員負(fù)責(zé)。四、督辦催辦的反饋 對(duì)于督辦催辦的情況，要及時(shí)匯總、并向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。 1專題反饋 對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)交辦的重大事項(xiàng)及重要批示等落實(shí)情況或辦理結(jié)果，要以專題報(bào)告形式向領(lǐng)導(dǎo)反映。2口頭反饋 對(duì)于某些特別緊急或領(lǐng)導(dǎo)親自過(guò)問(wèn)并要求隨時(shí)報(bào)告的事項(xiàng)，可以口頭向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，辦理完畢后寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告。綜合統(tǒng)計(jì)工作程序與規(guī)范一、為了全面、準(zhǔn)確、及時(shí)地反映學(xué)院發(fā)展建設(shè)情況，準(zhǔn)確填報(bào)國(guó)家頒發(fā)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，應(yīng)建立綜合統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳。 1建立反映學(xué)院基本情況的歷史資料統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳（年報(bào)材料）和動(dòng)態(tài)統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳（季報(bào)材料）。 2每年綜合統(tǒng)計(jì)年報(bào)完成后，基本

15、數(shù)據(jù)按時(shí)間順序登入歷史統(tǒng)計(jì)資料臺(tái)帳。 3根據(jù)管理工作的需要，建立動(dòng)態(tài)統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，按季度登記。對(duì)于需要隨時(shí)掌握的數(shù)據(jù)資料，按月登記。二、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)告分季報(bào)和年報(bào)。統(tǒng)計(jì)人員于每個(gè)季度下月的15日前將上一季度綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)告報(bào)主管院長(zhǎng)、主任各一份。于每年的1月15日前將上一年度綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)告報(bào)主管院長(zhǎng)、主任各一份。并將所有統(tǒng)計(jì)報(bào)告在綜合檔案室和辦公室存檔。 三、上報(bào)“普通高校統(tǒng)計(jì)年報(bào)”工作程序 1召集有關(guān)處室統(tǒng)計(jì)人員會(huì)議，傳達(dá)上級(jí)綜合統(tǒng)計(jì)工作精神，學(xué)習(xí)報(bào)表填報(bào)方法和注意事項(xiàng)及要求，明確填表任務(wù)、分工、報(bào)送時(shí)間，將基礎(chǔ)數(shù)字表發(fā)有關(guān)部門。 2綜合統(tǒng)計(jì)人員深入有關(guān)處室，了解掌握統(tǒng)計(jì)進(jìn)度，做好各處室之間的工作協(xié)調(diào)，

16、指導(dǎo)各處室完成綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3對(duì)有關(guān)處室上報(bào)的數(shù)字進(jìn)行審核。 4根據(jù)各處室提供的數(shù)字進(jìn)行匯總填表，經(jīng)過(guò)反復(fù)校對(duì)無(wú)誤后交辦公室主任審核，院長(zhǎng)簽字，加蓋學(xué)院印章。 5按上級(jí)規(guī)定時(shí)間報(bào)送，并將報(bào)表在學(xué)院綜合檔案室和辦公室存檔。文字工作規(guī)范做好文字工作是正確傳達(dá)、貫徹落實(shí)上級(jí)指示精神的基礎(chǔ)。文字工作應(yīng)遵循以下原則：一、必須做到觀點(diǎn)正確，實(shí)事求是、富于創(chuàng)造性，講究邏輯和詞章，引文準(zhǔn)確。二、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖，廣泛進(jìn)行調(diào)查研究，主動(dòng)征求有關(guān)部門意見(jiàn)，準(zhǔn)確掌握相關(guān)材料，避免主觀臆造，杜絕與上級(jí)政策矛盾的情況發(fā)生。三、注意把握公文的準(zhǔn)確性、鮮明性、生動(dòng)性，做到語(yǔ)言通順、文字簡(jiǎn)練、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，避免篇幅冗長(zhǎng)、空洞無(wú)物，杜

17、絕觀點(diǎn)模糊、概念不清、內(nèi)容粗糙等現(xiàn)象。四、提高公文撰寫(xiě)效率。1000字以下的材料在接到任務(wù)的當(dāng)天完成，工作計(jì)劃、工作總結(jié)等涉及面較廣、難度較大以及萬(wàn)字以上的材料，須在一個(gè)星期內(nèi)完成初稿。五、一般情況下，公文擬稿完成后需經(jīng)辦公室主任審核后交院領(lǐng)導(dǎo)審閱。檔案工作規(guī)范一、嚴(yán)格執(zhí)行上級(jí)及學(xué)院有關(guān)檔案分類、收集、整理、保存的規(guī)定，確保學(xué)院檔案信息資料完整。二、強(qiáng)化檔案查閱管理，充分發(fā)揮綜合檔案資料在學(xué)院發(fā)展建設(shè)中的作用。三、加強(qiáng)檔案資料保管，嚴(yán)格按照檔案資料管理規(guī)定，做好檔案的保密、防潮、防火、防蛀、防盜等安全防范工作。四、做好檔案編研工作，有計(jì)劃地開(kāi)發(fā)檔案資源，提高檔案的使用效率。五、開(kāi)展檔案數(shù)字化建

