基于ERP系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)內部控制研究

1、 基于erp系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)內部控制研究 周利摘 要 隨著市場競爭的日益激烈和信息化技術的飛速發(fā)展，erp信息系統(tǒng)越來越多地被企業(yè)運用。企業(yè)在erp系統(tǒng)環(huán)境下實施內部控制，所面臨的控制環(huán)境發(fā)生了根本變化，這使企業(yè)內部控制面臨新的挑戰(zhàn)和風險。如何將erp系統(tǒng)與企業(yè)內部控制進行有效融合，使兩者在運營管理中充分地發(fā)揮協(xié)同效應，成為目前企業(yè)管理中值得研究的現實問題。本文結合企業(yè)實際，分析現階段erp系統(tǒng)環(huán)境下內部控制存在的主要問題，并探尋對策建議，從而為提升企業(yè)總體管理水平、促使企業(yè)持續(xù)健康長遠發(fā)展提供借鑒意義。關鍵詞 erp系統(tǒng) 內部控制 信息技術目前，erp系統(tǒng)已逐漸成為企業(yè)提高經濟增長力和管理水

2、平的有力工具。erp系統(tǒng)的廣泛應用無疑為企業(yè)的經營發(fā)展注入了新的活力，但也對企業(yè)內部控制的規(guī)范提出了更高的要求。因此，探討erp系統(tǒng)和內部控制融合的途徑，對erp系統(tǒng)的應用及企業(yè)管理效率的提高尤為重要。一、企業(yè)erp系統(tǒng)與內部控制相融合的重要意義在信息技術快速發(fā)展的今天，erp系統(tǒng)與企業(yè)內部控制既緊密相連，又相互影響，兩者進行有效融合具有十分重要的意義。erp系統(tǒng)既要符合內部控制管理的要求，又要真正為提升內部控制服務。一方面，erp系統(tǒng)是集信息技術和控制管理為一體的先進管理工具，它作為內部控制管理的重要手段之一，是為實現企業(yè)不斷提升管理效益服務的。另一方面，erp系統(tǒng)的設計具有一定的主觀性，它

3、是根據企業(yè)的業(yè)務本質和管理要求，由主觀意識的項目人員進行設計的，它在立項、開發(fā)、實施、操作等環(huán)節(jié)過程中，都受企業(yè)內部控制制度的指導和約束。在實際工作中，推行及建設erp系統(tǒng)的過程，不是簡單地從手工化到系統(tǒng)化的過程，而是對企業(yè)內部控制制度的制定、優(yōu)化以及流程再造的過程。我們不能僅僅把erp系統(tǒng)看作是辦公軟件，而是要將erp系統(tǒng)與內部控制進行有效融合，將企業(yè)的管理思想和內部控制要求有效地嵌入erp系統(tǒng)中，以erp系統(tǒng)平臺承載內部控制，以內部控制管理思想來設計和運行erp系統(tǒng)，從而有效提升企業(yè)的內部控制效率和企業(yè)的核心競爭力。二、現階段erp系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內部控制存在的主要問題盡管erp系統(tǒng)是企業(yè)管

4、理的有效工具和手段，但因其網絡環(huán)境的復雜性、管理水平的有限性、業(yè)務的多面性等特點，很多企業(yè)的內部控制無法與erp系統(tǒng)有效融合，影響了erp系統(tǒng)作用的發(fā)揮?，F階段，erp系統(tǒng)環(huán)境下，企業(yè)內部控制存在的問題主要體現在以下4個方面：（一）內部控制體系不科學，與erp系統(tǒng)脫節(jié)內部控制體系的內容應涵蓋企業(yè)經營管理的所有方面，貫穿經營管理的所有環(huán)節(jié)，因此它應是一套科學規(guī)范的控制體系。但有些企業(yè)內部控制體系與erp信息系統(tǒng)的實際情況脫節(jié)，有的企業(yè)沒有根據erp系統(tǒng)的要求來設置內部控制體系;有的沒有充分認識制度有效執(zhí)行的重要性，沒有整體的網絡安全意識，沒有完善的監(jiān)督機制和長效機制等。這些都嚴重影響了企業(yè)內部控

5、制的有效實施。（二）內部控制組織結構不合理，無法適應erp系統(tǒng)帶來的控制環(huán)境變化erp系統(tǒng)的實施使得企業(yè)的內部控制環(huán)境發(fā)生變化，相應的內部組織結構和崗位設置較之以往也有很大改變。在規(guī)范的erp系統(tǒng)環(huán)境下，管理結構呈現出流程化、扁平化的特點，主觀人為因素被削弱，內部控制層次明顯減少，控制效率更高。但有些企業(yè)對內部控制環(huán)境的理解不夠深入，特別是管理層對內部控制的管理理念認識不到位。這導致企業(yè)沒有建立規(guī)范的內部控制環(huán)境，組織結構不合理，崗位分工不清晰，職責權限不明確，無法有效地將erp系統(tǒng)應用到實際工作中，不能充分發(fā)揮內部控制的積極作用。（三）業(yè)務流程控制不到位，erp系統(tǒng)無法覆蓋全部關鍵控制點er

