項(xiàng)目文檔管理制度7.doc

1、項(xiàng)目文檔管理制度7 營(yíng)銷(xiāo)中心 項(xiàng)目文檔管理制度 版本信息： 版本號(hào)擬制/修改責(zé)任人擬制/修改日期修改內(nèi)容及理由批準(zhǔn)者 一、目的 建立營(yíng)銷(xiāo)中心的文檔管理制度，對(duì)項(xiàng)目中所有文檔進(jìn)行清楚有效的分類(lèi)管理與控制，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文檔的有序保管與規(guī)范流動(dòng)，為項(xiàng)目文檔提供規(guī)范化的管理，提升項(xiàng)目的成功率，有效控制項(xiàng)目成本、進(jìn)度、時(shí)間。 二、范圍 本文適用于營(yíng)銷(xiāo)中心各單元、公司內(nèi)配合部門(mén)及與之有關(guān)的客戶(hù)、合資公司、渠道的文檔。 三、原則 一定義 文檔包括接收、發(fā)放和內(nèi)部文檔，含 、電郵、備忘錄或是會(huì)議紀(jì)要、郵遞、商務(wù)運(yùn)作階段文檔及其他內(nèi)部文檔。 二規(guī)范 1文件名應(yīng)是文件的標(biāo)題。 2標(biāo)題應(yīng)能直觀簡(jiǎn)明體現(xiàn)文件的內(nèi)容。 3每

2、個(gè)文檔必需有一個(gè)統(tǒng)一的編號(hào)。 4在電子文檔的命名后面加上編號(hào)。 5文件編制應(yīng)使用對(duì)應(yīng)的統(tǒng)一文檔模板。 所有接收文檔必需有統(tǒng)一文檔控制編號(hào)，統(tǒng)一由文檔中心管理。文檔控制編號(hào)形式由項(xiàng)目管理者依據(jù)實(shí)際狀況確定，建議體現(xiàn)接收日期的信息。 1在項(xiàng)目前，應(yīng)建立一套文檔的管理程序 明確文檔的擬制、審核人員, 文檔控制員。 明確所有文檔的編號(hào)、收發(fā)登記操作，及受控等級(jí)。 2建議接收文檔的管理程序 由文檔控制員統(tǒng)一接收。 加蓋或記錄接收日期時(shí)間。 賦予文檔控制編號(hào)。 記錄輸入文檔中心數(shù)據(jù)庫(kù)，儲(chǔ)存原件。 3明確發(fā)送文檔的管理程序 加蓋或記錄發(fā)送日期時(shí)間。 記錄輸入文檔中心受控庫(kù)，儲(chǔ)存原件。 發(fā)送后由文檔控制員統(tǒng)一

3、記錄歸檔。 4明確合同各方之間的文檔傳遞等相關(guān)規(guī)定 5文檔借閱登記和保密規(guī)定 原則上嚴(yán)禁文檔原稿進(jìn)行借閱。 借閱副本應(yīng)進(jìn)行登記，加蓋副本章。 副本銷(xiāo)毀的規(guī)定。 限期返還原件的規(guī)定。 6電子文檔的共享規(guī)定 1建立紙面存儲(chǔ)和電子件存儲(chǔ)兩套相對(duì)應(yīng)的文檔管理系統(tǒng)，目錄結(jié)構(gòu)見(jiàn)附表一項(xiàng)目文檔歸檔結(jié)構(gòu)。 2按文檔的階段及用途屬性主題歸檔分類(lèi)，如售前階段、售中階段，再按標(biāo)書(shū)、合同、方案、會(huì)議紀(jì)要等分類(lèi)。 四、文檔提交 一外埠部門(mén)提交部門(mén)的文檔，經(jīng)過(guò)審核后及時(shí)提交給文檔保管人員備案、存檔。 二部門(mén)內(nèi)部文檔定稿后及時(shí)提交給文檔保管人員備案、存檔。 三部門(mén)對(duì)外交流或是與項(xiàng)目單位匯報(bào)、溝通所提交的文檔，經(jīng)過(guò)溝通、匯報(bào)

4、后整理成終稿的，由文檔負(fù)責(zé)人及時(shí)提交到文檔管理人員備案、存檔。 四部門(mén)外埠工作人員與項(xiàng)目單位交流、溝通時(shí)準(zhǔn)備的文檔或是會(huì)議紀(jì)要定稿后提交部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核后報(bào)文檔管理人員備案、存檔。 五備忘錄或是會(huì)議紀(jì)要以周為單位提交文檔；建設(shè)方案、PPT、規(guī)劃、制定等文檔定稿后以月為單位提交；涉及變更的方案、規(guī)劃等文檔經(jīng)過(guò)部門(mén)與項(xiàng)目單位確認(rèn)后及時(shí)報(bào)文檔管理員備案、存檔。 五、具體內(nèi)容 一文檔編號(hào) 凡項(xiàng)目有關(guān)的文檔，均統(tǒng)一編號(hào)。 文檔編碼方式：文檔屬性-發(fā)放對(duì)象-順序編號(hào)-文檔日期-文檔密級(jí) 文檔屬性：本字段用兩位英文字母表示 發(fā)放對(duì)象：本字段用兩位英文字母表示 文檔日期：本字段6位數(shù)字，說(shuō)明文檔的發(fā)生

5、時(shí)間，以便于查詢(xún) 和統(tǒng)計(jì)。 順序編號(hào)：本字段4位數(shù)字，系文檔的順序編號(hào)，此編號(hào)表示同 一文檔屬性、發(fā)放對(duì)象內(nèi)所有文檔的順序號(hào)。 文檔密級(jí)：本字段1位數(shù)字，說(shuō)明了文檔的保密級(jí)別。 0級(jí)代表機(jī)密，項(xiàng)目經(jīng)理及其指定人員閱讀 1級(jí)代表秘密，項(xiàng)目組核心成員閱讀 2級(jí)代表內(nèi)部公開(kāi)，項(xiàng)目組所有成員閱讀 3級(jí)代表公開(kāi)，所有項(xiàng)目組干系人均可閱讀 表1 文檔屬性字段對(duì)比 文檔分類(lèi)簡(jiǎn)寫(xiě)文檔分類(lèi)簡(jiǎn)寫(xiě) PPT指令 潛在用戶(hù)分析報(bào)告發(fā)票 用戶(hù)分析報(bào)告普查報(bào)告 合作意向書(shū)手冊(cè) 會(huì)議紀(jì)要備忘錄建設(shè)方案計(jì)劃 解決方案答復(fù) 項(xiàng)目制度報(bào)表 合同招投標(biāo)文件 表2 文檔接收對(duì)象字段對(duì)比 發(fā)放對(duì)象簡(jiǎn)寫(xiě)發(fā)放對(duì)象簡(jiǎn)寫(xiě) 客戶(hù)項(xiàng)目組內(nèi)部 合作方部門(mén)內(nèi)部 合資公司渠道 公司內(nèi)部供應(yīng)商 二文檔的存放 項(xiàng)目文檔分別建立電子和紙面件檔案。 紙面文檔按文件的屬性、分類(lèi)存放，并填寫(xiě)文件存放控制表附件一進(jìn)行存放、借閱登記。 電子檔案目錄如下，通過(guò)權(quán)限設(shè)置控制不同文檔人員訪問(wèn)權(quán)限。 表3：電子文檔目錄 0 級(jí)目錄一級(jí)目錄二級(jí)目錄三級(jí)目錄四級(jí)目錄文件名 機(jī)會(huì)階段城市篩選 分