18、設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。文書(shū)檔案查借閱工作規(guī)范一、為便于保密和檔案查閱，查閱檔案時(shí)須按查閱手續(xù)辦理:1院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可直接查閱工作需要的案卷。2本校教職工因工作需要可查閱屬本單位業(yè)務(wù)案卷，查閱本單位工作范圍之外的案卷，須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。3凡查閱黨委、行政核心檔案需經(jīng)黨委書(shū)記和院長(zhǎng)批準(zhǔn)。二、為保護(hù)檔案的完整，便于永久使用，檔案原則上不外借，如特殊情況需要借出時(shí)，要履行借出手續(xù)，并限期歸還，一般檔案外借需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)，黨委、行政核心檔案外借經(jīng)經(jīng)書(shū)記、院長(zhǎng)批準(zhǔn)。三、查借閱檔案要嚴(yán)格履行登記和批準(zhǔn)手續(xù)，注意保密。借閱人要愛(ài)護(hù)檔案材料，要妥善保管好檔案，不得將檔案帶入公共場(chǎng)所和家中，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、損毀

19、、污染、勾抹、涂改、劃筆道。未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)拆卷，嚴(yán)防失密事故，確保檔案的完整與安全，如有損壞和失密應(yīng)予追究責(zé)任和妥善處理。四、查閱檔案如需要摘抄、復(fù)印，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。五、檔案提供部門的檔案材料一般不面對(duì)個(gè)人使用，如需查證某一問(wèn)題，須經(jīng)有關(guān)職能部門批準(zhǔn)。六、外單位查閱檔案，須持本單位介紹信，經(jīng)辦公室主任審批后方能查閱。七、檔案工作人員要全心全意為查借閱者提供服務(wù)，嚴(yán)格遵守有關(guān)制度，虛心聽(tīng)取借閱者意見(jiàn)，不斷改進(jìn)工作。檔案安全保密工作規(guī)范一、嚴(yán)格遵守各級(jí)檔案管理規(guī)定，嚴(yán)守秘密，嚴(yán)防泄密、失密的發(fā)生。二、嚴(yán)格執(zhí)行檔案查借閱制度，對(duì)借出的檔案要及時(shí)歸檔、核實(shí)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。三、工作人員要

20、隨時(shí)檢查本室安全、保密設(shè)施，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題立即報(bào)告，及時(shí)解決。離開(kāi)檔案室時(shí)，必須關(guān)好門窗。四、銷毀檔案要登記造冊(cè)，經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能進(jìn)行。銷毀時(shí)要有監(jiān)銷人員，并履行簽字手續(xù)。五、入庫(kù)的檔案要根據(jù)有關(guān)規(guī)定，確定密級(jí)。變更密級(jí)和解除密級(jí)要履行手續(xù)。六、做好檔案的“八防”工作，檔案庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙和使用明火，防止火災(zāi)。七、嚴(yán)格安全保密制度，每逢節(jié)假日要進(jìn)行一次安全、保密檢查，及時(shí)消除隱患。檔案庫(kù)房管理工作規(guī)范一、按規(guī)定將檔案分類排放，整齊排列。二、保持庫(kù)房清潔、干燥、衛(wèi)生，切實(shí)做好防盜、防火、防潮、防塵、防鼠、防蛀、防高溫、防強(qiáng)光等工作。三、經(jīng)常檢查消防器材。庫(kù)房?jī)?nèi)禁止存放易燃、易爆等危險(xiǎn)物品。四、要做到人

21、走加鎖，妥善保管庫(kù)房鑰匙，確保庫(kù)房安全。未經(jīng)允許，外人不得隨意進(jìn)入庫(kù)房。五、工作人員要熟悉庫(kù)藏情況，對(duì)庫(kù)藏檔案資料的保管情況隨時(shí)進(jìn)行核對(duì)，做到帳物相符。對(duì)已破損和字跡退色的檔案，應(yīng)及時(shí)修復(fù)和復(fù)制。六、建立庫(kù)房溫度、濕度記錄，掌握溫濕度變化情況，確保庫(kù)房保持合理的溫濕度環(huán)境。七、未經(jīng)允許，任何人不得將檔案案卷帶出庫(kù)房，更不得抄襲和外傳。八、切實(shí)做好日常防范工作，做到人離燈滅，保證檔案安全。內(nèi)部事務(wù)管理工作規(guī)范一、電話、傳真處理1接收電話、傳真 辦公室工作人員接收電話、傳真時(shí)要熱情耐心，問(wèn)清對(duì)方單位、姓名，記下通話內(nèi)容，并及時(shí)提出擬辦意見(jiàn)，報(bào)告主任批示后進(jìn)行處理；若傳呼正在開(kāi)會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)，除上級(jí)機(jī)關(guān)及