6、p的應用，使企業(yè)的工作流程標準化、系統(tǒng)化，使部門間的配合更加順暢，使各生產運營環(huán)節(jié)無縫對接，減少損耗，有利于管理者全面客觀掌握經營的全過程。但有些企業(yè)業(yè)務流程沒有跟上企業(yè)發(fā)展的步伐，不能滿足內部控制的要求;有的業(yè)務流程并不是全面的控制，對生產運營各環(huán)節(jié)沒有實現全覆蓋;有的只針對重要業(yè)務部門或部分業(yè)務流程進行控制，未將有效關鍵控制點全部引入erp系統(tǒng)中，導致控制環(huán)節(jié)出現了漏洞，影響了內部控制的效果。（四）人員業(yè)務素質不足，影響erp系統(tǒng)運行效果erp系統(tǒng)的設計運行與信息管理人員是分不開的。有些系統(tǒng)管理人員缺乏責任心，缺乏主動性，缺乏應對變化的能力，只負責系統(tǒng)正常運行的維護;對erp系統(tǒng)相關技術掌

7、握不夠深入，對內部控制知識了解不夠全面，對erp系統(tǒng)整體的內部控制管理考慮不到位。這使得系統(tǒng)中很多問題得不到真正的解決，很多統(tǒng)計分析功能未被充分挖掘運用。erp管理模式采用的是集成系統(tǒng)，覆蓋了供產銷、人財物等管理工作，幾乎涉及企業(yè)所有部門和員工。但很多員工對系統(tǒng)認知不足，對流程不熟悉，責任心不夠，學習主動性不強，這導致一些人為的不當操作，從而出現很多錯誤信息、問題數據等，直接影響系統(tǒng)運行的效果。三、改進erp系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內部控制的對策建議（一）建立科學的內部控制體系科學規(guī)范的內部控制體系，是企業(yè)取得erp系統(tǒng)下內部控制效果的前提和保障，對保證企業(yè)經濟目標的實現、提高管理效率、防范企業(yè)風險都有

8、顯著的作用。該體系的構建包括以下4個方面：1.制定和執(zhí)行完善的內部控制制度。erp系統(tǒng)集成了企業(yè)各業(yè)務功能模塊，企業(yè)要跟上時代的發(fā)展和信息技術的進步，就必須全面建設和優(yōu)化erp系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)的內部控制制度。如建立會計系統(tǒng)控制制度，包括會計崗位職責、會計工作流程、資金管理制度、資產管理制度、采購與付款管理、銷售與收款管理、財務風險控制等;另外，還包括建立不相容職務相分離制度、審批權限管理制度、客戶信用管理制度等。建立完善的內部控制制度是企業(yè)提升管理水平的關鍵，但更重要的是，企業(yè)必須嚴格貫徹落實內部控制制度才能有效發(fā)揮其作用。在執(zhí)行過程中，要不定期檢查制度執(zhí)行的效果，發(fā)現不合理的地方及時改進。同時

9、，通過內部控制制度的建設與執(zhí)行，讓企業(yè)部門間建立起有效的聯動機制，促進部門間的協(xié)作和監(jiān)督，以保證erp系統(tǒng)下內部控制得到真正有效的發(fā)揮。2.建立系統(tǒng)網絡安全管理制度。erp系統(tǒng)是企業(yè)全部業(yè)務數據的基礎平臺，也是內部控制的有效手段。erp系統(tǒng)的安全性十分重要，一旦被破壞，將給企業(yè)帶來巨大的損失。企業(yè)應當增強系統(tǒng)網絡安全意識，加強erp系統(tǒng)的運行和維護。首先，依照國家相關法律法規(guī)政策，制定安全管理的總體方針和安全策略。其次，根據業(yè)務性質、重要程度、涉密等級等，確定系統(tǒng)的安全等級，根據安全等級建立系統(tǒng)網絡安全的各項管理制度和技術標準，規(guī)范基礎設施建設、系統(tǒng)和網絡平臺建設、應用系統(tǒng)開發(fā)、運行管理等重要

10、環(huán)節(jié)。制定管理人員和操作人員的日常操作規(guī)程，從而形成由安全政策、管理制度、操作規(guī)程等構成的全面的、系統(tǒng)的系統(tǒng)網絡安全管理制度，以保證erp系統(tǒng)數據的安全性和完整性。3.建立完善的監(jiān)督機制。積極實施內外部審計，建立完善的監(jiān)督機制，降低erp系統(tǒng)下的企業(yè)內部控制風險。企業(yè)應設立內部審計部門，加強內部控制評估，加強對erp系統(tǒng)各環(huán)節(jié)的檢查與監(jiān)督，特別是對風險控制環(huán)節(jié)，及時發(fā)現風險點。企業(yè)還應加強第三方外部審計機構對系統(tǒng)的維護和對操作過程進行檢查，對內部控制的設計和運行進行評估，及時發(fā)現內部控制缺陷，并加以整改，從而提高企業(yè)的內部控制管理水平。4.建立長效機制。隨著企業(yè)的發(fā)展、業(yè)務流程的變化、內部控制