22、長(zhǎng)途電話外，非急事一般不得打擾會(huì)議。 2掛發(fā)電話、傳真 傳達(dá)院領(lǐng)導(dǎo)指示或進(jìn)行電話通知，應(yīng)要求對(duì)方通報(bào)姓名，記錄備查。 對(duì)外打長(zhǎng)途電話、發(fā)傳真，須經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 長(zhǎng)途電話、傳真內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要、清楚、準(zhǔn)確，表達(dá)明了。 院領(lǐng)導(dǎo)住宅電話、手機(jī)號(hào)碼，一般不向外單位人員提供。 二、固定資產(chǎn)及辦公用品的管理 辦公室資產(chǎn)及辦公用品的管理既要保證工作需要，又要節(jié)約開(kāi)支，做到合理使用。1經(jīng)費(fèi)管理經(jīng)費(fèi)實(shí)行統(tǒng)一管理、?？顚Ｓ?。辦公、出差、設(shè)備及辦公用品的購(gòu)置等開(kāi)支，必須經(jīng)主任批準(zhǔn)后方可辦理，經(jīng)手人員必須帳目清楚，手續(xù)齊全，及時(shí)辦理入庫(kù)、報(bào)銷等有關(guān)手續(xù)。 2固定資產(chǎn)管理 辦公室（含院領(lǐng)導(dǎo)）固定資產(chǎn)由專人管理，造冊(cè)登記

23、。固定資產(chǎn)購(gòu)置計(jì)劃應(yīng)由主任審批后報(bào)送有關(guān)處室辦理。 3辦公用品及低值易耗品的管理 辦公用品及低值易耗品，由專人負(fù)責(zé)管理。超出計(jì)劃的須請(qǐng)示主任批示后采購(gòu)。 4校內(nèi)津貼領(lǐng)取學(xué)院發(fā)放的校內(nèi)津貼，由專人領(lǐng)取發(fā)放，考勤員按人事處有關(guān)規(guī)定報(bào)送考勤表，并經(jīng)主任批準(zhǔn)。三、環(huán)境衛(wèi)生管理1要保持學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)辦公室、學(xué)院辦公室、接待室、會(huì)議室和辦公室周遍環(huán)境衛(wèi)生，營(yíng)造優(yōu)良的工作環(huán)境。2學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)辦公室環(huán)境衛(wèi)生實(shí)行每日清掃與定期全面清掃相結(jié)合，確保環(huán)境整潔、空氣流通。四、領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)隨時(shí)了解領(lǐng)導(dǎo)需求，做好領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)工作。介紹信使用管理工作規(guī)范一、學(xué)院介紹信由辦公室統(tǒng)一管理，任何人不得隨意使用空白介紹信。二、單位使用介紹信應(yīng)由有關(guān)

24、單位出據(jù)證明，到辦公室辦理有關(guān)手續(xù)，辦公室將有關(guān)證明存檔。個(gè)人使用介紹信應(yīng)辦理簽字手續(xù)。三、原則上基層單位不得保留學(xué)院空白介紹信。由于特殊原因，基層單位需要領(lǐng)用空白介紹信時(shí)，需要申請(qǐng)并經(jīng)學(xué)院主要領(lǐng)導(dǎo)簽字后，辦理借用手續(xù)。使用完畢后，將存根及使用情況說(shuō)明一并交辦公室。學(xué)院會(huì)議準(zhǔn)備工作規(guī)范辦公室承辦或協(xié)辦的會(huì)議一般包括：黨委會(huì)（黨政聯(lián)席會(huì)）、院長(zhǎng)辦公會(huì)（院務(wù)會(huì)）、專題辦公會(huì)、中層干部會(huì)、全院性會(huì)議（教師節(jié)大會(huì)、學(xué)院工作會(huì)、開(kāi)學(xué)典禮、畢業(yè)典禮）、書(shū)記或院長(zhǎng)召集的臨時(shí)性會(huì)議、領(lǐng)導(dǎo)安排承辦的會(huì)議。承辦會(huì)議均應(yīng)執(zhí)行嚴(yán)格的程序。一、黨委會(huì)（黨政聯(lián)席會(huì)）、院長(zhǎng)辦公會(huì)（院務(wù)會(huì)）及專題辦公會(huì)1黨委會(huì)、院長(zhǎng)辦公會(huì)是