11、要求的提高，erp系統(tǒng)將不適應新的需求。企業(yè)應建立健全長效機制，適時對erp系統(tǒng)進行評估，適時修改erp系統(tǒng)的功能設置、控制流程和控制措施，及時優(yōu)化內部控制體系，從而隨時保證系統(tǒng)和體系的規(guī)范性、健全性和合理性。（二）優(yōu)化和完善內部控制環(huán)境企業(yè)內部環(huán)境是指對企業(yè)內部控制制度建立和運行產生影響和制約的各種內部因素，它是內部控制實施的基礎。具體體現為：1.建立合理的組織結構。建立有利于erp環(huán)境下的組織結構，包括依法設置股東大會、董事會、監(jiān)事會、經理等，使得所設立的各職能部門真正發(fā)揮監(jiān)管作用。2.設置明確的崗位職責，建立完善的崗位管理體系。企業(yè)應根據erp系統(tǒng)的設置來制定明確的崗位分工和職責，建立崗

12、位管理制度，加強控制體系。企業(yè)應根據實際經營需要和內部牽制要求，實行關鍵崗位分離制與輪崗制，設置交叉崗位;各崗位既相互制約，又相互獨立，從而避免舞弊現象，以提高內部控制效率。3.確立管理層在企業(yè)經營中的核心地位。管理層對內部控制和erp系統(tǒng)的重視程度是優(yōu)化內部控制環(huán)境的關鍵。為推動內部控制能在erp系統(tǒng)下得到有效實施，必須得到管理層的大力支持，必須加強管理層的內部控制意識，從而實現erp系統(tǒng)對企業(yè)的全面管控。（三）加強業(yè)務流程控制隨著企業(yè)規(guī)模的擴大，組織機構也逐漸龐大，分工也越來越細，現有業(yè)務流程已不能適應企業(yè)的管理需求。企業(yè)就必須對業(yè)務流程進行變革和優(yōu)化，其核心是結合現有內部控制的需求，將優(yōu)

13、化后的業(yè)務流程嵌合在erp系統(tǒng)中。首先，企業(yè)要對內部控制進行全面評估，對現有流程進行重新梳理，識別缺失的關鍵環(huán)節(jié)和需要改善的環(huán)節(jié)，細化核心業(yè)務環(huán)節(jié)和關鍵業(yè)務流程，使關鍵控制點發(fā)揮應有的控制作用;將erp系統(tǒng)內部控制工作從制度優(yōu)化、流程整合、措施貫徹等各個環(huán)節(jié)與生產經營緊密結合。其次，業(yè)務流程要進行動態(tài)管理、持續(xù)優(yōu)化，適時調整流程崗位對應表，確保每個員工和相應流程準確對應，并切實執(zhí)行，從而達到企業(yè)運行有序、管理效率更高的目的。（四）加強全員的系統(tǒng)培訓erp系統(tǒng)的應用，對企業(yè)員工的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能提出了更高的要求。因此，企業(yè)必須加強員工的培訓和培養(yǎng)。首先，加強系統(tǒng)管理人員職業(yè)道德和業(yè)務能力的培養(yǎng)

14、，為其提供學習和培訓的機會，提高他們對系統(tǒng)的管理控制能力和功能模塊的開發(fā)維護能力。其次，加強全員職業(yè)素養(yǎng)、管理理念、安全意識等的培養(yǎng)，全面提高全員的責任心和管理意識。最后，加強全員系統(tǒng)知識的培訓，培訓全員系統(tǒng)操作知識、業(yè)務流程、運行邏輯及控制關鍵點等，從而讓全體員工全面了解內部控制環(huán)節(jié)，熟練掌握系統(tǒng)的操作知識，并能有效地將業(yè)務知識和系統(tǒng)管理知識高度融合，以此提高企業(yè)整體的管理水平。四、結語erp系統(tǒng)的應用，給企業(yè)內部控制帶來了新的變化，同時也給企業(yè)帶來了機遇和風險。只有將erp系統(tǒng)與內部控制進行有效融合，通過建立科學的內部控制制度、良好的內部控制環(huán)境、合理的業(yè)務控制流程、全員的系統(tǒng)培訓，才能有效地規(guī)避風險，提高經營效率，使企業(yè)走向健康持續(xù)發(fā)展的良性循環(huán)的軌道上，從而為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造更大的價值。（作者單位為重慶大學出版社有限公司）參考文獻1 王成. erp環(huán)境下df公司庫存管理內