25、學(xué)院黨政例會(huì)，原則上隔周各召開(kāi)一次。如遇特殊情況可隨時(shí)召集或調(diào)整。根據(jù)工作需要，由主管院領(lǐng)導(dǎo)提出，書(shū)記、院長(zhǎng)批準(zhǔn)，可召開(kāi)專題辦公會(huì)。2黨委會(huì)由黨委書(shū)記（或委托人）召集并主持，出席者為學(xué)院黨委委員。院長(zhǎng)辦公會(huì)（院務(wù)會(huì)）由院長(zhǎng)（或委托人）召集并主持，出席者為學(xué)院行政領(lǐng)導(dǎo)（院務(wù)會(huì)成員）。黨政聯(lián)席會(huì)由黨委書(shū)記召集并主持，學(xué)院黨政領(lǐng)導(dǎo)參加。列席人員視會(huì)議議題要求，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意，各有關(guān)部門主要領(lǐng)導(dǎo)均可列席。辦公室負(fù)責(zé)通知有關(guān)人員到會(huì)，并出席會(huì)議。3黨委會(huì)（黨政聯(lián)席會(huì)）、院長(zhǎng)辦公會(huì)（院務(wù)會(huì)）議題由學(xué)院辦公室采集。辦公室主任一般于每周三向各位院領(lǐng)導(dǎo)收集、匯總議題，報(bào)書(shū)記、院長(zhǎng)審定后通知有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，組織會(huì)議有關(guān)

26、材料，確定列席會(huì)議人員。4黨委會(huì)（黨政聯(lián)席會(huì)）、院長(zhǎng)辦公會(huì)（院務(wù)會(huì)）由學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議記錄及相關(guān)資料存檔。如果需要擬出會(huì)議紀(jì)要，出席會(huì)議的主任負(fù)責(zé)起草，經(jīng)書(shū)記、院長(zhǎng)審核后按要求發(fā)放。5專題辦公會(huì)一般由院領(lǐng)導(dǎo)或職能部門提出，經(jīng)書(shū)記、院長(zhǎng)審定同意后確定會(huì)議具體時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員。辦公室督促有關(guān)部門準(zhǔn)備材料，通知參加會(huì)議的人員按時(shí)到會(huì)。6黨委會(huì)（黨政聯(lián)席會(huì)）、院長(zhǎng)辦公會(huì)（院務(wù)會(huì)）、專題辦公會(huì)由學(xué)院辦公室承辦（或院領(lǐng)導(dǎo)指定的部門承辦，辦公室負(fù)責(zé)相關(guān)事宜的協(xié)調(diào)工作）。二、中層干部會(huì)議1中層干部會(huì)是指學(xué)院中層以上全體干部參加的工作會(huì)議（或擴(kuò)大會(huì)議），一般由學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)布置，并確定會(huì)議目的和內(nèi)容。2辦公室應(yīng)

27、提前半天做好會(huì)前準(zhǔn)備工作。3辦公室（或組織部）負(fù)責(zé)到會(huì)人員簽到，辦理請(qǐng)假登記，并于會(huì)議開(kāi)始前將到會(huì)情況向主要領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。4辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議的記錄和服務(wù)工作。5會(huì)議結(jié)束，主管主任按學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要求整理有關(guān)材料，處理相關(guān)事務(wù)。三、全院性會(huì)議對(duì)于學(xué)院大型會(huì)議，辦公室要會(huì)同有關(guān)部門積極做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。會(huì)議的通知1全院性會(huì)議召開(kāi)前三周，主管主任與有關(guān)院領(lǐng)導(dǎo)商定會(huì)議的具體時(shí)間、地點(diǎn)，研究確定會(huì)標(biāo)、出席對(duì)象，以及主席臺(tái)就座人員。2全院性會(huì)議一般應(yīng)列入周活動(dòng)安排表。對(duì)于需要邀請(qǐng)省、市領(lǐng)導(dǎo)參加的會(huì)議，辦公室要提前2-3天將請(qǐng)柬送到有關(guān)部門辦公室，會(huì)議前一天征求意見(jiàn)，確定到會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)的姓名、職務(wù)、接送方式等情況，并向?qū)W院

28、主要領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。對(duì)于需要邀請(qǐng)學(xué)院老領(lǐng)導(dǎo)參加的會(huì)議，需提前1-2天通過(guò)電話邀請(qǐng)，并弄清是否到會(huì)。會(huì)場(chǎng)的準(zhǔn)備1凡學(xué)院大型會(huì)議，場(chǎng)內(nèi)均要?jiǎng)澐謪^(qū)域，指定各單位就座的位置，主席臺(tái)上擺放桌卡，并按有關(guān)規(guī)范排位。2協(xié)調(diào)有關(guān)部門做好會(huì)標(biāo)、燈光、音響、錄音、錄像、攝相、環(huán)境布置（花木布置）等準(zhǔn)備工作，辦公室領(lǐng)導(dǎo)會(huì)前要做好檢查（必要時(shí)需要學(xué)院有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查）。3做好會(huì)議工作人員分工、安排突發(fā)事件的處理。準(zhǔn)備工作完畢，請(qǐng)主管院領(lǐng)導(dǎo)驗(yàn)收。會(huì)議講話材料的準(zhǔn)備1黨員大會(huì)、教師節(jié)大會(huì)、學(xué)院工作會(huì)、開(kāi)學(xué)典禮、畢業(yè)典禮，教代會(huì)報(bào)告等領(lǐng)導(dǎo)講話材料由辦公室負(fù)責(zé)撰寫(xiě)。一般至少提前3天撰寫(xiě)完畢，報(bào)送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)修改。大型臨時(shí)會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)講話材料

29、由指定部門撰寫(xiě)，至少提前一天準(zhǔn)備完畢。2對(duì)于各種講話稿、發(fā)言稿、會(huì)議文件、會(huì)序，主管主任均應(yīng)攜帶一套備份到會(huì)場(chǎng)。對(duì)于大型會(huì)議，主管主任提前一周擬好會(huì)議議程，充分征求有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)后定稿，并分發(fā)給會(huì)議主席臺(tái)成員。同時(shí)商定會(huì)議主持人、發(fā)言人，并及時(shí)通知有關(guān)人員。會(huì)議開(kāi)始前半天，辦公室再次通知參加會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)，提醒有關(guān)人員帶好會(huì)議各種材料和物品，安排有關(guān)人員到指定地點(diǎn)迎接來(lái)賓和在會(huì)場(chǎng)引導(dǎo)參會(huì)人員就座。會(huì)議開(kāi)始前30分鐘，會(huì)議工作人員到場(chǎng)按分工就位，重新檢查準(zhǔn)備工作情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)協(xié)調(diào)處理。會(huì)議結(jié)束前，所有工作人員不得離崗。做好會(huì)間的服務(wù)工作。會(huì)議的收尾工作1會(huì)議結(jié)束，工作人員清理會(huì)場(chǎng)，收

30、回并及時(shí)歸檔領(lǐng)導(dǎo)講話稿、發(fā)言稿和有關(guān)文件資料。2陪同有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)做好來(lái)賓安排工作。3必要時(shí)，會(huì)議結(jié)束要召開(kāi)總結(jié)會(huì)。會(huì)議紀(jì)要起草工作規(guī)范一、黨委會(huì)（黨政聯(lián)席會(huì)）、院長(zhǎng)辦公會(huì)（院務(wù)會(huì)）、專題辦公會(huì)做出的重大決定，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為必要時(shí)，可以起草會(huì)議紀(jì)要。二、會(huì)議紀(jì)要一般由出席會(huì)議的辦公室主任起草，會(huì)議主持人審核。三、會(huì)議紀(jì)要包括時(shí)間、地點(diǎn)、主持人（一般為書(shū)記、院長(zhǎng)）、出席人（學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、黨委委員）、列席人（其他與會(huì)人員）、議題和會(huì)議議決的主要內(nèi)容。四、會(huì)議紀(jì)要除發(fā)給會(huì)議主持人、院領(lǐng)導(dǎo)之外，一般只存檔備查。特殊情況發(fā)至有關(guān)單位或全院各部門。年鑒編寫(xiě)工作規(guī)范 一、每年年底之前，向全院各單位發(fā)出關(guān)于組織編寫(xiě)年鑒的

31、通知，向各單位收集有關(guān)資料。通知應(yīng)包括收集資料種類、提供單位、報(bào)送時(shí)間等內(nèi)容。一般應(yīng)在每年春季開(kāi)學(xué)初收集完畢。 二、每年上半年為年鑒編寫(xiě)時(shí)間，一般應(yīng)完成年鑒初稿。有關(guān)人員于放暑假前將年鑒初稿交辦公室主任初審；初審工作應(yīng)于8月底前完成；9月份交院主管領(lǐng)導(dǎo)審稿，10月份完成審稿；11月底修訂復(fù)審?fù)戤叄?2月份完成年鑒的印刷工作。 三、有關(guān)人員要注意積累材料；不斷提高編寫(xiě)質(zhì)量。要保證基礎(chǔ)數(shù)字等資料的準(zhǔn)確，文字差錯(cuò)率不超過(guò)千分之一。 四、年鑒發(fā)放到學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和各主要行政部門，并在檔案室及辦公室存檔。五、“大事記”是年鑒的重要組成部分，是學(xué)院年度重大活動(dòng)的歷史性記錄，是學(xué)院檔案材料的重要內(nèi)容之一，有關(guān)人員

32、要做好“大事記”素材的記錄工作。華航簡(jiǎn)報(bào)編印工作規(guī)范華航簡(jiǎn)報(bào)是加強(qiáng)信息溝通，加大對(duì)外宣傳報(bào)道的有效途徑。要以嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度，做好編印工作。一、建立和完善信息網(wǎng)絡(luò)。由辦公室牽頭，組成有機(jī)關(guān)處室、系部、后勤服務(wù)中心等單位秘書(shū)、文書(shū)組成的信息員隊(duì)伍，并保持隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定。二、明確信息員職責(zé)。主要職責(zé)是：負(fù)責(zé)本單位各項(xiàng)工作的采寫(xiě)報(bào)道或提供報(bào)道線索；負(fù)責(zé)上下聯(lián)絡(luò)、組織稿件；負(fù)責(zé)收集反饋職工對(duì)簡(jiǎn)報(bào)的意見(jiàn)和建議；負(fù)責(zé)宣傳簡(jiǎn)報(bào)內(nèi)容；負(fù)責(zé)稿酬的領(lǐng)取和發(fā)放。三、提煉報(bào)道內(nèi)容。華航簡(jiǎn)報(bào)登載的主要內(nèi)容是：新近發(fā)生的重大事件，開(kāi)展的有意義的活動(dòng)；教學(xué)改革取得的新成就、新經(jīng)驗(yàn)；科研成果和獲市級(jí)以上獎(jiǎng)勵(lì)情況；先進(jìn)典型、先進(jìn)

33、事跡；加強(qiáng)隊(duì)伍、條件、環(huán)境建設(shè)取得的成就；加強(qiáng)法制、管理、制度建設(shè)和學(xué)生職工思想政治工作的做法和經(jīng)驗(yàn)。四、實(shí)行稿酬制的管理辦法。參照北華航天報(bào)稿酬發(fā)放標(biāo)準(zhǔn),每學(xué)期發(fā)放一次。五、以增強(qiáng)信息交流和擴(kuò)大學(xué)院影響為主要宗旨，做好發(fā)行工作。華航簡(jiǎn)報(bào)除印發(fā)至學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和各基層單位外，同時(shí)向省委信息中心、省政府信息中心、省教育廳辦公室、發(fā)展規(guī)劃處、高教處、學(xué)生處，以及省委教育工委組干處等單位和部門報(bào)送。六、嚴(yán)格信息源管理，做到報(bào)道真實(shí)，信息準(zhǔn)確，收效明顯。辦公室負(fù)責(zé)編印華航簡(jiǎn)報(bào)的工作人員要嚴(yán)把信息關(guān)，辦公室主任要對(duì)稿件認(rèn)真進(jìn)行審稿，每期簡(jiǎn)報(bào)必須經(jīng)院長(zhǎng)簽發(fā)后方可印發(fā)。院領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排工作規(guī)范 一、接待1領(lǐng)導(dǎo)接待活

34、動(dòng)的安排一般由學(xué)院辦公室統(tǒng)一協(xié)調(diào)，確定具體時(shí)間和對(duì)象。2領(lǐng)導(dǎo)接待時(shí)間應(yīng)避開(kāi)學(xué)院法定會(huì)議（黨委會(huì)、黨政聯(lián)席會(huì)、院長(zhǎng)辦公會(huì)、院務(wù)會(huì)）及領(lǐng)導(dǎo)必須參加的會(huì)議。3安排領(lǐng)導(dǎo)接待應(yīng)考慮次序，基本原則是：先上后下，先外后內(nèi)，先急后緩，先主后次。4安排領(lǐng)導(dǎo)接待時(shí)，應(yīng)將領(lǐng)導(dǎo)電話轉(zhuǎn)至主任辦公室，并盡量減少其他人員打擾。5參加領(lǐng)導(dǎo)接待的人員應(yīng)做好記錄，并于接待工作結(jié)束后與有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)交換意見(jiàn)，將整理好的記錄歸檔。二、拜訪1根據(jù)工作需要，重大節(jié)日前，辦公室負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)拜訪的協(xié)調(diào)和安排。2領(lǐng)導(dǎo)外出拜訪時(shí)，辦公室主任應(yīng)提前安排車輛，與領(lǐng)導(dǎo)商定陪訪人員及有關(guān)事宜，并通知有關(guān)人員做好準(zhǔn)備。3陪同人員應(yīng)做好談話記錄，整理完畢并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)

35、審核同意后歸檔。三、出差或出訪1領(lǐng)導(dǎo)出差的時(shí)間、地點(diǎn)、任務(wù)和目的明確后，辦公室應(yīng)及時(shí)登記行程安排。根據(jù)實(shí)際需要，在征得領(lǐng)導(dǎo)同意的前提下，合理安排陪同人員。2領(lǐng)導(dǎo)出差前，辦公室主任與有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)征求其外出時(shí)分管工作的安排意見(jiàn)及處理方法，做好工作協(xié)調(diào)準(zhǔn)備工作。3根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)安排，準(zhǔn)備有關(guān)材料、出差款項(xiàng)（出訪外匯準(zhǔn)備）、物品和有關(guān)證件，聯(lián)系有關(guān)接待事宜。4陪同領(lǐng)導(dǎo)出差或出訪人員，要認(rèn)真做好講話、談話記錄，返校后應(yīng)將有關(guān)材料存檔。5辦公室應(yīng)提前安排好接、送車輛。6根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)或?qū)嶋H情況，陪同人員與辦公室主任協(xié)商，安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)出差或出訪情況。接待工作規(guī)范一、賓客到達(dá)前的準(zhǔn)備工作1了解來(lái)賓情況。辦公室在接到來(lái)

36、賓的通知時(shí)，要問(wèn)清來(lái)賓的單位、姓名、職務(wù)、級(jí)別、性別、人數(shù)、民族；了解來(lái)賓食宿方面的要求及注意事項(xiàng)；掌握來(lái)賓意圖，抵達(dá)時(shí)間，接待要求。2向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。將來(lái)賓的通知和了解到的基本情況，以及來(lái)賓的意圖，及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)，聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)接待工作的安排意見(jiàn)。3制訂接待計(jì)劃。一般來(lái)賓可根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)同志意見(jiàn)或慣例，直接做出接待的具體安排。特殊來(lái)賓，應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)和來(lái)賓的意圖、要求，制訂接待工作方案。在安全保衛(wèi)、匯報(bào)內(nèi)容、陪同人員、交通工具、費(fèi)用開(kāi)支、活動(dòng)方式、日程安排等方面提出具體意見(jiàn)，報(bào)請(qǐng)?jiān)侯I(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，保證接待工作有計(jì)劃地進(jìn)行。4落實(shí)接待計(jì)劃。根據(jù)初步擬定的計(jì)劃安排，通知有關(guān)單位做好必要的準(zhǔn)備工作；通知賓館安

37、排房間和用餐，落實(shí)來(lái)賓的食宿地點(diǎn)；安排接待車輛；通知有關(guān)部門和單位準(zhǔn)備材料。二、來(lái)賓到達(dá)后的服務(wù)工作1迎接客人。一般來(lái)賓由辦公室負(fù)責(zé)同志或接待人員根據(jù)來(lái)賓到達(dá)情況迎接，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或特殊賓客到達(dá)，院領(lǐng)導(dǎo)或委托人到指定地點(diǎn)迎接。迎接人員應(yīng)在來(lái)賓到達(dá)之前到場(chǎng)迎候。上車時(shí)應(yīng)先讓來(lái)賓上車，并核準(zhǔn)人數(shù)和攜帶的物品后再開(kāi)車。2來(lái)賓安排。來(lái)賓到達(dá)后，先把客人安排到會(huì)議室或休息廳休息，然后辦理登記手續(xù)，分配房間，再把客人送到房間，并告知來(lái)賓就餐地點(diǎn)和時(shí)間，必要時(shí)，到用餐時(shí)間由專人主動(dòng)把客人請(qǐng)到餐廳用餐。3商議活動(dòng)日期。來(lái)賓食宿安排就緒以后，應(yīng)向來(lái)賓進(jìn)一步了解來(lái)訪或工作的意圖和要求，共同商議工作日程。4安排領(lǐng)導(dǎo)看望

38、來(lái)賓。按照大體對(duì)等的禮儀原則，通知有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)看望來(lái)賓，并安排好會(huì)見(jiàn)的地點(diǎn)和時(shí)間。會(huì)見(jiàn)時(shí)，接待人員應(yīng)負(fù)責(zé)雙方的引見(jiàn)。5組織好活動(dòng)。接待人員應(yīng)按日程安排，組織協(xié)調(diào)好來(lái)賓的各項(xiàng)活動(dòng)，并保證活動(dòng)的順利進(jìn)行。6安排宴請(qǐng)。如需宴請(qǐng)來(lái)賓，根據(jù)學(xué)院有關(guān)規(guī)定和不同情況，合理安排好宴請(qǐng)。7根據(jù)需要和領(lǐng)導(dǎo)要求，安排好攝錄象。必需時(shí)候，選擇適宜地點(diǎn)、時(shí)間，安排賓主合影留念。8根據(jù)來(lái)賓需要，安排訂購(gòu)返程的車、船、機(jī)票。三、來(lái)賓離去時(shí)的收尾工作1來(lái)賓公務(wù)活動(dòng)結(jié)束前，詢間來(lái)賓還有什么新的要求和需要辦理的事宜。2商議離校時(shí)間，并把定購(gòu)的返程車票送到客人手中。3安排送客車輛，如有必要的時(shí)候，應(yīng)安排領(lǐng)導(dǎo)為客人送行。根據(jù)需要，安排人

39、員將來(lái)賓送到指定地點(diǎn)。4協(xié)助來(lái)賓結(jié)算宿費(fèi)、飯費(fèi)、電話費(fèi)等。5來(lái)賓離校后，根據(jù)需要召開(kāi)接待工作總結(jié)匯報(bào)會(huì)。學(xué)院周活動(dòng)安排工作規(guī)范一、辦公室主任（或委托秘書(shū)）負(fù)責(zé)與學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商確定、編制周活動(dòng)安排表，辦公室秘書(shū)負(fù)責(zé)印發(fā)。一般情況下，應(yīng)于每周五前將周活動(dòng)安排表發(fā)至各單位。二、按照周活動(dòng)安排表，辦公室主任（或指定秘書(shū)）督促、協(xié)調(diào)各有關(guān)單位工作。對(duì)于學(xué)院召開(kāi)的大型活動(dòng)、會(huì)議，辦公室主任應(yīng)安排專人做好各種資料準(zhǔn)備、人員通知等工作。三、由于特殊原因變更“周活動(dòng)安排”時(shí)，辦公室主任應(yīng)會(huì)同有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)做好活動(dòng)調(diào)整，并責(zé)成秘書(shū)及時(shí)通知有關(guān)單位和人員。值班工作規(guī)范 值班是指國(guó)家規(guī)定的法定假日（包括元旦、春節(jié)、五一、國(guó)慶

40、節(jié)）及寒暑假，以及上級(jí)部門特別要求的工作值班。 一、值班安排 1法定假日由領(lǐng)導(dǎo)帶班和辦公室工作人員值班相結(jié)合。安排帶班和值班要做到合理，確保工作正常進(jìn)行。2法定假日和上級(jí)部門特別要求的值班日，要編制詳細(xì)的帶班、值班安排表，并通知學(xué)院各部門。同時(shí)將值班表報(bào)省教育廳辦公室、組干處、思政處，以及廊坊市委辦公室和市政府辦公室、廊坊市教育局辦公室。特殊情況，按要求報(bào)送。3做好平日非工作時(shí)間的帶班、值班安排。一般帶班領(lǐng)導(dǎo)一周輪一次，循環(huán)安排，并將安排情況通知帶班領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任、保衛(wèi)處處長(zhǎng)。值班人員原則上由辦公室輪流安排。一般情況下，將值班電話轉(zhuǎn)辦公室主任處。4特殊情況的值班按上級(jí)規(guī)定執(zhí)行。二、值班要求1

41、值班人員應(yīng)按照規(guī)定時(shí)間在指定地點(diǎn)值班，工作時(shí)間內(nèi)應(yīng)堅(jiān)守崗位，不得空崗。2值班人員遇有事情發(fā)生可先行處理，事后報(bào)告。如遇其職權(quán)不能處理的，應(yīng)立即通報(bào)并請(qǐng)示主管領(lǐng)導(dǎo)辦理。3值班人員接收公文的處理按以下辦理：屬于職權(quán)范圍內(nèi)的可即時(shí)處理。非職權(quán)所及，視其性質(zhì)應(yīng)立即聯(lián)系有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門負(fù)責(zé)人處理。密件或限時(shí)信件應(yīng)立即呈送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。4值班人員應(yīng)將值班時(shí)所處理的事項(xiàng)填入值班記錄本，于交班后交給接班人員。5值班人員如遇緊急事件處理得當(dāng)，使單位減少損失者，視情況給予獎(jiǎng)勵(lì)。6值班人員在值班時(shí)間內(nèi)，因擅離職守等給單位造成不良影響，給予一定的處分；造成損失的，按學(xué)院有關(guān)規(guī)定處理。7值班人員因病和其它原因不能值班的，

42、應(yīng)先行請(qǐng)假或請(qǐng)其它人員代理并報(bào)辦公室主任批準(zhǔn)，代理者應(yīng)負(fù)一切責(zé)任。三、值班補(bǔ)貼值班人員補(bǔ)貼實(shí)行總額控制，按學(xué)院有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。禮品管理規(guī)范一、辦公室購(gòu)置的禮品實(shí)行專人管理，凡由辦公室購(gòu)入的禮品一律登記入庫(kù)，建立禮品明細(xì)臺(tái)帳。二、禮品購(gòu)買和使用必須經(jīng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，未經(jīng)批準(zhǔn)一律不得購(gòu)買和使用。三、禮品使用實(shí)行簽字制度，凡經(jīng)批準(zhǔn)使用的，領(lǐng)用人要簽字，并提交領(lǐng)導(dǎo)批示，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)口頭同意的，要注明批準(zhǔn)人。四、特殊情況，可提前使用禮品，但事情辦理完畢后要及時(shí)履行相關(guān)手續(xù)。辦公室車輛管理規(guī)范一、辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)工作用車，任何人不得私自外借、調(diào)用和用于個(gè)人事務(wù)。確需外借、調(diào)用的，需經(jīng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理有關(guān)手續(xù)。二、除專職司機(jī)駕駛的車輛外，其他車輛的鑰匙由辦公室主任（或主任委托的人員）管理。三、因工作需要，有駕駛執(zhí)照的學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和辦公室工作人員可以單獨(dú)駕駛車輛；因特殊原因，經(jīng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，其他人員可以駕駛辦公室車輛。任何人駕駛辦公室車輛均應(yīng)按要求登記（包括使用時(shí)間、使用目的、到達(dá)地點(diǎn)、行駛里程、車輛狀況等），用后及時(shí)交回鑰匙。